FAQ, base de connaissance client

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Q000343 - Devis - La globalisation dans l'analyse financière du devis

Pour rappel, dans le logiciel d'étude de prix BTP, Optim'BTP, la Globalisation (dans le module chiffrage et à partir de la version évolutive 2022.53 du logiciel) permet de sélectionner des lignes de prix continues ou pas pour effectuer un chiffrage global de celles-ci et ensuite ventiler le prix calculé sur chacune d’entre elles.

La FAQ 343 explique la façon dont l'intégration d'une globalisation est visible et intervient dans l'analyse financière du devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000342 - Devis - Modification et suppression des globalisations

Pour rappel, dans le logiciel de gestion BTP, Optim'BTP, la Globalisation (dans le module chiffrage et à partir de la version évolutive 2022.53 du logiciel) permet de sélectionner des lignes de prix continues ou pas pour effectuer un chiffrage global de celles-ci et ensuite ventiler le prix calculé sur chacune d’entre elles.

La FAQ 342 donne la marche à suivre s'il est nécessaire de modifier ou supprimer une ou des globalisations.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000341 - Devis - Comment créer une globalisation ?

Dans le logiciel de devis BTP Optim'BTP, la Globalisation (dans le module chiffrage et à partir de la version évolutive 2022.53 du logiciel) permet de sélectionner des lignes de prix continues ou pas pour effectuer un chiffrage global de celles-ci et ensuite ventiler le prix calculé sur chacune d’entre elles.

La FAQ 341 vous donne la marche à suivre afin de créer une globalisation.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000340 - Création et utilisation d'ateliers dans les devis

Les Ateliers (dans le module chiffrage et à partir de la version évolutive 2022.53 du logiciel) permettent tout comme c’est déjà le cas avec les Ouvrages dans le logiciel d'étude de prix BTP Optim’BTP, de créer à partir d’une ligne de prix un ensemble comprenant d’une part des ressources d’autre par des fournitures.

La différence essentielle avec les ouvrages se situe dans le fait que les ateliers permettent de gérer une cadence/jour sur les ressources.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000339 - Devis - Prix idem

Dans le cadre du chiffrage d’un devis, il peut arriver que certaines lignes soient identiques ou concernent les mêmes travaux, et qu’il soit donc intéressant que le prix calculé sur l’une de ces lignes puisse se répercuter sur toutes les autres.

Pour cela, le logiciel de devis BTP , Optim’BTP propose la fonctionnalité des « Prix idem » qui permet de répercuter le prix fixé sur une ligne de référence sur les lignes liées à celle-ci.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000337 - Supports de cours - Où peut-on les trouver ?

Vous retrouverez les supports de cours directement dans notre ERP BATIMENT sur tous les écrans qui possèdent un ?

Cliquez sur le ? qui  permet d'accéder à un ou plusieurs documents PDF en lien avec le module de l'écran.

Q000336 - Situation - Comment recharger un avenant ou TS sur une situation déjà créée ?

Dans votre logiciel de facture BTP, le marché de travaux va vous permettre de gérer la facturation de la commande initiale du client et de ses avenants (ou devis TS) acceptés. Les devis Ts apparaitront automatiquement dans la situation uniquement s'ils sont acceptés.

La situation a été générée mais vous n'y retrouvez pas votre avenant.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000335 - Devis - Comment modifier la durée de validité des devis en semaines au lieu de mois, en pied de devis ?

Cette FAQ du logiciel BTP vous explique comment modifier la durée de validité des devis en semaines au lieu de mois, en pied de devis.

Q000334 - messages - Comment utiliser la gestion des messages ?

Le logiciel Optim’BTP de gestion de chantier permet la gestion des messages, il s’agit de modèles paramétrables par le superviseur qui sont ensuite accessibles en création et consultation depuis les différents écrans du logiciel. Pour chaque écran contextuel, il est possible de rattacher différents modèles de message. Les 3 types de messages sont : l'information, la tâche et le message.

Q000333 - Comment rendre confidentiels des documents en GED ?

Vous souhaitez bloquer l’accès à certains documents enregistrés dans les répertoires la Gestion Électronique Dématérialisée du logiciel de suivi de chantier Optim'BTP

Il est possible de donner des droits d’accès directement sur les documents en GED (comme pour les éditions).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000332 - L'exécution d'Optim'BTP est bloquée par Norton Antivirus. Que faire ?

Norton Antivirus dans sa dernière version affiche des alertes et bloque certaines fonctions du logiciel gestion de chantier Optim’BTP, comme l’envoi de mail ou la génération de tableaux croisés dynamiques.

La FAQ 332 explique comment débloquer le processus en cours d'exécution et paramétrer les exclusions de l'antivirus.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous 

Q000331 - Application mobile - Comment paramétrer les accès utilisateur ?

L'application mobile BTP permet de donner l'accès aux utilisateurs du logiciel Optim’BTP même s’ils ne sont pas dans la liste des salariés. A travers cette FAQ, nous verrons les deux modes de paramétrage possibles.

Q000330 - Devis- Comment regrouper plusieurs devis TS ?

Dans le logiciel de devis BTP Optim'BTP, il est possible de regrouper plusieurs devis TS en un seul devis TS suite à une demande d'un client, pour cela:

  • Il faut déjà avoir un marché existant
  • Il faut que les devis à regrouper soit des TS validés

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000329 - Comment vérifier les dates d'exécution des traitements batch ?

Dans Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, des traitements batch, générés à l’ouverture d’Optim’BTP ou planifiés en Traitement de nuit permettent une actualisation constante des données. Vous pouvez vérifier l'exécution automatique de ces traitements directement dans votre base de données.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000328 - Comment mettre à jour la liste des dates d'arrêté ?

Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, permet de gérer les dates d'arrêté comptable qui seront prises en compte comme filtre dans les éditions d’analyse, les écrans de synthèses financières, de RAD, … La création de ces dates se fait automatiquement une fois par mois grâce à un traitement batch mais vous avez la possibilité de créer manuellement les dates d’arrêté manquantes.

Vous pouvez consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000327 - Comment définir plusieurs zones de déplacement sur un chantier ?

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer plusieurs zones de déplacements dans un même chantier. Vous pouvez ainsi définir la zone de déplacement selon la distance entre le point de départ du salarié (établissement, secteur géographique…) et le chantier sur lequel il intervient.

Vous pouvez consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000326 - Gestion de la Retenue de garantie dans Optim’BTP

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer la notion de cadence dans un ouvrage au dans un atelier, c'est-à-dire définir le rythme auquel je parviens à faire un ouvrage dans une certaine unité d’ouvrage.

Vous trouverez plus d'informations en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000325 - La gestion des cadences dans les ouvrages dans Optim’BTP

Optim'BTP, ERP Bâtiment, permet de gérer la notion de cadence dans un ouvrage au dans un atelier, c'est-à-dire définir le rythme auquel je parviens à faire un ouvrage dans une certaine unité d’ouvrage.

Vous trouverez plus d'informations en cliquant sur les boutons ci-dessous .

Q000324 - Comment rattacher un devis TS sur un autre marché ?

Dans Optim'BTP, ERP Bâtiment, il est possible, même après avoir affecté et/ou facturé un devis sur un marché par erreur, de corriger et de le rattacher à un autre marché existant ou le remettre en devis initial.

Découvrez la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000323 - Comment paramétrer la liste des Lots à associer aux prestations de sous-traitance ?

Optim'BTP permet à partir de l’étude d’exécution de regrouper les prestations de sous-traitance par Lot.

Découvrez la procédure permettant de paramétrer la liste des Lots à associer aux prestations de sous-traitance en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000322 - Création en une seule fois plusieurs prestations de sous-traitance à partir de l’étude d’exécution

Optim'BTP permet à partir de l’étude d’exécution, si vous avez plusieurs phases, sous-phases, ouvrages ou lignes d’articles que vous souhaitez sous-traiter, de générer en une seule fois l’ensemble des prestations. Une prestation de sous-traitance sera créée par Lot.

Découvrez la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000321 - Comment générer une prestation de Sous-traitance ?

Optim'BTP, ERP dédié BTP, vous propose de gérer vos prestations de sous-traitance. La gestion de ces prestations est accessible via différents modules, s'adaptant ainsi à vos besoins et votre manière de travailler.

Découvrez comment comment générer une prestation de Sous-traitance en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000320 - Paramétrage du lien avec TARIFEO

Optim'BTP, logiciel de gestion de chantier, vous permet de gérer le lien avec  Tariféo, une bibliothèque de tarifs BTP incontournable pour la gestion tarifaire, destinée aux artisans du bâtiment tels que les électriciens ou encore les plombiers. 

Découvrez comment paramétrer le lien avec Tariféo en cliquant sur les boutons ci-dessous pour consulter notre FAQ.

Q000319 - Comment gérer le multi-chantier dans les devis et factures.
Vous souhaitez à partir d'un seul devis pouvoir dispatcher les lignes sur plusieurs chantiers de la même affaire (ex Devis répondant à un Appel d'Offre sur plusieurs lots)OptimBTP vous propose de gérer dès l'acceptation du devis , la gestion multi-chantiers.La répartition des chantiers faite...
Q000318 - Pointage - Comment modifier les montants des forfaits de déplacement ?

Dans Optim'BTP, le module pointage permet de gérer le suivi des heures sur un chantier. Il est possible de gérer différents forfaits de déplacements.

Pour en savoir plus, consulter la procédure pour mettre à jour les montants des forfaits de déplacement en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000317 - Comment gérer des avancements dans les prestations de sous-traitance et les utiliser pour la facturation ?

Dans le logiciel de gestion sous-traitance Optim’BTP, il est possible de gérer des avancements sur les prestations de sous-traitance afin de connaître le montant de la prestation de sous-traitance qui doit être facturé en adéquation avec l’exécution réelle de celle-ci, puis d’utiliser ces avancements au moment du pointage des factures de sous-traitance.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000316 - Application mobile - Paramétrages de l'appli mobile depuis Optim'BTP

La FAQ 316 vous apporte des solutions de paramétrage application mobile dans Optim'BTP pour utiliser les fonctionnalités

Q000315 - Installation - OptimBTP et Windows 11

Votre ERP Optim'BTP est installé sur un poste en Windows 10 et vous désirez passer sous Windows 11.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000314 - Application mobile - Echanges de fichiers entre Optim BTP et l'appli mobile

L’utilisation de l’application mobile implique l’échange de fichiers entre notre logiciel de gestion de chantier Optim'BTP et le serveur de
dépose FTP.

Pour en savoir plus, cliquer sur les boutons ci-dessous afin de consulter le document descriptif des étapes de configuration et de test.

Q000313 - Toutes les informations n'apparaissent pas dans le moteur de recherche

Il peut arriver qu’à certains moments, dans le cadre d’une recherche d’un chantier, d’un tiers, d’un article, d’une pièce de vente ou d’une pièce d’achat, l’ensemble des éléments créés n’apparaissent pas.

Dans ce cas, la relance de l’indexation des éléments de recherche devrait suffire pour solutionner le problème.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dssous.

Q000312 - Editions - Comment modifier le libellé d'édition d'un mode de règlement ?

Dans votre ERP Optim'BTP, le libellé d’un mode de règlement est paramétrable.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000311 - Devis - Comment gérer les options et les variantes pour la facturation ?

Dans votre logiciel de gestion Optim'BTP, vous pouvez gérer les options et/ou les variantes dans les devis et ensuite réintégrer les options et/ou variantes validées par le client dans la facturation.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000310 - Devis - Comment changer le secteur d'un devis mis en "Bon d'intervention" par erreur

Dans Optim'BTP, votre logiciel devis BTP, vous pouvez modifier le secteur du devis sans changer de numéro de devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000309 - Comment faire pour que les bons comptes de TVA remontent automatiquement dans les factures fournisseurs ?

Dans votre ERP Optim’BTP, les comptes de TVA remontent automatiquement sur les factures fournisseurs en fonction du paramétrage du profil comptable et du type de prestation sélectionné sur les factures.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000306 - Achats/Stocks - Est-il possible d’avoir une alerte lorsqu’un article arrive à une quantité minimum de stock ?

Dans Optim’BTP, il est possible de mettre en place une alerte lorsqu’un article arrive à une quantité minimum de stock dans le module Achats.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000305 - Comment remplir le fichier d'importation des articles pour importer des ouvrages ?

Dans le logiciel de gestion BTP, Optim’BTP, il est possible en passant par le fichier Excel d’importation des articles, d’importer des ouvrages.

Pour cela, il faut procéder en 2 étapes pour remplir le fichier d’import.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000304 - Matériel - Quels sont les effets de l'affectation d'un matériel à un salarié ?

Dans le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible d'affecter un matériel à un salarié.

Il s'agit ici d'une dotation à un salarié, ce qui aura des effets en terme de suivi sur la fiche matériel et sur la fiche salarié, mais aussi des effets sur la visibilité du matériel dans le planning hebdo.

