Comment faire un suivi de l’avancement opérationnel du chantier par phase / poste de travaux ? – Q000086

Dans le logiciel de suivi chantier Optim’BTP Entreprise, le suivi de l’avancement par phase / poste de travaux permet de saisir l’avancement opérationnel de votre chantier, c’est-à-dire la réalité des travaux effectués sur le terrain.
Cet avancement est décorrélé de toute notion de facturation et ne s’intéresse uniquement qu’à ce qui se passe réellement sur le terrain.

La réalisation du temps passé et des matériaux dépensés étant déjà saisis par le pointage et les consommations (commandes/BL/factures), il suffit de déclarer les travaux réalisés sur le terrain afin d’avoir une estimation :

• Du temps et du déboursé qu’il aurait fallu dépenser pour un tel pourcentage d’avancement réel
• Du montant à facturer pour le niveau d’avancement déclaré

En fonction de ces éléments, il est possible réaliser des ajustements en cours de chantier, de repenser la répartition des ressources et du budget, et adapter la facturation.

Paramétrage

Avec les droits Superviseur, activer la gestion des avancements depuis la prépa-chantier à partir des paramètres système Options > Paramètres > Application > Onglet « Affaire / Chantier / Prévisions financières ».

Deux possibilités de détails pour l’avancement sont proposées :

• Par phase/poste de travaux : l’avancement pourra se faire au global à la phase ou sous-phase avec une possibilité de descendre au détail à l’ouvrage
• Par phase+ ouvrage de premier niveau/poste de travaux : l’avancement pourra se faire au global à l’ouvrage de premier niveau avec une possibilité de descendre au détail sur les composants de l’ouvrage

Les avancements peuvent être créer manuellement, cependant il est possible de générer automatiquement les avancements à dates d’arrêtés des chantiers. Pour plus d’information, consulter la dernière partie du document.

Redémarrer Optim’BTP Entreprise pour que la modification des paramètres soit bien prise en compte.

Mode opératoire

Si le paramètre est bien activé, deux fonctionnalités apparaissent dans la Prépa/Suivi de chantier. Elles sont accessibles de deux façons différentes :

• Soit depuis le module Prépa / Suivi de chantier > Préparation et suivi : Sélectionner le chantier concerné, Optim’BTP Entreprise ouvre l’écran de l’étude d’exécution.
  Cliquer sur « Suivi phase / poste tvx » dans le bandeau haut de l’écran et accéder à la gestion de l’avancement par phase.

• Soit depuis la fiche chantier en cliquant sur « Prépa/suivi » > Gestion suivi phase / poste de travaux

Gestion suivi phase / poste de travaux

Cliquer sur « Gestion suivi phase / poste de travaux ». Cet écran reprend les éléments de l’étude d’exécution.

Sélection des phases et ouvrages à suivre

En fonction de ce qui doit être suivi, sélectionner la phase (pour inclure tout le contenu de la phase) ou un/des ouvrage(s) de la phase.  

Par défaut, le nom de la phase ou de l’ouvrage est reporté en tant que nom du poste de travaux de suivi.
Il est possible en cliquant sur les 3 points d’une ligne de renommer

Une fois les éléments sélectionnés, cliquer sur la flèche en bas à droite de l’écran pour passer à l’écran suivant.

Valider la sélection

L’onglet Budget propose une répartition du budget prévisionnel par poste de travaux. Optim’BTP transforme les éléments sélectionnés en poste de travaux, avec une ventilation du budget sur ces postes-là en fonction des types d’article.

Il est possible de valider la sélection, ou valider en actualisant le budget de référence.

En validant la sélection, Optim’BTP Entreprise génère des postes de travaux sur lesquels on peut faire des devis TS, saisir des pointages d’heure, des commandes et un avancement réel pour avoir une analyse complète du poste.

Si on valide la sélection en actualisant le budget de référence, Optim’BTP Entreprise répartit en plus le budget prévisionnel par poste de travaux.

