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Q00336 - SITUATION - Comment recharger un avenant ou TS sur une situation déjà créée ?

Dans votre logiciel de facture BTP, le marché de travaux va vous permettre de gérer la facturation de la commande initiale du client et de ses avenants (ou devis TS) acceptés. Les devis Ts apparaitront automatiquement dans la situation uniquement s'ils sont acceptés.

La situation a été générée mais vous n'y retrouvez pas votre avenant.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000335 - Devis - Comment modifier la durée de validité des devis en semaines au lieu de mois, en pied de devis ?

Cette FAQ du logiciel BTP vous explique comment modifier la durée de validité des devis en semaines au lieu de mois, en pied de devis.

Q000334 - Comment utiliser la gestion des messages ?

Le logiciel Optim’BTP de gestion de chantier permet la gestion des messages, il s’agit de modèles paramétrables par le superviseur qui sont ensuite accessibles en création et consultation depuis les différents écrans du logiciel. Pour chaque écran contextuel, il est possible de rattacher différents modèles de message. Les 3 types de messages sont : l'information, la tâche et le message.

Q000333 - Comment rendre confidentiels des documents en GED ?

Vous souhaitez bloquer l’accès à certains documents enregistrés dans les répertoires la Gestion Électronique Dématérialisée du logiciel de suivi de chantier Optim'BTP

Il est possible de donner des droits d’accès directement sur les documents en GED (comme pour les éditions).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000332 - Application mobile - Quelles sont les fonctionnalités de la version A021.03 ?

Ce guide fournit les principales fonctionnalités présentes en version standard et en version premium de l'application mobile BTP (version A021.03).

Q000331 - Comment paramétrer les accès de l'appli mobile ?

L'application mobile BTP permet de donner l'accès aux utilisateurs du logiciel Optim’BTP même s’ils ne sont pas dans la liste des salariés. A travers cette FAQ, nous verrons les deux modes de paramétrage possibles.

Q000330 - Devis- Comment regrouper plusieurs devis TS ?

Dans le logiciel de devis BTP Optim'BTP, il est possible de regrouper plusieurs devis TS en un seul devis TS suite à une demande d'un client, pour cela:

  • Il faut déjà avoir un marché existant
  • Il faut que les devis à regrouper soit des TS validés

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000329 - Comment vérifier les dates d'exécution des traitements batch ?

Dans Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, des traitements batch, générés à l’ouverture d’Optim’BTP ou planifiés en Traitement de nuit permettent une actualisation constante des données. Vous pouvez vérifier l'exécution automatique de ces traitements directement dans votre base de données.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000328 - Comment mettre à jour la liste des dates d'arrêté ?

Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, permet de gérer les dates d'arrêté comptable qui seront prises en compte comme filtre dans les éditions d’analyse, les écrans de synthèses financières, de RAD, … La création de ces dates se fait automatiquement une fois par mois grâce à un traitement batch mais vous avez la possibilité de créer manuellement les dates d’arrêté manquantes.

Vous pouvez consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000327 - Comment définir plusieurs zones de déplacement sur un chantier ?

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer plusieurs zones de déplacements dans un même chantier. Vous pouvez ainsi définir la zone de déplacement selon la distance entre le point de départ du salarié (établissement, secteur géographique…) et le chantier sur lequel il intervient.

Vous pouvez consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000326 - Gestion de la Retenue de garantie dans Optim’BTP

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer la notion de cadence dans un ouvrage au dans un atelier, c'est-à-dire définir le rythme auquel je parviens à faire un ouvrage dans une certaine unité d’ouvrage.

Vous trouverez plus d'informations en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000325 - La gestion des cadences dans les ouvrages dans Optim’BTP

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer la notion de cadence dans un ouvrage au dans un atelier, c'est-à-dire définir le rythme auquel je parviens à faire un ouvrage dans une certaine unité d’ouvrage.

Vous trouverez plus d'informations en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000324 - Comment rattacher un devis TS sur un autre marché ?

Dans Optim'BTP, ERP Bâtiment, il est possible, même après avoir affecté et/ou facturé un devis sur un marché par erreur, de corriger et de le rattacher à un autre marché existant ou le remettre en devis initial.

Découvrez la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000323 - Comment paramétrer la liste des Lots à associer aux prestations de sous-traitance ?

Optim'BTP permet à partir de l’étude d’exécution de regrouper les prestations de sous-traitance par Lot.

Découvrez la procédure permettant de paramétrer la liste des Lots à associer aux prestations de sous-traitance en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000322 - Création en une seule fois plusieurs prestations de sous-traitance à partir de l’étude d’exécution

Optim'BTP permet à partir de l’étude d’exécution, si vous avez plusieurs phases, sous-phases, ouvrages ou lignes d’articles que vous souhaitez sous-traiter, de générer en une seule fois l’ensemble des prestations. Une prestation de sous-traitance sera créée par Lot.

Découvrez la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000321 - Comment générer une prestation de Sous-traitance ?

Optim'BTP, ERP dédié BTP, vous propose de gérer vos prestations de sous-traitance. La gestion de ces prestations est accessible via différents modules, s'adaptant ainsi à vos besoins et votre manière de travailler.

Découvrez comment comment générer une prestation de Sous-traitance en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000320 - Paramétrage du lien avec TARIFEO

Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, vous permet de gérer le lien avec  Tariféo, une bibliothèque de tarifs BTP incontournable pour la gestion tarifaire, destinée aux artisans du bâtiment tels que les électriciens ou encore les plombiers. 