Pour en savoir plus, cliquer sur les boutons ci-dessous.

Q000303 - Comment utiliser le lien vers TARIFEO dans les devis?

Dans le logiciel d'étude de prix BTP, Optim'BTP, lors de la création d’un devis, à partir de la recherche d’éléments F4, un lien vers TARIFEO est accessible.

Il permet d’aller rechercher directement sur TARIFEO des articles et de les insérer en ligne de prix ou dans un ouvrage avec les prix à jour.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000302 - Comment utiliser le lien vers TARIFEO dans les commandes ?

Dans le cadre de la passerelle qui peut être mise en place entre TARIFEO et le logiciel de gestion OptimBTP, il est possible à partir des commandes fournisseur :

  • d'insérer directement les articles depuis TARIFEO; articles qui seront automatiquement intégrés dans la base articles d'OptimBTP
  • après avoir saisi les articles à commander présents dans la bibliothèque TARIFEO d’OptimBTP, de mettre à jour les prix depuis TARIFEO
  • de préparer la commande et de la finaliser dans TARIFEO (avec certains fournisseurs "connectés" uniquement)

Pour en savoir plus, consulter la documentation en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000301 - Devis - Comment gérer plusieurs taux de TVA dans un devis ?

Dans Optim'BTP, votre logiciel de gestion de chantier, il est possible de gérer des taux de TVA différents par ligne sur un devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000300 - Comment paramétrer le libellé des écritures comptables ?

Dans le cadre de la gestion des factures dans le logiciel de facture BTP, OptimBTP et de l’export de celles-ci vers un logiciel de comptabilité, le libellé des écritures comptables est paramétrable.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000299 - Chantier - Comment transformer une affaire de production en affaire de gestion et inversement ?

S’il a été créé dans le logiciel de gestion de chantier OptimBTP, une affaire de production qui se révèle être finalement une affaire de gestion, il est possible de faire la modification avec un accès Superviseur. La méthode est la même à l’inverse, si l’on souhaite transformer une affaire de gestion en affaire de production.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000298 - Comment fonctionne la recherche intuitive dans les devis et les factures ?

Afin de facilité la recherche des articles, ouvrages et textes à insérer dans un devis ou une facture, une recherche intuitive est proposée dans l'ERP BTP Optim'BTP.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000297 - Achats/stocks - Paramétrage de la valorisation des entrées et sorties de stock

Dans le logiciel de suivi de chantier Optim'BTP, la valorisation des entrées et sorties de stock peut se faire en utilisant le prix unitaire de référence de l'article ou en utilisant le Prix Moyen Pondéré (PMP).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000296 - A quoi correspond le prix unitaire sur l'édition "Valorisation du stock"?

A partir du module Stock du logiciel de gestion Optim'BTP, il est possible de sortir une édition permettant d'avoir les éléments de valorisation de celui-ci

Dans cette édition nommée "Valorisation du stock", la colonne Prix unitaire reprend le Prix Moyen Pondéré (PMP) sauf dans le cas où il n'y a pas eu de mouvement de stock.
C'est alors le prix unitaire de référence qui est remonté.

Q000295 - Comment télécharger l'application mobile sur iPhone et Android ?

Vous êtes salarié d'une entreprise qui utilise l'appli-mobile associé au logiciel de gestion Optim'BTP.
Vous avez reçu par mail le lien de connexion de cette application mobile.

La FAQ 295 vous donne la procédure pour télécharger l’application sur votre iPhone ou votre téléphone Android.

Q000294 - A quoi sert le bouton « Affectations virtuelles » dans le planning hebdo?

Dans la gestion planning chantier du logiciel Optim'BTP, le bouton « Affectations virtuelles » permet de visualiser les affectations d’un salarié, d’un matériel ou d’une ressource sur un autre chantier.
Il est à utiliser uniquement lorsque l’on affiche le planning en mode « Regroupement chantier ».

En effet, si le planning est affiché en mode normal, à savoir avec les salariés ou le matériel à gauche sur lesquels on glisse les chantiers, on a une vision linéaire des différentes affectations qui se suivent.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000293 - Comment changer et mettre à jour le coef FG sur les types d'articles ?

Le logiciel de gestion de chantier Optim'BTP permet de gérer les coefficients de frais généraux sur les types d'articles dans le cadre de la valorisation des chantiers.

Si vous souhaitez mettre à jour les nouveaux Coefficients de FG de vos types d’articles, sans modifier les saisies antérieures, il existe 2 façons de faire selon que vous êtes en cours de mise en route ou si vous êtes déjà en production sur Optim'BTP

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000292 - Comment dupliquer une facture directe ?

Le logiciel de facture BTP, Optim'BTP, permet de dupliquer une facture directe.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000291 - Comment accepter une version de devis ?

le logiciel de devis BTP, Optim’BTP permet d’établir plusieurs versions pour un même devis, mais seulement une version est définie comme « version de référence ».

Si vous souhaitez accepter une version autre que la version de référence, la FAQ 291 vous donne la marche à suivre.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000290 - Devis - Comment bloquer l'écran de recherche d'article ou d'ouvrage ?

En création de devis dans le logiciel d'étude de prix BTP, Optim'BTP, il est possible de bloquer la fenêtre de recherche en bibliothèque d’un ouvrage ou d’un article.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000289 - Message d'alerte sur le tiers lors de la validation d'un marché ou d'une facture

Dans votre logiciel de facture BTP, un message d’alerte bloquant peut apparaitre à la validation du marché « Action impossible : vous devez renseigner le compte tiers ».
Ce message d’alerte est lié à un paramétrage qui bloque la validation du marché si aucun compte tiers n’a été renseigné dans la fiche annuaire.
Ce paramétrage a pour but d’éviter des anomalies d’écritures comptables (pour absence de compte tiers).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

 

Q000288 - Pourquoi quelques lignes de matériel n'apparaissent pas dans la liste sur le planning ?

La gestion planning chantier d'Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel.
Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning.
Les matériels manquants ont très probablement été pointés en tant que matériel « hors planification » ou ont été affectés à un salarié.
Afin qu’il soit de nouveau visible dans la liste du planning, il suffit de suivre la procédure correspondante.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000287 - Pourquoi un chantier n'apparait pas dans la liste sur le planning ?

La gestion planning chantier d'Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel.
Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning.
Il existe plusieurs raisons pouvant expliquer l'absence d'un chantier sur le planning :

  • Le chantier a été pointé en tant que chantier « hors planification ».
  • Les dates de début ou de fin de chantier ou l’état du chantier ne permet pas son affichage.

S'il s'agit d'un matériel, consulter la FAQ correspondante.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000286 - Comment faire le comparatif des prix fournisseurs suite à une demande de prix ?

Il n’existe pas dans l'ERP BTP, Optim’BTP, de procédure directe permettant de gérer les retours de votre demande de prix afin de déterminer le ou les fournisseurs retenus.
Cependant, il est possible de récupérer rapidement et simplement l’ensemble des lignes des demandes de prix afin de comparer plus facilement les différentes offres reçues.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000285 - Comment créer un marché de travaux ?

La création d'un marché de travaux dans le logiciel facture BTP, Optim'BTP se fait dans la majorité des cas, à partir d'un devis : c'est le passage à l'état "Accepté" du devis qui engendre automatiquement la création du marché de travaux.
Cependant, il est aussi possible de créer un marché de travaux sans commande.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000284 - Comment activer les demandes d’approvisionnement (chantier) sur l’appli mobile ?

Optim’BTP via l’application mobile BTP permet au responsable du chantier de créer des demandes d’approvisionnement tout en étant sur le chantier.
Les informations saisies via son téléphone sont quasi-instantanément visibles dans Optim’BTP et le responsable du service concerné est informé par un mail automatique (service achats ou autre paramétrage).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000283 - Comment récupérer une sauvegarde d'un devis ?

Le logiciel étude de prix, Optim’BTP permet de sauvegarder automatiquement ou manuellement un devis. Ainsi, vous pouvez quand vous le désirez, revenir sur une version antérieure ou restaurer un devis supprimé.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000282 - Comment intégrer une page de garde sur un devis ?

Le logiciel devis BTP, Optim’BTP, permet de gérer l’insertion d’une page de garde, un en-tête et/ou un pied de page sur un devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000281 - Comment changer le format d'exportation de votre comptabilité ?

Vous avez changé de logiciel comptable et vous souhaitez modifier le format d’exportation pour la comptabilité.
Si vous avez le profil superviseur, Optim'BTP permet de créer un nouveau format d’exportation.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous…

Q000280 - Comment mettre à jour les modifications d'un ouvrage sur tous les ouvrages du devis ayant le même code ?

Si vous avez modifié le prix d’un ouvrage dans un devis, l'ERP BTP Optim’BTP permet d’actualiser ce prix sur tous les ouvrages du devis ayant le même code.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000279 - Comment visualiser les couleurs dans le planning hebdo ?

Le logiciel gestion de chantier Optim'BTP permet l'utilisation des couleurs dans le planning hebdomadaire.
Ainsi, pour une meilleure visibilité, vous pouvez choisir d'attribuer une couleur par chantier et/ou par ressource.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000278 - Comment modifier le nombre de décimales sur une pièce de vente ?

Le logiciel facture Optim'BTP permet de gérer le nombre de décimales apparaissant sur les montants des pièces de vente.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000277 - Quels sont les différences entre les attachements, les bons d'intervention, les bons de travail et les bons de fabrication ?

Le logiciel gestion BTP propose la mise en place des attachements, des bons d'interventions, des bons de travail ainsi que des bons de fabrication.
Chacun répond à un mode de gestion spécifique:
- les attachements permettent la saisie et la facturation des interventions sur les marchés à bon de commande
- les bons d'intervention permettent la saisie et la facturation des interventions, mais avec plus de souplesse que les attachements
- les bons de travail concernent la gestion des ateliers
- les bons de fabrication sont des demandes pour l'atelier liées à un chantier

Q000276 - Comment modifier le contenu d’une une situation déjà facturée ?

Dans le cadre de la gestion facture avancement situation, vous avez besoin de modifier le contenu d’une situation, déjà facturée.
Optim'BTP vous permet par exemple d'ajouter une ligne ou encore de modifier le taux d'avancement d’une situation après facturation.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000275 - Comment limiter les accès aux éditions et aux documents GED par profil utilisateur ?

L'ERP BTP, Optim'BTP permet de gérer les accès aux documents GED par profil utilisateur via la notion de niveau dans les propriétés des documents.
Optim’BTP permet également de gérer l’accès aux éditions suivant la procédure ci-jointe.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000274 - Comment ajouter un nouvel article en bibliothèque à partir d'un devis ?

Dans le logiciel de devis, Optim'BTP, il n’est pas possible de créer un article et de l’ajouter directement dans la bibliothèque.
Cette action est possible uniquement à partir d’un ouvrage.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000273 - Comment modifier/mettre à jour le libellé du client dans un devis/situation/facture ?

Le logiciel facture BTP, Optim'BTP permet de gérer les libellés du client de vos devis/facture/situation.
Si vous souhaitez modifier le client apparaissant sur un devis, facture et/ou état de situation, la FAQ273 vous donne la marche à suivre.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000271 - Comment fonctionne la somme des phases et sous-phases dans un devis ?

Dans la phase Devis, le logiciel étude de prix Optim’BTP permet de gérer le calcul des phases et sous-phases à condition que la hiérarchie des lignes soit bien respectée.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000270 - Comment fonctionne l’historique présent sur l’écran d’accueil d'Optim’BTP?

Dans le logiciel gestion de chantier Optim'BTP, l'écran d'accueil propose un historique des éléments récemment ouverts.
La FAQ 270 explique le fonctionnement de cet historique.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000269 - En étude d’exécution, comment fait apparaitre une option d’un devis accepté ?

Vous avez établi un devis dans le logiciel de gestion des appels d'offres BTP, Optim'BTP, sur lequel apparaissait une option.
L’option a été retenue et le devis accepté par le client. Vous êtes maintenant en phase d’étude d’exécution et vous souhaitez faire apparaitre l’option acceptée par le client.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000268 - Comment changer manuellement un code affaire ?

Le logiciel gestion de chantier Optim'BTP vous permet de modifier manuellement un code affaire.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000267 - Comment intégrer des conditions générales de ventes (CGV) à un devis ?

Les conditions générales de vente (CGV) permettent aux professionnels réalisant une vente de produit ou une prestation de services d’encadrer juridiquement les relations commerciales avec leurs clients.
Pour être conformes, les CGV doivent être rédigées par écrit et figurer sur le devis.
Le logiciel devis BTP, Optim’BTP permet de gérer l’intégration des Conditions Générales de Ventes à un devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000266 - Comment ajouter une ligne option ou variante dans un devis ?

Le logiciel BTP Optim’BTP permet de gérer l’ajout d’une ligne en option ou variante dans un devis.
Cette fonctionnalité permet de proposer au client des travaux supplémentaires sans que leur montant ne vienne s'ajouter à celui des autres travaux chiffrés.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000264 - Comment transférer une facture client sur le Portail Chorus Pro?

