Dans le logiciel-achat-BTP, les demandes de prix et les commandes fournisseurs sont facilement générées à partir des besoins des chantiers et des stocks. Tous les documents sont automatiquement enregistrés et classés sur votre serveur, envoyés par email avec les pièces jointes nécessaires (Extrait CCTP, plan de détail). Les données alimentent en direct les engagements des chantiers, le suivi des consommations par fournisseur, et les différents tableaux de suivi financiers.
Les tarifs de vos fournisseurs peuvent être importés depuis un fichier Excel. Ils sont aussi accessibles depuis les portails. Les prix sont actualisables dans la bibliothèque d'article.
A la fin du processus d'achat, les données sont transférées vers votre comptabilité. Il est aussi possible de consulter l'historique de vos achats par période et par fournisseur.
Parce que le détail d’une commande peut provenir d’une étude d’exécution, d’une demande d’approvisionnement, du traitement de réapprovisionnement du stock ou de la duplication d’une commande existante, dans le logiciel-achat-btp, il est rare d’avoir à ressaisir le contenu d’une commande fournisseur.
A la suite du transfert des demandes d’achat, vous pouvez suivre l’avancement des approvisionnements à partir de votre écran de gestion du chantier. Dans le logiciel BTP, les traitements réalisés par le service achat sont automatiquement répercutés sur les lignes de détail de vos demandes. Vous pouvez suivre en direct les différentes étapes du processus (Demande de prix, commande et/ou réservation de stock).
La forte intégration du processus d’achat dans la préparation des chantiers incite le responsable des travaux à mettre en œuvre une étude de son chantier la plus complète possible. Il apparait assez vite aux utilisateurs qu’à partir d’une étude d’exécution correctement menée, les achats et la préparation du chantier en générale s’enchainent facilement. La logique métier du logiciel BTP provoque donc une amélioration de la préparation des chantiers.