Conditions générales de vente et d’utilisation des solutions logicielles Optim’BTP

Préambule

La SAS Optim-Factory, au capital de 413 600 €, immatriculée au RCS de Caen sous le numéro 401 489 174, dont le siège social est situé 41 BOULEVARD MARECHAL LECLERC, 14000 CAEN, (ci-après « l’Éditeur »), a pour activité l’édition et la commercialisation des solutions logicielles de gestion Optim’BTP, spécialisées pour les entreprises du BTP, proposées :

• sous forme de Progiciel (licence d’utilisation installée sur le serveur du Client), éventuellement accompagné d’une application mobile,
• sous forme de service SaaS (logiciel accessible en ligne, hébergé par l’Éditeur).

Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (ci-après « CGVU ») ont pour objet de définir les droits et obligations respectifs de l’Éditeur et de ses Clients ou Abonnés (ci-après « le Client »), dans le cadre de l’utilisation des logiciels et services proposés.

Les solutions logicielles peuvent être commercialisées directement par l’Éditeur ou par l’intermédiaire de Distributeurs agréés. Dans tous les cas, les présentes CGVU régissent les conditions d’utilisation des logiciels et services. En cas d’achat via un Distributeur agréé, le Client reconnaît que seul l’Éditeur demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle et concédant la licence d’utilisation.

Article 1 – Définitions

Aux fins des présentes, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous :
Éditeur : la société Optim-Factory, propriétaire des logiciels et prestataire des services SaaS.
Distributeur agréé : toute personne morale autorisée par l’Éditeur à commercialiser ses solutions logicielles.
Client/Abonné : toute personne physique ou morale ayant acquis une licence de progiciel et/ou souscrit un abonnement SaaS, directement auprès de l’Éditeur ou via un Distributeur agréé.
Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à utiliser le progiciel, le service SaaS ou l’application mobile.
Identifiants : login et mots de passe propres au Client et à chacun de ses Utilisateurs.
Progiciel : Optim’BTP Entreprise, le logiciel édité par l’Éditeur, installé sur l’environnement informatique du Client, accompagné de sa documentation et, le cas échéant, de son Application mobile associée.
Application mobile : Optim’BTP Mobil, l’application mobile éditée par l’Éditeur, liée au Progiciel et permettant certaines fonctionnalités complémentaires.
Service SaaS : Optim’BTP Web, la solution logicielle mise à disposition en ligne par l’Éditeur, sans transfert de propriété, via une connexion internet sécurisée.
Licence : droit personnel, non exclusif et non transférable concédé par l’Éditeur au Client pour utiliser le Progiciel, l’Application mobile ou le Service SaaS conformément aux présentes CGVU.
Données : l’ensemble des informations, fichiers et contenus insérés, traités ou générés par le Client et ses Utilisateurs via le Progiciel, l’Application mobile ou le Service SaaS.
Maintenance : ensemble des prestations de correction et d’évolution du Progiciel, du Service SaaS ou de l’Application mobile, réalisées par l’Éditeur.
SLA (Service Level Agreement) : engagement de disponibilité et de performance applicable au Service SaaS.
Anomalie : un dysfonctionnement du Progiciel, de l’Application mobile ou du Service SaaS, reproductible par l’Editeur, empêchant son utilisation conformément à la documentation.

Article 1 – Objet du contrat

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Éditeur concède au Client un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable du Progiciel Optim’BTP Entreprise, ainsi que tout support et documentation qui l’accompagnent et, le cas échéant, de son application mobile associée Optim’BTP Mobil, dans le respect des présentes CGVU. Ce contrat accorde une licence limitée, non exclusive et non transférable, pour l’installation et l’utilisation du Progiciel selon les modalités définies ci-après.

Article 2 – Cession des droits d’installation et d’utilisation

L’Editeur cède au Client et au Distributeur agréé les droits d’installation et d’utilisation du Progiciel selon les conditions suivantes :

• Installation et utilisation d’une seule base de données opérationnelle (possibilité de mettre en place des bases de test ou de formation) ;
• Installation et utilisation du programme client sur un nombre de postes (ou de comptes utilisateurs) défini dans l’acte de vente ;
• Durée d’utilisation liée au renouvellement du contrat de maintenance.

