Quels sont les impacts des différentes options sur les droits utilisateurs ? – Q000218

Dans le logiciel de gestion de chantier Optim’BTP Entreprise, il est possible d’adapter les droits des différents utilisateurs.
Pour cela, il faut connaître les différents droits utilisateurs et leur impact.

Ensemble des droits utilisateurs et de leur impact

Tous les droits marqués par un ** sont liés à l’activation du module dans la version Optim’BTP Entreprise.

Les modules activés sont visibles dans le volet d’informations à gauche dans “A propos”

Les droits marqués par un * sont liés à un paramétrage à cocher dans Options-Paramètres – Système – Application.

Ruban suivi Co.

• Création/modification des tiers (clients) : Création ou modification des tiers clients/prospects
• Plan de charges et TCD : Donne l’accès aux éléments de plan de charges ainsi qu’au TCD en lien avec le suivi commercial
• Planning commercial/études : Permet d’accéder aux affaire de gestion commerciale.
• Superviseur : Permet d’avoir accès à tous les éléments du ruban suivi co en tant que superviseur

Ruban pointage

• Saisies des heures : Permet la saisie, la modification et la suppression des pointages horaires sur tous les différents écrans de pointage (hebdo, journalier, absence, horaire…)
• Saisies conso/situ. : Permet la saisie, la modification et la suppression des lignes de consommations (dépenses) et des lignes de facturations/Règlements * (ventes).
• Liste des articles : Permet la consultation des articles.
• Gestion des salariés : Permet la création, modification et suppression d’une fiche ‘salarié’, l’enregistrement de documents publics uniquement, des certificats et habilitations, et l’accès à l’application externe.
• RRH (réservé) : Ouvre les droits d’enregistrement/consultation des documents spécifiques dans l’onglet Ressources Humaines.
• Création aff./chantier : permet la création de nouvelle affaire/chantier.
• Synthèse aff./chantier : permet la consultation des synthèses financières affaire/chantier.
• Prépa Paye : donne accès aux éléments et procédures de préparation paye, jusqu’à l’export fichier **vers une paye externe
• Import compta* :  permet de faire les imports comptables d’une source externe ODBC (pour Sage) ou d’un fichier Excel.
• Outils (Appli. Externe) ** : Accès réservé à des applicatifs spécifiques externes à Optim’BTP

 

Ruban Prépa/suivi **

• Études prix/exec : donne accès aux onglets Étude et Suivi (Raccourcis, Étude(s) d’exécution, Préparation des Achats, Sous-traitance).

• Planning multi-chantier : permet d’ouvrir l’écran de l’ensemble des études d’exécutions préparées/planifiées.
• Superviseur : donne la possibilité de fixer et mettre à jour les prévisions financières.
• Création/arch aff./chantier : permet la création de nouvelle affaire/chantier et l’archivage des anciennes
• Modification aff./chantier : permet la modification des affaires/chantiers
• Synthèse aff./chantier : permet la consultation des synthèses financières.

Ruban Achats/Stock** :

• Création/modification des tiers (Fournisseur) : Permet d’avoir les droits pour créer/modifier des tiers fournisseur dans l’annuaire.
• Gestion des factures (Création/Modification) : droit de création des factures fournisseurs
• Base articles (Création/Modification) : Accès à la liste des articles d’achats en création modification.
• Entrées/sorties stock : donne accès à la gestion des sorties de stocks et des retours chantiers.
• Modification check-list ST : Permet d’ajouter/modifier ou supprimer les documents en lien avec les Sous-traitants dans l’annuaire.
• Transfert factures* : active l’accès aux commandes de contrôle des journaux comptables d’achats et à la génération des exports comptables devant être réimportés ensuite dans la comptabilité.
• Ddes de prix/presta. ST liées aux projets : Permet à l’utilisateur de faire des demandes de prix ou de préparer des prestations de ST au moment du projet.

