Structurez votre process commercial en créant facilement l’ensemble de vos documents de vente, en direct ou dans le cas d’appels d’offres, tout en optimisant votre suivi client.
Achats, Stocks et Sous-Traitance : simplicité et contrôle.
Suivez vos commandes, anticipez vos besoins en matériaux et gérez vos sous-traitants en toute simplicité. Maîtrisez vos coûts et centralisez votre gestion pour toujours plus d’efficacité.
Préparation et gestion des achats
Optim’BTP facilite la gestion des achats en centralisant tous les articles validés dans le devis d’offres. Interrogez vos fournisseurs, mettez à jour leurs prix, envoyez des demandes de prix et passez commande en quelques clics. Un écran dédié permet de valider les besoins et de les traiter directement ou de les soumettre au service achat.
Les prix les plus récents sont consultables avant chaque commande, et tous les achats respectent un processus unique avec des contrôles intégrés. La mise en GED automatique des documents garantit un archivage sécurisé et une réédition à tout moment. Les documents sont également intégrés au suivi financier en temps réel. En fin de processus, les données sont transférées en comptabilité pour une gestion sans ressaisie.
Gestion des articles
L’ERP propose une bibliothèque d’articles modulable, pouvant être utilisée en lien avec une application d’étude de prix ou directement intégrée aux achats. Cette fonctionnalité permet un suivi précis des articles, des fournisseurs et de l’historique des commandes.
De plus, Optim’BTP facilite l’importation de données, offrant ainsi un gain de temps considérable, et permet de se connecter à des bibliothèques de prix existantes pour une meilleure intégration des coûts.
Gestion des stocks
Vous avez la possibilité d’administrer un ou plusieurs stocks tout en assurant une valorisation précise grâce à la méthode du prix moyen pondéré. Il permet de suivre l’ensemble des mouvements de stock et des commandes, et de générer des inventaires complets. Pour éviter les ruptures, le système intègre également des alertes automatiques pour anticiper les besoins en réapprovisionnement.
Sous-traitance
Optim’BTP permet de sous-traiter directement à partir du devis. Vous pouvez consulter et comparer plusieurs sous-traitants grâce à des indicateurs automatiques, tandis que la gestion des documents se fait entièrement en automatique. Ils se génèrent en un clic, et le paiement direct ainsi que l’autoliquidation de TVA vous assurent une maîtrise complète et sécurisée du processus. Petit plus : une checklist vous permet de ne rien oublier !
Facturation
Simplifiez-vous la facturation avec un pointage automatisé des factures classiques et d’acomptes, ainsi qu’un rapprochement facilité grâce à la réception des factures dans des GED externes comme OpenBee, Docuware, Zeedoc ou Yooz. L’océrisation des factures permet une reconnaissance automatique des caractères pour un traitement plus rapide.
Gestion des achats
Avec Optim’BTP Web, la gestion des achats devient plus fluide et organisée. Vous pouvez passer des commandes fournisseurs directement à partir de la base articles, effectuer des demandes de prix et d’approvisionnement en amont, et gérer vos accord-cadres. Lors de la réception des factures fournisseurs, vous pouvez facilement les pointer et les exporter vers votre logiciel comptable pour un rapprochement rapide et une comptabilité simplifiée.
Gestion de la base article
Vous avez la possibilité de créer une base d’articles très fournie, avec la gestion de plusieurs bibliothèques d’articles. Sur chaque fiche, vous pouvez enregistrer les prix de différents fournisseurs et effectuer des comparatifs afin de choisir la meilleure option. Un onglet dédié au suivi des commandes permet de suivre en temps réel l’avancement de chaque commande, pour ne rien oublier !
Gestion des stocks
Gérez et valorisez vos stocks en temps réel, en suivant l’évolution des quantités et des coûts à chaque étape. La plateforme vous permet également de réaliser des inventaires facilement, grâce à une interface intuitive qui simplifie le processus et vous garantit des résultats précis.
Sous-traitance
Optim’BTP Web vous permet de consulter et comparer plusieurs sous-traitants grâce à des indicateurs détaillés tels que le coût, les délais et la qualité de leurs prestations. De plus, la gestion des documents liés à la sous-traitance se fait automatiquement, ce qui simplifie grandement la partie administrative. Vous bénéficiez également d’une checklist intégrée, vous assurant que toutes les étapes importantes sont suivies, tant du côté administratif que du côté opérationnel.
Facturation
La gestion de la facturation est simplifiée grâce à la possibilité de pointer les factures directement dans la plateforme. Vous pouvez ensuite effectuer un rapprochement manuel ou utiliser des outils de gestion électronique de documents (GED) comme OpenBee, Docuware, Zeedoc ou Yooz pour un traitement encore plus rapide via la technologie d’océrisation qui permet une reconnaissance automatique des caractères.