Application mobile – Paramétrages de l’appli mobile depuis Optim’BTP – Q000316

Préalable- Paramétrages de connexion

Pour une nouvelle installation, les informations de serveur ftp, Login et mot de passe sont à demander auprès de l’éditeur Optim’BTP par mail à info@optim-factory.fr suffisamment à l’avance avant la mise en route.

Paramétrages de l’application mobile

Où trouver le paramétrage

En accès Superviseur :

Options > Paramètres  > Système > Pointage externe
> Onglets : Appli mobile / Type bon de réception et Champ optionnel.

Paramétrage de société

Vérifiez la société de référence et son SIREN.

Un mot de passe société doit être saisi dans le champ correspondant.

Le Siren et le mot de passe seront à saisir par tous les utilisateurs pour se connecter à l’espace de l’entreprise sur l’appli-mobile.

Paramétrage des connexions

Paramètre de connexion du serveur FTP, login, mot de passe et port :

• Serveur FTP : sftp://applimobile.optimbtp.fr/ 
• Port : 5017
• Login et Mot de passe fournis par Optim Factory

Tester la connexion avec la roue crantée

Vous avez un message vous indiquant que la configuration a bien fonctionnée

Paramètres de fonctionnement : Onglet Appli Mobile

Visibilité des chantiers sur l’application

Les types de chantier à exporter pour le pointage sont aussi paramétrables, ainsi, en plus des Chantiers de production, vous pouvez permettre le pointage sur les Chantiers de gestion et/ou sur les Chantiers de matériel ainsi que les projets.

A partir de la version 2025.50.G, vous pouvez également choisir l’état des chantiers exportés.

Paramétrage des articles à exporter

Ce paramètre permet de rendre visibles les différents articles à pointer dans les demandes d’appro et dans la saisie des consommations (même liste) :

C’est pourquoi il est possible de paramétrer deux listes.

Saisie des heures salariés

Pour activer la saisie des heures dans l’application mobile, cochez « Activer la saisie des heures salariés »

Vous pouvez choisir quels salariés seront exportés pour le pointage :
tous ou seulement ceux qui ont les paramétrages d’accès à l’appli-mobile.
NB : ne pas doubler les paramétrages entre un utilisateur d’Optim’BTP qui est aussi dans la liste des salariés, ne faire que le paramétrage de l’utilisateur.

• Pour activer l’envoi du planning hebdo vers l’application, cochez la case « Les prévisions du planning hebdo sont envoyées vers l’appli mobile. ».
• Définissez les limites de consultation, la procédure de validation et la limite de jours de saisie/validation.
• Activation de la signature des heures : nouvelle étape ‘Signé’ intermédiaire à faire par le salarié ou par un chef d’équipe qui finalise la saisie avant la validation.
• Ne pas utiliser la procédure de validation des heures :
  à cocher si vous ne souhaitez pas mettre en place la validation des heures, les heures seront automatiquement validées.
• Validation automatique après un nombre de jour paramétrable :
  Ex : si cette option est activée sur 5 jours ouvrés, tous les pointages d’heures seront automatiquement validés au-delà de ce délai, donc hors circuit mais il n’y aura plus de pointages saisis non validés.
• Forcer la saisie des horaires et forcer le contrôle de cohérence : oblige la saisie des horaires et vérifie que la durée et les horaires correspondent.
• Préremplir les horaires standards permet de remplir l’horaire par défaut lors du pointage sur l’application

Absences

Pour que vos salariés puissent pointer des heures d’absences, il faut venir préciser dans les paramètres (Options > Paramètres > Métier > Absence) celles qui seront disponibles sur l’application mobile.

Bons d’intervention

Demandes de congés

Cochez la case « Activer les demandes de congés » pour que tous les salariés puissent saisir des demandes de congés depuis l’application mobile.

Pointage équipe

En cochant « Activer le pointage équipe », vous permettez aux chefs d’équipe ayant accès à tous les salariés de faire en une seule fois le pointage pour plusieurs salariés et/ou intérimaires sélectionnés. Cette sélection est indépendante des équipes gérées dans Optim’BTP.

 

Pour plus de détail sur le pointage des salariés, veuillez consulter les FAQs suivantes :

• FAQ M000400 : Comment pointer ces heures ?
• FAQ M000393 : Comment saisir une d’absence dans l’application mobile ?
• FAQ M000401 : Comment saisir les heures d’interventions sur l’application mobile ?
• FAQ M000404 : Comment valider dans l’application les heures de mon équipe ?

 

Pointage des consommations

Cochez « Activer le pointage des consommations » pour permettre le pointage des consommations dans le module chantier.

Pour plus de détail sur le pointage des consommations, veuillez consulter la FAQ M000407 : Comment saisir des consommations

 

Bon d’enlèvement

Cochez « Activez les bons d’enlèvement comptoir » pour gérer les bons d’enlèvement au comptoir. Il faut ensuite définir le type d’article que vous souhaitez récupérer.

Ce bon vous permet de générer un numéro de bon à transmettre au fournisseur.

Pour plus de détail sur les bons d’enlèvement, veuillez consulter la FAQ M000408 : Comment saisir un bon d’enlèvement.

Bons de transport / livraison

Cochez la case « Activer les bons de réceptions » pour avoir les bons de réception disponibles sur l’application (par défaut, bons de livraison et bon de transport).

En activant « Pointer le détail des bons selon les lignes de commandes », vous faites apparaitre les commandes filtrées par chantier et par fournisseur.