Le transfert des factures client sur le Portail Chorus Pro, suppose la mise en place d'un paramétrage adapté cf. Faq 130.

Seules les personnes ayant les droits utilisateur "Transfert Factures" sont en mesure d'effectuer le transfert vers Chorus Pro.

Il y a 3 possibilités pour procéder au transfert

  • par le circuit de validation, ce qui signifie que la dernière personne "à valider" doit avoir les droits utilisateur "Transfert Factures"
  • par le bouton "Transfert Fac" de l'onglet "Vente- Facture" - Transfert Chorus pro
  • directement à partir de la facture - Menu Traitement - Transférer vers Chorus Pro

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000263 - Comment obtenir votre code d’activation et le saisir dans Optim'BTP ?

Dans votre logiciel BTP : Optim’BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel.
Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous…

Q000262 - Comment gérer les informations d’affacturage sur l'impression des factures de vente?

Vous avez souscrit à un contrat d’affacturage, des mentions obligatoires doivent apparaitre sur vos factures.
L'ERP BTP Optim’BTP permet de gérer l’édition des factures en faisant apparaitre sur le document les mentions obligatoires dans le cadre d’un contrat d’affacturage.
Les informations sont gérer sur un compte de facturation de la fiche tiers de votre structure (annuaire).

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000261 - Comment rattacher un devis existant en tant que TS ?

Dans le logiciel étude de prix BTP Optim'BTP, il est possible de relier un devis initial à un marché existant pour qu’il apparaisse en travaux supplémentaire de ce marché.
La FAQ 261 vous donne la procédure pour le faire.

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Q000259 - Comment paramétrer les contenus des e-mails d'envoi de pièce ?

Dans le logiciel gestion BTP Optim'BTP, avec les droits "Superviseur", il est possible de paramétrer les contenus des e-mails d'envoi de pièces:
- Aller dans Options/Paramètres/Système/Mail
- Sélectionner le mail dont le contenu doit être modifié, puis cliquer sur le bouton modifier.
- L'écran se compose en 3 zones distinctes : ObjetMessagePied de message, et d'une liste de balises permettant la récupération automatique d'informations.

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Q000258 - Comment changer le fournisseur dans une commande ?

Tant qu'il n'y a pas eu de bon de livraison pointé, il est possible de changer le fournisseur sur une commande passée dans le logiciel gestion de chantier Optim'BTP.
La FAQ 258 donne la procédure pour le faire.

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Q000257 - Quels impacts ont les rôles à cocher dans la partie interlocuteur(s) de l'annuaire?

Dans la partie Interlocuteur(s) de l'Annuaire de l'ERP BTP Optim'BTP, pour chaque interlocuteur, il est possible de cocher des rôles qui ont différents impacts : Principal, Dirigeant, Administratif, Chargés d'affaires, Métreur, Responsable travaux.
La FAQ 257 détaillent les différents impacts.

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Q000256 - Devis - Comment affecter un coefficient de majoration sur prix d'achat pour les articles hors BPU?

Dans le logiciel étude de prix BTP Optim'BTP, afin d'affecter un coefficient de majoration sur prix d'achat pour les articles hors BPU, il est nécessaire de rendre le bordereau modifiable au préalable.

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Q000255 - Comment copier un ouvrage pour l’importer dans un autre devis ?

Dans le logiciel devis BTP Optim'BTP, il est effectivement possible de reprendre un ouvrage présent dans un devis pour l'importer dans un autre devis, même s'il n'a pas été enregistré en bibliothèque.

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Q000254 - Comment dupliquer un devis ?

Dans le logiciel devis BTP Optim'BTP, il est possible dans Optim'BTP de dupliquer un devis, pour cela il faut partir de la liste des devis.

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Q000253 - Comment exclure certains chantiers des éditions de synthèses financières ?

Dans le logiciel gestion BTP Optim'BTP, il est possible d'exclure certains chantiers des éditions de synthèses financières en utilisant des filtres.

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Q000252 - Comment modifier le mode de règlement d'une facture standard ?

Dans le logiciel facture BTP Optim'BTP, sur une facture standard le mode de règlement sera celui paramétré initialement (CF FAQ000034 Ajouter un mode de règlement)

Si vous souhaitez modifier le mode de règlement dans une facture, cela est possible à partir des propriétés de la facture.

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Q000251 - Comment gérer les documents dans les devis ?

Dans le logiciel devis BTP Optim'BTP, la gestion des pièces jointes dans les devis a évolué.
Maintenant il existe 2 zones :

  • Une zone Pièce jointe
  • Une zone Docs Etude

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Q000248 - Comment activer suivi phase / poste travaux dans Etude d'exécution ?

Dans Préparation & suivi il est possible de gérer les achats par phase au niveau de l'onglet Etude d'exécution.

Pour activer cette gestion il est nécessaire que la case « Activer la gestion des avancements par phase/poste de travaux » soit cochée.

 

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Q000246 - Comment modifier une situation faite sur une mauvaise version de devis ?

Dans le cadre de la gestion facture avancement situation, en cas d'erreur dans la version de devis accepté ou de besoin de modifier des informations sur un devis accepté, une procédure existe dans le logiciel BTP Optim'BTP.

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Q000245 - Utilisation de la fonction "Envoyer vers Optim'BTP" à partir d'Outlook

A partir d'Outlook, il est possible d'envoyer un mail et/ou des pièces jointes vers le logiciel de gestion OptimBTP. (Pour la mise en place ou la récupération de cette fonction, voir la FAQ 000064)

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Q000244 - Comment déplacer plusieurs articles d'une bibliothèque à une autre ?

Si des articles ont été enregistrés dans la mauvaise bibliothèque, ou qu'ils doivent être classés dans une nouvelle bibliothèque par exemple, il est possible de déplacer plusieurs articles en même temps d'une bibliothèque à une autre.

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Q000243 - Procédures d'export - import des articles REXEL-ESABORA

Cette FAQ va vous permettre de voir comment importer des articles REXEL-ESABORA dans le logiciel ERP Optim'BTP.

Dans un premier temps vous exportez les tarifs REXEL-EBORA en ajoutant le format d’export personnalisé Optim’BTP et en sélectionnant les produits et/ou les fabricants pour votre bibliothèque puis dans un second temps, vous importez la base articles dans Optim'BTP après l'avoir paramétré.

 

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000242 - Comment modifier le coef de frais généraux sur les heures dans la synthèse financière du devis ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment modifier le coef de frais généraux sur les heures depuis la synthèse financière du devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000240 - Comment puis-je trouver les soldes des absences ainsi que les demandes émises de l'Appli-mobile ?

Cette FAQ à pour objectif d'expliquer comment trouver les soldes des absences ainsi que les demandes émises depuis l'appli-mobile.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000239 - Gestion des entêtes et pieds de page des éditions

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment personnaliser ses éditions en insérant des entêtes et pieds de page.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000238 - Où remplir les informations sur la société pour qu'elles s'éditent en pied de page ?

Cette FAQ à pour objectif d'expliquer comment mettre en place les informations de la société afin qu'elles s'éditent en pied de page des éditions.

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Q000237 - Impossible de modifier le coef FG de la main d'œuvre sur mon devis ?

Cette FAQ à pour objectif d'expliquer pourquoi le coef FG de la main d'œuvre n'est pas modifiable depuis le devis. Et quel paramètre faut-il mettre en place pour permettre cette modification.

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Q000236 - Comment exporter sous Excel les lignes d'une commande ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment exporter sous Excel les lignes d'une commande.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000234 - Comment insérer une sous-phase entre 2 lignes de prix ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment insérer une sous-phase entre 2 lignes de prix du devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000233 - Comment consulter rapidement les lignes de déboursés sans prix dans un devis en cours ?

Dans l'ERP Bâtiment Optim'BTP, il est possible de consulter rapidement les lignes de déboursés sans prix dans un devis en cours.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Q000232 - Comment changer une sous phase en ligne de prix dans un devis ?

Suite à un import DPGF Excel dans un devis, vous avez une sous-phase et une ligne de prix sans désignation.
Vous souhaitez modifier la sous - phase en ligne de prix.

Pour cela, vous devez remettre le libellé de la sous- phase sur votre ligne de prix, hausser le niveau de la ligne de prix pour la sortir de la sous-phase et ensuite supprimer votre sous-phase à zéro.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous...

Q000230 - Comment ajouter les initiales du Chargé d'affaires dans le code Affaire/Chantier ?

Dans la codification automatique des codes des chantiers, vous souhaitez intégrer les initiales du chargé d'affaires.

La modification Affaires-chantiers ne provoquera pas la mise à jour des codes chantier existants

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous…

Q000229 - Comment modifier le libellé d'une pièce de vente ?

Dans l'ERP Bâtiment Optim'BTP, il est possible de modifier le libellé d'une pièce de vente,

En accès Superviseur : Dans Options => Paramètres  => Système => Pièce de vente

Vous vous positionnez sur la ligne du libellé à modifier, vous cliquez sur le crayon pour ouvrir la modification, vous modifiez le libellé dans la fenêtre et validez.

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Q000228 - Comment archiver un BPU ?

Dans le cadre de la gestion des Bordereaux de Prix Unitaire (BPU) du logiciel BTP Optim'BTP, un BPU peut être archivé une fois arrivé à son terme.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Q000225 - Comment enlever le logo dans les paramètres sociétés ?
Vous souhaitez enlever/modifier le logo associé à une société. Pour cela, vous devez avoir les droits 'superviseur'. Options - Paramètres - Système - Société Sélectionnez votre établissement, faites 'Modifier' puis allez sur l'onglet Image . Supprimez le fichier image par le bouton (croix ...
Q000223 - Comment créer un profil comptable en import ?

Le logiciel de suivi de chantier OptimBTP permet l'import des factures d'achats ou de ventes issues de votre comptabilité.

Pour cela vous allez devoir créer un profil comptable en import.

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Q000221 - Message d'erreur au lancement d'OptimBTP

Cette FAQ explique comment corriger le message d'erreur au lancement d'Optim'BTP.

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Q000220 - Comment harmoniser la police sur un devis ou une facture ?

Dans OptimBTP, il est possible d'harmoniser la police sur un devis ou une facture :

A partir des propriétés de la pièce de vente, dans les paramètres, il faut remplir le champ "Police et taille des désignations des lignes de prix" par la police de caractères de votre choix.

Nb : Dans certains cas (ex facture validée) il faudra peut-être le faire à partir des propriétés du marché.

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Q000219 - Quels documents peut-on synchroniser sur l'appli mobile ?

Dans Optim'BTP, une synchronisation des documents est possible entre l'appli mobile et le logiciel.

Pour en savoir plus, cliquer sur le bouton ci-dessous.

Q000218 - Quels sont les impacts des différentes options sur les droits utilisateurs ?

Cette FAQ explique quels sont les impacts des différentes options sur les droits utilisateurs :

  • Ruban pointage
  • Ruban Étude/suivi
  • Ruban Achats/Stock
  • Ruban Vente/Devis
  • Ruban Vente/Facture
  • Ruban Compléments
  • Autres droits
  • Ruban Options/Paramètres

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Q000216 - Peut-on modifier le type de salarié au moment du pointage ?

Un même salarié peut faire de la pose, de la fabrication acier ou de la fabrication alu.

Dans le logiciel de suivi chantier OptimBTP, il est possible de choisir au moment du pointage « le type d’heure/salarié » afin d’alimenter la bonne catégorie de déboursés.

Cette option est à activer dans les Paramètres-Système-Application.

La commande est alors accessible dans le pointage Hebdomadaire, Journalier ou Atelier...

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Q000215 - Comment mettre des pièces jointes sur Chorus Pro ?

OptimBTP étant un logiciel de facture BTP compatible avec CHORUS Pro, les documents présents dans la zone Document « Pièce jointe » de la facture sont systématiquement transférés vers CHORUS lors du traitement d'envoi.

Les documents présents dans « Doc Etude » ne seront jamais transférés.

Il est possible de basculer un document d’une zone à l’autre.

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Q000214 - Comment gérer les éditions dans Optim'BTP ?

Optim'BTP fournit un ensemble d'éditions standardisées disponibles dans les éditions standards et spécifiques.

Ces éditions sont paramétrables.

Q000212 - Comment créer un deuxième circuit de validation pour les factures fournisseurs ?

Dans le cadre de votre Gestion Sous-traitance BTP, vous souhaitez faire un circuit de validation spécifique pour les factures fournisseurs de Sous-traitance.

Vous pouvez créer plusieurs circuits de validation, le choix du circuit se fera au moment de l’enregistrement de la pièce.

Options – Paramètres – Profil – Circuit de validation

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Q000211 - Comment changer le type d'heure d'un salarié au moment du pointage ?

