Comment exporter les factures d’achat en comptabilité ? – Q000153
Optim’BTP Entreprise permet d’exporter en comptabilité les factures d’achat dès lors que le logiciel comptable utilisé est compatible, et qu’en amont un paramétrage du ou des profils comptables a été fait.
Pour ces 2 points, il est nécessaire de se rapprocher de son prestataire Optim’BTP Entreprise
Une fois la mise en place faite, l’export des factures d’achat peut être lancé.
Statut des factures à exporter
Les écritures comptables se créent automatiquement en fonction du paramétrage du profil comptable suite à la validation des lignes de la facture fournisseur.
C’est à la finalisation de la pièce, qu’en fonction du process souhaité, les factures seront proposées ou non au transfert en comptabilité.
Un paramètre accessible avec les droits Superviseur permet de choisir si les factures fournisseurs doivent être exportées même si elles ne sont pas validées.
Il s’agit ici de respecter le principe selon lequel toute facture fournisseur reçue doit être enregistrée comptablement qu’en bien même elle serait contestée dans une second temps.
Si cette case est cochée, dès lors à la finalisation de la facture fournisseur, que l’on choisisse:
- Enregistrer
- Procédure de validation (si option Circuit de validation présente et active)
- Valider ou validation directe
la facture est proposée à l’export en comptabilité.
Si la case n’est pas cochée, seules les factures à l’état “Valide” sont proposées pour l’export, que ce soit par le biais d’un circuit de validation ou d’une validation directe.
Il reste toujours possible sur l’écran d’écriture comptable ou lors de la validation directe de choisir si la facture doit être transférée ou non.
Export des factures
Pour exporter les factures d’achat, il faut aller dans Achats/Stocks puis Export comptabilité
L’écran de Transfert des factures fournisseur avec la liste des factures non encore transmises sur l’année en cours s’ouvre.
Cet écran propose uniquement un filtre de date.
Pour une même date, il n’est pas possible ici de sélectionner telle ou telle facture pour l’export, aussi le choix du transfert ou non doit être fait sur la facture elle-même (voir point précédent)
Des éditions de contrôle et le journal de l’export sont accessibles dans “Impression”
La validation 
entraîne la génération du fichier d’export dans le dossier défini au préalable dans le profil comptable.
L’onglet Historique permet de visualiser et ressortir le journal d’export pour les derniers transferts générés, ainsi que de recréer le fichier d’export si nécessaire.
La sélection du transfert concerné se fait via le menu déroulant.
Vous pouvez également consulter
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