Découvrez comment paramétrer le lien avec Tariféo en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000319 - Comment gérer le multi-chantier dans les devis et factures.
Vous souhaitez à partir d'un seul devis pouvoir dispatcher les lignes sur plusieurs chantiers de la même affaire (ex Devis répondant à un Appel d'Offre sur plusieurs lots)OptimBTP vous propose de gérer dès l'acceptation du devis , la gestion multi-chantiers.La répartition des chantiers faite...
Q000318 - Comment modifier les montants des forfaits de déplacement ?
En début d'année, il est souvent nécessaire de modifier les montants des forfaits de déplacement afin d'avoir des valorisations issues des pointages justes dans le logiciel de gestion Optim'BTP;Ceci est possible en utilisant les accès Superviseur.Si plusieurs sociétés sont concernées, la ma...
Q000317 - Les fonctionnalités de l'Appli-mobile Version A021-02
La nouvelle version de l'Appli-mobile liée au logiciel de suivi de chantier Optim'BTP se décline en 2 versions: Standard et PREMIUM. Elle bénéficie d'un nouvel environnement et de nouvelles fonctionnalités. Version standard- Saisie des heures sur chantier- Gestion des horaires AM et PM- Sais...
Q000316 - Paramétrages de l'appli-mobile Version A021.02 (Octobre 2021)
La nouvelle version de l'appli-mobile apporte beaucoup de nouveautés et peut être installée à partir d'une version d'Optim'BTP supérieure ou égale à la v2021.53.d - Les paramètres de connexion Ftp sont identiques.- Sur les smartphones, les utilisateurs auront automatiquement un message le...
Q000315 - OptimBTP et Windows 11
Ce document a pour objectif : Vérifier le bon fonctionnement d’Optim BTP lors d’une mise à jour du poste de Windows 10 vers Windows 11. Vérifier que les montées de version d’Optim BTP fonctionnent après cette mise à jour. ...
Q000314 - Echanges de fichiers entre Optim BTP et l'appli-mobile
L’utilisation de l’appli-mobile implique l’échange de fichiers entre Optim'BTP et le serveur dedépose FTP. Ce document montre les étapes de configuration et de test permettant de vérifierle bon déroulement de ces échanges. ...
Q000313 - Toutes les informations n'apparaissent pas dans le moteur de recherche
Il peut arriver qu’à certains moments, dans le cadre d’une recherche d’un chantier, d’un tiers, d’un article, d’une pièce de vente ou d’une pièce d’achat, l’ensemble des éléments créés n’apparaissent pas. Dans ce cas, la relance de l’indexation des éléments de recherch...
Q000312 - Comment modifier le libellé d'édition d'un mode de règlement ?
Le libellé d’édition d’un mode de règlement est paramétrable. Pour cela, il faut avec les droits superviseurs, aller dans Options/Paramètres/Métier/Mode de règlement. Cliquer sur Modifier, puis mettre le libellé souhaité et Valider. Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000311 - Comment gérer les options et les variantes pour la facturation ?
Si un devis a été fait avec des options et/ou des variantes, il faut penser au moment de l’acceptation du devis à réintégrer les options et/ou variantes validées par le client afin de pouvoir facturer correctement. Pour cela, il faut aller sur le devis concerné, et sur les lignes d'options ...
Q000310 - Comment changer le secteur d'un devis mis en "Bon d'intervention" par erreur
Si un devis a été créé par erreur dans le secteur « Bon d’intervention » au lieu de « BTP », il est possible de modifier le secteur sans changer de numéro de devis. ...
Q000309 - Comment faire pour que les bons comptes de TVA remontent automatiquement dans les factures fournisseurs ?
Dans Optim’BTP, les comptes de TVA remontent automatiquement sur les factures fournisseurs en fonction du paramétrage du profil comptable et du type de prestation sélectionné sur les factures. En effet, le choix du type de prestation (achat, achat de service, prestation de service, prestation d...
Q000306 - Est-il possible d’avoir une alerte lorsqu’un article arrive à une quantité minimum de stock ?
Dans le logiciel de suivi de chantier OptimBTP, il est possible d’avoir une alerte lorsqu’un article arrive à une quantité minimum de stock.Il est nécessaire pour cela d'une part d'indiquer une quantité minimum sur la fiche stock de l'article stocké et d'autre part d'activer l'alerte dans ...
Q000305 - Comment remplir le fichier d'importation des articles pour importer des ouvrages ?
Dans le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible en passant par le fichier d'importation des articles d'importer des ouvrages. Pour remplir convenablement le fichier d'import, il faut procéder en 2 étapes: lister les articles et les ouvrages dans l'onglet "Articles" et préciser la compositio...
Q000304 - Quels sont les effets de l'affectation d'un matériel à un salarié ?
Dans le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible d'affecter un matériel à un salarié. Il s'agit ici d'une dotation à un salarié, ce qui aura des effets en terme de suivi sur la fiche matériel et sur la fiche salarié, mais aussi des effets sur la visibilité du matériel dans la planning ...
Q000303 - Comment utiliser le lien vers TARIFEO dans les devis?
Dans le cadre de la passerelle qui peut être mise en place entre TARIFEO et le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible à partir des devis : d'aller chercher des articles sur TARIFEO afin de les insérer comme ligne de prix du devis ou dans un ouvrage; articles automatiquement intégrés dan...
Q000302 - Comment utiliser le lien vers TARIFEO dans les commandes ?
Dans le cadre de la passerelle qui peut être mise en place entre TARIFEO et le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible à partir des commandes fournisseur : d'insérer directement les articles depuis TARIFEO; articles qui seront automatiquement intégrés dans la base articles d'OptimBTP apr...
Q000301 - Comment gérer plusieurs taux de TVA dans un devis ?
Pour mettre des taux de TVA différents sur les lignes d’un devis, il faut tout d’abord faire apparaître la colonne TVA dans l’écran de saisie du devis. Pour cela, faire un clic droit sur l’en-tête d’une colonne, Sélectionner les colonnes… et cliquer sur Taux de TVA. Il faut ensuite ...
Q000300 - Comment paramétrer le libellé des écritures comptables ?
Dans le cadre de la gestion des factures dans OptimBTP et de l’export de celles-ci vers un logiciel de comptabilité, le libellé des écritures comptables est paramétrable. Pour mettre en place ce paramétrage, il faut avec un accès Superviseur, aller dans Options/Paramètres/Système/Applic...
Q000299 - Comment transformer une affaire de production en affaire de gestion et inversement ?
S’il a été créé dans le logiciel de gestion de chantier OptimBTP, une affaire de production qui se révèle être finalement une affaire de gestion, il est possible de faire la modification. Pour transformer une affaire de production en affaire de gestion, il faut en accès Superviseur, aller ...
Q000298 - Comment fonctionne la recherche intuitive dans les devis et les factures ?
Afin de facilité la recherche des articles, ouvrages et textes à insérer dans un devis ou une facture, une recherche intuitive est proposée dans l'ERP bâtiment OptimBTP. La recherche intuitive s’active sur les devis et sur les factures en cliquant sur l’ampoule présente dans l’écran de ...
Q000297 - Paramétrage de la valorisation des entrées et sorties de stock
Dans le logiciel de suivi de chantier Optim'BTP, la valorisation des entrées et sorties de stock peut se faire en utilisant le prix unitaire de référence de l'article ou en utilisant le Prix Moyen Pondéré (PMP). Ce choix se fait en cochant ou non la case « Valorisation des entrées et sorties ...
Q000296 - A quoi correspond le prix unitaire sur l'édition "Valorisation du stock"?
A partir du module Stock du logiciel de gestion Optim'BTP, il est possible de sortir une édition permettant d'avoir les éléments de valorisation de celui-ci Dans cette édition nommée "Valorisation du stock", la colonne Prix unitaire reprend le Prix Moyen Pondéré (PMP) sauf dans le cas où il ...
Q000295 - Comment installer le raccourci Appli-mobile sur iPhone ?
Vous êtes salarié d'une entreprise qui utilise l'appli-mobile associé au logiciel de gestion Optim BTP. Vous avez reçu par mail le lien de connexion de cette application mobile. Pour installer l’application sur votre iPhone Ouvrir à partir de safari le lien iPhone transmis : https://applimo...
Q000294 - A quoi sert le bouton « Affectations virtuelles » dans le planning hebdo?
Dans le planning chantier Hebdo de notre logiciel de gestion Optim'BTP, le bouton « Affectations virtuelles » permet de visualiser les affectations d’un salarié, d’un matériel ou d’une ressource sur un autre chantier. Cette information apparait uniquement lorsque l’on affiche le plannin...
Q000293 - Comment changer et mettre à jour le coef FG sur les types d'articles ?
Dans Optim'BTP , en phase de production, vous souhaitez mettre à jour le coefficient de Frais généraux sur un ou plusieurs de vos types d'articles, sans modifier les saisies antérieures. Pour cela, vous ne devez pas modifier directement les coef existants. Les coefficients en paramètres sont g...
Q000292 - Comment dupliquer une facture directe
Dans le logiciel de facture BTP OptimBTP, il est possible de dupliquer une facture directe à l'identique ou en changeant le client et le chantier lié. Si vous souhaitez savoir comment dupliquer une facture, cliquer ici   ...
Q000291 - Comment accepter une version de devis ?
Optim’BTP permet d’établir plusieurs versions pour un même devis, mais seulement une version est définie comme « version de référence ». Si vous souhaitez accepter une version autre que la version de référence, cliquer ici. ...
Q000290 - Comment bloquer l'écran de recherche d'article ou d'ouvrage dans un devis ?
En création de devis, vous souhaitez bloquer la fenêtre de recherche en bibliothèque d’un ouvrage ou d’un article pour éviter sa fermeture, cliquez ici pour connaître la procédure à suivre. ...
Q000289 - Message d'alerte sur le tiers lors de la validation d'un marché ou d'une facture
Dans Optim’BTP, un message d’alerte bloquant peut apparaitre à la validation du marché « Action impossible : vous devez renseigner le compte tiers ». Ce message d’alerte est lié à un paramétrage qui bloque la validation du marché si aucun compte tiers n’a été renseigné dans la ...
Q000288 - Pourquoi quelques lignes de matériel n'apparaissent pas dans la liste sur le planning ?
Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel. Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning. Les matériels manquants ont très probablement été pointés en tant que matériel « hors planification » ou ont été affecté...
Q000287 - Pourquoi un chantier n'apparait pas dans la liste sur le planning ?
Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel. Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning. Il existe plusieurs raisons pouvant expliquer l'absence d'un chantier sur le planning : Le chantier a été pointé en tant que ch...
Q000286 - Comment faire le comparatif des prix fournisseurs suite à une demande de prix ?
Il n’existe pas dans Optim’BTP de procédure directe permettant de gérer les retours de votre demande de prix afin de déterminer le ou les fournisseurs retenus. Cependant, il est possible de récupérer rapidement et simplement l’ensemble des lignes des demandes de prix afin de comparer plu...
Q000285 - Comment créer un marché de travaux ?
La création d'un marché de travaux dans Optim'BTP se fait dans la majorité des cas, à partir d'un devis : c'est le passage à l'état "Accepté" du devis qui engendre automatiquement la création du marché de travaux. Cependant, il est aussi possible de créer un marché de travaux sans co...
Q000284 - Comment activer les demandes d’approvisionnement (chantier) sur l’appli mobile ?
Optim’BTP via l’application mobile permet au responsable du chantier de créer des demandes d’approvisionnement tout en étant sur le chantier. Les informations saisies via son téléphone sont quasi-instantanément visibles dans Optim’BTP et le responsable du service concerné est informé ...
Q000283 - Comment récupérer une sauvegarde d'un devis ?
Optim’BTP permet de sauvegarder automatiquement ou manuellement un devis. Ainsi, vous pouvez quand vous le désirez, revenir sur une version antérieure ou restaurer un devis supprimé. Pour en savoir plus, cliquer ici. ...
Q000282 - Comment intégrer une page de garde sur un devis ?
Optim’BTP permet de gérer l’insertion d’une page de garde, un en-tête et/ou un pied de page sur un devis. Pour en savoir plus, cliquer ici. ...
Q000281 - Comment changer le format d'exportation pour la comptabilité ?
Vous avez changé de logiciel comptable et vous souhaitez modifier le format d’exportation pour la comptabilité. Si vous avez le profil superviseur, Optim'BTP permet de créer un nouveau format d’exportation. Pour en savoir plus, cliquer ici. ...
Q000280 - Comment mettre à jour les modifications d'un ouvrage sur tous les ouvrages du devis ayant le même code ?
Si vous avez modifié le prix d’un ouvrage dans un devis, Optim’BTP permet d’actualiser ce prix sur tous les ouvrages du devis ayant le même code. Pour en savoir plus, cliquer ici. ...
Q000279 - Comment visualiser les couleurs dans le planning hebdo ?
Optim'BTP permet l'utilisation  des couleurs dans le planning hebdomadaire. Ainsi, pour une meilleure visibilité, vous pouvez choisir d'attribuer une couleur par chantier et/ou par ressource. Pour en savoir plus, cliquer ici. ...
Q000278 - Comment modifier le nombre de décimales sur une pièce de vente ?
Optim'BTP permet de gérer le nombre de décimales apparaissant sur les montants des pièces de vente. Pour connaitre la marche à suivre,cliquer ici. ...
Q000277 - Quels sont les différences entre les attachements, les bons d'intervention, les bons de travail et les bons de fabrication ?
Le logiciel propose la mise en place des attachements, des bons d'interventions, des bons de travail ainsi que des bons de fabrication. Chacun répond à un mode de gestion spécifique: - les attachements permettent la saisie et la facturation des interventions sur les marchés à bon de commande ...
Q000276 - Comment modifier le contenu d’une une situation déjà facturée ?
Vous avez besoin de modifier le contenu d’une situation, déjà facturée. Optim'BTP vous permet par exemple d'ajouter une ligne ou encore de modifier le taux d'avancement d’une situation après facturation. Pour connaitre la procédure à suivre, cliquer sur le lien suivant ... ...