Cette FAQ explique comment changer le type d'heure d'un salarié au moment du pointage.

  • Au niveau du pointage hebdo
  • Au niveau du pointage journalier
  • Au niveau du pointage atelier

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Q000210 - Comment modifier l'accès aux sociétés ?

Gestion des droits et des accès aux sociétés pour un utilisateur dans votre ERP Batiment.,

Lorsque vous affectez des droits à un utilisateur, vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès aux différentes sociétés.

Les droits « Superviseur » ont forcément accès à toutes les sociétés !

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Q000208 - Comment créer une commande à partir d'une prestation de sous-traitance ?

Une commande de sous-traitance peut être créer à partir d’une prestation générée dans le module de gestion sous-traitance BTP.

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Q000207 - Visibilité des factures Client dans le circuit de validation.

Pour avoir la visibilité des factures clients dans le circuit de validation dans votre logiciel de gestion BTP

Lorsque vous ouvrez votre écran pour valider la facture, vous avez l'information « Document non disponible », sachez que :

Dans le circuit de validation, la facture client PDF apparait uniquement si elle a été enregistrée en GED et visible dans la partie document(s) de la facture.

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Q000206 - Comment saisir les prix dans un avoir ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment saisir le  prix dans un avoir.

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Q000205 - Comment régénérer les écritures comptables ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment régénérer les écritures comptables.

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Q000204 - Quels sont les impacts des options« DSN » et « intempérie » dans les types d’absence ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer les impacts des options "DSN" et "intempérie" dans les types d'absences.

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Q000202 - Comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi Devis...) à partir du Module Vente-Devis?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi Devis...) à partir du module vente-devis.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000201 - Pourquoi la date de facture est au 31 du mois précédent ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer pourquoi la date de facture est au 31 du mois précédent.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000200 - Comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi devis...) ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi Devis...).

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Q000199 - Comment paramétrer un RIB par défaut ?

Dans votre logiciel de gestion BTP,  il est possible de paramétrer un RIB par défaut pour chaque société/établissement créés dans Optim'BTP.

Même si la priorité est donnée au compte client, il est conseillé de paramétrer aussi le compte de vos établissements.

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Q000197 - Peut-on faire une majoration de prix sur une facture ?

Actuellement, il n’est pas possible de faire globalement une majoration de prix sur les lignes de ventes.

Les lignes de ventes sont calculées à partir de la quantité et du prix unitaire.
Les notions de coef de FG et de Coef de vente ne sont visibles sur les factures.

La seule solution, sur une facture existante, est de modifier manuellement chaque prix de vente ou de faire un devis à facture directement...

Q000196 - Comment ajouter un type d'article ?

Dans le logiciel gestion de chantier Optim'BTP, le Type d'article est un centre de coût sur lequel il est possible de faire un suivi et d'attribuer notamment un coefficient de frais généraux spécifique.
Avec les droits Superviseur, on peut ajouter des Types d'article.

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Q000195 - Message d'erreur MS Project au moment de l'activation des macros
Quand dans le module Prépa/Suivi, à partir du bouton Planning, vous lancez MS Project, une demande "Avis de sécurité pour Microsoft Project" vous propose d'activer les macros. Après avoir cliqué sur "Activer les macros", un message d'erreur apparaît. Après avoir fermé MS Project, vous devez...
Q000194 - Changement d'affectation de marché pour un contrat de sous-traitance
Pour changer l’affectation d'un marché d’un contrat de sous-traitance suite à une erreur sur le marché. Il est possible de passer outre la prestation de sous-traitance dans le marché pour faire le paiement direct. Il faut dans le marché ajouter le sous-traitant et saisir manuellement la r...
Q000193 - Comment pointer un avoir dans la liste des échéances ?
Pour pointer un avoir dans la liste des échéances vous avez deux possibilités : Soit, ouvrir l’avoir à partir de la liste des échéances, cliquer sur Traitement, Changer l'état, Forcer l’état et cliquer sur « Soldé » Soit, vous positionner sur la ligne de l’avoir, clic droit, poi...
Q000192 - Comment modifier la taille de la police dans Optim'BTP ?
Actuellement,  il n’est pas possible de modifier la taille de la police sur l’ensemble de l’application.   La seule possibilité est de faire des zooms sur certains écrans : Sur les corps de devis et corps de facture par le bouton droit ou le raccourci CTRL + Roulette Le zoom est conse...
Q000191 - Comment mettre à jour les prix des références fournisseurs dans la Base Articles ?
Pour faire la mise à jour des prix des références fournisseurs : Il y a deux possibilités pour faire la mise à jour : Suivant le type d’import, Optim’BTP se réfère au code de l’article uniquement pour la création/modification des articles (modèle dans Base Articles) ou Optim’BTP s...
Q000188 - L'option de création de devis commercial est grisée en création de chantier
Comment activer l'option de création du devis commercial Lors de la création d’une affaire depuis une reprise de devis externe (ex Batigest) : Le devis est correctement repris dans l’étude d’exécution et dans les prévisions financières. Le devis commercial n’est pas repris pour la fac...
Q000187 - Comment imputer automatiquement des frais indirects du devis sur les consommations d'un chantier (En amortissement) ?
Pour pouvoir imputer automatiquement en amortissement les frais indirects d'un devis sur les consommations d'un chantier 1) Dans Options / Paramètres / Métier Onglet « Type d’articles » Vérifier la présence de la ligne « Amortissement » ou créer avec le « + » La ligne doit êt...
Q000185 - Comment supprimer un chantier et/ou une affaire ?

Cette FAQ vous apprend à supprimer un chantier et/ou une affaire, dans le cas ou l'affaire n'a qu'un chantier et dans le cas ou l'affaire possède plusieurs chantier, dans votre logiciel Optim'BTP.

 

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Q000184 - Comment transformer un devis en étude d'exécution?
Pour transformer un devis en étude d'exécution, 1. Sur le devis concerné, cliquer sur "Traitements", puis sur "Déclarer accepté (Client)" Les informations du devis devraient automatiquement être intégrées dans l'étude d'exécution. Si cela n'est pas le cas, 2. Retourner sur le devis, cli...
Q000183 - Comment créer un devis à partir de plusieurs devis ?
Pour regrouper plusieurs devis dans un seul devis : Ouvrir le devis initial, cliquer sur « Version » Puis cliquer sur « Dupliquer cette version » Se positionner sur la dernière ligne du devis dupliqué, faire F4 pour la recherche d’éléments. Dans cet écran aller dans « Phase & d...
Q000182 - Comment mettre en place le compte prorata sur une facture ?
Pour mettre en place un compte prorata À partir du marché, ouvrir les propriétés, cliquer sur « Compléments & TVA » Puis sur "+" et sélectionner « Compte prorata ». La ligne s’inscrit, vous pouvez modifier le %, il est normal que le calcul ne se fasse pas, et vous validez. Le c...
Q000181 - Comment éditer un DGD ?
Vous pouvez éditer le DGD d'un marché, A partir du bouton "Imprimer" de la fiche Marché de travaux du marché pour lequel il faut éditer le DGD, vous pouvez imprimer une « Proposition décompte final » ou une « Proposition décompte final (Sans état fi.)» ...
Q000179 - Un salarié n'apparaît plus dans le planning hebdomadaire

Dans votre Gestion de planning chantier Optim'BTP, il vous manque , de manière anormale,  un salarié qui n'est plus accessible dans les ressources à planifier sur vos chantiers.

Vous devez vérifier que votre salarié n'est pas "hors planification" dans le planning hebdo

Vous devez vérifier dans la liste des salariés, que le salarié est bien toujours actif.

« Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous »

Q000178 - Comment modifier ou créer un document personnalisé lié au contrat de sous-traitance ?
Le module de sous-traitance propose en standard une liste de documents au format Word (Contrats BTP, DC4,...) Vous avez la possibilité de personnaliser / créer vos propres documents en les enregistrant dans les impressions spécifiques. Pour avoir la procédure, cliquer ici ...
Q000177 - Comment activer et retrouver les postes de travaux dans un devis ?

Grâce à cette FAQ, vous pourrez activer et retrouver les postes de travaux dans un devis Optim'BTP.

 

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Q000176 - A quoi cela sert-il de lier des équipes à des chantiers ?
La sélection d’une équipe dans un chantier permet : 1. D’avoir l’information de l’équipe attribuée au chantier et l’information sera consultable automatiquement dans la gestion des équipes. 2. Lorsque vous avez le module Prépa/chantier complet vous pouvez associer une équipe dans la...
Q000175 - Message d'erreur dans Outlook après l'installation d'Optim'BTP
Un message d'erreur s'affiche dans Outlook après l’installation d’Optim'BTP, indiquant que vous n’avez pas les droits pour envoyer/recevoir vos mails. Dans Optim'BTP, à partir du bouton engrenage, désactiver la macro Outlook sur ce poste, Fermer Optim'BTP, Fermer Outlook et Ouvrir Optim'BT...
Q000174 - Message d'erreur après l'installation d'Optim Pointage
Après installation de l’application, le message d’erreur de connexion à la base de données apparaît : Vérifiez les paramètres du fichier « connexion.ini », Si les informations sont correctes, vérifiez que le fichier « wd240msql.dll » est dans le répertoire de l’exécutable «...
Q000173 - Comment gérer les habilitations des salariés ?
Pour gérer les habilitations des salariés Dans l’onglet « Compléments » vous cliquez sur « Habilitation », La fenêtre de « Gestion habilitation » s’ouvre, vous pouvez filtrer par salariés ou par habilitations, Vous cliquez sur les « … » pour ouvrir la fiche souhaitée, Vo...
Q000172 - Comment faire les relances des factures client à échéance ?

Cette FAQ explique comment faire les relances des factures à échéances

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Q000171 - Quels sont les configurations matériels et préconisations serveur pour déployer Optim’BTP ?
Dans le fichier PDF joint, vous trouverez les configurations matériels et préconisations serveur pour déployer Optim’BTP sur un poste utilisateur.   ...
Q000170 - Quelle version de MS Project est nécessaire pour la gestion des plannings ?
Avec le module « Préparation de chantier », Microsoft Project en version 2010 ou supérieure est nécessaire pour bénéficier de la gestion complète des plannings (Planning multi chantiers et génération des planning sous MS Project). Dans ce cas, une version MS Project standard sur les pos...
Q000169 - Message d'erreur à l'ouverture du Suivi commercial (sous Excel)
Lorsque vous ouvrez le Suivi commercial un message d’erreur apparait "Votre compte Utilisateur Windos'xxxxx' ne vous permet pas d'accéder à ce fichier". Vous allez dans Option/Paramètre/Système/Utilisateur : La case "Login windows" est non renseignée. Vous cliquez sur le "crayon" pour pouvo...
Q000168 - Comment modifier le taux de Tva sur l’ensemble des factures déjà émises d’un marché ?

Vous devez modifier la tva sur les factures déjà émises sur un marché dans votre logiciel facture BTP.

Vous avez plusieurs solutions, soit à partir du marché , soit par facture.

