FAQ, base de connaissance client

Ensemble des droits utilisateurs et de leur impact

Rappel : un utilisateur ayant le profil Superviseur à tous les droits sur toutes les sociétés.

Tous les droits marqués par un ** sont liés à l’activation du module dans la version Optim’BTP.

Les droits marqués par un * sont liés à un paramétrage à cocher dans Options-Paramètres – Système – Application.

Ruban pointage

• Saisies des heures : Permet la saisie, la modification et la suppression des pointages horaires sur tous les différents écrans de pointage (hebdo, journalier, absence, horaire…)
• Saisies conso/situ. : Permet la saisie, la modification et la suppression des lignes de consommations (dépenses) et des lignes de facturations/Règlements * (ventes).
• Liste des articles : Permet la consultation des articles.
• Gestion des salariés : Permet la création, modification et suppression d’une fiche ‘salarié’, l’enregistrement de documents publics uniquement, des certificats et habilitations, et l’accès à l’application externe.
• RRH (réservé) : Ouvre les droits d’enregistrement/consultation des documents spécifiques dans l’onglet Ressources Humaines.
• Création aff./chantier : permet la création de nouvelle affaire/chantier.
• Synthèse aff./chantier : permet la consultation des synthèses financières affaire/chantier.
• Prépa Paye : donne accès aux éléments et procédures de préparation paye, jusqu’à l’export fichier ** vers une paye externe
• Import compta * :  permet de faire les imports comptables d’une source externe ODBC (pour Sage) ou d’un fichier Excel.
• Outils (Appli. Externe) ** : Accès réservé à des applicatifs spécifiques externes à Optim’BTP

Ruban Étude/suivi **

• Études : donne accès aux onglets Étude et Suivi (Raccourcis, Étude(s) d’exécution, Préparation des Achats, Sous-traitance).
  (**) les onglets Comparatif, Ressources planning et Tableau de bord suivi sont soumis à l’activation du module Prépa/chantier.
• Planning multi-chantier : permet d’ouvrir l’écran de l’ensemble des études d’exécutions préparées/planifiées.
• Superviseur : donne la possibilité de fixer et mettre à jour les prévisions financières.
• Création aff./chantier : permet la création de nouvelle affaire/chantier
• Synthèse aff./chantier : permet la consultation des synthèses financières.

Ruban Achats/Stock **

• Gestion des factures (Création/Modification) : droit de création des factures fournisseurs
• Base articles (Création/Modification) : Accès à la liste des articles d’achats en création modification.
• Entrées/sorties stock : donne accès à la gestion des sorties de stocks et des retours chantiers.
• Transfert factures * : active l’accès aux commandes de contrôle des journaux comptables d’achats et à la génération des exports comptables devant être réimportés ensuite dans la comptabilité.

Ruban Vente/Devis **

L’accès au module Vente / devis donne accès à l’ensemble des commandes de base des devis, situation et préparation de facture (accès réservé au profil Chargé d’affaire, Conducteur de travaux, …)

• Synthèse financière : permet la consultation de l’analyse financière par Chargé d’affaires (ou plus suivant les droits).
• Gestion BPU : donne l’accès à la gestion (création/modification) des Bordereaux de Prix Unitaire
• Base étude (Créat./Modif.) : permet la création et la modification des articles (*) et ouvrages dans la base Études. (*) suivant le paramétrage des bibliothèques.

Ruban Vente/Facture **

L’accès au module Vente/Facture (plutôt réservée aux administratifs), donne accès en plus des commandes de base de la facturation, à la gestion des règlements, des retenues de garanties et des cautions

• Synthèse financière : permet la consultation de l’analyse financière des ventes par Chargé d’affaires, par secteur ou par structure.
• Transfert factures * : active l’accès aux commandes de contrôle des journaux comptables de ventes et à la génération des exports comptables devant être réimportés ensuite dans la comptabilité
• Superviseur : permet de gérer les Tiers payeurs/clients, les indices de révisions, les modèles de l’ensemble des pièces de ventes.

Ruban Compléments

• Gestion Sites * : donne accès à la création/modification des sites (activation à faire dans les paramètres systèmes).
• Gestion ‘matériel’ ** : accès à la gestion complète du matériel (grisé si non activé).
  Une version simplifiée de la gestion du matériel peut être activée dans les paramètres d’application.
• Habilitations : donne droit à la création/modification des habilitations au niveau des fiches salariés. Sans ce droit, la consultation dans l’onglet Complément est toujours possible pour tous les utilisateurs.
• Sources TCD (Excel) ** : donne accès aux Tableaux croisés dynamiques (3 tableaux sont proposés pour utilisation / modification).

Autres droits

• Création / Modification des tiers (Annuaire) = droits complets sur l’annuaire, si l’option n’est pas attribuée, l’utilisateur ne pourra modifier que les interlocuteurs
• Gestion des articles (Import/Export) : active l’accès au menu Import
• Accès aux affaires de gestion : Les affaires/chantiers de gestion deviennent accessibles par le menu Affaires.
• Suivi Commercial (Saisie) ** : accès au bouton suivi commercial, l’utilisateur dans Optim’BTP doit avoir un login Windows et le paramétrage de son onglet ‘Champs.compl’.
• Suivi Commercial (Éditions) ** : accès aux éditions spécifiques du suivi commercial.
• Planning hebdo ** : active/désactive l’accès au planning.
• Superviseur planning hebdo : donne accès aux paramétrages du planning (couleur, profils publics, …
• Supervision circuit validation ** : permet d’accès à la création/modification
• Masquage qté et montant (Etude de prix) : option liée au mode TP uniquement (à activer sur la structure/Société : Système - Société)
• Accès aux éditions générales : permet d’accéder au bouton ‘Edition générale’
  Sans ce droit, les utilisateurs n’auront accès qu’aux éditions présentes dans les différents écrans suivant leur droit de niveau (cf. ci-dessous)
• Accès aux éditions de niveau : limite les accès
  • 1 (uniquement celles de niveau 1)
  • 2 (éditions de niveau 1 et 2)
  • 3 (toutes les éditions1, 2 et 3)

Les niveaux d’éditions sont gérés dans le fichier *.fir qui est associé à l’édition *.rpt

Par défaut, toutes les éditions sont de niveau 1.

Pour limiter l’accès à certaines éditions, le superviseur peut modifier au niveau 3 certaines éditions (Exemple :  Éditions d’Analyse financière).

Ruban Options/Paramètres

• Correspond au droit « Superviseur » :
   => tous les droits sur tous les rubans, l’accès à l’ensemble des paramètres et donc obligatoirement à toutes les sociétés.

Si vous souhaitez qu’un utilisateur ait tous les accès pour une seule société, vous devez créer un profil ex : « Responsable » avec tous les droits sauf Options/Paramètres.