Q000275 - Comment limiter les accès aux éditions et aux documents ged par profil utilisateur ?
Optim'BTP permet de gérer les accès aux documents GED par profil utilisateur via la notion de niveau dans les propriétés des documents. Optim’BTP permet également de gérer l’accès aux éditions suivant la procédure ci-jointe. Pour en savoir plus, cliquez sur cliquer ici. ...
Q000274 - Comment ajouter un nouvel article en bibliothèque à partir d'un devis ?
Dans Optim'BTP, il n’est pas possible de créer un article et de l’ajouter directement dans la bibliothèque. Cette action est possible uniquement à partir d’un ouvrage. Pour en savoir plus, Cliquer ici ...
Q000273 - Comment modifier/mettre à jour le libellé du client dans un devis/situation/facture ?
Optim'BTP permet de gérer les libellés du client de vos devis/facture/situation. Si vous souhaitez modifier le client apparaissant sur un devis, facture et/ou état de situation, cliquer ici.   ...
Q000271 - Comment fonctionne la somme des phases et sous-phases dans un devis ?
Dans la phase Devis, Optim’BTP permet de gérer le calcul des phases et sous-phases à condition que la hiérarchie des lignes soit bien respectée. Pour en savoir plus, Cliquer ici ...
Q000270 - Comment fonctionne l’historique présent sur l’écran d’accueil d' Optim’BTP?
Vous voulez connaître le foctionnement de l'historique visible sur l'écran d'accueil optim'BTP. Pour en savoir plus, cliquez sur le lien suivant ... ...
Q000269 - En étude d’exécution, comment fait apparaitre une option d’un devis accepté ?
Vous avez établi un devis sur lequel apparaissait une option. L’option a été retenue et le devis accepté par le client. Vous êtes maintenant en phase d’étude d’exécution et vous souhaitez faire apparaitre l’option acceptée par le client. Pour plus d'informations, cliquez sur le lien ...
Q000268 - Comment changer manuellement un code affaire ?
Optim'BTP vous permet de modifier manuellement un code affaire. Pour plus d'informations, cliquez sur le lien suivant ... ...
Q000267 - Comment intégrer des conditions générales de ventes (CGV) à un devis ?
Les conditions générales de vente (CGV) permettent aux professionnels réalisant une vente de produit ou une prestation de services d’encadrer juridiquement les relations commerciales avec leurs clients. Pour être conformes, les CGV doivent être rédigées par écrit et figurer sur le devis....
Q000266 - Comment ajouter une ligne option ou variante dans un devis ?
Optim’BTP permet de gérer l’ajout d’une ligne en option ou variante dans un devis. Cette fonctionnalité permet de proposer au client des travaux supplémentaires sans que leur montant ne vienne s'ajouter à celui des autres travaux chiffrés. Pour plus d'informations, Cliquer ici ...
Q000265 - Modification du paramétrage du transfert des factures clients sur le portail Chorus PRO
Cette FAQ ne concerne que les utilisateurs d'Optim'BTP qui ont déjà mis en place le transfert des factures clients vers Chorus Pro avec l'authentification par certificat. La plateforme Chorus Pro évolue, et l'authentification par par le biais d'un certificat s'arrête au 1er janvier 2021. Il est...
Q000264 - Comment transférer une facture client sur le Portail Chorus Pro?
Le transfert des factures client sur le Portail Chorus Pro, suppose la mise en place d'un paramétrage adapté cf. Faq 130. Seules les personnes ayant les droits utilisateur "Transfert Factures" sont en mesure d'effectuer le transfert vers Chorus Pro. Il y a 3 possibilités pour procéder au transfe...
Q000263 - Comment obtenir votre code d’activation et le saisir dans Optim'BTP ?
Dans Optim’BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel.Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué. ...
Q000262 - Comment gérer les informations d’affacturage sur l'impression des factures de vente?
Vous avez souscrit à un contrat d’affacturage, des mentions obligatoires doivent apparaitre sur vos factures. Optim’BTP permet de gérer l’édition des factures en faisant apparaitre sur le document les mentions obligatoires dans le cadre d’un contrat d’affacturage. Les informations sont ...
Q000261 - Comment rattacher un devis existant en tant que TS ?
Vous souhaitez relier un devis initial à un marché existant pour qu’il apparaisse en travaux supplémentaire de ce marché. Le devis doit être dans un état qui permet la modification (enregistré, validé) Pour rappel, le rattachement à un marché existant va modifier le numéro du devis. Ac...
Q000259 - Comment paramétrer les contenus des e-mails d'envoi de pièce ?
Avec les droits "Superviseur", il est possible de paramétrer les contenus des e-mails d'envoi de pièces: - Aller dans Options/Paramètres/Système/Mail - Sélectionner le mail dont le contenu doit être modifié, puis cliquer sur le bouton modifier. - L'écran se compose en 3 zones distinctes : O...
Q000258 - Comment changer le fournisseur dans une commande ?
Tant qu'il n'y a pas eu de bon de livraison pointé, il est possible de changer le fournisseur sur une commande: - Ouvrir la commande concernée, puis cliquer sur Traitements et sélectionner "Changer de fournisseur..." - Choisir le nouveau fournisseur dans la fenêtre qui s'ouvre, puis valider. L...
Q000257 - Quels impacts ont les rôles à cocher dans la partie interlocuteur(s) de l'annuaire?
Dans la partie Interlocuteur(s) de l'Annuaire, pour chaque interlocuteur, il est possible de cocher des rôles qui ont différents impacts : - Principal : l'interlocuteur pour qui Principal est coché, aura ses coordonnées qui apparaitront dans la partie basse en tant que "Contacts référents" su...
Q000256 - Comment affecter un coefficient de majoration sur prix d'achat pour les articles hors BPU?
Afin d'affecter un coefficient de majoration sur prix d'achat pour les articles hors BPU, il est nécessaire de rendre le bordereau modifiable au préalable. La procédure simplifiée est la suivante : - aller dans les traitements proposés pour le BPU et appliquer l'état "enregistré" - affecter l...
Q000255 - Comment copier un ouvrage pour l’importer dans un autre devis ?
Il est effectivement possible de reprendre un ouvrage pour l'importer dans un autre devis. À partir de l’écran de saisie du nouveau devis, utiliser la touche F4  pour insérer un élément. 1ère option : utiliser l’onglet « Phase &Doc » pour importer une phase ou une sous-phase co...
Q000254 - Comment dupliquer un devis
Il est possible dans Optim'BTP de dupliquer un devis, Ouvrir dans Vente/Devis la liste des devis, Dans la liste se positionner sur le devis que vous souhaitez dupliquer, faire un clic droit et cliquer sur le + Créer / Nouveau devis par duplication, Une fenêtre vous informant de la création d’...
Q000253 - Comment exclure certains chantiers des éditions de synthèses financières ?
Pour pouvoir exclure des chantiers des éditions Vous devez vérifier que dans les Paramètres / Listes / Regroupement de chantier, un regroupement soit créé. Si ce n'est pas le cas, vous le créez en cliquant sur le Vous renseignez : le Code en abrégé (Exemple HS) le nom du Code (Exemple Hor...
Q000252 - Comment modifier le mode de règlement d'une facture standard ?
Dans une facture standard le mode de règlement sera celui paramétré initialement (CF FAQ000034 Ajouter un mode de règlement)) Si vous souhaitez modifier le mode de réglement dans une facture, ouvrez les propriétés de la facture, allez dans Echéances & retenues, et au niveau d'Echéanci...
Q000251 - Comment gérer les documents dans les devis ?
La gestion des pièces jointes dans les devis à évolué. Maintenant il exite 2 zones : Une zone Pièce jointe Une zone Docs Etude Le besoin pour nos clients étaient d'avoir une zone pour associer des documents d'études qui ne doivetn absolument pas être transmis au client. Lors de la mise à ...
Q000248 - Comment activer suivi phase / poste travaux dans Etude d'exécution ?
Dans Préparation & suivi il est possible de gérer les achats par phase au niveau de l'onglet Etude d'exécution . Pour activer cette gestion il est nécessaire que la case Activer la gestion des avancements par phase/poste de travaux soit cochée au niveau des Paramètres / Système / Appl...
Q000246 - Comment modifier une situation faite sur une mauvaise version de devis ?
Vous avez une erreur de prise en compte de la version du devis accepté ou vous avez besoin de modifier des informations de votre devis déjà facturé, la procédure pour faire la modification est la suivante : Aller sur le devis à corriger, dont l’état est accepté, - Si le devis a déjà f...
Q000245 - Utilisation de la fonction "Envoyer vers Optim'BTP" à partir d'Outlook ?
A partir d'Outlook, il est possible d'envoyer un mail et/ou des pièces jointes vers le logiciel de gestion OptimBTP. (Pour la mise en place ou la récupération de cette fonction, voir la FAQ 000064) Dans Outlook, à partir du mail et/ou des pièces jointes à récupérer, dans l'onglet "Complé...
Q000244 - Comment déplacer d'une bibliothèque à une autre plusieurs articles ?
Si des articles ont été enregistrés dans la mauvaise bibliothèque, ou qu'ils doivent être classés dans une nouvelle bibliothèque par exemple, il est possible de déplacer plusieurs articles en même temps d'une bibliothèque à une autre. Selon que les articles à déplacer concernent les ac...
Q000243 - Procédures d'export - import des articles REXEL-ESABORA
L'import des articles issus du tarif REXEL-ESABORA est disponible dans l'ERP bâtiment OptimBTP. Vous devez au préalable activer l'option dans les paramètres de l'application. Vous trouverez dans le document PDF ci-dessous, la procédure d'export de REXEL-ESABORA et celle de l'import dans OptimBTP...
Q000242 - Comment modifier le coef de frais généraux sur les heures dans la synthèse financière du devis ?
Dans les propriétés d'un devis (F3), lorsque vous allez sur la synthèse financière du devis ( F12), vous ne pouvez pas modifier le coef de FG du type d’heure (ex « Chant »). Vous ne pouvez pas non plus modifier le montant des heures dans le Détail déboursé (F11) Dans votre devis, si vou...
Q000240 - Comment puis-je trouver les soldes des absences ainsi que les demandes reçues de l'Appli-mobile ?
Où trouver les demandes de congés reçues de l'Appli-mobile : Dans le logiciel de gestion OptimBTP la liste des demandes de congés issues de l’appli-mobile est accessible dans l’Onglet POINTAGE / Absence /Demande de congés / Demandes en Cours / « à traiter » ou Toutes les demandes / à ...
Q000239 - Gestion des en-têtes et pieds de page des éditions
Dans le logiciel BTP OptimBTP, il est possible de personnaliser ses éditions en insérant des en-têtes et pieds de page pour les éditions. Pour insérer un en-tête ou un pied de page dans les éditions: Avec les codes Superviseur, aller dans Options/Paramètres/Système/Société, se position...
Q000238 - Où remplir les informations sur la société pour qu'elles s'éditent en pied de page ?
Pour insérer dans le logiciel bâtiment OptimBTP, les informations de la société afin qu'elles apparaissent en pied de page: - Aller dans Annuaire, puis sélectionner dans Catégorie le filtre "Structure" puis fermer. - La société ou la liste des sociétés apparaissent, cliquer sur celle ...
Q000237 - Impossible de modifier le coef FG de la main d'œuvre sur mon devis ?
Dans votre devis, vous n’arrivez pas à modifier le coef de Frais Généraux sur la main d’œuvre. Les PAU et les Frais Généraux ne sont pas modifiables sur les articles de main d’œuvre de type « ressources » (identifiable par leur couleur bleue). Les taux et les Coef FG de la main d...
Q000236 - Comment exporter sous Excel les lignes d'une commande ?
Il est possible à partir du logiciel de suivi chantier OptimBTP, d'exporter sous Excel les lignes d'une commande. Pour cela, vous devez passer par la liste des commandes. Vous utilisez les filtres pour limiter la sélection à une commande ou à un chantier. Affichez par l’onglet vertical, les li...
Q000234 - Comment inserer une sous-phase entre 2 lignes de prix ?
Dans votre devis, vous souhaitez insérer une sous-phase entre 2 lignes de prix pour modifier la hiérarchie. 1.   Sélectionnez la ligne AU-DESSUS de laquelle vous voulez créer une sous-phase 2.   Créer votre sous-phase par le bouton droit, par le logo sur le menu supérieur ou par le raccourci...
Q000233 - Comment consulter rapidement les lignes de déboursés sans prix dans un devis en cours ?
Dans un devis, vous souhaitez visualiser les lignes de déboursés de vos ouvrages qui n'ont pas de prix. Dans l'écran des propriétés (F3), l'écran Déboursés (F11) ne remontent que les lignes ayant un prix, regroupées par type d'article. La consultation des lignes n'ayant pas de prix est poss...
Q000232 - Comment changer une sous phase en ligne de prix ?
Suite à un import DPGF, vous avez une sous-phase et une ligne de prix sans désignation. Vous souhaitez modifier la sous - phase en ligne de prix. Pour cela vous devez remettre le libellé de la sous- phase sur votre ligne de prix, hausser le niveau de la ligne de prix pour la sortir de la sous-pha...
Q000230 - Comment ajouter les initiales du Chargé d'affaires dans le code Affaire/Chantier ?
Modification du code : Attention : La modification Affaires-chantiers ne provoquera pas la mise à jour de tous les codes existants; sauf si vous faites les modifications manuellement Affaire par Affaire. En mode Superviseur, Options - Paramètres - Système - Chrono...Code Affaire - chantier Vou...
Q000229 - Comment modifier le libellé d'une pièce de vente ?
Dans l'ERP Bâtiment OptimBTP, il est possible de modifier le libellé d'une pièce de vente, En accès Superviseur : Dans Options => Paramètres  => Système => Pièce de vente Vous vous positionnez sur la ligne du libellé à modifier, vous cliquez sur le crayon pour ouvrir la modificat...
Q000228 - Comment archiver un BPU ?
Vous souhaitez archiver un Bordereau de Prix Unitaire pour ne plus l'utiliser dans vos devis. 1. À partir de la liste des BPU, Bouton Traitement - Archivé (partie droite de l'écran) 2. Ouvrez le BPU à partir de la liste des bordereaux puis par le bouton Traitement - Utilisez la commande "Arch...
Q000225 - Comment enlever le logo dans les paramètres sociétés ?
Vous souhaitez enlever/modifier le logo associé à une société. Pour cela, vous devez avoir les droits 'superviseur'. Options - Paramètres - Système - Société Sélectionnez votre établissement, faites 'Modifier' puis allez sur l'onglet Image . Supprimez le fichier image par le bouton (croix ...
