FAQ, base de connaissance client

Les étapes du circuit de validation

Les circuits de validation permettent de dématérialiser la circulation des documents pour approbation avant envoi ou règlement.

Chaque utilisateur concerné sera informé de la présence d’un document à valider (alerte sur l’écran d’accueil et application smartphone).

Il pourra alors consulter le document, donner son accord ou bloquer le processus de validation en justifiant sa position.

Le paramétrage du circuit de validation (à définir avec le profil superviseur)

Toute pièce entrant dans le circuit de validation retourne à l’émetteur pour traitement de la pièce

Exemple de traitement : une commande fournisseur validée, pourra être envoyée au fournisseur

Seul le conducteur de travaux et le chargé d’affaire sont renseignés de façon dynamique. Les autres étapes sont nominales.

Il n’y a pas de paramétrage par seuil de montant.

Il est possible de créer plusieurs circuits de validation pour chaque type de pièce.

Afin d’adapter le contenu, des options permettent de justifier un blocage du processus de validation Réserve / Refus / Mise en attente.

Se rendre dans les paramètres d’Optim’BTP : Options > Paramètres > Profil > Circuit de validation

Dans l’onglet paramètre, vous pouvez modifier ou créer différentes réserves, refus ou mise en attente dans les paramètres du circuit de validation

Dans l’onglet paramètre, vous pouvez modifier ou créer différentes réserves, refus ou mise en attente dans les paramètres du circuit de validation

Les pièces du circuit de validation :

• La commande fournisseur
• Le contrat de sous-traitance
• Le devis client
• L’état de situation
• La facture client
• La facture fournisseur

Autoriser la validation directe

Toujours depuis l’écran de Circuits de validation, cette option permet de conserver ou pas la possibilité à l’utilisateur de valider directement un document sans l’obliger à passer par le circuit de validation.

Mettre une commande dans le circuit de validation

Au moment de valider la pièce que vous souhaitez mettre dans le circuit de validation, OptimBTP vous proposera les différents circuits y afférent.

Les possibilités du circuit

• Validation avec réserve
• Refus de validation
• Mise en attente

Validation

Le valideur voit apparaître la pièce à valider dans son écran d’accueil OptimBTP.

En cliquant sur le document à traiter, une fenêtre s’ouvre pour la validation avec le document en PDF

Délégation de validation pour une période donnée

Le Conducteur de travaux peut déléguer la validation des documents à une autre personnes( parmi la liste des conducteurs de travaux ou chargés d’affaires) durant une période (congé).

Dans l’onglet compléments : circuit – délégation de validation