Q000358 - Gestion des relances

Module Vente-Facture => Échéancier règlement

Optim’BTP vous permet de gérer les relances clients à partir de l’onglet « Échéancier règlem. »

(New version 2022.56) Les relances sont gérées sur 3 niveaux, les dates de relances et les documents associés sont enregistrés et visibles sur chaque niveau.

Il est impossible de faire une relance de niveau 2 (par exemple) sans avoir une date sur la relance de niveau 1.

L’historique des documents transmis sont visibles par ligne sur chaque tiers.

Accès aux factures clients à relancer :

À partir du module, sélectionner « Voir les échéances à régler »

Gestion des relances des factures à régler

Sélection des factures non réglées à relancer

Utiliser les filtres pour sélectionner les relances à effectuer : par dates, nombre de jours de retard calculé à partir des dates d’écheances de facture, niveau des relances, client, …

Visualiser en colonnes ou sur chaque fiche Tiers les dates des relances de chaque niveau.

Génération des relances Bouton Traitement

Vérifier le type d’envoi activé PDF ou email :
Bouton Traitement => Éditer la relance => le type d’envoi pris en compte est grisé « Envoyer par mail » ou « Imprimer PDF », cliquer éventuellement sur le choix non grisé pour l’activer.
Éditer la relance : => choix du niveau de relance de 1 à 3
=> pour le niveau choisi sélectionner Échéance(s) sélectionnée(s) ou toutes les échéances (correspond à toutes les lignes visibles) sur l’écran.
Choisissez l’impression de la relance : la version PDF est préconisée (*).
L’envoi par mail génère automatiquement un mail par client sur son adresse de relance si présente et génère un courrier spécifique au niveau sélectionné.
Si le client/tiers payeur a plusieurs factures non réglées, l’impression Pdf reprend toutes les factures dans un seul tableau

Si vous prenez l’édition Word, il y aura obligatoirement un courrier par facture pour un même tiers..

Visualisation des historiques de relance sur le tiers

1^ère partie de gauche = information de la ligne de facturé sélectionnée et historique des relances déjà effectuées.

2^ème partie de droite = information du Tiers payeur quelque soit la ligne sélectionnée avec le total des montants non réglés et le nombre cumulé des jours de retard.
La zone de commentaire est liée au tiers payeur.

Email de relance

L’email de relance est visible s’il a été saisi dans la fiche Tiers, sa création ou modification sur l’écran du Tiers payeur met à jour automatiquement la fiche Tiers (et vice-versa).

En période de reprise, ajouter la date des relances faites par un autre biais

Pour pouvoir faire une relance de niveau 2, vous devez avoir une date de niveau 1, pour cela le bouton … permet de définir une date antérieure de relance.