Précisions :

• Si des éléments reste dans « Chantier », cela signifie qu’il y a des lignes qui n’ont pas été sélectionnées et qui ne sont affectées à aucun poste de travaux.

• Tout élément sélectionné est automatiquement transformé en poste de travaux. S’il y a plusieurs ouvrages à suivre mais qu’on ne souhaite pas les transformer en poste de travaux, on peut les inclure dans un poste de travaux déjà existant, en cliquant sur le menu contextuel sur la ligne de l’ouvrage > Associer à un poste de travaux existant. 

Saisie de l’avancement

Une fois l’étape de sélection validée, cliquer sur « Avancement par phase / poste de travaux ».  

Pour les prochains avancements, sélectionner directement depuis la Prépa Chantier > Avancement par phase / poste de travaux, sans passer par l’écran de gestion des postes de travaux.

Cliquer sur « + »

Sélectionner la date d’arrêté et saisir un commentaire si besoin.
Valider la création

Précision : si l’arrêté est généré automatiquement sur le chantier. Il n’est pas nécessaire de le sélectionner.

L’arrêté reprend les postes de travaux sélectionnés.

La saisie de l’avancement se fait dans la colonne « Avancement au 31/08/2025 » en double cliquant sur les pourcentages rouges.
L’écran vous propose également votre réalisation au 31/08 sur le chantier, par poste de travaux.

Vous pouvez saisir un avancement au global sur le poste de travaux, ou un avancement détaillé par ouvrage, en cliquant sur le menu contextuel “…” à côté du pourcentage.
Le logiciel calcule un pourcentage d’avancement global sur le poste en fonction de l’avancement du détail.

Après saisie de l’avancement :

L’arrêté compare le budget initial, l’avancement réel avec le réalisé à date d’arrêté.
Dans l’exemple, sur la phase INFRASTRUCTURE, les dépenses de matériaux sont inférieures à ce qui devrait être au vue de l’avancement réel mais par contre c’est le contraire concernant les dépenses de sous-traitance.

Vous retrouvez ces informations dans la synthèse financière du chantier “Suivi par avancement”:

Si besoin, il est possible de saisir des ajustements sur la réalisation en cliquant sur la « note ».

Pour plus d’information sur la saisie des ajustements, consulter la FAQ Q000494

Option : Génération automatique des avancements

Paramétrage

Prérequis : le paramètre sur la gestion des avancements doit être activé.
Pour générer automatiquement les avancements des chantiers à dates d’arrêtés, cocher l’option « Initialisation automatique des avancements le 25 de chaque mois » dans les paramètres système Options > Paramètres > Application > Onglet « Affaire / Chantier / Prévisions financières ».
Il est également possible d’indiquer le jour du mois souhaité en paramètres.

Génération automatique d’arrêtés de chantier

Certaines conditions doivent être remplies pour que les avancements se génèrent automatiquement :

• Le chantier doit être en cours
• Un premier avancement doit avoir été créé
• Aucun avancement ne doit être enregistré pour le mois en question
• Le chantier doit avoir des heures saisies sur la période concernée
• Le chantier doit avoir un avancement total inférieur à 100%
• Le montant facturé doit être inférieur au montant total du marché initial

Si ces conditions sont remplies, les avancements seront créés automatiquement chaque mois, à la date indiquée en paramètre.
Il suffira de saisir le pourcentage réel d’avancement sur le terrain et de valider la saisie.

Précision : l’avancement généré repart du pourcentage de l’avancement précédent.
Il faut renseigner un avancement réel cumulé. Le raisonnement est le même pour la partie « réalisation » et « Ecart déboursé ».

Vous pouvez également consulter

• Comment gérer des avancements dans les prestations de sous-traitance et les utiliser pour la facturation ?
• Je n’arrive pas à faire une facture d’avancement de situation n°2