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Inventaire : comment faire un inventaire des stocks ? - Q000370

Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre pour inventorier vos stocks.

Saisie de l’inventaire

1. Sélectionnez les éléments concernés à partir d’un stock

La fenêtre de gestion des stocks permet de filtrer la liste des articles afin de faciliter leur sélection. Plusieurs filtres sont proposés : par stock, par type article, par famille, par quantité en stock…

Filtrez les éléments à dénombrer à partir de cette fenêtre.

Fenêtre de gestion des stocks

La saisie de l’emplacement et de la position pour chaque article permet de trier et de filtrer les articles sur l’inventaire papier.

2. Générez l'inventaire

Une fois la sélection des articles effectuée, cliquez sur Saisie inventaire / Générer un inventaire et choisissez le stock que vous souhaitez inventorier.

Générer l'inventaire

Les mouvements en attente concernant les articles sélectionnés doivent être saisis avant de lancer le processus. Si tous les mouvements ont été saisis, vous pouvez confirmer la création.

Fenêtre de confirmation que tous les mouvements en attente ont été saisis

La date est obligatoire. Vous pouvez également ajouter un commentaire avant de valider la création.

Renseigner les informations

3. Validez la génération de l'inventaire

L’inventaire est généré avec les articles filtrés dans la sélection. Après la génération, il est en cours de saisie (Etat : en cours).

Fenêtre de sélection d'articles de l'inventaire

Avant la saisie des quantités constatées (colonne Qté constatée), il est encore possible d’ajouter des articles par un cliqué / déposé.

Vérifiez au préalable que les articles stockés soient bien présents dans la base article et rattachés au stock concerné par l’inventaire.

Pour ajouter un article, ouvrez l’inventaire et modifiez la sélection d’article :

Modifier la sélection de l'inventaire

Ajoutez un article par glissé / déposé et validez l'ajout.

Valider la modification de l'inventaire

4. Editez l'inventaire (si besoin d'un support papier)

A partir de la liste des inventaires, positionnez-vous sur l'inventaire concerné et cliquez sur Imprimer.

Créer une édition de l'inventaire

Vous pouvez également générer l'édition à partir de la fiche Inventaire.

Inventaire de stock

L’édition conserve le tri par Emplacement et Position pour limiter les déplacements dans le dépôt.

Edition relevé des quantités en stock

5.    Saisissiez dans Optim les quantités constatées

Une fois la sélection d’articles validée, vous pouvez passer à la saisie des quantités constatées.

Activez le traitement de la saisie des quantités constatées en cliquant sur Saisir les quantités constatées.

Saisir les quantités constatées

Toute modification d'article (ajout, suppression) est encore possible tant que les quantités ne sont pas saisies.

Quantités constatées
Quantités constatées vs écarts

Conséquence de la saisie des quantités

La saisie des quantités ne valide pas automatiquement l'inventaire. Vous pouvez enregistrer la saisie si elle est partielle et compléter plus tard.

En revanche, le fait de valider rend l'inventaire définitif.

Vous ne pouvez plus revenir en arrière pour le modifier ou supprimer. Si vous souhaitez corriger une saisie, il faut refaire l'inventaire pour ajuster les quantités constatées.

Vérifiez que des mouvements ne se soient pas passées entre les deux opérations afin que votre nouvelle saisie soit conforme.

Conséquence sur la fiche de l’article stocké

La validation de l'inventaire modifie également la fiche de l'article stocké.

Sur cette fiche, dans l'onglet " Mouvements ", Optim BTP reprend l'information issue de l'inventaire avec le type de pièce (ici INV pour inventaire), la référence de l'inventaire et le type de mouvement (E/S).

Conséquence sur la fiche de l’article stocké

Mise à jour ponctuelle de la quantité d’un article sur un stock

Vous pouvez modifier ponctuellement la quantité d’un article sur un stock à partir de la gestion des stocks (Achat/Stock - Stock).

A partir de la fiche d'un article, cliquez sur le bouton permettant la mise à jour de la quantité.

Fiche achat

Un commentaire doit obligatoirement être associé à cette modification ponctuelle.

Mise à jour de la quantité de stock

Validez la mise à jour.

Ce traitement pour un article crée une ligne de mouvement de type REGUL sur l’article.

Mouvements dans la fiche achat

Vous pouvez également consulter