Q000223 - Comment créer un profil comptable en import ?
Le logiciel de suivi de chantier OptimBTP permet l'import des factures d'achats ou de ventes. Pour créer un un profil comptable en import : 1.  Création du profil comptable, À partir d’Option/Paramètres/Profil/Comptabilité ouvrir Profil comptable avec le + Dans le libellé vous indiquez CO...
Q000221 - Message d'erreur au lancement d'OptimBTP
Le message " Erreur d'écriture dans le fichier des utilisateurs connectés à l'application" peut apparaître au lancement du logiciel de gestion BTP OptimBTP sur un poste client. L'anomalie est due à l'Antivirus qui bloque l'ouverture, parfois après une mise à jour de l'antivirus. Il vous fau...
Q000220 - Comment harmoniser la police sur un devis ou une facture ?
Dans OptimBTP, il est possible d'harmoniser la police sur un devis ou une facture : A partir des propriétés de la pièce de vente, dans les paramètres, il faut remplir le champ "Police et taille des désignations des lignes de prix" par la police de caractères de votre choix. Nb : Dans certain...
Q000219 - Quels documents peut-on synchroniser sur l'appli-mobile
Seul les documents au format PDF d'une taille inférieure de 500 Ko et intégrés sur un dossier 'Partagé Web' (*) , peuvent être synchroniser sur l'appli-mobile. Tous les autres formats (Excel, Word, ...) ne sont pas transférés sur l'appli-mobile. (*) Les dossiers Ged que l'on souhait...
Q000218 - Quels sont les impacts des différents options sur les droits utilisateurs ?
Dans l'ERP bâtiment OptimBTP, avec les droits ‘Superviseur’, vous avez la possibilité de créer différents profils d'utilisateur à partir de l'écran "Droit utilisateur". Il n'est pas toujours simple de comprendre à quoi se rapportent les options cochées. Vous trouverez ci-joint un documen...
Q000216 - Peut-on modifier le type de salarié au moment du pointage ?
Un même salarié peut faire de la pose, de la fabrication acier ou de la fabrication alu. Dans le logiciel de suivi chantier OptimBTP, il est possible de choisir au moment du pointage « le type d’heure/salarié » afin d’alimenter la bonne catégorie de déboursés. Cette option est à activer...
Q000215 - Comment mettre des pièces jointes sur Chorus Pro ?
OptimBTP étant un logiciel de facture BTP compatible avec CHORUS Pro, les documents présents dans la zone Document « Pièce jointe » de la facture sont systématiquement transférés vers CHORUS . Les documents présents dans « Doc Etude » ne seront jamais transférés. Il est possible de bas...
Q000214 - Comment gérer les éditions dans Optim'BTP ?
Le logiciel de bâtiment OptimBTP permet la personnalisation des éditions afin de s'adapter aux besoins des entreprises. Les éditions spécifiques sont gérées dans leur propre dossier suivant la même arborescence que les éditions standards. Lors de la mise à jour de l'application, l'ensemble ...
Q000212 - Comment créer un deuxième circuit de validation pour les factures fournisseurs ?
Exemple : vous souhaitez faire un circuit de validation spécifique pour les factures fournisseurs de Sous-traitance. Vous pouvez créer plusieurs circuits de validation, le choix du circuit se fera au moment de l’enregistrement de la pièce. Options – Paramètres – Profil – Circuit de vali...
Q000211 - Comment changer le type d'heure d'un salarié au moment du pointage ?
La fonctionnalité de pouvoir modifier le type de salarié au moment du pointage est soumise à un paramétrage : Dans les paramètres  Options - Paramètres – Système – Application Onglet Pointage des heures, il vous faut cocher la case "Activer la possibilité de modifier le type de salari...
Q000210 - Comment modifier l'accès aux sociétés ?
Gestion des droits et des accès aux sociétés pour un utilisateur, Lorsque vous affectez des droits à un utilisateur, vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès aux différentes sociétés. Les droits « Superviseur » ont forcément tous les droits et donc accès à toutes les s...
Q000208 - Comment paramétrer l'appli-mobile V3 ?
La nouvelle version de l'appli-mobile apporte beaucoup de nouveautés et doit être installée sur une version d'Optim'BTP supérieure ou égale à la v2020.60 Si le client est déjà utilisateur de l’ancienne version de l’Appli-mobile, vous devez lors de la mise en route de la nouvelle version ...
Q000207 - Visibilité des factures Client dans le circuit de validation
Pour avoir la visibilité des factures clients dans le circuit de validation Lorsque vous ouvrez votre document à valider et au lieu de l’image du document le message « Document non disponible » est inscrit, sachez que : Dans le circuit de validation, la facture client PDF apparait uniquemen...
Q000206 - Comment saisir les prix dans un avoir ?
Pour saisir un prix un avoir : Les prix sont à saisir en positif dans le corps de l’avoir, Les montants apparaissent automatiquement en négatif dans le marché, ou dans la liste de factures. Pour plus d'information, Cliquer ici... ...
Q000205 - Comment régénérer les écritures comptables ?
Pour régénérer les lignes comptables d'une facture client : Il vous faut ouvrir la facture, ouvrir les Propriétés, ouvrir les Ecritures comptables, cliquer sur l'engrenage et valider. Il est aussi possible de faire la régénération sur un ensemble de facture, à partir de la liste des facture...
Q000204 - Quels sont les impacts des options« DSN » et « intempérie » dans les types d’absence ?
L’option « DSN » permet de marquer les absences qui pourront être exportées vers le logiciel de paye, en cours de mois, par l’écran de la prépa paye. L’absence marquée « Intempérie » sera prise en compte dans le calcul des heures de carences lors de la préparation paye et l’exp...
Q000202 - Comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi Devis...) à partir du Module Vente-Devis?
Pour importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi devis...) à partir du module Vente-Devis: Aller dans "Devis/TS", "Générer un devis" puis "Importer" et sélectionner "Etude Batigest, Multi devis..." Choisir le devis à importer dans la liste des études de prix qui s'affiche Cliquer...
Q000201 - Pourquoi la date de facture est au 31 du mois d’avant ?
Dans les paramétrages de l’application, par défaut, dans les 10 premiers jours du mois, la date de facture est forcée à la fin du mois précédent. Le paramétrage est modifiable en accès superviseur, Options => Paramètres => Système => Application => Ventes Mettre 0 pour de plu...
Q000200 - Comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi devis...) ?
Pour importer un devis d’un logiciel externe (Batigest, Multi devis,...) et créer une nouvelle affaire ou un nouveau chantier: Aller dans "Nouveau", puis "Affaire/Chantier" et "A partir d'une Etude Batigest" Choisir le devis à importer parmi la liste des études pris qui s'affiche et cliquer su...
Q000199 - Comment paramétrer un RIB par défaut ?
Vous pouvez : 1. Paramétrer un RIB par défaut pour chaque Société/établissement d'Optim'BTP : Dans Options / Paramètres / Systèmes / Sociétés Vous vous positionnez sur la Société, vous cliquez sur le « Crayon noir » pour pouvoir faire dans l’onglet Général, l’ajout de la banque à...
Q000197 - Peut-on faire une majoration de prix sur une facture ?
Sur une facture : Actuellement, il n’est pas possible de faire globalement une majoration de prix sur les lignes de ventes. Les lignes de ventes sont calculées à partir de la quantité et du prix unitaire. Les notions de coef de FG et de Coef de vente ne sont visibles sur les factures. La seule...
Q000196 - Comment ajouter un type d'article ?
Pour ajouter un type d'article : 1 Création du type d'article En mode superviseur, dans l’onglet Options / Paramètres / Métier / Type d’article vous cliquez sur le + Créez votre type d’article en remplissant : Le code, le libellé, le regroupement type, le type de gestion associé aux ar...
Q000195 - Message d'erreur MS Project au moment de l'activation des macros
Quand dans le module Prépa/Suivi, à partir du bouton Planning, vous lancez MS Project, une demande "Avis de sécurité pour Microsoft Project" vous propose d'activer les macros. Après avoir cliqué sur "Activer les macros", un message d'erreur apparaît. Après avoir fermé MS Project, vous devez...
Q000194 - Changement d'affectation de marché pour un contrat de sous-traitance
Pour changer l’affectation d'un marché d’un contrat de sous-traitance suite à une erreur sur le marché. Il est possible de passer outre la prestation de sous-traitance dans le marché pour faire le paiement direct. Il faut dans le marché ajouter le sous-traitant et saisir manuellement la r...
Q000193 - Comment pointer un avoir dans la liste des échéances ?
Pour pointer un avoir dans la liste des échéances vous avez deux possibilités : Soit, ouvrir l’avoir à partir de la liste des échéances, cliquer sur Traitement, Changer l'état, Forcer l’état et cliquer sur « Soldé » Soit, vous positionner sur la ligne de l’avoir, clic droit, poi...
Q000192 - Comment modifier la taille de la police dans Optim'BTP ?
Actuellement,  il n’est pas possible de modifier la taille de la police sur l’ensemble de l’application.   La seule possibilité est de faire des zooms sur certains écrans : Sur les corps de devis et corps de facture par le bouton droit ou le raccourci CTRL + Roulette Le zoom est conse...
Q000191 - Comment mettre à jour les prix des références fournisseurs dans la Base Articles ?
Pour faire la mise à jour des prix des références fournisseurs : Il y a deux possibilités pour faire la mise à jour : Suivant le type d’import, Optim’BTP se réfère au code de l’article uniquement pour la création/modification des articles (modèle dans Base Articles) ou Optim’BTP s...
Q000188 - L'option de création de devis commercial est grisée en création de chantier
Comment activer l'option de création du devis commercial Lors de la création d’une affaire depuis une reprise de devis externe (ex Batigest) : Le devis est correctement repris dans l’étude d’exécution et dans les prévisions financières. Le devis commercial n’est pas repris pour la fac...
Q000187 - Comment imputer automatiquement des frais indirects du devis sur les consommations d'un chantier (En amortissement) ?
Pour pouvoir imputer automatiquement en amortissement les frais indirects d'un devis sur les consommations d'un chantier 1) Dans Options / Paramètres / Métier Onglet « Type d’articles » Vérifier la présence de la ligne « Amortissement » ou créer avec le « + » La ligne doit êt...
Q000185 - Comment supprimer un chantier et/ou une affaire?
Si une affaire n'a qu'un chantier, il est impossible de supprimer le chantier, il faut supprimer l'affaire. Pour supprimer une affaire, il faut passer par l'accès Superviseur, puis une fois sur l'affaire concerné faire un clic-droit et sélectionner "Supprimer l'affaire" Si l'affaire a plusieurs c...
Q000184 - Comment transformer un devis en étude d'exécution?
Pour transformer un devis en étude d'exécution, 1. Sur le devis concerné, cliquer sur "Traitements", puis sur "Déclarer accepté (Client)" Les informations du devis devraient automatiquement être intégrées dans l'étude d'exécution. Si cela n'est pas le cas, 2. Retourner sur le devis, cli...
Q000183 - Comment créer un devis à partir de plusieurs devis ?
Pour regrouper plusieurs devis dans un seul devis : Ouvrir le devis initial, cliquer sur « Version » Puis cliquer sur « Dupliquer cette version » Se positionner sur la dernière ligne du devis dupliqué, faire F4 pour la recherche d’éléments. Dans cet écran aller dans « Phase & d...
Q000182 - Comment mettre en place le compte prorata sur une facture ?
Pour mettre en place un compte prorata À partir du marché, ouvrir les propriétés, cliquer sur « Compléments & TVA » Puis sur "+" et sélectionner « Compte prorata ». La ligne s’inscrit, vous pouvez modifier le %, il est normal que le calcul ne se fasse pas, et vous validez. Le c...
Q000181 - Comment éditer un DGD ?
Vous pouvez éditer le DGD d'un marché, A partir du bouton "Imprimer" de la fiche Marché de travaux du marché pour lequel il faut éditer le DGD, vous pouvez imprimer une « Proposition décompte final » ou une « Proposition décompte final (Sans état fi.)» ...
Q000180 - Comment afficher uniquement la première ligne d'un texte long dans un devis ?
Pour afficher uniquement la première ligne de la colonne désignation d'un devis, Vous sélectionnez, dans le devis, la ligne que vous souhaitez modifier, et vous ouvrez le bouton menu en haut à droite des listes, Vous cliquez sur "Hauteur des lignes" et sélectionnez "Une ligne". Pour plus d'info...
Q000179 - Un salarié n'apparaît plus dans le planning
Dans le planning il faut que vous vérifiiez que le salarié ne soit pas hors planification : Cliquez sur "Planning hebdo", au niveau des "Ressources" / "Salariés" Cliquez sur "Salarié(s) hors planification", une fenêtre s'ouvre et indique le salarié hors planification. Pour réintégrer le sa...
Q000178 - Comment modifier ou créer un document personnalisé lié au contrat de sous-traitance ?
Le module de sous-traitance propose en standard une liste de documents au format Word (Contrats BTP, DC4,...) Vous avez la possibilité de personnaliser / créer vos propres documents en les enregistrant dans les impressions spécifiques. Pour avoir la procédure, cliquer ici ...
Q000177 - Comment activer et retrouver les postes de travaux dans un devis ?
Pour activer ou retrouver la liste déroulante des postes de travaux  Dans le corps du devis,  vous pouvez indiquer les postes de travaux : Activez la sélection de la colonne 'poste de travaux' (*) , par défaut le poste Chantier est présent. En vous positionnant dans la cellule vous faites ...
Q000176 - A quoi cela sert-il de lier des équipes à des chantiers ?
La sélection d’une équipe dans un chantier permet : 1. D’avoir l’information de l’équipe attribuée au chantier et l’information sera consultable automatiquement dans la gestion des équipes. 2. Lorsque vous avez le module Prépa/chantier complet vous pouvez associer une équipe dans la...
Q000175 - Message d'erreur dans Outlook après l'installation d'Optim'BTP
Un message d'erreur s'affiche dans Outlook après l’installation d’Optim'BTP, indiquant que vous n’avez pas les droits pour envoyer/recevoir vos mails. Dans Optim'BTP, à partir du bouton engrenage, désactiver la macro Outlook sur ce poste, Fermer Optim'BTP, Fermer Outlook et Ouvrir Optim'BT...
Q000174 - Message d'erreur après l'installation d'Optim Pointage
