FAQ, base de connaissance client

Comment corriger une facture ? - Q000359

Préambule

Cette FAQ explique le principe de validation des factures dans Optim’BTP, les paramétrages à mettre en place et la bonne pratique de correction d’une facturation erronée.

1 – Principe de validation des factures

1.1  – Effet de validation d’une facture

Une facture lorsqu’elle est validée prend trois caractéristiques :

1)    Elle acquiert un numéro de facture, selon le paramétrage du chrono en vigueur et n’est plus donc supprimable.

2)    Elle génère une échéance attendant un règlement dans la liste des échéances

1.2 – Les effets de la validation d’un avoir

1)    Il n’est plus supprimable et acquiert un numéro de facture/avoir, selon le paramétrage du chrono en vigueur

2)    Il génère une ligne « annulation » de type règlement sur l’échéance de la facture à l’origine de l’avoir.

L’avoir ainsi que la facture passent à l’état « Solde »

Corriger une facture
Les effets de la validation d’un avoir

2 – Paramétrage des documents générés

Le paramétrage des pièces de ventes générées se trouve dans Options/Paramètres/Système/Pièce de vente

Il faut impérativement laisser l’état des factures et avoirs générés à « Enregistré », et non « Validé », pour que l’utilisateur conserve la latitude de faire des modifications après création et avant validation

Paramétrage des documents générés

3 – Correction d’une facturation erronée

Malgré le soin apporté aux contrôles avant validation de la facturation, une facture a été validée avec des erreurs.
Pour faire des modifications sur la facture, et ou générer un avoir, il faut modifier les éléments à l’origine de la facture, à savoir la situation dans le cadre d’un marché de travaux avec situation.

3.1 – Cas de facture de situation à corriger avant validation

Pour modifier une facture de situation qui n’a pas encore été validée, il faut retourner sur la situation à l’origine de la facture, et faire « Traitements » et « Modifier cet état de situation ».

Une fois les différentes modification faites, cliquer sur « Traitements » puis « Facturer »
L’écran suivant sera proposé, choisir « Modifier la facture » afin que les modifications soient répercutées sur la facture existante.

Cas de facture de situation à corriger avant validation

Par extension, cette manipulation est possible aussi pour une facture validée non envoyée, non transférée en comptabilité et dont le règlement n’est pas saisi

3.2 - Cas de facture de situation à corriger après validation

Dans le cas d’une facture validée déjà transférée en comptabilité, envoyée au client ou réglée, toute modification doit être traçable et explicable.

Cas de facture de situation à corriger après validation

Pour plus d’informations sur les modifications de situations, consulter la FAQ Q000336

3.3 - Cas d’une facture hors situation de travaux

Si la facture n’est pas validée, elle peut être modifiée directement.

Si la facture est validée mais pas encore transmise au client ou comptabilisée, elle peut aussi être modifiable si cela a été paramétré avec les droits Superviseurs en Options/Paramètres/Système

Si la facture validée a été transférée en comptabilité, envoyée au client ou réglée, il faut créer un avoir à partir de la facture, en passant par « Traitements » puis « Créer un avoir à partir de cette facture »

Cela est également possible en faisant un clic-droit sur la facture concernée à partir des écrans de liste de factures.

Cas d’une facture hors situation de travaux
Création d'un nouvel avoir

Lors de la validation de l’avoir, il faut bien s’assurer qu’il est lié à la bonne facture.
L’avoir et la facture seront alors à l’état « Solde »

Avoir et facture soldés

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