Article 3 – Livraison et garanties

Du fait de sa conception même, le Progiciel livré au Client l’est dans une forme définitive résultant d’un paramétrage personnalisé et d’une expérience d’utilisation éprouvée par plusieurs Utilisateurs. La livraison est prononcée à la réception du produit par le Client.

L’Editeur s’engage à corriger, à ses frais et dans des délais raisonnables, les Anomalies que le Client pourrait relever aux cours des trois (3) mois suivant la livraison. Ces Anomalies doivent être fondées et en relation avec la réglementation en vigueur. Ne pourront toutefois être pris en considération que les défauts par rapport aux spécifications du Progiciel signalés par écrit pendant ce délai, et qui pourront être reproduits par le Client et par l’Editeur. Si la demande d’intervention est motivée par des besoins spécifiques ou une demande d’amélioration du Progiciel, l’Editeur se réserve le droit de facturer les temps passés au prix en vigueur à la date de la prestation ainsi que les frais de déplacement éventuels.

Si l’Application mobile fait partie des Licences acquises par le Client, ce dernier est responsable de fournir à ses Utilisateurs un terminal mobile compatible et un accès internet permettant son utilisation.

Article 4 – Droits et limitations (toutes versions)

La Licence est personnelle, non exclusive et non transférable. L’utilisation de l’Application mobile est conditionnée à la détention d’une licence valide de l’Application mobile et du Progiciel.

Le Client s’interdit toute reproduction, traduction, adaptation, modification, décompilation ou distribution du Progiciel ou de l’Application mobile, sauf autorisation expresse de l’Éditeur. Le Client est autorisé à utiliser le Progiciel uniquement dans les conditions définies au terme du contrat, et sous les environnements Microsoft Windows 8.1, Windows 10 et Windows 11 sur des ordinateurs compatibles PC.

Le Client ne peut céder, prêter, louer, revendre ou transférer le Progiciel ou l’Application mobile et la documentation à un tiers qu’avec l’accord écrit préalable de l’Editeur, et sous réserve que le bénéficiaire accepte le contrat et les CGVU. Le Client ne peut distribuer le Progiciel et l’Application mobile ou des produits susceptibles de le concurrencer, et/ou basé sur un ou des éléments qui en ont été extraits.

Article 5 – Maintenance et mises à jour

Dans le cadre du contrat, l’Editeur assure la maintenance technique et fonctionnelle du Progiciel. L’Éditeur se réserve le droit de rendre certaines mises à jour obligatoires pour des raisons de sécurité, de compatibilité ou au regard des évolutions légales et technologiques. Les mises à jour peuvent intégrer, selon les cas :

• La correction des Anomalies sous forme de patchs, transmis par l’Editeur à la demande d’un interlocuteur nommé,
• Les modifications rendues nécessaires par l’évolution des textes législatifs ou réglementaires applicables aux fonctions traitées par le Progiciel, sauf si ces modifications nécessitent une modification substantielle du Progiciel qui fera alors l’objet de notification par l’Editeur au Client,
• L’apport d’améliorations des fonctions existantes.

Sont exclues des prestations réalisées par l’Editeur au titre du contrat :

• La fourniture d’un Progiciel nouveau qui viendrait se substituer dans la gamme à un Progiciel existant ;
• L’installation des patchs, mises à jour et nouvelles versions et les déplacements nécessaires. Ces prestations feront l’objet d’un devis transmis en amont et validé par le Client ;
• Les travaux rendus nécessaires sur les adaptations par l’installation de la mise à jour ;
• Tous travaux ou fournitures non explicitement mentionnés dans le contrat, y compris la formation par téléphone du personnel du Client.
• L’Editeur n’assurera pas les services de maintenance dans les cas suivants :
  • Anomalie que l’Editeur ne peut reproduire sur la version standard en cours du Progiciel ;
  • Demande d’intervention sur des versions N-1 et antérieures du Progiciel ;
  • Utilisation du Progiciel non conforme à la Documentation et, en particulier, non-respect par le Client des procédures de sauvegarde préconisées ;
  • Modification du Progiciel par le Client ou un tiers sans l’accord de l’Editeur ;
  • Défaillance de l’ordinateur ou du réseau du Client empêchant le fonctionnement normal du Progiciel.

