Q000117-Comment importer un DPGF ou un BPU dans un devis

Q000117 - Comment importer un DPGF (Excel) ou un BPU dans un devis Optim'BTP ?

Comment importer une DPGF (Excel) dans un devis Optim’BTP

L’objet est d’importer sans ressaisir ou copier les lignes d’une DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) fournie par vos clients/prospects au format Excel.

Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP.

--> Vente-devis --> Générer devis --> Importer --> Excel paramétrable (DPGF)

Cette méthode est aussi utilisée pour importer des Bordereaux de Prix Unitaires.

L’assistant d’importation nécessite de préparer le fichier Excel

Prenons l’exemple d’une DPGF Excel à chiffrer

Pour retravailler le fichier Excel, il convient de :

Dupliquer la feuille par sécurité et de la nommer « Import xx »
Créer une colonne supplémentaire nommée Ordre, intégrer la numérotation des lignes afin pouvoir revenir sur l’ordre initial.
Créer une colonne supplémentaire nommée Type
Veiller à ôter l’ensemble des cellules fusionnées (sinon import impossible)
Vérifier que toutes les colonnes aient bien un intitulé, supprimer les colonnes vides si nécessaire.
Vérifier la présence obligatoire des colonnes : TYPE, DÉSIGNATION, UNITÉ, QUANTITÉ
Alimenter la colonne « Type de ligne Optim’BTP »

Vous devez associer chaque ligne à un type de ligne :
L’activation et l’utilisation des filtres sur les colonnes permet une saisie plus rapide.
(Onglet Accueil - Trier et Filtrer – Filtrer)

Exemple de données prêtes à être importées dans Optim’BTP :

Procédure d’import :

1 - Sélectionner le fichier et la feuille Excel remaniée :

La codification des lignes est rappelée sur le 1^er écran

Puis Suivant

2 - Déterminer le numéro de la ligne contenant la ligne de titre :

Les intitulés de colonnes doivent apparaitre dans les titres des colonnes
- il est possible de masquer les colonnes à exclure de l’import en cliquant sur le titre de colonne, une croix rouge apparait.

3 - Faites correspondre les intitulés des colonnes d’import aux intitulés de votre DPGF

NB : Les champs soulignés de la colonne de droite doivent obligatoirement être associés dans les colonnes de gauche.

Si une valeur manquante est obligatoire (ex : Qté) il est possible d’affecter une valeur par défaut.

4 - Vérifier la correspondance des champs et Lancer l’importation

Si cette fenêtre est vide :
--> vérifier la bonne prise en compte de la ligne d’entête, de la correspondance de type ou du contenu de votre fichier Excel (cellule fusionnée ; lignes vides ou colonnes masquées, …)

Après contrôles et traitement d’import, s’il n’y a pas d’erreur, Optim’BTP affiche la fenêtre de création de devis.

5 - Aperçu de votre devis

Import d’un bordereau de prix

Les bordereaux de prix sont utilisés pour les marchés à bons de commande

1 - Préparer le fichier Excel BPU

Un BPU est généralement constitué par des lignes de prix dont le type à paramétré sera L

Il est aussi possible d’ajouter une colonne type article qui permet d’associer le type d’article Optim’BTP pour l’analyse financière et distinguer les matériaux des Main d’œuvre.

Si cette information n’est pas précisée tous les articles seront sur le type d’article par défaut d’Optim’BTP (MT ou VTE)