Pour plus de détail sur les bons de livraison, veuillez consulter la FAQ M000409 : Saisir un bon de livraison.

Type de document reçu sur le chantier (application mobile)

Si vous souhaitez ajouter d’autres bons dans l’application, vous devez les paramétrer depuis Options > Paramètres > Système > Pointage Externe > Type bon de réception :

Production de chantier

Cochez « Activer la saisie de production » permet d’activer une zone de texte dans le module chantier permettant une saisie libre de la production.

Cette information sera reprise dans le Rapport journalier accessible dans les raccourcis du chantier.

Pour plus de détail sur la saisie de production, veuillez consulter la FAQ M000411 : Comment saisir la production de la journée.

Demandes d’approvisionnement

Cochez « Activer les demandes d’appro chantier » pour gérer les demandes d’approvisionnement depuis l’application mobile.

Vous devez également associer le service achat de référence qui va recevoir les demandes d’approvisionnement par mail.

 

Indépendamment de la base Articles d’Optim’BTP, il est aussi possible d’envoyer les articles contenus dans les commandes ou accords-cadres du chantier.

Pour activer cette option, cochez la case : « Exporter les lignes de commandes et accords-cadres associés aux chantiers ».

 

Pour plus de détails sur la saisie de production, veuillez consulter la FAQ M000412 : Comment saisir une demande d’approvisionnement et/ou matériel.

 

Gestion du matériel

Cochez la case « Activer la gestion du matériel » si vous souhaitez consulter les documents matériels + les affectations des salariés.

En plus, une autre coche permet gérer les évènements matériels dans l’application mobile.

Gestion de la sécurité

Cochez la case « Activer la gestion de la sécurité » pour qu’il soit possible de créer des rapports de sécurité dans l’application.

Si vous souhaitez que le responsable QSE reçoive un mail journalier des rapports de sécurité, il suffit de sélectionner « Envoyer par mail le rapport de sécurité … ».

Le mail se paramètre au niveau de la société (Options > Paramètres > Système > Société > société concernée)

Par défaut, une liste de risques est définie dans Options > Paramètres > Métiers > Risque (sécurité). Vous pouvez la mettre à jour au besoin.

Pour plus de détail sur le paramétrage des rapports de sécurité, veuillez consulter la FAQ M000434 : Comment gérer les rapports de sécurité

Gestion des déchets

Cochez la case « Activer la gestion des déchets » pour pouvoir gérer vos bordereaux de dépôts de déchets.

Pour plus de détails sur les bons de déchets, veuillez consulter la FAQ M000421 : Comment saisir un bon de déchets.

 

Consultation des documents

Cochez la case « Activer la consultation des documents PDF et JPEG » pour retrouver les documents d’Optim’BTP sur l’application.

Par défaut, la taille maximale des documents synchronisables est de 10 Mo mais il est possible d’abaisser cette limite.

Pour plus de détail sur la synchronisation des documents, consultez la FAQ Q000219 : Quels documents peut-on synchroniser sur l’application mobile

 

Les formulaires

Cochez la case « Activez les formulaires » si vous souhaitez récupérer des informations complémentaires via des formulaires de vos utilisateurs.

Pour plus de détail sur le paramétrage d’un formulaire, veuillez consulter la FAQ Q000363 : Comment paramétrer les formulaires dans Optim’BTP

 

Le mode Offline

Cochez la case « Activer le mode offline » pour permettre aux utilisateurs d’avoir accès à l’application jusqu’à 24h sans réseau. 

Pour plus de détail sur le paramétrage du mode offline, veuillez consulter la FAQ M000394 : Comment fonctionne le mode offline

 

Paramètre des Champs optionnels – Onglet Champs optionnel

Vous pouvez adapter des zones de pointages dans Optim’BTP grâce aux champs optionnels.

Gestion des champs optionnels

Depuis Options > Paramètres > Métiers > Champ optionnel

 

Association des champs optionnels dans l’application mobile

Il est possible d’associer ces champs optionnels pour le pointage sur l’application.

Depuis Options > Paramètres > Système > Pointage Externe > Champ optionnel (Application mobile)

Vous pouvez activer jusqu’à 10 cases à cocher, 5 champs de valeur (numérique) ou 5 champs texte dans les options de pointage d’un évènement dans l’application mobile.

Sur chaque type « Coche » et « Valeur » vous pouvez mettre en correspondance une option de pointage.

Il est possible de cocher la case « Importer une seule valeur par jour » pour que le salarié ne puisse saisir qu’un repas, qu’un déplacement…

Détails des paramétrages – éléments variables 

1. LES « COCHES » :

Cela permet de dire si l’on doit activer ou non l’option correspondante.

1. LES « VALEURS » :

Cela permet de définir des montants, des durées,… selon les besoins.

1. LES « TEXTES » :

Cela permet de saisir des informations non chiffrées (nom de zone par exemple).

 

SANS CORRESPONDANCE

Si aucune correspondance n’est rattachée, la saisie faite sur l’application ne sert que d’information au gestionnaire des heures dans l’onglet consultation, il n’y a pas de calcul et d’impact dans les heures.

 

AVEC CORRESPONDANCE

Si une correspondance a été mise en place, l’information sera communiquée au gestionnaire dans la partie consultation des heures ET la donnée sera automatiquement saisie.

Vous pouvez également consulter

• Quels documents peut-on synchroniser sur l’appli mobile ?
• Les fonctionnalités de l’appli-mobile
• Comment télécharger l’application mobile sur iPhone et Android ?