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Q000167 - Comment réduire les temps de synchronisation des données TARIFEO au démarrage ?
La synchronisation des données TARIFEO se lance au premier démarrage d’OPTIM’BTP. Dans le cas où cette opération est trop longue, il est conseillé de créer une tâche planifiée Windows, pour déclencher le lancement d’OPTIM’BTP avec le paramètre /TraitementBatch : Créer de la tâch...
Q000166 - Comment saisir une facture fournisseur sur plusieurs chantiers ?
Pour saisir une facture sans commande ni BL sur plusieurs chantiers… Vous cliquez dans l'onglet Achat/Stock - Facture - Pointer Facture / BL-Cde Dans le 1er écran "Pointage BL/Cde" le champ chantier n’est pas obligatoire, il est possible de créer une facture fournisseur sans commande ni BL ...
Q000165 - Comment bloquer la modification des devis avant le traitement d'acceptation du client ?
Vous pouvez dans vos paramètres bloquer les modifications des pièces de ventes lorsqu’elles sont Validées. Pour cela, dans l’onglet Options- Paramètres – Système – Application – Ventes, il faut décocher l’option "Autoriser la modification des devis, situations, attachements et bor...
Q000164 - Le descriptif commercial n'est pas repris lors de l'importation des données Multi-Devis ?
Pour des raisons techniques, Optim’BTP n’est pas en mesure de traiter l’importation du descriptif commercial. Dans le cas d'une importation de données articles depuis Multi-Devis Access, le descriptif commercial n'est pas importé. Il vous faut recréer ou copier/coller le descriptif commerci...
Q000163 - Comment paramétrer les Frais Généraux ?
Pour paramétrer les frais généraux dans l'application, il faut avoir le profil superviseur. Attention aux dates d'application des tarifs et des coefficients de frais généraux associés (cf FAQ06 ) Par type de salariés: Option / Paramètres / Métier / Type de salariés => Onglet Taux Pa...
Q000162 - Comment modifier le chemin de la GED ?
La modification se fait vers un répertoire partagé La modification de l'accès au chemin partagé pour la GED, les impressions, ..., peut être réalisée vers un répertoire partagé avec les droits adéquats pour les accès utilisateurs. Pour faire la modification vous allez dans : Option / P...
Q000161 - Gestion des couleurs dans les devis
Optim’BTP permet de mettre des couleurs dans les devis pendant la phase de chiffrage (Module Chiffrage uniquement) La gestion des couleurs peut se faire pour un devis ou pour l’ensemble de vos devis. Comment paramétrer les couleurs sur un devis ? Un clic droit sur le début de votre ligne de...
Q000160 - Comment intégrer les bases TAMZAG ?
COMMENT IMPORTER MA BASE TAMZAG ? Activation de l’importation Tamzag dans Optim’BTP Avec le menu superviseur :  Option / Paramètres / Système / Application => Articles, cocher Gestion des remises par fabricant (+importation TAMZAG) Exportation des bases à partir d’Optima L’ex...
Q000159 - Les raccourcis clavier du module Devis - Chiffrage
Dans le module Devis-Chiffrage du logiciel de gestion OptimBTP, afin de facilité la saisie, il existe des raccourcis clavier permettant d'avoir accès aux différentes fonctionnalités. Le document ci-dessous propose la liste de ces raccourcis. Pour voir la liste des raccourcis, cliquer ici ...
Q000158 - Import devis OPTIMA
Comment importer un devis Optima dans OPTIM'BTP  Toutes les versions d’OPTIMA sont compatibles avec OPTIM’BTP. Cependant, OPTIMA verrouille l’accès à sa base de données. Par conséquent, Optim’BTP ne peut pas lire directement les devis et les intégrer, il faut donc passer par un export ...
Q000157 - Comment sélectionner rapidement un fournisseur ?
Pour sélectionner rapidement un fournisseur, Dans l'écran demande de prix, si vous souhaitez la recherche rapide des fournisseurs déjà utilisés, vous devez indiquer une famille d'article dans vos demandes de prix. L’application conserve par auto apprentissage la liste des fournisseurs (par...
Q000156 - Comment exclure la révision de prix du calcul des RG ?

Cette FAQ explique comment exclure la révision de prix de la retenue de garantie

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000155 - Comment définir un mode de règlement par défaut ou spécifique ?
Optim'BTP vous permet de gérer les modes de règlement : - vous pouvez paramétrer un mode de règlement par défaut pour les pièces d’achat ou de vente - vous pouvez définir un mode règlement spécifique pour un tiers (client ou fournisseur). Pour plus d'informations, cliquer ici   ...
Q000154 - Comment redéfinir le chemin de connexion ODBC pour import Sage I7 100C ?
Vous importez vers Optim’BTP vos écritures saisies dans SAGE. Vous venez de mettre à jour votre Sage Compta en i7 SQL. Votre lien ODBC ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus faire l’import de vos données. Vous devez redéfinir le lien ODBC avec le pilote ServeurSQL Native Client. Pour plus...
Q000153 - Comment exporter les factures d'achats en comptabilité ?
Plusieurs possibilités s’offrent afin de terminer la saisie des factures d’achats. Enregistrer Possibilité selon les paramètres d’application d’exporter les factures d’achats en comptabilité avant les validations (cf copie d'écran jointe) Procédure de validation Module pour circu...
Q000152 - Connexion utilisateur : Erreur d'identification
Lors de la connexion à OPTIM’BTP deux sortes de message d’erreur peuvent apparaitre : « Erreur d’identification : cet utilisateur est déjà connecté à Optim’BTP » ou   « Erreur d’identification : Le nombre d’utilisateur maximal connecté est atteint. » Cette situation p...
Q000151 - Veuillez installer le pilote MySQL 64 bits
Vous avez un message d'erreur "Veuillez  installer le pilote MySQL 64 bits" lorsque vous voulez exporter vers excel. Vérifiez votre version Office depuis Excel : dans « fichier » vous ouvrez « Compte » puis « À propos d’Excel » Dans la fenêtre il est indiqué Microsoft Office 32 ...
Q000150 - Où trouver les LOG
Un fichier Log est généré à chaque message d’erreur, Vous trouverez les Logs dans le sous dossier « Log » du dossier serveur d’OPTIM’BTP. ...
Q000149 - Message d'erreur lors de la validation d'une pièce ou d'une impression
Cet erreur de l'application s'il est systèmatique sur toutes les éditions PDF, est généralement dû à un dysfonctionnement du runtime Crystal-Reports (Éditeurs d'états) sur le poste de l'utilisateur. Pour confirmer l'anomalie, allez dans les éditions générales et vérifiez sur n'importe qu...
Q000148 - Comment faire apparaître un nom dans les envois de mail en interne ?
Pour faire apparaître un nom dans les envois de mail en interne Dans l’Annuaire, catégorie « Structure » vous ouvrez la fiche tiers concernée, l’interlocuteur qui doit recevoir les mails doit être coché « Administratif » et avoir une adresse mail renseignée. Pour plus d'information...
Q000147 - Comment intégrer une bibliothèque externe dans Optim'BTP ? MDA, Batigest…
Pour intégrer une bibliothèque de logiciel externe (ex MDA) Dans l’onglet « Vente-Devis » vous cliquez sur Bib Étude « Articles » puis refaite la même opération pour la Bib « Ouvrage » Dans la fenêtre « Gestion des articles » ou « Gestion des ouvrages », cliquez dans «...
Q000146 - Comment gérer plusieurs prix et fournisseurs différents sur un même code article ?
Dans l'onglet "Achat / Stock" vous cliquez sur "Base articles", puis sur "Article" Vous sélectionnez l’article auquel vous voulez ajouter un fournisseur ou mettre en favori, Vous cliquez sur l’onglet « Prix Fournisseurs » : Pour ajouter un fournisseur, vous cliquez sur le « + », ave...
Q000145 - Comment ajouter ou désactiver des unités ?
S'il manque des unités, les rajouter (exemple : le mois), ou les désactiver s'il y en a trop. Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur" Paramètres" puis dans "Liste" sur "Unité" et complétez le "Code et Libellé" Attention : L'unité Heure doit avoir le code H. Il ne faut pas le modifier. Pou...
Q000144 - Comment marquer les activités par fournisseurs ?
Optim'BTP vous donne la possibilité de marquer vos tiers par activité. Dans la fiche tiers, en bas à droite, vous avez "marquer les activités" Une liste d'activités apparaît et vous pouvez en sélectionner une (de référence) ou plus par fiche tiers. Un tiers peut avoir plusieurs activités (...
Q000143 - Comment paramétrer un jour férié dans le pointage pour l'entreprise (ensemble des salariés) ?
Pour paramétrer un jour férié dans le pointage pour l'entreprise (ensemble des salariés) : Dans "Pointage", vous cliquez sur "Absence", puis sur "Pointage des absences" Dans la fenêtre "Pointage des Absences" vous sélectionnez tous les salariés (se positionner sur le premier nom et faire Ctr...
Q000142 - Comment rajouter un compte auxiliaire sur un client ou un fournisseur
Pour ajouter un compte auxiliaire sur un client ou un fournisseur : Dans l'annuaire, dans votre fiche tiers, vous allez dans comptabilité (dans le volet gauche de la fiche tiers) : vous pouvez mettre le compte auxiliaire de votre logiciel comptable dans la colonne compte tiers afin que l'export co...
Q000141 - Comment rajouter un compte général dans le plan comptable d'une société ?
Pour rajouter un compte général dans le plan comptable d'une société : Pour effectuer l'import il faut avoir les droits "Superviseur" Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur "Comptes" Si c'est une première importation :  vous cliquez sur "Import", lancez l'import, vous sélectionnez votre f...
Q000140 - Je ne parviens pas à importer un fichier excel depuis un modèle d'export
Cette démarche est valable pour : Import salaire Import matériel Import compte Import article Import annuaire Import achatvente Import chantier Vérifiez que les champs soulignés​ (obligatoire) du fichier Excel modèle sont remplis Attention : Vous ne devez pas : Ajouter ou supprimer des ...
Q000139 - Comment sortir un matériel de ma liste disponible ?
L'affichage de la liste de matériel est filtrée selon l'état du matériel : Par défaut, les matériels ayant comme état "rebut", "fin de loc.", "vol", "revente", "hors service" n'apparaissent plus dans la liste. Dans la gestion du parc matériel, pour paramétrer les états de matériel que vou...
Q000138 - Comment débloquer l'ouverture d'un export Excel ?
Le message d’alerte « Le document « TMP_DQY_0.dqy » a provoqué une erreur grave lors de sa dernière ouverture. … »  apparait lors de l'ouverture du classeur À la suite d’un problème sur le fichier, celui-ci a été désactivé automatiquement par Excel. La procédure pour ne plus av...
Q000137 - Comment actualiser les prévisions financières de mon devis TS ?
Les prévisions financières s'actualisent normalement automatiquement dans le chantier à l'acceptation du devis si celui-ci est bien rattaché à un chantier. Pour actualiser les prévisions financières du devis (initial ou Ts) dans la fiche chantier, il faut aller dans le menu traitement du devi...
Q000136 - Comment créer un taux de TVA par défaut sur un compte tiers ?
Si vous voulez modifier un taux de TVA par défaut sur compte tiers Par exemple sur un fournisseur : Vous sélectionnez le fournisseur dans l’annuaire, Vous cliquez dans « Fournisseur » Vous sélectionnez le taux de TVA souhaité. Dans Achat / Stock pointage facture, le taux sélectionné par d...
Q000134 - Comment créer une version d'un devis existant ?
Dans l'onglet "Vente-Devis"cliquer sur Devis/TS Afficher tous les devis Ouvrir le devis à dupliquer Cliquer sur "Versions" en haut de page Cliquer sur "Dupliquer cette version", valider, l'indice  A,B ou C.... s'affiche à la suite du numéro du devis Après, vous gérez la version de référence...
Q000133 - Restaurer (désarchiver) des chantiers archivés

Cette faq vous explique comment restaurer -désarchiver - des chantiers archivés.

 

