Optim’BTP vous permet de gérer les relances clients à partir de l’onglet « Échéancier règlem. »
(New version 2022.56) Les relances sont gérées sur 3 niveaux, les dates de relances et les documents associés sont enregistrés et visibles sur chaque niveau.
Il est impossible de faire une relance de niveau 2 (par exemple) sans avoir une date sur la relance de niveau 1.
L’historique des documents transmis sont visibles par ligne sur chaque tiers.
Accès aux factures clients à relancer :
À partir du module, sélectionner « Voir les échéances à régler »
Sélection des factures non réglées à relancer
Utiliser les filtres pour sélectionner les relances à effectuer : par dates, nombre de jours de retard calculé à partir des dates d’écheances de facture, niveau des relances, client, …
Visualiser en colonnes ou sur chaque fiche Tiers les dates des relances de chaque niveau.
Génération des relances Bouton Traitement
Vérifier le type d’envoi activé PDF ou email : Bouton Traitement => Éditer la relance => le type d’envoi pris en compte est grisé « Envoyer par mail » ou « Imprimer PDF », cliquer éventuellement sur le choix non grisé pour l’activer.
Éditer la relance : => choix du niveau de relance de 1 à 3 => pour le niveau choisi sélectionner Échéance(s) sélectionnée(s) ou toutes les échéances (correspond à toutes les lignes visibles) sur l’écran.
Choisissez l’impression de la relance : la version PDF est préconisée (*). L’envoi par mail génère automatiquement un mail par client sur son adresse de relance si présente et génère un courrier spécifique au niveau sélectionné. Si le client/tiers payeur a plusieurs factures non réglées, l’impression Pdf reprend toutes les factures dans un seul tableau
Si vous prenez l’édition Word, il y aura obligatoirement un courrier par facture pour un même tiers..
Visualisation des historiques de relance sur le tiers
1ère partie de gauche = information de la ligne de facturé sélectionnée et historique des relances déjà effectuées.
2ème partie de droite = information du Tiers payeur quelque soit la ligne sélectionnée avec le total des montants non réglés et le nombre cumulé des jours de retard. La zone de commentaire est liée au tiers payeur.
Email de relance
L’email de relance est visible s’il a été saisi dans la fiche Tiers, sa création ou modification sur l’écran du Tiers payeur met à jour automatiquement la fiche Tiers (et vice-versa).
En période de reprise, ajouter la date des relances faites par un autre biais
Pour pouvoir faire une relance de niveau 2, vous devez avoir une date de niveau 1, pour cela le bouton … permet de définir une date antérieure de relance.
Exemple des contenus proposés dans les PDF de chaque niveau
Les entêtes et pied de page sont liés aux paramétrages de votre société.
Ce site utilise des cookies afin que nous puissions vous fournir la meilleure expérience utilisateur possible. Les informations sur les cookies sont stockées dans votre navigateur et remplissent des fonctions telles que vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre site Web et aider notre équipe à comprendre les sections du site que vous trouvez les plus intéressantes et utiles.
Cookies strictement nécessaires
Cette option doit être activée à tout moment afin que nous puissions enregistrer vos préférences pour les réglages de cookie.
Si vous désactivez ce cookie, nous ne pourrons pas enregistrer vos préférences. Cela signifie que chaque fois que vous visitez ce site, vous devrez activer ou désactiver à nouveau les cookies.
Google Analytics
Ce site utilise Google Analytics pour collecter des informations anonymes telles que le nombre de visiteurs du site et les pages les plus populaires.
Garder ce cookie activé nous aide à améliorer notre site Web.
Veuillez activer d’abord les cookies strictement nécessaires pour que nous puissions enregistrer vos préférences !