Article 6 – Responsabilité

Est exclu d’un commun accord entre les parties, toute responsabilité de l’Editeur pour les dommages indirects qui pourraient résulter pour le Client de l’emploi du Progiciel ou de la documentation fournie. Il appartient exclusivement au Client :

• d’assurer lui-même le contrôle de l’utilisation du Progiciel, des informations traitées et de l’organisation de son entreprise,
• de prendre toute mesure de sauvegarde et de conservation en vue de permettre la reconstitution, par ses propres moyens, de données faussées ou détruites à la suite d’une erreur de manipulation, de traitement, ainsi que d’un défaut de fonctionnement du matériel informatique utilisé par le Client,
• de veiller à ce que son personnel ait une formation et une expérience suffisantes, notamment en cas de changement du personnel.

Article 7 – Conditions financières

Le prix de la Licence du Progiciel et l’accès à l’Application mobile sont fixés dans le devis ou bon de commande. Il appartient au Client d’effectuer le règlement des factures dans les conditions prévues sur les documents commerciaux. A défaut, le service peut être suspendu. Le paiement de la facture vaut acceptation par le Client des CGVU. L’Editeur se réserve la possibilité de réviser le prix du contrat en appliquant le nouveau tarif en vigueur, notamment en cas de modification des services proposés. Hors évolution du service proposé, l’augmentation du tarif ne pourra pas excéder la variation de l’indice SYNTEC sur les 12 derniers mois connus.

Article 8 – Durée du contrat, suspension et résiliation

La Licence est concédée pour une durée initiale d’un (1) an, avec renouvellement tacite par périodes successives d’un (1) an. La résiliation peut intervenir par lettre recommandée, avec un préavis d’un mois. La résiliation n’entraîne pas de remboursement des sommes déjà versées.

L’Editeur se réserve le droit de suspendre les services de maintenance dans les cas suivants :

• Non-paiement des prestations par le Client dans les délais prévus,
• Mise en oeuvre et utilisation du Progiciel par des Utilisateurs ne présentant pas de compétences suffisantes, conduisant l’Editeur à assurer la formation par téléphone au titre des présentes.

Cette suspension n’entraîne aucune modification du montant de la redevance annuelle qui reste dû pour toute la période en cours. Le service reprendra dès que la cause de suspension aura été supprimée sans prolongation de la période de maintenance annuelle.

Résiliation par le Client : le Client peut mettre fin au contrat moyennant un préavis d’un (1) mois avant la fin dudit contrat. Toute redevance d’abonnement versée ne peut faire l’objet d’un remboursement partiel ou total et le Client est tenu au paiement des redevances d’abonnement jusqu’au terme du contrat.

Résiliation par l’Editeur : l’Éditeur se réserve le droit de résilier de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception, par voie postale ou électronique, sans préavis ni autre formalité et sans indemnité, le contrat de tout Client qui aurait manqué à l’une de ses obligations contractuelles ou qui se serait livré à des actes contraires aux règles légales et d’ordre public.

Article 1 – Objet du contrat

Le contrat régit l’accès au service Logiciel Optim’BTP Web, fourni en mode SaaS (Software as a Service), via abonnement. Il définit les droits et obligations de l’Abonné concernant l’utilisation de la plateforme en ligne.

Article 2 – Accès au service

Le service est accessible en ligne, au moyen d’Identifiants personnels et confidentiels. Le Client est seul responsable de l’utilisation de ses identifiants et de la sécurité des accès.

Article 3 – Droit d’utilisation

L’Editeur accorde au Client un droit d’utilisation du Service SaaS, dans les conditions spécifiées dans le contrat et les documents commerciaux. Le Client dispose d’un accès au Service SaaS via ses Identifiants, valables pour toute la durée de l’abonnement.

Article 4 – Bon usage

Le Client s’engage à utiliser le Service SaaS conformément aux termes du contrat. Toute action de décompilation, désassemblage ou contournement des restrictions techniques est strictement interdite. Il est également interdit de prêter, de louer, de revendre, de transférer sa Licence auprès de tiers ou pour des tiers.

Article 5 – Responsabilité du Client et des Utilisateurs

L’accès est sécurisé par des Identifiants individuels. Le Client est responsable de la gestion des Identifiants pour ses Utilisateurs. Il lui incombe également de contrôler l’accès des Utilisateurs au Service SaaS et de s’assurer qu’ils respectent les conditions d’utilisation et les règles relatives à la protection des données personnelles.