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Q000132 - Impossible d'importer une facture batigest : erreur de paramétrage du type d’article.
Lors de l'import des lignes de factures Batigest par l'écran Facturations - import  vous avez le message : " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des types d'article. Vérifier les dates des différentes périodes." 1. Vérifiez dans les paramètres (Options- Paramètres - Mét...
Q000131 - Faire une copie de la base Optim'BTP
Il faut aller dans MySQL administrator. Pour trouver les informations de connection, il faut faire un clic droit sur l'icône OptimBTP => ouvrir l'emplacement du fichier => paramètre => connexion.ini Dans SQL Adminitrator : Backup New Project Sélectionner OptimBTP Cliquer sur la flèche ...
Q000130 - Procédure de paramétrage du transfert des factures clients vers Chorus Pro
Optim'BTP est compatible avec Chorus Pro. Ce paramétrage n'est possible que si la version d'Optim'BTP est supérieure à 2020.60. La mise en place se fait en plusieurs étapes (qui sont détaillées dans le PDF joint) : 1.S'inscrire sur la plateforme PISTE et y créer une application ou API 2.Enreg...
Q000129 - Comment fonctionnent les messages d'alerte ?
Par défaut, les messages d’alerte sont activés pour toute l’application (pour l'ensemble des sociétés). Il est possible de paramétrer les alertes spécifiques par société. Le paramétrage est accessible au profil superviseur dans le menu Option / Paramètres / Système / Zone message. Pou...
Q000128 - Comment paramétrer le circuit de validation ?
Vous pouvez mettre en place un circuit de validation pour les pièces suivantes : La commande fournisseur Le contrat de sous-traitance Le devis client L’état de situation La facture client La facture fournisseur Principe : Toute pièce entrant dans le circuit de validation retourne à l’éme...
Q000126 - Comment importer un Bordereau de Prix Unitaire (BPU) sous Excel ?
Vous avez reçu un bordereau de prix que vous souhaitez intégrer dans la liste des BPU. Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP. ⇒ Vente-devis ⇒ Bordereau ⇒ Générer Bordereau ⇒ Importer  Il est nécessaire de préciser sur le fichier Excel d'origine le type ...
Q000125 - Quelle est la différence entre un BPUet une DPGF?
UN BPU ET UNE DPGF : Le BPU (Bordereau de Prix Unitaire) est utilisé dans les marchés à prix unitaires (Marché à Bon de commande) : il s'agit d'une liste de références assorties du prix de chacune d'elles. La DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) est utilisée dans les marché...
Q000124 - Comment conserver l'affichage des colonnes sur le planning ?
Dans le module planning du logiciel de suivi de chantier OptimBTP, il est possible de conserver ses affichages et même de s’en créer plusieurs suivant vos besoins. Vous trouverez en pièce jointe la procédure pour vous créer des profils.. Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000123 - Comment est alimentée la colonnne Recette théorique sur l'édition d'analyse "Chantiers en cours" ?
Les éditions d'analyse "Chantiers en cours" et "Chantiers terminés" proposent des calculs de simulation en fonction du coef de R/D (Recette/Dépense) prévisionnel et du Montant réel facturé. Recette théorique = '=Montant dépense réel * R/D prévisionnel En cours = Montant facturé - Recette ...
Q000122 - Comment mettre un chef d'équipe sur un chantier ?
Il faut d’abord créer les chefs d’équipe : Pointage / Equipe => créer Vous aurez ensuite le nom du chef d’équipe dans la liste de choix sur la fiche chantier. Attention : Il s’agit d’un marquage sur la fiche chantier. Ce n’est pas repris dans les commandes d’achat. Pour que le...
Q000121 - Je voudrais désactiver la numérotation automatique de mes commandes ?
Pour tous les éléments d'Optim’BTP qui ont une numérotation automatique, le N° de chrono est paramétrable via le menu superviseur. Option / Paramètres / Système / Chrono Vous pouvez désactiver un chrono en sélectionnant l'élément parmi Achat-Facture, Achat-commande, code affaire... Act...
Q000120 - Où trouver les log d'erreur pour les messages l'application a cessé de fonctionner
Aller dans Option / paramètres / applications => paragraphe Paramètre d'application Copier le chemin indiqué dans dossier paratagé commun Le coller dans votre explorateur Ouvrir le sous-dossier Log Vous aurez là la liste des rapports d'erreur. Merci d'envoyer à Altech les circonstances dans...
Q000119 - Comment modifier le coef de Frais Généraux dans mon devis ?
Les coefficients de frais généraux sont apportés par les types d'articles qui composent l'élément. Rappel : les coefficients de FG sont paramétrés pour l'ensemble de l'application (type de salariés et type d'article) de date à date. Dans un devis, vous ne pouvez pas modifier les coef de FG ...
Q000118 - J'ai modifié mon devis mais ma fiche chantier a gardé l'ancienne valeur. Comment faire ?
Pour actualiser la fiche chantier après avoir modifié le montant du marché, il faut aller dans la commande client du marché. Dans le bouton traitement vous trouverez "Générer/Actualiser les prévisions financières du marché". ...
Q000117 - Comment importer une DPGF (Excel) ou un BPU dans un devis Optim'BTP ?
L’objet est d’importer sans ressaisir les lignes d’une DPGF fournie par vos clients/prospects au format Excel. Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP. ⇒ Vente-devis ⇒ Générer devis ⇒ Importer ⇒ Excel paramétrable (DPGF) Il est nécessaire de pr...
Q000116 - Je voudrais ventiler analytiquement ma facture intérim
Le rapprochement des factures d’intérim permet : - d’imputer les factures d’intérim analytiquement par chantier - recalculer les taux horaires moyens au plus juste (fiable à 99% suite aux recalculs et arrondis) Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000114 - Comment supprimer un devis ?
À partir de la liste de devis, il est possible de supprimer un devis s'il est à l'état "Enregistré", "à valider", "Refusé" (Bouton droit supprimer) Un message vous demandera de confirmer sa suppression. Si l'état ne permet pas de le supprimer, vous devez au préalable, par le menu Traitement...
Q000113 - Je n'arrive pas à faire une situation n°2
Dans Optim’BTP, les situations sont des états d'avancement qui doivent être facturés. Tant que la situation précédente n'est pas à l'état "facturé", vous ne pouvez pas émettre la situation suivante. C'est la facture qui est envoyée au client et qui peut être enregistrée comptablement....
Q000112 - Où paramétrer mes taux horaires par type de salariés ?
Vous avez accès au paramétrage avec le menu superviseur. Option / Paramètres / Métier / Type de salariés/ Onglet Taux Il s'agit de taux moyen qui valorisent les heures dans la gestion de vos chantiers. Pour les salariés ⇒ Il est préconisé de calculer la masse salariale chargée hors frais ...
Q000111 - Je voudrais envoyer une copie de la facture de vente à un autre destinataire que le client payeur
Dans les propriétés du marché / de la facture, partie annuaire, il est possible de gérer un destinataire différent du client final. L'édition du bordereau d'envoi sera adressée au destinataire. Note : Un seul destinataire par marché / facture de vente est possible. ...
Q000110 - Comment personnaliser mes éditions liées à la sous-traitance ?
Dans la procédure décrite ci-après, le document créé se nomme modèle.doc Il s'agit d'un document que votre entreprise édite dans lequel sont insérés de façon dynamique des informations liées au contrat de sous-traitance. Les champs de fusion sont listés dans le document "Champs_Fusion...
Q000109 - Où trouver le total des heures de production pour le contrôle de prépa paye ?
Un contrôle de prépa paye est disponible depuis l’onglet Pointage (Hebdo, Journalier et Prépa paye - Contrôle prépa paye), en amont des traitements de préparation paye. Il permet de consulter sur une période choisie, le total des heures par salarié, par période et par jour. Cet écran v...
Q000108 - Comment faire pour établir un avoir direct ?
Pour créer un avoir ou une facture directe, sans passer par un devis préalable, il faut générer un marché sans commande : Ventes - devis  ou Vente facture ⇒ Marché ⇒ générer un marché sans commande Depuis les factures, sur la marché, cliquer sur le bouton + Créer ⇒ Créer facture ...
Q000107 - Comment changer le montant du panier repas ?

ous avez besoin de changer le montant des paniers repas.

Vous devez modifier la valeur du panier repas sur les profils horaires (Options - Paramètres  - Profil).
ou par la liste des repas, si vous avez opté pour la gestion des repas en liste (Options - Paramètres  - Métier – Repas).

Vous pouvez mettre à jour le nouveau montant de panier repas de manière rétroactive sur les pointages antérieurs en utilisant la commande d’actualisation des taux (Options – Actual. Taux)

Attention de bien sélectionner la date de début de la prise en compte de cette nouvelle valeur.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous…

Q000106 - Mon client paye en plusieurs fois, comment puis-je pointer ?

Cette FAQ explique comment réaliser le pointage des règlements client.