Après installation de l’application, le message d’erreur de connexion à la base de données apparaît : Vérifiez les paramètres du fichier « connexion.ini », Si les informations sont correctes, vérifiez que le fichier « wd240msql.dll » est dans le répertoire de l’exécutable «...
Q000173 - Comment gérer les habilitations des salariés ?
Pour gérer les habilitations des salariés Dans l’onglet « Compléments » vous cliquez sur « Habilitation », La fenêtre de « Gestion habilitation » s’ouvre, vous pouvez filtrer par salariés ou par habilitations, Vous cliquez sur les « … » pour ouvrir la fiche souhaitée, Vo...
Q000172 - Comment faire les relances des factures client à échéance ?
Pour pouvoir faire les relances des factures à échéance : Dans l’onglet « Vente – Facture » vous cliquez sur « Echéancier règl. » puis sur « Voir les échéances à régler », Vous vous positionnez dessus, et cliquez sur « imprimer », Vous sélectionnez votre impression et...
Q000171 - Quels sont les configurations matériels et préconisations serveur pour déployer Optim’BTP ?
Dans le fichier PDF joint, vous trouverez les configurations matériels et préconisations serveur pour déployer Optim’BTP sur un poste utilisateur.   ...
Q000170 - Quelle version de MS Project est nécessaire pour la gestion des plannings ?
Avec le module « Préparation de chantier », Microsoft Project en version 2010 ou supérieure est nécessaire pour bénéficier de la gestion complète des plannings (Planning multi chantiers et génération des planning sous MS Project). Dans ce cas, une version MS Project standard sur les pos...
Q000169 - Message d'erreur à l'ouverture du Suivi commercial (sous Excel)
Lorsque vous ouvrez le Suivi commercial un message d’erreur apparait "Votre compte Utilisateur Windos'xxxxx' ne vous permet pas d'accéder à ce fichier". Vous allez dans Option/Paramètre/Système/Utilisateur : La case "Login windows" est non renseignée. Vous cliquez sur le "crayon" pour pouvo...
Q000168 - Comment modifier le taux de Tva sur l’ensemble des factures déjà émises d’un marché ?
Pour modifier la TVA d’une facture : Soit vous modifiez les propriétés du marché, vous ouvrez chaque facture et vous lancez le rafraichissement avec le bouton "Rafraichir", cela ne se fait pas en automatique. Propriétés de la facture / Compléments & TVA /  Rafraichir et recalculer ...
Q000167 - Comment réduire les temps de synchronisation des données TARIFEO au démarrage ?
La synchronisation des données TARIFEO se lance au premier démarrage d’OPTIM’BTP. Dans le cas où cette opération est trop longue, il est conseillé de créer une tâche planifiée Windows, pour déclencher le lancement d’OPTIM’BTP avec le paramètre /TraitementBatch : Créer de la tâch...
Q000166 - Comment saisir une facture fournisseur sur plusieurs chantiers ?
Pour saisir une facture sans commande ni BL sur plusieurs chantiers… Vous cliquez dans l'onglet Achat/Stock - Facture - Pointer Facture / BL-Cde Dans le 1er écran "Pointage BL/Cde" le champ chantier n’est pas obligatoire, il est possible de créer une facture fournisseur sans commande ni BL ...
Q000165 - Comment bloquer la modification des devis avant le traitement d'acceptation du client ?
Vous pouvez dans vos paramètres bloquer les modifications des pièces de ventes lorsqu’elles sont Validées. Pour cela, dans l’onglet Options- Paramètres – Système – Application – Ventes, il faut décocher l’option "Autoriser la modification des devis, situations, attachements et bor...
Q000164 - Le descriptif commercial n'est pas repris lors de l'importation des données Multi-Devis ?
Pour des raisons techniques, Optim’BTP n’est pas en mesure de traiter l’importation du descriptif commercial. Dans le cas d'une importation de données articles depuis Multi-Devis Access, le descriptif commercial n'est pas importé. Il vous faut recréer ou copier/coller le descriptif commerci...
Q000163 - Comment paramétrer les Frais Généraux ?
Pour paramétrer les frais généraux dans l'application, il faut avoir le profil superviseur. Attention aux dates d'application des tarifs et des coefficients de frais généraux associés (cf FAQ06 ) Par type de salariés: Option / Paramètres / Métier / Type de salariés => Onglet Taux Pa...
Q000162 - Comment modifier le chemin de la GED ?
La modification se fait vers un répertoire partagé La modification de l'accès au chemin partagé pour la GED, les impressions, ..., peut être réalisée vers un répertoire partagé avec les droits adéquats pour les accès utilisateurs. Pour faire la modification vous allez dans : Option / P...
Q000161 - Gestion des couleurs dans les devis
Optim’BTP permet de mettre des couleurs dans les devis pendant la phase de chiffrage (Module Chiffrage uniquement) La gestion des couleurs peut se faire pour un devis ou pour l’ensemble de vos devis. Comment paramétrer les couleurs sur un devis ? Un clic droit sur le début de votre ligne de...
Q000160 - Comment intégrer les bases TAMZAG ?
COMMENT IMPORTER MA BASE TAMZAG ? Activation de l’importation Tamzag dans Optim’BTP Avec le menu superviseur :  Option / Paramètres / Système / Application => Articles, cocher Gestion des remises par fabricant (+importation TAMZAG) Exportation des bases à partir d’Optima L’ex...
Q000159 - Les raccourcis clavier du module Devis - Chiffrage
Dans le module Devis-Chiffrage du logiciel de gestion OptimBTP, afin de facilité la saisie, il existe des raccourcis clavier permettant d'avoir accès aux différentes fonctionnalités. Le document ci-dessous propose la liste de ces raccourcis. Pour voir la liste des raccourcis, cliquer ici ...
Q000158 - Import devis OPTIMA
Comment importer un devis Optima dans OPTIM'BTP  Toutes les versions d’OPTIMA sont compatibles avec OPTIM’BTP. Cependant, OPTIMA verrouille l’accès à sa base de données. Par conséquent, Optim’BTP ne peut pas lire directement les devis et les intégrer, il faut donc passer par un export ...
Q000157 - Comment sélectionner rapidement un fournisseur ?
Pour sélectionner rapidement un fournisseur, Dans l'écran demande de prix, si vous souhaitez la recherche rapide des fournisseurs déjà utilisés, vous devez indiquer une famille d'article dans vos demandes de prix. L’application conserve par auto apprentissage la liste des fournisseurs (par...
Q000156 - Comment exclure la révision de prix du calcul des RG ?
Pour exclure la révision de prix de la RG : Vous avez saisi ou calculé votre taux de révision de prix dans les propriétés du marché (Formule de Révision) Vous ouvrez dans les propriétés de la facture « Complément et TVA » où le complément de la révision de prix apparait. Vous cliqu...
Q000155 - Comment définir un mode de règlement par défaut ou spécifique ?
Optim'BTP vous permet de gérer les modes de règlement : - vous pouvez paramétrer un mode de règlement par défaut pour les pièces d’achat ou de vente - vous pouvez définir un mode règlement spécifique pour un tiers (client ou fournisseur). Pour plus d'informations, cliquer ici   ...
Q000154 - Comment redéfinir le chemin de connexion ODBC pour import Sage I7 100C ?
Vous importez vers Optim’BTP vos écritures saisies dans SAGE. Vous venez de mettre à jour votre Sage Compta en i7 SQL. Votre lien ODBC ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus faire l’import de vos données. Vous devez redéfinir le lien ODBC avec le pilote ServeurSQL Native Client. Pour plus...
Q000153 - Comment exporter les factures d'achats en comptabilité ?
Plusieurs possibilités s’offrent afin de terminer la saisie des factures d’achats. Enregistrer Possibilité selon les paramètres d’application d’exporter les factures d’achats en comptabilité avant les validations (cf copie d'écran jointe) Procédure de validation Module pour circu...
Q000152 - Connexion utilisateur : Erreur d'identification
Lors de la connexion à OPTIM’BTP deux sortes de message d’erreur peuvent apparaitre : « Erreur d’identification : cet utilisateur est déjà connecté à Optim’BTP » ou   « Erreur d’identification : Le nombre d’utilisateur maximal connecté est atteint. » Cette situation p...
Q000151 - Veuillez installer le pilote MySQL 64 bits
Vous avez un message d'erreur "Veuillez  installer le pilote MySQL 64 bits" lorsque vous voulez exporter vers excel. Vérifiez votre version Office depuis Excel : dans « fichier » vous ouvrez « Compte » puis « À propos d’Excel » Dans la fenêtre il est indiqué Microsoft Office 32 ...
Q000150 - Où trouver les LOG
Un fichier Log est généré à chaque message d’erreur, Vous trouverez les Logs dans le sous dossier « Log » du dossier serveur d’OPTIM’BTP. ...
Q000149 - Message d'erreur lors de la validation d'une pièce ou d'une impression
Cet erreur de l'application s'il est systèmatique sur toutes les éditions PDF, est généralement dû à un dysfonctionnement du runtime Crystal-Reports (Éditeurs d'états) sur le poste de l'utilisateur. Pour confirmer l'anomalie, allez dans les éditions générales et vérifiez sur n'importe qu...
Q000148 - Comment faire apparaître un nom dans les envois de mail en interne ?
Pour faire apparaître un nom dans les envois de mail en interne Dans l’Annuaire, catégorie « Structure » vous ouvrez la fiche tiers concernée, l’interlocuteur qui doit recevoir les mails doit être coché « Administratif » et avoir une adresse mail renseignée. Pour plus d'information...
Q000147 - Comment intégrer une bibliothèque externe dans Optim'BTP ? MDA, Batigest…
Pour intégrer une bibliothèque de logiciel externe (ex MDA) Dans l’onglet « Vente-Devis » vous cliquez sur Bib Étude « Articles » puis refaite la même opération pour la Bib « Ouvrage » Dans la fenêtre « Gestion des articles » ou « Gestion des ouvrages », cliquez dans «...
Q000146 - Comment gérer plusieurs prix et fournisseurs différents sur un même code article ?
Dans l'onglet "Achat / Stock" vous cliquez sur "Base articles", puis sur "Article" Vous sélectionnez l’article auquel vous voulez ajouter un fournisseur ou mettre en favori, Vous cliquez sur l’onglet « Prix Fournisseurs » : Pour ajouter un fournisseur, vous cliquez sur le « + », ave...
Q000145 - Comment ajouter ou désactiver des unités ?
S'il manque des unités, les rajouter (exemple : le mois), ou les désactiver s'il y en a trop. Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur" Paramètres" puis dans "Liste" sur "Unité" et complétez le "Code et Libellé" Attention : L'unité Heure doit avoir le code H. Il ne faut pas le modifier. Pou...
Q000144 - Comment marquer les activités par fournisseurs ?
Optim'BTP vous donne la possibilité de marquer vos tiers par activité. Dans la fiche tiers, en bas à droite, vous avez "marquer les activités" Une liste d'activités apparaît et vous pouvez en sélectionner une (de référence) ou plus par fiche tiers. Un tiers peut avoir plusieurs activités (...
Q000143 - Comment paramétrer un jour férié dans le pointage pour l'entreprise (ensemble des salariés) ?
Pour paramétrer un jour férié dans le pointage pour l'entreprise (ensemble des salariés) : Dans "Pointage", vous cliquez sur "Absence", puis sur "Pointage des absences" Dans la fenêtre "Pointage des Absences" vous sélectionnez tous les salariés (se positionner sur le premier nom et faire Ctr...
Q000142 - Comment rajouter un compte auxiliaire sur un client ou un fournisseur
Pour ajouter un compte auxiliaire sur un client ou un fournisseur : Dans l'annuaire, dans votre fiche tiers, vous allez dans comptabilité (dans le volet gauche de la fiche tiers) : vous pouvez mettre le compte auxiliaire de votre logiciel comptable dans la colonne compte tiers afin que l'export co...
Q000141 - Comment rajouter un compte général dans le plan comptable d'une société ?
Pour rajouter un compte général dans le plan comptable d'une société : Pour effectuer l'import il faut avoir les droits "Superviseur" Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur "Comptes" Si c'est une première importation :  vous cliquez sur "Import", lancez l'import, vous sélectionnez votre f...
Q000140 - Je ne parviens pas à importer un fichier excel depuis un modèle d'export
Cette démarche est valable pour : Import salaire Import matériel Import compte Import article Import annuaire Import achatvente Import chantier Vérifiez que les champs soulignés​ (obligatoire) du fichier Excel modèle sont remplis Attention : Vous ne devez pas : Ajouter ou supprimer des ...
Q000139 - Comment sortir un matériel de ma liste disponible ?
L'affichage de la liste de matériel est filtrée selon l'état du matériel : Par défaut, les matériels ayant comme état "rebut", "fin de loc.", "vol", "revente", "hors service" n'apparaissent plus dans la liste. Dans la gestion du parc matériel, pour paramétrer les états de matériel que vou...
Q000138 - Comment débloquer l'ouverture d'un export Excel ?
Le message d’alerte « Le document « TMP_DQY_0.dqy » a provoqué une erreur grave lors de sa dernière ouverture. … »  apparait lors de l'ouverture du classeur À la suite d’un problème sur le fichier, celui-ci a été désactivé automatiquement par Excel. La procédure pour ne plus av...
Q000137 - Comment actualiser les prévisions financières de mon devis TS ?
Les prévisions financières s'actualisent normalement automatiquement dans le chantier à l'acceptation du devis si celui-ci est bien rattaché à un chantier. Pour actualiser les prévisions financières du devis (initial ou Ts) dans la fiche chantier, il faut aller dans le menu traitement du devi...
Q000136 - Comment créer un taux de TVA par défaut sur un compte tiers ?
Si vous voulez modifier un taux de TVA par défaut sur compte tiers Par exemple sur un fournisseur : Vous sélectionnez le fournisseur dans l’annuaire, Vous cliquez dans « Fournisseur » Vous sélectionnez le taux de TVA souhaité. Dans Achat / Stock pointage facture, le taux sélectionné par d...
Q000134 - Comment créer une version d'un devis existant ?
Dans l'onglet "Vente-Devis"cliquer sur Devis/TS Afficher tous les devis Ouvrir le devis à dupliquer Cliquer sur "Versions" en haut de page Cliquer sur "Dupliquer cette version", valider, l'indice  A,B ou C.... s'affiche à la suite du numéro du devis Après, vous gérez la version de référence...
Q000133 - Restaurer (désarchiver) des chantiers archivés
Pour restaurer des chantiers archivés : Avec les droits 'Superviseur' : Menu Options – Archivage (Ch.) Se positionner sur l’onglet « Restauration chantiers » Choisir le ou les chantiers à restaurer Cliquer sur les chantiers à restaurer Confirmer la restauration des chantiers. Pour p...
Q000132 - Impossible d'importer une facture batigest : erreur de paramétrage du type d’article.