Article 6 – Disponibilité et maintenance

L’accès au Service SaaS s’effectue au moyen d’une connexion Internet et d’un navigateur web référencé par l’Editeur, pour lequel la qualité du service est garanti. De plus il est fortement recommandé au Client de maintenir son antivirus et son système d’exploitation à jour. Le Client reconnaît que les fluctuations de la bande passante et les aléas du fournisseur d’accès ou de l’hébergeur sont des éléments pouvant entraîner une discontinuité dans l’accès au Service SaaS, indépendante de la volonté de l’Editeur et extérieure à ses moyens techniques.

A l’exception des périodes de maintenance, l’Editeur s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer la permanence, la continuité et la qualité de son Service SaaS. En conséquence, l’Editeur s’efforcera d’offrir un accès vingt-quatre (24) heures sur vingt-quatre (24), sept (7) jours sur sept (7), sauf interruption programmée ou non, pour les besoins de sa maintenance ou en cas de force majeure. L’Éditeur s’engage à mettre en œuvre tous moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service. Toutefois des interruptions peuvent intervenir pour maintenance corrective ou évolutive :

1. En cas d’Anomalies : Les signalements d’Anomalies doivent être transmis sans délai, accompagnés des informations nécessaires à leur correction, l’Editeur procède au diagnostic de l’Anomalie et met ensuite en œuvre sa correction dans ses meilleurs délais.
2. Maintenance évolutive : Le Client bénéficie automatiquement des mises à jour et évolutions fonctionnelles du Service SaaS aussi longtemps que sa souscription au service est valide. Les corrections et évolutions du Service SaaS sont expressément soumises au Contrat. Les interventions relatives à ce service peuvent rendre le service momentanément indisponible. Elles sont effectuées uniquement hors jours et heures ouvrés.

Article 7 – Sécurité et confidentialité

Conformément à l’article 4 de la loi Informatique et Libertés modifiée, l’Editeur s’engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le Traitement comporte des transmissions de Données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées. En cas de résiliation et conformément à la réglementation relative à la protection des données, les Données du Client seront définitivement effacées des serveurs au plus tard à l’issue d’une période d’un (1) an suivant la fin du contrat d’hébergement.

Article 8 – Réversibilité

Sur demande du Client, à tout moment et pour quelque cause que ce soit, l’Editeur fournira sans délai au Client une copie de l’intégralité de ses Données dans un format informatique standardisé (Backup de la Base de Données + Archive contenant l’ensemble des fichiers de la GED).

Article 9 – Conditions tarifaires

Le Service SaaS est fourni sous forme d’abonnement mensuel. Le prix et les modalités de paiement sont précisés dans la commande. En contrepartie des services fournis, le Client s’engage à payer, à la date de la facture, le prix en vigueur au jour de la souscription du contrat ou de son renouvellement. Le paiement de la facture vaut acceptation par le Client des CGVU. L’Editeur se réserve la possibilité de réviser le prix du contrat en appliquant le nouveau tarif en vigueur, notamment en cas de modification des services proposés. Hors évolution du service proposé, l’augmentation du tarif ne pourra pas excéder la variation de l’indice SYNTEC sur les 12 derniers mois connus.

Article 10 – Durée, renouvellement et résiliation

Le Contrat d’abonnement est conclu pour une durée initiale d’un (1) an. Il est ensuite reconduit tacitement par périodes successives d’un (1) an. Il appartient au Client d’effectuer le règlement des factures dans les conditions prévues sur les documents commerciaux. A défaut, le service peut être suspendu.

Résiliation par le Client : le Client peut mettre fin au contrat moyennant un préavis de 1 mois avant la fin dudit contrat. Toute redevance d’abonnement versée ne peut faire l’objet d’un remboursement partiel ou total et le Client est tenu au paiement des redevances d’abonnement jusqu’au terme du contrat.

Résiliation par l’Editeur : L’Editeur peut résilier de plein droit par lettre recommandée électronique avec accusé de réception par voie postale ou électronique, sans préavis ni autre formalité et sans indemnité, le contrat de tout Client qui aurait manqué à l’une de ses obligations contractuelles, ou qui notamment se serait livré à des actes nuisant au bon fonctionnement du Service SaaS, de l’Internet, ou plus généralement contraires aux règles légales et d’ordre public.