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Q000105 - Comment faire une demande de prix pour de la sous-traitance ?
La consultation d’entreprises de sous-traitance se base sur un document descriptif relatant le détail de la prestation à réaliser. Pour consulter plusieurs sous-traitants pour une prestation, il faut générer une prestation de sous-traitance. On peut alors enregistrer les offres des différe...
Q000104 - Est-il possible d'effacer une étude d'exécution pour importer à nouveau une étude Excel ?
Dans la page études de l’affaire, il est possible de supprimer une étude de prix. Les études d’exécution étant alimentées à la fois par les études de prix et par les déboursés de chantiers, il n’est pas possible de les supprimer mais il est possible de les "vider". Pour vider une ...
Q000103 - Comment supprimer un marché sans commande ?
Lorsque vous avez généré un marché sans commande, l'application a, en fait, créé une commande à 0, acceptée et non visible. Pour pouvoir supprimer un marché, il faut basculer le marché sans commande en marché avec commande. Sur l'écran marché, cliquez avec le bouton droit sur Synth...
Q000102 - J'ai importé/créé un devis que je dois rattacher à un autre devis pour la facturation ?
Basculer un devis en devis Ts/Avenant Tous les devis créés ou importés sont des devis initiaux avec une extension en .00 (*) (*) sauf s'ils ont été, dès la création, rattachés à une commande/marché existante. Contexte : J'ai créé un devis en initial (N° 002.00) qu'il faut que je rattach...
Q000101 - Comment modifier le Coef de vente dans un devis ?
Le coef de vente est modifiable pour l'ensemble des lignes de devis à partir de l'écran synthèse financière des propriétés du devis. Sur chaque ligne de prix, la modification du prix unitaire de vente recalculera le coef de vente de la ligne. En ouvrant un ouvrage et/ou en affichant le détai...
Q000100 - Où dois-je enregistrer l'acompte versé par le client avant la facturation ?
Dans les propriétés du devis, Échéances et retenues : Avance forfaitaire remboursable sur situation de travaux : saisissez le montant reçu , celui-ci sera déduit du net à payer de la prochaine facture. Si vous souhaitez générer une facture d'acompte : Avance forfaitaire facturable (à rég...
Q000099 - Le logiciel de gestion permet-il d'affecter directement chaque article entré à un compte de charge ?
En ce qui concerne le transfert comptable des factures fournisseurs, Optim’BTP va s’adapter à votre plan comptable. Les comptes comptables seront importés dans la liste des comptes (prévoir au moment de la mise en route un export Excel de l'ensemble de vos comptes+libellés) Les comptes comp...
Q000098 - En facture Client, la remise commerciale n'est pas prise en compte dans la TVA ?
Un complément HT de type Remise commerciale est normalement associé automatiquement à la Tva par défaut. En cas d'anomalie, ouvrez les propriétés du complément par ... et verifiez / modifiez la Tva associée. La validation réactualisera les calculs. ...
Q000097 - Comment abaisser au rang de simple ligne, une ligne de devis insérée par F4 - Phase(s) et Docs
Lorsque vous recherchez à insérer par F4, des éléments existants dans un devis, si vous passez par l’onglet Phases-Docs vous allez insérer obligatoirement le bloc de la phase et de son contenu (sous-phases et/ou ses lignes). En utilisant cette méthode, vous êtes obligé, pour supprimer l...
Q000096 - Comment faire pour saisir des heures sur un samedi ?
Sur l'écran Pointage hebdomadaire, les colonnes du samedi et du Dimanche sont grisées mais restent accessibles. Vous pouvez saisir des heures, repas et / ou déplacement. Sur l'écran Pointage journalier, les dates saisies sur un samedi ou un dimanche apparaissent en rouge juste pour vous le signa...
Q000095 - A quoi servent les extensions de chantier .01, .02 modifiables ?
Les extensions .01, .02 du code chantier permettent de différencier les chantiers qui sont associés à une même affaire. Ses extensions sont modifiables. Certains utilisateurs d'Optim’BTP sont multi corps d’état, ils utilisent toujours la même extension / CE Sur les dernières versions v...
Q000093 - Je n’arrive pas à changer l’état "à établir" de mon marché
Ouvrir le Marché dont l'état est "à établir" , aller sur les propriétés du marché (F3) et après vérification des éléments servant à la facturation, aller sur "Traitements marché" , lancer la commande "Valider la préparation du Marché" Le marché passe à l'état accepté. La facturati...
Q000092 - En préparation paye, comment visualiser les heures saisies ?
Sur l'écran de préparation paye, l'onglet « Visualisation par jour", vous permet de voir par salarié les jours potentiellement manquants. Sur cet écran, les heures de production et/ou d'absences ne sont pas distinguées. Le bouton par salarié permet d'ouvrir la consultation des heures saisies...
Q000091 - Comptabilisation de la TVA auto-liquidée pour les factures d'achat de sous-traitance
Quand je reçois une facture d’un sous-traitant en auto liquidation de TVA, je dois, en comptabilité, débiter un compte « 445xxx TVA déductible auto-liquidation des sous-traitants » en contrepartie du débit du compte « 44 TVAxxx due autoliquidation ». 1 - Il faut paramétrer les compte...
Q000090 - Quand je facture avec une TVA à 0%, la facture fait mention d'une auto liquidation alors que c'est de l'intracommunautaire
Afin de pouvoir faire des exonérations de TVA différentes, il faut paramétrer deux taux de TVA à 0% dans Options / Paramètres / Métier / TVA. Pour la TVA intracommunautaire, créer un compte TVAIntra à 0% et ne cocher pas l'option Autoliquidation. En cas d'export vers la comptabilité, les co...
Q000089 - Mon exercice comptable est du 1er juillet au 30 juin. Où est-ce que cela se paramètre ?
Option Paramètre Système Application => Synthèse Mois de début d'exercice : mettre 7 pour un exercice du 01/07 au 30/06 ...
Q000088 - Comment mettre des informations légales sur toutes mes factures?
La gestion des informations légales que vous souhaitez faire apparaitre systématiquement est à faire dans pied de page des modèles de ventes. Pour insérer un pied de page (avec les CGV par exemple) dans les factures , ou les Devis,.., aller avec les droits superviseur de facturation dans l'ongl...
Q000087 - Optim'BTP est-il compatible avec Office 365 ?
Oui Optim'BTP est compatible avec Office 365 (Excel, Word) ...
Q000086 - La gestion du suivi opérationnel de l'avancement par phase / poste de travaux
Depuis l’étude d’exécution, vous souhaitez gérer l’avancement réel du chantier sur les différentes phases/sous-phases de votre étude d'exécution Pour connaitre la méthode, cliquer ici ...
Q000085 - Comment faire une facture d’avance (à régler avant travaux) ?
Pour rappel, une facture d'avance est une facture fournie au client lorsqu'il lui est demandé de verser un pourcentage du montant de la commande avant le début des travaux. Pour générer une facture d'avance, il faut aller dans les propriétés du devis accepté, puis dans "Échéances et retenue...
Q000084 - Comment supprimer un marché ?
Pour les marchés de travaux, liés à un devis accepté (Commande), il n'est pas possible de supprimer un marché car le marché est la continuité du devis accepté. Si le marché est à supprimer, c'est que le devis n'est pas celui qui devait être accepté, donc il faut simplement changer l’é...
Q000083 - Comment saisir une facture de frais salarié (restaurant ou autre) ?
Les factures de frais des salariés de l'entreprise peuvent être saisie comme une facture de fournisseur classique, dans le cas où les factures sont à exporter en comptabilité Créer un compte fournisseur ex "Restaurants Divers" dans la liste des Tiers de l'annuaire. Associer un chantier ou une...
Q000082 - Comment imprimer un journal pour contrôler avant l'export comptable ?
Dans la fenêtre transfert factures (Fournisseurs et/ou client), on peut cliquer sur le bouton impression en haut à gauche de la fenêtre. L'édition du journal vous est alors proposée. ...
Q000081 - Comment recalculer les Prix de revient sur une période donnée ?
Il est courant que l’entreprise reçoive, en décalé, l'information de l'augmentation des coûts des zones de déplacement  au 1er janvier de l'année en cours. ou Le calcul du coef de FG sur les taux horaires est finalisé en fin de bilan mais applicable sur le début de l'exercice . En mode su...
Q000080 - Export/import Écritures comptables vers SAGE au format Txt
Dans Optim'BTP, le fichier d’import/export SAGE basé sur le format "*.pnm" ne permet pas d’ajouter de champs supplémentaires. Pour pallier les besoins supplémentaires, il a été rajouté, dans les paramètres du profil comptable SAGE d’Optim’BTP (à partir de la version 2018.13), la poss...
Q000079 - Comment récupérer les heures en prêt sur une autre société d’Optim’BTP ?
Vous avez plusieurs sociétés en gestion sur Optim'BTP Vous souhaitez imprimer un récapitulatif des heures effectuées par des salariés de la société Y sur des chantiers de la société  X. Pour plus d'information, Cliquer ici... ...
Q000078 - Je voudrais que mes remises s'appliquent en cascade
Dans un devis, un marché, un bordereau... Je voudrais appliquer deux remises successivement : J'ai un montant brut de 54 740 €, je voudrais faire une remise en montant de 740 € puis appliquer 5%. Je voudrais donc un montant net de 51 300 € correspondant à (54 740 - 740) - 5% or le ...
Q000077 - Quelle différence entre taux progressif et taux marginal (remises par tranche) ?
Prenons l'exemple d'un montant brut de marché à 80 000 € Le taux progressif applique la remise sur chaque intervalle. Ici, entre 5 000 et 10 000 €, le calcul est [ (10 000 - 5 000) x 5% = 250 ]... Le taux marginal applique le pourcentage de remise de façon globale : 80 000€ se trouve dans l...
Q000076 - Sur quels prix et à quels niveaux sont appliquées les révisions ?
Les formules de révisions (explicitées sur la FAQ 00075) sont paramétrées sur les devis, marchés (travaux et BPU) et sont toujours =1 ( car au moment de la signature de la commande, l'indice initial = l'indice révisé). Elles suivent et sont appliquées sur les factures (l'indice révisé pou...
Q000075 - Comment est calculée la formule de révision ?
Une formule de révision des prix permet de compenser les variations d’indices des composantes du prix et, suivant le cas, à rétablir une parité. On l’exprime de la façon suivante : Pr = Pi (a + b Mr + c Sr + d BSr ) Mi       Si       BSi i = initial / r = révisé a + b + c + d =1 (...
Q000074 - Comment saisir les taux des indices de révision ?
Aller dans « Ventes/Facture » ⇒ « Indice/révis. » (Accès Superviseur Factures uniquement) Dans la partie haute de l’écran, vous pouvez ajouter un nouvel indice. Dans la partie basse de l’écran, vous pouvez inscrire les valeurs. NB : il est aussi possible d'accéder à cet écran à par...
Q000073 - Puis-je paramétrer la numérotation des marchés ?
La numérotation des codes de Marché n'est possible que sur les Marchés sans commande. Le chrono se paramètre à partir de Options - Paramètres - Système - Chrono - Vente - Marché sans commande, (en accès superviseur). Par contre, il n’y a pas de chrono paramétrable sur les références de...
Q000072 - Prépa Paye : Export ponctuel d'un salarié en cours de mois
Vous avez un ou plusieurs salariés qui quittent l'entreprise en cours de mois et vous souhaitez générer les exports à partir de la préparation paye d'Optim'BTP 1. Créer votre Nouvelle période de paie mensuelle par le bouton PLUS 2. Sélectionner votre période et revenez sur le bouton PLUS et...
Q000070 - Comment gérer la part sous-traitance en paiement direct sur une facture client ?
À partir des propriétés du Marché , écran Annuaire : vous devez ajouter les informations des contrats de sous-traitance qui sont en paiement direct. Utilisez le bouton plus et sélectionnez une prestation de sous-traitance déjà associée au chantier ou utilisez la commande "associer / créer...
Q000069 - Où peut-on rapprocher une facture d’intérim avec les pointages horaires ?
Le rapprochement des pointages horaires des intérimaires aux factures reçues par la société d’intérim est accessible soit : 1. À partir de l’onglet Pointage – Journalier - Rapprochement facture / pointage d'intérim 2. À partir d’une facture d’intérim déjà validée, bouton ...
Q000068 - Comment mettre en place la gestion de stock ?
Par défaut, à la mise en route d'optim'BTP, un stock est déjà paramétré et prêt à fonctionner. En cas d'absence ou si vous souhaitez créer plusieurs stocks ou lieux de dépôt, allez en Mode superviseur sur Options, Paramètres, Système, Serv. Achat / Stock / Atelier / Parc. Pour une bon...
Q000067 - Comment pointer une facture fournisseur sur des BL/CDE d'agences différentes?
Pour pointer une facture sur des commandes et des BL qui ont été faits sur des agences différentes d'un même fournisseur : Aller dans la partie Tiers rattaché de la fiche annuaire des agences, cliquer sur "…" pour choisir « Créer un nouveau tiers payeur rattaché à ce fournisseur/sous-trai...
Q000066 - Comment supprimer une dépense visible dans la synthèse financière d'un chantier ?
Il faut aller sur l'écran des consommations du chantier, Fiche chantier => Raccourcis, => Pointage => Consommations et faire CTRL+Suppr sur la ligne ou bouton "Poubelle Supprimer" Les consommations sont alimentées par : - saisie manuelle de ligne de consommations ou de cession interne -...
Q000065 - Quelle version MS Project doit-on préconiser ?
Nous préconisons la version standard mono poste de MS PROJECT à partir de la version 2010. Ci-après Extrait du document Word « Proposition technique et commerciale » annexe « Les logiciels compagnons » disponible sur le site optim'BTP en accès distributeur Logiciel de gestion de plannin...
Q000064 - Perte ou activation de la commande Envoyer vers OptimBTP dans Outlook
A partir de votre Outlook, vous n'avez pas ou plus accès à l'onglet complément et à la commande "Envoyer vers Optim’BTP" qui permet de récupérer email et/ou pièce jointe. La commande est normalement automatiquement installée avec l'installation d'Optim'BTP Pour récupérer la commande, vou...
Q000063 - Comment supprimer le lancement automatiquement du VBA au démarrage d’outlook ?
Il y a un problème de compatibilité entre Outlook et Optim’BTP sur un poste client. La macro qui permet de récupérer les mails et pièces jointes d'Outlook vers Optim’BTP démarre en erreur à chaque ouverture. Il faut supprimer le lancement automatiquement du VBA au démarrage d’Outlook....
Q000062 - Chantier – Pourquoi je ne trouve pas mon chantier dans les listes déroulantes  ?

Votre chantier existe mais vous ne pouvez pas le sélectionner pour faire votre pointage ou créer votre pièce d'achat. La recherche dans votre Logiciel Suivi d'heures n'affiche pas votre chantier.

Le chantier existe pourtant bien dans la liste des chantiers.

Vous devez vérifier les dates et l'état de votre chantier.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Q000061 - Planning Matériel : Est-il possible d'avoir des alertes sur les entretiens et visites non réalisées ?
Sur l'écran d'accueil d'Optim'BTP , il est possible d'activer une alerte sur les visites urgentes ou à programmer sur votre matériel. Ce lien vous permet d'ouvrir directement l'accès à la gestion du matériel filtrée sur les matériels ayant ses visites à faire. Dans le planning, les visites,...
Q000060 - Gestion des révisions dans les factures
Les règles générales de la gestion des révisions : Les révisions ne s’appliquent que sur les factures. Il n’y a jamais de complément de révision sur les autres pièces de ventes (Devis, Commande, Situation). La formule de révision devrait être établie au moment de la préparation du m...
Q000059 - Calcul des taux de remise dans la fiche article
Dans une fiche Article - Onglet Prix Fournisseurs, la colonne Tx Rem permet de calculer les prix fournisseurs en fonction du taux de base Fabricant (Type FABR) Pour pouvoir calculer les prix remisés des différents Fournisseurs (ligne Type FO), il faut obligatoirement ajouter une ligne de prix de t...
Q000058 - Impossible de retrouver un devis par le moteur de recherche
Le moteur de recherche a parfois des problèmes d’actualisation. En mode superviseur, il est possible de relancer une actualisation. => Engrenage =>   Actualisation du moteur de recherche Attention à ne lancer ce traitement que s’il y a des anomalies de recherche. Il est conseillé d'a...
Q000057 - Comment transférer les pointages d'un chantier vers un autre chantier ?
Vous souhaitez basculer des pointages d'heures ou de consommations sur un autre chantier. En accès Superviseur : Onglets Options – Transfert (Ch.) vous permet de transférer les données d’un chantier vers un autre chantier. Les données transférées sont : les pointages des heures, des cons...
Q000055 - J'ai un message d'erreur Gestionnaire de pilote ODBC 64. Que faire ?
Procédure pour déployer une connexion ODBC avec un Microsoft Office 64 bits 1. Installer le pilote MySQL pour Windows 64 bits sur le poste client : Exécuter en mode administrateur le fichier « mysql-optimbtp-odbc-winx64.msi » qui est déployé sur le serveur Optim’BTP (Dossier MySQL). 2...
Q000054 - Pointage horaire inter-sociétés
Vous n'avez accès qu'à une société d'Optim'BTP,  vous avez besoin de saisir, sur un de vos chantiers, des heures d'un salarié ou intérimaire rattaché sur une autre société . Lorsque vous êtes sur l'écran des pointages hebdomadaires, cliquez sur le lien Afficher tous les salariés et ...
Q000053 - Je voudrais définir la numérotation de mon code affaire
Menu superviseur : Options / Paramètres / Système / Chrono On peut dessiner la structure de la numérotation de chaque élément d'Optim. Ce type de paramétrage doit être fait à la mise en place d'Optim. Il est préconisé de ne pas changer régulièrement ces données. Une aide détaillée est...
Q000052 - J'ai supprimé un élément mais le N° de chrono a sauté une position
Pour tous les éléments d'Optim, le N° de chrono est accessible et modifiable via le menu superviseur Option / Paramètre / Système / Chrono Choisissez l'élément (Numéro de facture vente, numéro de facture achat, numéro de commande, code affaire...) et cliquez sur le bouton engrenage. Remet...
Q000051 - Comment ouvrir la fiche du chantier Stock ?
Les pré-paramétrages de base d'Optim'BTP propose un chantier de gestion de stock. L'affaire/chantier Stock est par défaut Archivée. Pour y accéder, ouvrez : - soit les affaires de gestion et affichez les affaires archivées, - soit la liste des chantiers, affichez les chantiers de gestion et le...
Q000050 - Je voudrais modifier la date d'échéance de ma facture
Mon client demande une modification de sa facture initiale et je voudrais faire un avoir puis une refacturation en conservant la même date d’échéance. Dans la facture, allez dans propriétés, échéances et retenues, échéancier : modifier la date et le libellé de l’échéance. Pour plus ...
Q000049 - Comment modifier l'écriture comptable de TVA sur la facture Sous-traitant ?
Sur la saisie d’une facture fournisseur Sous-traitant, vous souhaitez modifier l'écriture comptable de TVA proposée par défaut. Les factures de sous-traitant sont en ‘Prestation de travaux’ avec auto liquidation de la TVA. Pour remplacer l'écriture de Tva auto liquidée par une TVA à 2...
Q000048 - Comment changer le client dans une affaire ?
Dans la fiche affaire, allez sur l'annuaire de l'affaire et appuyez sur le bouton "dissocier" à droite de l'écran. Puis en utilisant le bouton "Associer/créer", associez ou créez le bon client. ...
Q000047 - Import de données EXCEL dans les consommations
Sur l’écran de Pointage consommations, il est possible d'importer des données en utilisant le modèle Excel prédéfini. Il en est de même pour le pointage des factures / situations clients. Le modèle d'importation commun aux imports Achats/Ventes est accessible à partir de la commande « Im...
Q000046 - Le tiers destinataire n’apparaît pas sur ma facture
Sur les factures de ventes, le client apparaissant sur la facture est toujours le tiers payeur. Pour que le destinataire apparaisse sur la facture, il faut donc que celui-ci soit également le tiers payeur. Par défaut le client rattaché initialement est : Client, Tiers payeur et Destinataire. Le t...
Q000042 - Pourquoi "document non valide" ou "proforma" apparaissent sur certains documents ?
Les devis, situations et factures à l’état « enregistré » ou "à valider" ont la mention « Document non valide » ou "Proforma" à l’impression. Pour que la mention n’apparaisse plus, il faut les valider. Il est aussi possible de paramétrer ces mentions si elles ne conviennent pas. Pour...
Q000041 - Je voudrais ajouter / déplacer une colonne dans une liste sur Optim'BTP
Pour ajouter des colonnes : Cliquer sur le dessin "Colonnes" puis sur "Sélectionner des colonnes" et sélectionner dans la liste le nom de la colonne pour activer l'affichage. Pour déplacer une colonne : Positionnez-vous sur le titre de la colonne à déplacer et vous cliquez-glissez pour la dé...
Q000040 - Comment savoir ce qu'il me reste à facturer en fonction des devis commandés?
Onglets Vente-Devis ou Vente- facture, Marché de travaux, voir tous les marchés de travaux : des filtres sont disponibles (par client, chantier, dates…) et les colonnes montant HT, montant TTC, Montant reste à facturer (HT), Montant reste à régler (TTC) sont présentes et sommées de façon d...
Q000039 - J'ai des écarts de règlement de moins de 3€ que je voudrais solder