Lors de l'import des lignes de factures Batigest par l'écran Facturations - import  vous avez le message : " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des types d'article. Vérifier les dates des différentes périodes." 1. Vérifiez dans les paramètres (Options- Paramètres - Mét...
Q000131 - Faire une copie de la base Optim'BTP
Il faut aller dans MySQL administrator. Pour trouver les informations de connection, il faut faire un clic droit sur l'icône OptimBTP => ouvrir l'emplacement du fichier => paramètre => connexion.ini Dans SQL Adminitrator : Backup New Project Sélectionner OptimBTP Cliquer sur la flèche ...
Q000130 - Procédure de paramétrage du transfert des factures clients vers Chorus Pro
Optim'BTP est compatible avec Chorus Pro. Ce paramétrage n'est possible que si la version d'Optim'BTP est supérieure à 2020.60. La mise en place se fait en plusieurs étapes (qui sont détaillées dans le PDF joint) : 1.S'inscrire sur la plateforme PISTE et y créer une application ou API 2.Enreg...
Q000129 - Comment fonctionnent les messages d'alerte ?
Par défaut, les messages d’alerte sont activés pour toute l’application (pour l'ensemble des sociétés). Il est possible de paramétrer les alertes spécifiques par société. Le paramétrage est accessible au profil superviseur dans le menu Option / Paramètres / Système / Zone message. Pou...
Q000128 - Comment paramétrer le circuit de validation ?
Vous pouvez mettre en place un circuit de validation pour les pièces suivantes : La commande fournisseur Le contrat de sous-traitance Le devis client L’état de situation La facture client La facture fournisseur Principe : Toute pièce entrant dans le circuit de validation retourne à l’éme...
Q000127 - Comment archiver en masse les chantiers terminés ?
Vous souhaitez archiver plusieurs chantiers Avec les droits 'Superviseur', allez sur Options - Archivage (Ch.) À partir de l'écran, sélectionner le ou les chantiers en utilisant les filtres par Société, par État et par date limite de fin réelle. Vous pouvez cocher toute votre liste ou les cha...
Q000126 - Comment importer un Bordereau de Prix Unitaire (BPU) sous Excel ?
Vous avez reçu un bordereau de prix que vous souhaitez intégrer dans la liste des BPU. Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP. ⇒ Vente-devis ⇒ Bordereau ⇒ Générer Bordereau ⇒ Importer  Il est nécessaire de préciser sur le fichier Excel d'origine le type ...
Q000125 - Quelle est la différence entre un BPUet une DPGF?
UN BPU ET UNE DPGF : Le BPU (Bordereau de Prix Unitaire) est utilisé dans les marchés à prix unitaires (Marché à Bon de commande) : il s'agit d'une liste de références assorties du prix de chacune d'elles. La DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) est utilisée dans les marché...
Q000124 - Comment conserver l'affichage des colonnes sur le planning ?
Dans le module planning du logiciel de suivi de chantier OptimBTP, il est possible de conserver ses affichages et même de s’en créer plusieurs suivant vos besoins. Vous trouverez en pièce jointe la procédure pour vous créer des profils.. Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000123 - Comment est alimentée la colonnne Recette théorique sur l'édition d'analyse "Chantiers en cours" ?
Les éditions d'analyse "Chantiers en cours" et "Chantiers terminés" proposent des calculs de simulation en fonction du coef de R/D (Recette/Dépense) prévisionnel et du Montant réel facturé. Recette théorique = '=Montant dépense réel * R/D prévisionnel En cours = Montant facturé - Recette ...
Q000122 - Comment mettre un chef d'équipe sur un chantier ?
Il faut d’abord créer les chefs d’équipe : Pointage / Equipe => créer Vous aurez ensuite le nom du chef d’équipe dans la liste de choix sur la fiche chantier. Attention : Il s’agit d’un marquage sur la fiche chantier. Ce n’est pas repris dans les commandes d’achat. Pour que le...
Q000121 - Je voudrais désactiver la numérotation automatique de mes commandes ?
Pour tous les éléments d'Optim’BTP qui ont une numérotation automatique, le N° de chrono est paramétrable via le menu superviseur. Option / Paramètres / Système / Chrono Vous pouvez désactiver un chrono en sélectionnant l'élément parmi Achat-Facture, Achat-commande, code affaire... Act...
Q000120 - Où trouver les log d'erreur pour les messages l'application a cessé de fonctionner
Aller dans Option / paramètres / applications => paragraphe Paramètre d'application Copier le chemin indiqué dans dossier paratagé commun Le coller dans votre explorateur Ouvrir le sous-dossier Log Vous aurez là la liste des rapports d'erreur. Merci d'envoyer à Altech les circonstances dans...
Q000119 - Comment modifier le coef de Frais Généraux dans mon devis ?
Les coefficients de frais généraux sont apportés par les types d'articles qui composent l'élément. Rappel : les coefficients de FG sont paramétrés pour l'ensemble de l'application (type de salariés et type d'article) de date à date. Dans un devis, vous ne pouvez pas modifier les coef de FG ...
Q000118 - J'ai modifié mon devis mais ma fiche chantier a gardé l'ancienne valeur. Comment faire ?
Pour actualiser la fiche chantier après avoir modifié le montant du marché, il faut aller dans la commande client du marché. Dans le bouton traitement vous trouverez "Générer/Actualiser les prévisions financières du marché". ...
Q000117 - Comment importer une DPGF (Excel) ou un BPU dans un devis Optim'BTP ?
L’objet est d’importer sans ressaisir les lignes d’une DPGF fournie par vos clients/prospects au format Excel. Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP. ⇒ Vente-devis ⇒ Générer devis ⇒ Importer ⇒ Excel paramétrable (DPGF) Il est nécessaire de pr...
Q000116 - Je voudrais ventiler analytiquement ma facture intérim
Le rapprochement des factures d’intérim permet : - d’imputer les factures d’intérim analytiquement par chantier - recalculer les taux horaires moyens au plus juste (fiable à 99% suite aux recalculs et arrondis) Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000114 - Comment supprimer un devis ?
À partir de la liste de devis, il est possible de supprimer un devis s'il est à l'état "Enregistré", "à valider", "Refusé" (Bouton droit supprimer) Un message vous demandera de confirmer sa suppression. Si l'état ne permet pas de le supprimer, vous devez au préalable, par le menu Traitement...
Q000113 - Je n'arrive pas à faire une situation n°2
Dans Optim’BTP, les situations sont des états d'avancement qui doivent être facturés. Tant que la situation précédente n'est pas à l'état "facturé", vous ne pouvez pas émettre la situation suivante. C'est la facture qui est envoyée au client et qui peut être enregistrée comptablement....
Q000112 - Où paramétrer mes taux horaires par type de salariés ?
Vous avez accès au paramétrage avec le menu superviseur. Option / Paramètres / Métier / Type de salariés/ Onglet Taux Il s'agit de taux moyen qui valorisent les heures dans la gestion de vos chantiers. Pour les salariés ⇒ Il est préconisé de calculer la masse salariale chargée hors frais ...
Q000111 - Je voudrais envoyer une copie de la facture de vente à un autre destinataire que le client payeur
Dans les propriétés du marché / de la facture, partie annuaire, il est possible de gérer un destinataire différent du client final. L'édition du bordereau d'envoi sera adressée au destinataire. Note : Un seul destinataire par marché / facture de vente est possible. ...
Q000110 - Comment personnaliser mes éditions liées à la sous-traitance ?
Dans la procédure décrite ci-après, le document créé se nomme modèle.doc Il s'agit d'un document que votre entreprise édite dans lequel sont insérés de façon dynamique des informations liées au contrat de sous-traitance. Les champs de fusion sont listés dans le document "Champs_Fusion...
Q000109 - Où trouver le total des heures de production pour le contrôle de prépa paye ?
Un contrôle de prépa paye est disponible depuis l’onglet Pointage (Hebdo, Journalier et Prépa paye - Contrôle prépa paye), en amont des traitements de préparation paye. Il permet de consulter sur une période choisie, le total des heures par salarié, par période et par jour. Cet écran v...
Q000108 - Comment faire pour établir un avoir direct ?
Pour créer un avoir ou une facture directe, sans passer par un devis préalable, il faut générer un marché sans commande : Ventes - devis  ou Vente facture ⇒ Marché ⇒ générer un marché sans commande Depuis les factures, sur la marché, cliquer sur le bouton + Créer ⇒ Créer facture ...
Q000107 - Comment changer le montant du panier repas ?
Vous avez besoin de changer le montant des paniers repas. Vous devez modifier la valeur du panier repas sur les profils horaires (Options - Paramètres  - Profil).ou par la liste des repas, si vous avez opté pour la gestion des repas en liste (Options - Paramètres  - Métier – Repas...
Q000106 - Mon client paye en plusieurs fois, comment puis-je pointer ?
Pour pointer les règlements, plusieurs possibilités s'offrent à vous depuis le menu Ventes/Factures ⇒ Echéancier règl. : Importation des règlements via excel ⇒ Importer règlement (un modèle d'importation au format Excel est à votre disposition) Pointer directement la facture: Ventes...
Q000105 - Comment faire une demande de prix pour de la sous-traitance ?
La consultation d’entreprises de sous-traitance se base sur un document descriptif relatant le détail de la prestation à réaliser. Pour consulter plusieurs sous-traitants pour une prestation, il faut générer une prestation de sous-traitance. On peut alors enregistrer les offres des différe...
Q000104 - Est-il possible d'effacer une étude d'exécution pour importer à nouveau une étude Excel ?
Dans la page études de l’affaire, il est possible de supprimer une étude de prix. Les études d’exécution étant alimentées à la fois par les études de prix et par les déboursés de chantiers, il n’est pas possible de les supprimer mais il est possible de les "vider". Pour vider une ...
Q000103 - Comment supprimer un marché sans commande ?
Lorsque vous avez généré un marché sans commande, l'application a, en fait, créé une commande à 0, acceptée et non visible. Pour pouvoir supprimer un marché, il faut basculer le marché sans commande en marché avec commande. Sur l'écran marché, cliquez avec le bouton droit sur Synth...
Q000102 - J'ai importé/créé un devis que je dois rattacher à un autre devis pour la facturation ?
Basculer un devis en devis Ts/Avenant Tous les devis créés ou importés sont des devis initiaux avec une extension en .00 (*) (*) sauf s'ils ont été, dès la création, rattachés à une commande/marché existante. Contexte : J'ai créé un devis en initial (N° 002.00) qu'il faut que je rattach...
Q000101 - Comment modifier le Coef de vente dans un devis ?
Le coef de vente est modifiable pour l'ensemble des lignes de devis à partir de l'écran synthèse financière des propriétés du devis. Sur chaque ligne de prix, la modification du prix unitaire de vente recalculera le coef de vente de la ligne. En ouvrant un ouvrage et/ou en affichant le détai...
Q000100 - Où dois-je enregistrer l'acompte versé par le client avant la facturation ?
Dans les propriétés du devis, Échéances et retenues : Avance forfaitaire remboursable sur situation de travaux : saisissez le montant reçu , celui-ci sera déduit du net à payer de la prochaine facture. Si vous souhaitez générer une facture d'acompte : Avance forfaitaire facturable (à rég...
Q000099 - Le logiciel de gestion permet-il d'affecter directement chaque article entré à un compte de charge ?
En ce qui concerne le transfert comptable des factures fournisseurs, Optim’BTP va s’adapter à votre plan comptable. Les comptes comptables seront importés dans la liste des comptes (prévoir au moment de la mise en route un export Excel de l'ensemble de vos comptes+libellés) Les comptes comp...
Q000098 - En facture Client, la remise commerciale n'est pas prise en compte dans la TVA ?
Un complément HT de type Remise commerciale est normalement associé automatiquement à la Tva par défaut. En cas d'anomalie, ouvrez les propriétés du complément par ... et verifiez / modifiez la Tva associée. La validation réactualisera les calculs. ...
Q000097 - Comment abaisser au rang de simple ligne, une ligne de devis insérée par F4 - Phase(s) et Docs
Lorsque vous recherchez à insérer par F4, des éléments existants dans un devis, si vous passez par l’onglet Phases-Docs vous allez insérer obligatoirement le bloc de la phase et de son contenu (sous-phases et/ou ses lignes). En utilisant cette méthode, vous êtes obligé, pour supprimer l...
Q000096 - Comment faire pour saisir des heures sur un samedi ?
Sur l'écran Pointage hebdomadaire, les colonnes du samedi et du Dimanche sont grisées mais restent accessibles. Vous pouvez saisir des heures, repas et / ou déplacement. Sur l'écran Pointage journalier, les dates saisies sur un samedi ou un dimanche apparaissent en rouge juste pour vous le signa...
Q000095 - A quoi servent les extensions de chantier .01, .02 modifiables ?
Les extensions .01, .02 du code chantier permettent de différencier les chantiers qui sont associés à une même affaire. Ses extensions sont modifiables. Certains utilisateurs d'Optim’BTP sont multi corps d’état, ils utilisent toujours la même extension / CE Sur les dernières versions v...
Q000093 - Je n’arrive pas à changer l’état "à établir" de mon marché
Ouvrir le Marché dont l'état est "à établir" , aller sur les propriétés du marché (F3) et après vérification des éléments servant à la facturation, aller sur "Traitements marché" , lancer la commande "Valider la préparation du Marché" Le marché passe à l'état accepté. La facturati...
Q000092 - En préparation paye, comment visualiser les heures saisies ?
Sur l'écran de préparation paye, l'onglet « Visualisation par jour", vous permet de voir par salarié les jours potentiellement manquants. Sur cet écran, les heures de production et/ou d'absences ne sont pas distinguées. Le bouton par salarié permet d'ouvrir la consultation des heures saisies...
Q000091 - Comptabilisation de la TVA auto-liquidée pour les factures d'achat de sous-traitance
Quand je reçois une facture d’un sous-traitant en auto liquidation de TVA, je dois, en comptabilité, débiter un compte « 445xxx TVA déductible auto-liquidation des sous-traitants » en contrepartie du débit du compte « 44 TVAxxx due autoliquidation ». 1 - Il faut paramétrer les compte...