Partie 3 – Dispositions communes

Article 1 – Propriété intellectuelle

L’Éditeur conserve l’entière propriété des logiciels, codes sources, structure des bases de données, documentations, applications mobiles et éléments afférents.

Le Client bénéficie uniquement d’un droit d’utilisation limité, conformément aux présentes CGVU.

Article 2 – Données personnelles et confidentialité

L’Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD tel que défini par la CNIL, sur instruction du Client. Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations et données échangées.

Article 3 – Responsabilité et garanties

L’Editeur garantit que pendant un an à compter de la date à laquelle le Client utiliserait le Progiciel ou le Service SaaS pour la première fois, son fonctionnement sera conforme, pour l’essentiel, à la description qui en est faite sur le site internet www.optimbtp.fr. Dans le cas contraire, l’Editeur pourra, à son entière discrétion et comme recours exclusif, procéder au remboursement du prorata du temps de non-utilisation du Progiciel ou du Service SaaS.

Toute autre garantie est exclue, notamment quant à l’aptitude à atteindre un objectif particulier. La responsabilité de l’Éditeur est limitée, tous préjudices confondus, à un montant ne pouvant excéder les sommes versées par le Client au cours des douze (12) derniers mois. Sont exclus de toute indemnisation les préjudices indirects (perte de données, perte de chiffre d’affaires, atteinte à l’image), même si les parties étaient informées de l’éventualité de tels dommages ou si cette éventualité était prévisible. Cette garantie ne couvre pas les problèmes engendrés par un accident, une mauvaise utilisation ou une utilisation des services non conforme au contrat ou aux documentations ou recommandations de l’Editeur, ni ne couvre les problèmes résultant d’événements indépendants de sa volonté. Cette garantie ne s’applique pas aux problèmes engendrés par le non-respect des conditions minimales concernant le système informatique et technique.

Article 4 – Assistance et accès aux comptes

Dans le cadre de l’assistance à l’utilisation de ses solutions, l’Editeur peut être amené, à la demande ou avec l’accord du Client, à accéder aux environnements du Client en conditions réelles, y compris en se connectant en utilisant l’identité ou les droits d’un utilisateur du Client.
Le Client reconnaît et accepte expressément cette possibilité, laquelle est strictement limitée aux besoins de l’assistance demandée et réalisée dans le respect des obligations légales, notamment en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles.
L’Editeur s’engage à ne procéder à ces accès que pour la durée nécessaire à l’intervention et à ne pas exploiter les données consultées à d’autres fins que la fourniture de l’assistance.

Article 5 – Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable en cas de manquement dû à un événement de force majeure, tel que défini par la jurisprudence française (incendie, explosion, coupure d’alimentation, tremblement de terre, inondation, tempêtes, grève, embargo, conflits sociaux, actes d’une autorité civile ou militaire, guerre, acte terroriste, y compris cyber terrorisme, actes fortuits ou omissions des fournisseurs de services Internet, actions ou omissions des organismes publics, y compris l’adoption de lois ou réglementations ou d’autres actes publics qui ont un impact sur la fourniture des Services en Ligne). Toutefois, le présent article ne s’applique pas aux obligations de paiement du Client au titre du présent contrat.

Article 6 – Dispositions diverses

1. Référencement du Client : le Client accepte de figurer sur la liste des références client de l’Editeur.
2. Cession : Le présent contrat ne pourra faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux par le Client à un tiers, notamment en cas de revente de son activité, que sur accord préalable et écrit de l’Editeur.

Article 7 – Support technique

Un support technique est accessible via le Centre d’Aide de l’Editeur, de 9H à 12H00 et de 14H à 17H, du lundi au vendredi exception faite des jours fériés et des jours exceptionnels de fermeture de l’Editeur, et sauf cas de force majeure. L’assistance est fournie exclusivement pour les dysfonctionnements reproductibles du Progiciel, de l’Application mobile et du Service SaaS utilisés conformément à leur documentation et aux préconisations indiquées par l’Editeur. Les demandes doivent être enregistrées via le Centre d’Aide : https://optimbtp.atlassian.net/servicedesk/customer/portals

Article 8 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGVU sont régies par le droit français. Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du siège social de l’Éditeur et ce même si ce siège doit changer en cours de contrat et quel que soit le lien d’utilisation du service ou le lien de domiciliation du Client, y compris pour toute action en référé nonobstant appel en garantie et/ou pluralité de défendeurs.