Cette FAQ a pour objectif  d'expliquer comment gérer une tolérance des écarts de règlements.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000038 - Comment importer depuis la comptabilité les règlements clients ?
Dans Optim’BTP, le transfert des règlements VERS la comptabilité n'est pas en place. Si votre logiciel comptable permet les exports sous Excel, il est possible d’importer depuis la comptabilité les règlements clients. Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant...     ...
Q000037 - Comment programmer une facturation périodique ?

Cette FAQ a pour objectif d'expliquer comment programmer une facturation périodique des factures clients.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous

Q000036 - J'ai préparé une commande sur excel puis-je l'importer rapidement ?
Cette  fonctionnalité est accessible dans les commandes fournisseurs et dans les études d’exécution. Un format de fichier Excel est à respecter (Modèle livré avec la version). Un minimum de champs sont obligatoires (Libellé, Unité, Qté), en absence de type d’article c’est le type par...
Q000035 - Comment associer automatiquement un type de document à un dossier dans la GED ?
En accès superviseur Options / Paramètres / Système / Document-Type & Document-Dossier. Pour plus d'information, cliquez ici. ...
Q000034 - Ajouter un mode de règlement sur mes factures de ventes
En mode superviseur : Onglet Options - Paramètres - Métier - mode de règlement Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000033 - Modifier une situation ayant fait l'objet d'une DA en compta à l'achèvement
DA = demande d'acompte (méthode de comptabilisation à l'achèvement) La modification des situations ayant fait l'objet d'une DA est possible sur le principe suivant: 1. Modifiez de l’état de situation 2. Créez d’une demande d’acompte à partir de la situation => modifier. L'application ...
Q000032 - Comment mettre en place la facturation à l'achèvement ?
La méthode de comptabilisation des factures à l'achèvement au lieu d'une comptabilisation à l'avancement est un choix comptable de l'entreprise. Il n'est pas possible de mixer les deux méthodes. En accès superviseur : Options - Paramètres - Système - Application - Encadré "Vente" ♦ Active...
Q000030 - Comment réactiver une édition désactivée par erreur?
Avec les droits superviseur, sur chaque édition, un clic droit permet de ouvrir l'explorateur windows. Supprimer alors le fichier ayant l'extension .msq (et seulement celui-là) Toujours avec le clic droit sur les éditions : Actualiser Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000029 - Je voudrais limiter le nombre d'éditions disponibles à tous les utilisateurs
Avec les droits superviseur uniquement, à partir de toutes les listes des choix d'impressions, il est possible de désactiver/réactiver une édition. Après avoir sélectionner la ligne de l'édition à masquer , un clic droit permet de "Désactiver l'édition sélectionnée" Cette fonctionnalité...
Q000028 - Comment suivre un fil de situation en reprise de données ?
Contexte : Les factures étaient faites auparavant sur un autre logiciel. 1 - Créer le marché avec le devis initial (+TS éventuellement) 2 - Enregistrer la dernière situation facturée dans l'ancien système en mettant le numéro de celle-ci ainsi que sa date. 3 - Confirmer la situation de repr...
Q000027 - Pour un marché est-ce possible d’avoir plusieurs tiers payeurs ?
Sur un marché, on ne peut avoir qu’un SEUL client, qu’un SEUL tiers payeur et qu'un SEUL chantier. Le tiers payeur sera le destinataire des factures du marché. Par contre, Il est possible d’avoir plusieurs marchés sur un même chantier (pour des clients différents par exemple). Au moment d...
Q000026 - Depuis un logiciel externe le montant du devis est recalculé
Juste après l'import du devis, il est possible de fixer tous les PU HT du devis pour éviter le recalcul. La commande "Fixer" est accessible par le bouton […] de la phase DEVIS. La colonne "Fixé" peut être ajouté à l'écran du devis. Pour plus d'information, cliquer ici ...
Q000025 - Je voudrais rapidement un export DSN depuis les pointages d'Optim
Pour gérer un export DSN, il faut :1 - Paramétrer les absences DSN (Option / Paramètres / Métier / Absences => cocher les absences DSN)2 - Le menu export absence DSN est disponible dans pointage/prepa.paye/exportation absence DSN ou Pointage/ Journalier / pointage suivi des absences ...
Q000024 - Comment savoir rapidement le reste à régler de mes clients ?

Pour visualiser le reste à régler de vos clients vous avez plusieurs possibilité : l'annuaire, le liste des factures, les écrans de synthèses du chantier...

Q000023 - Gestion des groupes
Gestion des groupes - Rattacher une société "siège" Quel que soit la catégorie, dans l'annuaire, un marquage dans l'écran "Information" de la fiche Tiers permet de le définir comme le siège du groupe.Une fiche Tiers cochée comme Siège est automatiquement liée à elle-même ("Lié a...
Q000022 - Comment rajouter un compte de facturation / RIB sur une facture de vente ?
Aller dans l’annuaire, sélectionner dans catégorie « Structure » et choisir une société. Une fois dans la fiche société, aller dans l'écran « Structure » S’il n’y a pas de compte de facturation, cliquer sur le rond avec les 3 points et sur « Nouveau compte de factura...
Q000021 - Comment demander une clé d'activation ?
Dans Optim'BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel.Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué.Un message en bas de l'écran vous informe du nombre de jours restant avant l...
Q000020 - Comment contrôler les pointages salariés et intérim ?

Un contrôle des saisies horaires est disponible depuis l’onglet pointage (hebdo, journalier et Prépa paye - Contrôle pointage horaire).

Q000019 - Comment gérer un écart de TVA sur ma facture fournisseur ?
Les comptes d'écart de TVA sont paramétrés dans Option / paramètre / Profil / comptabilité / paramètres des achats. En saisie de facture, il faut mettre le TTC envoyé par le fournisseur en pied de facture, un écart TVA apparaît en rouge. Sur l'écran suivant (écriture comptable),...
Q000018 - Je voudrais coller ou filtrer une liste présente dans Optim'BTP sur Excel
Si une liste est transférable d'Optim'BTP sur Excel, le bouton d'export est visible : Vous trouvez en fin de colonne une icône qui permet un export d'Optim'BTP sur Excel A noter : vous pouvez filtrer par un clic droit dans toutes les listes d'Optim. ...
Q000017 - Comment avoir ma liste des articles à réapprovisionner ?
Liste des articles à réapprovisionner Dans l’onglet Achat/Stock, vous cliquez sur Stock, Dans la gestion des stocks, sélectionnez votre stock (en cas de multi-stocks). Plusieurs solutions sont possibles pour filtrer une liste d’articles à réapprovisionner : 1.Si vous cochez «...
Q000014 - En transfert de factures, comment régénérer le fichier d'export ?
Pour regénérer un fichier d'export, il faut se rendre dans le menu "Transfert facture", onglet historique, sélectionnez l'export que vous souhaitez regénérer et cliquez sur "Régénérer le fichier d'exportation" ...
Q000013 - Comment vérifier et valider les factures fournisseurs suspendues ?
Visualiser les factures fournisseurs suspendues Filtrer sur l'état "suspendu" Ouvrez la facture fournisseur suspendue. Vérifiez les données sur l'écran affiché (Compte Tiers manquant, type de prestation, montants…)Faites Traitements - Modifier, après  corrections éventuelles,  v...
Q000012 - Comment rajouter un compte comptable manquant dans les factures fournisseurs ou clients?
Vous ne retrouvez pas un compte comptable dans la liste des comptes de l'écran des écritures des factures fournisseurs ou des factures de ventes. Accès superviseur :1. Le compte comptable doit exister dans la liste des comptes.⇒ Pour l'ajouter, allez dans l'Onglet Options - Comptes (bouton + p...
Q000011 - J'ai un message d'erreur sur les pointages horaires (ou de déplacement)
Les messages d'erreurs sur les pointages (ou déplacement) possibles : " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des profils horaires. Vérifier les dates des différentes périodes." ou " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage. Vérifier les dates des di...
Q000010 - Comment créer une facture directe ?

Pour facturer rapidement, il est possible de réaliser une facture directe. Découvrez la procédure dans la FAQ 010.

Q000009 - Comment vérifier que le délai d'une commande d'achat est respecté?

Le délai d'une commande est dépassée lorsque la livraison aurait du avoir lieu il y a au moins 15 jours. Pour voir comment consulter les commandes en retard, consultez la FAQ 009.

Q000008 - Afficher les coordonnées de l'acheteur sur l'édition d'une commande
A partir de l'annuaire, ouvrez la fiche de la société (catégorie structure) où est rattachée la personne dont les informations sont manquantes.Dans la fiche Tiers, sur la liste des interlocuteurs, sélectionnez la ligne du contact et complétez les données. La validation est automatique. ...
Q000007 - Impossible d'ouvrir Optim'BTP
Il est impossible d'ouvrir Optim'BTP car vous rencontrez un message d’erreur « Problème de connexion à la base de données » au démarrage d’Optim'BTP. Vérifiez si les autres utilisateurs ont accès à Optim'BTP : Si seul votre poste est concerné, commencez par redémarrez votre post...
Q000006 - Quels sont les impacts d'un changement de taux horaire ou d'un coef FG dans les paramètres ?
Il faut d'abord savoir a quelle phase souhaitez effectuer le changement de taux : En phase de production, vous souhaitez mettre à jour les nouveaux taux ou Coef de FG de vos types de salariés, sans modifier les saisies antérieures, pour cela, vous ne devez pas modifier directement les taux exis...
Q000005 - Comment sont calculés les taux horaires et le coefficient des frais généraux sur l'écran analyse financière?

Le montant déboursé, le prix de revient, le taux moyen et le coefficient de frais généraux ont tous des calculs bien spécifique.Le montant déboursé, le prix de revient, le taux moyen et le coefficient de frais généraux ont tous un calcul bien spécifique dans les écrans de l'analyse financière d'Optim'BTP. La FAQ 005 explique ces différents calculs.

Q000004 - Comment ajouter un nouveau code d'absence ?

Vous avez besoin d’ajouter un nouveau code d’absence dans votre logiciel BTP  pour le pointage des heures.

Avec les droits superviseur: ajouter votre code, gérer l'ordre dans les listes déroulantes et les différentes options disponibles.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous…

Q000003 - Comment enlever l'extension.01 sur le code chantier ?

Menu superviseur : Options / Paramètres / Application

Cochez  "Ne pas générer les extensions « .01 » pour le code du premier chantier de chaque affaire"

Vous devrez redémarrer Optim'BTP

Ensuite, vous pourrez changer les extensions sur votre fiche chantier.

Q000002 - Chantier - Comment ne plus faire apparaître un chantier dans les états d'analyse ?

Vous avez besoin de ne pas faire apparaitre un chantier dans les états d'analyses ? La FAQ002 vous montre les deux possibilités : l'archivage ou le marquage.

Q000001 - Utilisateur - Comment ajouter ou modifier un nouveau collaborateur/utilisateur d'OPTIM'BTP ?

Dans votre logiciel de gestion de chantier Optim'BTP, aves les accès superviseur, vous pouvez modifier ou ajouter un nouveau collaborateur/utilisateur.

Pour en savoir plus, consulter la procédure en cliquant sur les boutons ci-dessous.

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