Q000090 - Quand je facture avec une TVA à 0%, la facture fait mention d'une auto liquidation alors que c'est de l'intracommunautaire
Afin de pouvoir faire des exonérations de TVA différentes, il faut paramétrer deux taux de TVA à 0% dans Options / Paramètres / Métier / TVA. Pour la TVA intracommunautaire, créer un compte TVAIntra à 0% et ne cocher pas l'option Autoliquidation. En cas d'export vers la comptabilité, les co...
Q000089 - Mon exercice comptable est du 1er juillet au 30 juin. Où est-ce que cela se paramètre ?
Option Paramètre Système Application => Synthèse Mois de début d'exercice : mettre 7 pour un exercice du 01/07 au 30/06 ...
Q000088 - Comment mettre des informations légales sur toutes mes factures?
La gestion des informations légales que vous souhaitez faire apparaitre systématiquement est à faire dans pied de page des modèles de ventes. Pour insérer un pied de page (avec les CGV par exemple) dans les factures , ou les Devis,.., aller avec les droits superviseur de facturation dans l'ongl...
Q000087 - Optim'BTP est-il compatible avec Office 365 ?
Oui Optim'BTP est compatible avec Office 365 (Excel, Word) ...
Q000086 - La gestion du suivi opérationnel de l'avancement par phase / poste de travaux
Depuis l’étude d’exécution, vous souhaitez gérer l’avancement réel du chantier sur les différentes phases/sous-phases de votre étude d'exécution Pour connaitre la méthode, cliquer ici ...
Q000085 - Comment faire une facture d’avance (à régler avant travaux) ?
Pour rappel, une facture d'avance est une facture fournie au client lorsqu'il lui est demandé de verser un pourcentage du montant de la commande avant le début des travaux. Pour générer une facture d'avance, il faut aller dans les propriétés du devis accepté, puis dans "Échéances et retenue...
Q000084 - Comment supprimer un marché ?
Pour les marchés de travaux, liés à un devis accepté (Commande), il n'est pas possible de supprimer un marché car le marché est la continuité du devis accepté. Si le marché est à supprimer, c'est que le devis n'est pas celui qui devait être accepté, donc il faut simplement changer l’é...
Q000083 - Comment saisir une facture de frais salarié (restaurant ou autre) ?
Les factures de frais des salariés de l'entreprise peuvent être saisie comme une facture de fournisseur classique, dans le cas où les factures sont à exporter en comptabilité Créer un compte fournisseur ex "Restaurants Divers" dans la liste des Tiers de l'annuaire. Associer un chantier ou une...
Q000082 - Comment imprimer un journal pour contrôler avant l'export comptable ?
Dans la fenêtre transfert factures (Fournisseurs et/ou client), on peut cliquer sur le bouton impression en haut à gauche de la fenêtre. L'édition du journal vous est alors proposée. ...
Q000081 - Comment recalculer les Prix de revient sur une période donnée ?
Il est courant que l’entreprise reçoive, en décalé, l'information de l'augmentation des coûts des zones de déplacement  au 1er janvier de l'année en cours. ou Le calcul du coef de FG sur les taux horaires est finalisé en fin de bilan mais applicable sur le début de l'exercice . En mode su...
Q000080 - Export/import Écritures comptables vers SAGE au format Txt
Dans Optim'BTP, le fichier d’import/export SAGE basé sur le format "*.pnm" ne permet pas d’ajouter de champs supplémentaires. Pour pallier les besoins supplémentaires, il a été rajouté, dans les paramètres du profil comptable SAGE d’Optim’BTP (à partir de la version 2018.13), la poss...
Q000079 - Comment récupérer les heures en prêt sur une autre société d’Optim’BTP ?
Vous avez plusieurs sociétés en gestion sur Optim'BTP Vous souhaitez imprimer un récapitulatif des heures effectuées par des salariés de la société Y sur des chantiers de la société  X. Pour plus d'information, Cliquer ici... ...
Q000078 - Je voudrais que mes remises s'appliquent en cascade
Dans un devis, un marché, un bordereau... Je voudrais appliquer deux remises successivement : J'ai un montant brut de 54 740 €, je voudrais faire une remise en montant de 740 € puis appliquer 5%. Je voudrais donc un montant net de 51 300 € correspondant à (54 740 - 740) - 5% or le ...
Q000077 - Quelle différence entre taux progressif et taux marginal (remises par tranche) ?
Prenons l'exemple d'un montant brut de marché à 80 000 € Le taux progressif applique la remise sur chaque intervalle. Ici, entre 5 000 et 10 000 €, le calcul est [ (10 000 - 5 000) x 5% = 250 ]... Le taux marginal applique le pourcentage de remise de façon globale : 80 000€ se trouve dans l...
Q000076 - Sur quels prix et à quels niveaux sont appliquées les révisions ?
Les formules de révisions (explicitées sur la FAQ 00075) sont paramétrées sur les devis, marchés (travaux et BPU) et sont toujours =1 ( car au moment de la signature de la commande, l'indice initial = l'indice révisé). Elles suivent et sont appliquées sur les factures (l'indice révisé pou...
Q000075 - Comment est calculée la formule de révision ?
Une formule de révision des prix permet de compenser les variations d’indices des composantes du prix et, suivant le cas, à rétablir une parité. On l’exprime de la façon suivante : Pr = Pi (a + b Mr + c Sr + d BSr ) Mi       Si       BSi i = initial / r = révisé a + b + c + d =1 (...
Q000074 - Comment saisir les taux des indices de révision ?
Aller dans « Ventes/Facture » ⇒ « Indice/révis. » (Accès Superviseur Factures uniquement) Dans la partie haute de l’écran, vous pouvez ajouter un nouvel indice. Dans la partie basse de l’écran, vous pouvez inscrire les valeurs. NB : il est aussi possible d'accéder à cet écran à par...
Q000073 - Puis-je paramétrer la numérotation des marchés ?
La numérotation des codes de Marché n'est possible que sur les Marchés sans commande. Le chrono se paramètre à partir de Options - Paramètres - Système - Chrono - Vente - Marché sans commande, (en accès superviseur). Par contre, il n’y a pas de chrono paramétrable sur les références de...
Q000072 - Prépa Paye : Export ponctuel d'un salarié en cours de mois
Vous avez un ou plusieurs salariés qui quittent l'entreprise en cours de mois et vous souhaitez générer les exports à partir de la préparation paye d'Optim'BTP 1. Créer votre Nouvelle période de paie mensuelle par le bouton PLUS 2. Sélectionner votre période et revenez sur le bouton PLUS et...
Q000070 - Comment gérer la part sous-traitance en paiement direct sur une facture client ?
À partir des propriétés du Marché , écran Annuaire : vous devez ajouter les informations des contrats de sous-traitance qui sont en paiement direct. Utilisez le bouton plus et sélectionnez une prestation de sous-traitance déjà associée au chantier ou utilisez la commande "associer / créer...
Q000069 - Où peut-on rapprocher une facture d’intérim avec les pointages horaires ?
Le rapprochement des pointages horaires des intérimaires aux factures reçues par la société d’intérim est accessible soit : 1. À partir de l’onglet Pointage – Journalier - Rapprochement facture / pointage d'intérim 2. À partir d’une facture d’intérim déjà validée, bouton ...
Q000068 - Comment mettre en place la gestion de stock ?
Par défaut, à la mise en route d'optim'BTP, un stock est déjà paramétré et prêt à fonctionner. En cas d'absence ou si vous souhaitez créer plusieurs stocks ou lieux de dépôt, allez en Mode superviseur sur Options, Paramètres, Système, Serv. Achat / Stock / Atelier / Parc. Pour une bon...
Q000067 - Comment pointer une facture fournisseur sur des BL/CDE d'agences différentes?
Pour pointer une facture sur des commandes et des BL qui ont été faits sur des agences différentes d'un même fournisseur : Aller dans la partie Tiers rattaché de la fiche annuaire des agences, cliquer sur "…" pour choisir « Créer un nouveau tiers payeur rattaché à ce fournisseur/sous-trai...
Q000066 - Comment supprimer une dépense visible dans la synthèse financière d'un chantier ?
Il faut aller sur l'écran des consommations du chantier, Fiche chantier => Raccourcis, => Pointage => Consommations et faire CTRL+Suppr sur la ligne ou bouton "Poubelle Supprimer" Les consommations sont alimentées par : - saisie manuelle de ligne de consommations ou de cession interne -...
Q000065 - Quelle version MS Project doit-on préconiser ?
Nous préconisons la version standard mono poste de MS PROJECT à partir de la version 2010. Ci-après Extrait du document Word « Proposition technique et commerciale » annexe « Les logiciels compagnons » disponible sur le site optim'BTP en accès distributeur Logiciel de gestion de plannin...
Q000064 - Perte ou activation de la commande Envoyer vers OptimBTP dans Outlook
A partir de votre Outlook, vous n'avez pas ou plus accès à l'onglet complément et à la commande "Envoyer vers Optim’BTP" qui permet de récupérer email et/ou pièce jointe. La commande est normalement automatiquement installée avec l'installation d'Optim'BTP Pour récupérer la commande, vou...
Q000063 - Comment supprimer le lancement automatiquement du VBA au démarrage d’outlook ?
Il y a un problème de compatibilité entre Outlook et Optim’BTP sur un poste client. La macro qui permet de récupérer les mails et pièces jointes d'Outlook vers Optim’BTP démarre en erreur à chaque ouverture. Il faut supprimer le lancement automatiquement du VBA au démarrage d’Outlook....
Q000062 - Je ne vois pas mon chantier (pointage horaire, consommations, ...)
Impossible de visualiser mon chantier dans les listes de chantiers au moment des pointages. Il est pourtant bien visible dans la liste des chantiers... Vous devez : 1. Vérifier les dates de début et éventuellement la date de fin réelle du chantier. Les dates bornent la visibilité du chantier su...
Q000061 - Planning Matériel : Est-il possible d'avoir des alertes sur les entretiens et visites non réalisées ?
Sur l'écran d'accueil d'Optim'BTP , il est possible d'activer une alerte sur les visites urgentes ou à programmer sur votre matériel. Ce lien vous permet d'ouvrir directement l'accès à la gestion du matériel filtrée sur les matériels ayant ses visites à faire. Dans le planning, les visites,...
Q000060 - Gestion des révisions dans les factures
Les règles générales de la gestion des révisions : Les révisions ne s’appliquent que sur les factures. Il n’y a jamais de complément de révision sur les autres pièces de ventes (Devis, Commande, Situation). La formule de révision devrait être établie au moment de la préparation du m...
Q000059 - Calcul des taux de remise dans la fiche article
Dans une fiche Article - Onglet Prix Fournisseurs, la colonne Tx Rem permet de calculer les prix fournisseurs en fonction du taux de base Fabricant (Type FABR) Pour pouvoir calculer les prix remisés des différents Fournisseurs (ligne Type FO), il faut obligatoirement ajouter une ligne de prix de t...
Q000058 - Impossible de retrouver un devis par le moteur de recherche
Le moteur de recherche a parfois des problèmes d’actualisation. En mode superviseur, il est possible de relancer une actualisation. => Engrenage =>   Actualisation du moteur de recherche Attention à ne lancer ce traitement que s’il y a des anomalies de recherche. Il est conseillé d'a...
Q000057 - Comment transférer les pointages d'un chantier vers un autre chantier ?
Vous souhaitez basculer des pointages d'heures ou de consommations sur un autre chantier. En accès Superviseur : Onglets Options – Transfert (Ch.) vous permet de transférer les données d’un chantier vers un autre chantier. Les données transférées sont : les pointages des heures, des cons...
Q000056 - Annuaire et Gestion des groupes
Quel que soit la catégorie, dans l'annuaire, un marquage dans l'écran "Information" de la fiche Tiers permet de le définir comme le siège du groupe. Une fiche Tiers cochée comme Siège est automatiquement liée à elle-même ("Lié au groupe" est grisé) Pour rattacher un Tiers à son siège, ...
Q000055 - J'ai un message d'erreur Gestionnaire de pilote ODBC 64. Que faire ?
Procédure pour déployer une connexion ODBC avec un Microsoft Office 64 bits 1. Installer le pilote MySQL pour Windows 64 bits sur le poste client : Exécuter en mode administrateur le fichier « mysql-optimbtp-odbc-winx64.msi » qui est déployé sur le serveur Optim’BTP (Dossier MySQL). 2...
Q000054 - Pointage horaire inter-sociétés
Vous n'avez accès qu'à une société d'Optim'BTP,  vous avez besoin de saisir, sur un de vos chantiers, des heures d'un salarié ou intérimaire rattaché sur une autre société . Lorsque vous êtes sur l'écran des pointages hebdomadaires, cliquez sur le lien Afficher tous les salariés et ...
Q000053 - Je voudrais définir la numérotation de mon code affaire
Menu superviseur : Options / Paramètres / Système / Chrono On peut dessiner la structure de la numérotation de chaque élément d'Optim. Ce type de paramétrage doit être fait à la mise en place d'Optim. Il est préconisé de ne pas changer régulièrement ces données. Une aide détaillée est...
Q000052 - J'ai supprimé un élément mais le N° de chrono a sauté une position
Pour tous les éléments d'Optim, le N° de chrono est accessible et modifiable via le menu superviseur Option / Paramètre / Système / Chrono Choisissez l'élément (Numéro de facture vente, numéro de facture achat, numéro de commande, code affaire...) et cliquez sur le bouton engrenage. Remet...
Q000051 - Comment ouvrir la fiche du chantier Stock ?
Les pré-paramétrages de base d'Optim'BTP propose un chantier de gestion de stock. L'affaire/chantier Stock est par défaut Archivée. Pour y accéder, ouvrez : - soit les affaires de gestion et affichez les affaires archivées, - soit la liste des chantiers, affichez les chantiers de gestion et le...
Q000050 - Je voudrais modifier la date d'échéance de ma facture
Mon client demande une modification de sa facture initiale et je voudrais faire un avoir puis une refacturation en conservant la même date d’échéance. Dans la facture, allez dans propriétés, échéances et retenues, échéancier : modifier la date et le libellé de l’échéance. Pour plus ...
Q000049 - Comment modifier l'écriture comptable de TVA sur la facture Sous-traitant ?
Sur la saisie d’une facture fournisseur Sous-traitant, vous souhaitez modifier l'écriture comptable de TVA proposée par défaut. Les factures de sous-traitant sont en ‘Prestation de travaux’ avec auto liquidation de la TVA. Pour remplacer l'écriture de Tva auto liquidée par une TVA à 2...
Q000048 - Comment changer le client dans une affaire ?
Dans la fiche affaire, allez sur l'annuaire de l'affaire et appuyez sur le bouton "dissocier" à droite de l'écran. Puis en utilisant le bouton "Associer/créer", associez ou créez le bon client. ...
Q000047 - Import de données EXCEL dans les consommations
Sur l’écran de Pointage consommations, il est possible d'importer des données en utilisant le modèle Excel prédéfini. Il en est de même pour le pointage des factures / situations clients. Le modèle d'importation commun aux imports Achats/Ventes est accessible à partir de la commande « Im...
Q000046 - Le tiers destinataire n’apparaît pas sur ma facture
Sur les factures de ventes, le client apparaissant sur la facture est toujours le tiers payeur. Pour que le destinataire apparaisse sur la facture, il faut donc que celui-ci soit également le tiers payeur. Par défaut le client rattaché initialement est : Client, Tiers payeur et Destinataire. Le t...
Q000042 - Pourquoi "document non valide" ou "proforma" apparaissent sur certains documents ?
Les devis, situations et factures à l’état « enregistré » ou "à valider" ont la mention « Document non valide » ou "Proforma" à l’impression. Pour que la mention n’apparaisse plus, il faut les valider. Il est aussi possible de paramétrer ces mentions si elles ne conviennent pas. Pour...
Q000041 - Je voudrais ajouter / déplacer une colonne dans une liste sur Optim'BTP
Pour ajouter des colonnes : Cliquer sur le dessin "Colonnes" puis sur "Sélectionner des colonnes" et sélectionner dans la liste le nom de la colonne pour activer l'affichage. Pour déplacer une colonne : Positionnez-vous sur le titre de la colonne à déplacer et vous cliquez-glissez pour la dé...
Q000040 - Comment savoir ce qu'il me reste à facturer en fonction des devis commandés?
Onglets Vente-Devis ou Vente- facture, Marché de travaux, voir tous les marchés de travaux : des filtres sont disponibles (par client, chantier, dates…) et les colonnes montant HT, montant TTC, Montant reste à facturer (HT), Montant reste à régler (TTC) sont présentes et sommées de façon d...
Q000039 - J'ai des écarts de règlement de moins de 3€ que je voudrais solder
Vous pouvez tolérer des écarts de règlements pour gérer les arrondis exercés par vos clients. Pour paramétrer le montant d’écart toléré (1€ par défaut) => Menu superviseur: Options/Paramètres/Système/Application (ventes) Règlement : tolérance d'écart de montant pour mettre la f...
Q000038 - Comment importer depuis la comptabilité les règlements clients ?
Dans Optim’BTP, le transfert des règlements VERS la comptabilité n'est pas en place. Si votre logiciel comptable permet les exports sous Excel, il est possible d’importer depuis la comptabilité les règlements clients. Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant...     ...
Q000037 - Comment programmer des factures clients périodiquement ?
Cette propriété est disponible sur toutes les commandes acceptées (Marché). Une fois les propriétés activées et paramétrées, l’échéance de facturation apparaît dans l’écran « Assistant création factures périodiques ». Option 1 - Le corps des factures ne reprend pas le détail d...
Q000036 - J'ai préparé une commande sur excel puis-je l'importer rapidement ?
Cette  fonctionnalité est accessible dans les commandes fournisseurs et dans les études d’exécution. Un format de fichier Excel est à respecter (Modèle livré avec la version). Un minimum de champs sont obligatoires (Libellé, Unité, Qté), en absence de type d’article c’est le type par...
Q000035 - Comment associer automatiquement un type de document à un dossier dans la GED ?
En accès superviseur Options / Paramètres / Système / Document-Type & Document-Dossier. Pour plus d'information, cliquez ici. ...
Q000034 - Ajouter un mode de règlement sur mes factures de ventes
En mode superviseur : Onglet Options - Paramètres - Métier - mode de règlement Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000033 - Modifier une situation ayant fait l'objet d'une DA en compta à l'achèvement
DA = demande d'acompte (méthode de comptabilisation à l'achèvement) La modification des situations ayant fait l'objet d'une DA est possible sur le principe suivant: 1. Modifiez de l’état de situation 2. Créez d’une demande d’acompte à partir de la situation => modifier. L'application ...
Q000032 - Comment mettre en place la facturation à l'achèvement ?
La méthode de comptabilisation des factures à l'achèvement au lieu d'une comptabilisation à l'avancement est un choix comptable de l'entreprise. Il n'est pas possible de mixer les deux méthodes. En accès superviseur : Options - Paramètres - Système - Application - Encadré "Vente" ♦ Active...
Q000030 - Comment réactiver une édition désactivée par erreur?
Avec les droits superviseur, sur chaque édition, un clic droit permet de ouvrir l'explorateur windows. Supprimer alors le fichier ayant l'extension .msq (et seulement celui-là) Toujours avec le clic droit sur les éditions : Actualiser Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000029 - Je voudrais limiter le nombre d'éditions disponibles à tous les utilisateurs
Avec les droits superviseur uniquement, à partir de toutes les listes des choix d'impressions, il est possible de désactiver/réactiver une édition. Après avoir sélectionner la ligne de l'édition à masquer , un clic droit permet de "Désactiver l'édition sélectionnée" Cette fonctionnalité...
Q000028 - Comment suivre un fil de situation en reprise de données ?
Contexte : Les factures étaient faites auparavant sur un autre logiciel. 1 - Créer le marché avec le devis initial (+TS éventuellement) 2 - Enregistrer la dernière situation facturée dans l'ancien système en mettant le numéro de celle-ci ainsi que sa date. 3 - Confirmer la situation de repr...
Q000027 - Pour un marché est-ce possible d’avoir plusieurs tiers payeurs ?
Sur un marché, on ne peut avoir qu’un SEUL client, qu’un SEUL tiers payeur et qu'un SEUL chantier. Le tiers payeur sera le destinataire des factures du marché. Par contre, Il est possible d’avoir plusieurs marchés sur un même chantier (pour des clients différents par exemple). Au moment d...
Q000026 - Depuis un logiciel externe le montant du devis est recalculé
Juste après l'import du devis, il est possible de fixer tous les PU HT du devis pour éviter le recalcul. La commande "Fixer" est accessible par le bouton […] de la phase DEVIS. La colonne "Fixé" peut être ajouté à l'écran du devis. Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000025 - Je voudrais rapidement un export DSN depuis les pointages d'Optim
Pour gérer un export DSN, il faut : 1 - Paramétrer les absences DSN (Option / Paramètres / Métier / Absences => cocher les absences DSN) 2 - Le menu export absence DSN est disponible dans pointage/prepa.paye/exportation absence DSN ou Pointage/ Journalier / pointage suivi des absences Pour pl...
Q000023 - J'aimerais avoir des analyses regroupant tous les clients d'un même groupe
Vous avez rattachés vos Tiers à un groupe(siège) par l'annuaire (cf FAQ 56) La colonne groupe peut être ajoutée dans le module des ventes dans la listes des devis, marchés et factures client, ainsi que dans la liste des factures Fournisseurs. Vous pouvez filtrer et imprimer ou exporter vos don...
Q000022 - Comment rajouter un compte de facturation / RIB sur une facture de vente ?
Aller dans l’annuaire, sélectionner dans catégorie « Structure » et choisir une société. Une fois dans la fiche société, aller dans l'écran « Structure » S’il n’y a pas de compte de facturation, cliquer sur le rond avec les 3 points et sur « Nouveau compte de facturation » puis ...
Q000021 - Comment demander une clé d'activation ?
Dans Optim'BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel. Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué. Un message en bas de l'écran vous informe du nombre de jours restant avant ...
Q000020 - Comment contrôler les pointages salariés et intérim ?
Un contrôle des saisies horaires est disponible depuis l’onglet pointage (hebdo, journalier et Prépa paye - Contrôle pointage horaire). Il est possible de contrôler le nombre d'heures, de repas, de déplacement  par jour et par semaine. Un rapport d’écarts apparaît pour vous indiquer les ...
Q000019 - Comment gérer un écart de TVA sur ma facture fournisseur ?
Les comptes d'écart de TVA sont paramétrés dans Option / paramètre / Profil / comptabilité / paramètres des achats. En saisie de facture, il faut mettre le TTC envoyé par le fournisseur en pied de facture, un écart TVA apparaît en rouge. Sur l'écran suivant (écriture comptable), l'écart...
Q000018 - Je voudrais coller ou filtrer une liste présente dans Optim sur Excel
Vous trouvez en fin de colonne une icône qui permet un export Excel (voir pdf joint) Vous pouvez filtrer par un clic droit dans toutes les listes d'Optim. Pour plus d'information, cliquez sur le lien suivant ...
Q000017 - Comment avoir ma liste des articles à réapprovisionner ?
Liste des articles à réapprovisionner Dans l’onglet Achat/Stock, vous cliquez sur Stock, Dans la gestion des stocks, sélectionnez votre stock (en cas de multi-stocks). Plusieurs solutions sont possibles pour filtrer une liste d’articles à réapprovisionner : 1.Si vous cochez « Articles ...
Q000015 - Comment ajouter un nouveau salarié dans l'appli-mobile ?
Dans la liste des salariés, sur la fiche du salarié, allez sur l'onglet Application externe. Le pointage mobile doit être activé, un mot de passe est généré automatiquement, vous pouvez le modifier. En indiquant son adresse mail personnel, vous pouvez lui transmettre ses informations. Activez...
Q000014 - En transfert de factures, comment régénérer le fichier d'export ?
Dans le menu "Transfert facture", onglet historique, sélectionnez l'export que vous souhaitez regénérer et cliquez sur "Régénérer le fichier d'exportation" ...
Q000013 - Comment vérifier et valider les factures fournisseurs à l'état "suspendu" ?
Ouvrez la facture fournisseur. Vérifiez les données sur l'écran affiché (Compte Tiers manquant, type de prestation, montants…) Faites Traitements - Modifier, après  corrections éventuelles,  validez la facture et vérifiez ensuite l'écran comptable s'il est actif. Sur cet écran, vous pou...
Q000012 - Comment rajouter un compte comptable manquant dans les factures fournisseurs ou clients?
Vous ne retrouvez pas un compte comptable dans la liste des comptes de l'écran des écritures des factures fournisseurs ou des factures de ventes. Accès superviseur : 1. Le compte comptable doit exister dans la liste des comptes. ⇒ Pour l'ajouter, allez dans l'Onglet Options - Comptes (bouton + ...
Q000011 - J'ai un message d'erreur sur les pointages horaires (ou de déplacement)
Messages possibles : " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des profils horaires. Vérifier les dates des différentes périodes." ou " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage. Vérifier les dates des différentes zones." ou " Attention : il y a une erreur au niv...
Q000010 - Comment créer une facture directe ?
Pour facturer rapidement, 1ère méthode : Facturez directement un client A partir de l'onglet Vente - Facture / Facture vous pouvez générer une facture directe. Dans le 2ème écran  si vous connaissez le Client ou le Chantier vous pouvez le renseigner ou dans l'écran des propriétés de la f...
Q000009 - Comment vérifier que le délai d'une commande d'achat est respecté?
L'application n'a aucune alerte, Pour les commandes, il faut régulièrement consulter la liste des commandes En cours. La case à cocher de la colonne "Retard" est recalculée automatiquement tous les jours à la 1ère ouverture d'Optim'BTP (>= 15 jours / date de livraison). ...
Q000008 - Afficher les coordonnées de l'acheteur sur l'édition d'une commande
A partir de l'annuaire, ouvrez la fiche de la société (catégorie structure) où est rattachée la personne dont les informations sont manquantes. Dans la fiche Tiers, sur la liste des interlocuteurs, sélectionnez la ligne du contact et complétez les données. La validation est automatique. Pour...
Q000007 - Impossible d'ouvrir Optim'BTP
Vous rencontrez un message d’erreur « Problème de connexion à la base de données » au démarrage d’Optim'BTP. Vérifiez si les autres utilisateurs ont accès à Optim'BTP : A. Si seul votre poste est concerné, commencez par redémarrez votre poste, puis si le problème persiste, vérifie...
Q000006 - Quels sont les impacts d'un changement de taux horaire ou d'un coef FG dans les paramètres ?
En phase de production, vous souhaitez mettre à jour les nouveaux taux ou Coef de FG de vos types de salariés, sans modifier les saisies antérieures, pour cela, vous ne devez pas modifier directement les taux existants. Les taux en paramètres sont gérés par période (date de début/date de f...
Q000005 - Comment sont calculés les taux horaires et le coef de FG sur l'écran analyse financière?
Dans l'écran d’analyse de Synthèse financière des chantiers, le calcul des taux horaires et des FG  est le suivant : Le Mt déboursé  = (Nb d'heure x Taux Horaire )+ MT Repas et Mt zone de déplacement Le Mt Prix de revient  = (Nb d'heure x Taux Horaire x Coef FG)+ MT Repas et Mt zone de d...
Q000004 - Comment ajouter un nouveau code d'absence ?
Avec les droits Superviseur : Options – Paramètres – Métier – Absences Bouton + pour ajouter un code, son libellé et gérer l’ordre pour la position dans la liste des absences. Nb : Si cette absence est à transférer en paye, les paramètres dans le profil de paye doivent être définis ...
Q000003 - Comment enlever l'extension.01 sur le code chantier ?
Menu superviseur : Options / Paramètres / Application Cochez  "Ne pas générer les extensions « .01 » pour le code du premier chantier de chaque affaire" Vous devrez redémarrer Optim'BTP. Ensuite, vous pourrez changer les extensions sur votre fiche chantier. ...
Q000002 - Comment ne plus faire apparaître un chantier dans les états d'analyse ?
Deux possibilités : Archivez le chantier Gérez des regroupements (*) sur la fiche Affaire pour permettre un filtre sur les éditions (*) Vous pouvez définir des marquages personnalisés sur vos chantiers. Pour gérer les regroupements : avec le menu superviseur ⇒ Option / Paramètres / Listes...
Q000001 - Comment ajouter ou modifier un nouveau collaborateur/utilisateur d'OPTIM'BTP ?
Deux endroits doivent être renseignés dans l'application Optim Annuaire Aller dans annuaire - sélectionner "Structure" dans le filtre Catégorie. Ouvrir la ficher tiers/Interlocuteur, rajouter votre nouveau collaborateur et ses coordonnées, Avec les accès superviseur : Options - Paramètre...

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