Ruban Vente/Devis **

• Synthèse financière : permet la consultation de l’analyse financière par Chargé d’affaires (ou plus suivant les droits).
• Gestion BPU : donne l’accès à la gestion (création/modification) des Bordereaux de Prix Unitaire
• Base étude (Créat./Modif.) : permet la création et la modification des articles (*) et ouvrages dans la base Études. (*) suivant le paramétrage des bibliothèques.
• Devis liés aux projets : Permet d’avoir accès aux devis encore à l’état de projet présent dans le suivi commercial

 Ruban Vente/Facture**

• Synthèse financière : permet la consultation de l’analyse financière des ventes par Chargé d’affaires, par secteur ou par structure.
• Transfert factures* : active l’accès aux commandes de contrôle des journaux comptables de ventes et à la génération des exports comptables devant être réimportés ensuite dans la comptabilité
• Superviseur : permet de gérer les Tiers payeurs/clients, les indices de révisions, les modèles de l’ensemble des pièces de ventes.

Ruban Compléments

• Gestion Sites* : donne accès à la création/modification des sites (activation à faire dans les paramètres systèmes).
• Gestion ‘matériel’**: accès à la gestion complète du matériel (grisé si non activé).

• Certifcat/Habilitation : donne droit à la création/modification des habilitations au niveau des fiches salariés. Sans ce droit, la consultation dans l’onglet Complément est toujours possible pour tous les utilisateurs.
• Suivi sécurité : Permet d’accéder à la liste des évènements de sécurité (lié à l’appli mobile)
• Suivi des déchets : Permet d’accéder à la gestion des déchets (liè à l’appli mobile)
• Sources TCD (Excel)** : donne accès aux Tableaux croisés dynamiques (des tableaux standards sont proposés pour utilisation / modification).

Autres droits

• Création / Modification des tiers (Client) : Permet d’avoir les droits pour créer/modifier des tiers client dans l’annuaire.
• Création / Modification des tiers (Fournisseur) : Permet d’avoir les droits pour créer/modifier des tiers fournisseur dans l’annuaire.
• Création / Modification des tiers (Autre) : Permet d’avoir les droits pour créer/modifier les autres types de tiers dans l’annuaire.
• Gestion des articles (Import/Export) : active l’accès au menu Import
• Accès aux affaires de gestion et cotraitance : Les affaires/chantiers de gestion et de cotraitance deviennent accessibles par le menu Référentiel
• Planning hebdo** : active/désactive l’accès au planning.

  • Création/modification planning salarié : Permet à l’utilisateur de pouvoir ajouter des salariés au planning

  • Création/modification planning matériel : Permet à l’utilisateur de pouvoir ajouter du matériel au planning

  • Superviseur planning hebdo : donne accès aux paramétrages du planning (couleur, profils publics, …

• Création/modification planning salarié : Permet à l’utilisateur de pouvoir ajouter des salariés au planning
• Création/modification planning matériel : Permet à l’utilisateur de pouvoir ajouter du matériel au planning
• Superviseur planning hebdo : donne accès aux paramétrages du planning (couleur, profils publics, …
• Supervision circuit validation** : permet d’accès à la création/modification
• Supervision message : permet de créer des messages, ainsi que des modéles de messages dans les chantiers/tiers/marché etc.
• Masquage qté et montant (Etude de prix) : option liée au mode TP uniquement (à activer sur la structure/Société : Système – Société)
• Accès aux éditions générales : permet d’accéder aux “Editions générales” dans le menu Référentiel
  Sans ce droit, les utilisateurs n’auront accès qu’aux éditions présentes dans les différents écrans suivant leur droit de niveau (cf. ci-dessous)

  • Accès aux éditions de niveau : limite les accès

    • 1 (uniquement celles de niveau 1)

    • 2 (éditions de niveau 1 et 2)

    • Tous + actualisation des données

• Accès aux éditions de niveau : limite les accès

  • 1 (uniquement celles de niveau 1)

  • 2 (éditions de niveau 1 et 2)

  • Tous + actualisation des données

• 1 (uniquement celles de niveau 1)
• 2 (éditions de niveau 1 et 2)
• Tous + actualisation des données

 

Par défaut, toutes les éditions sont de niveau 1.

Pour limiter l’accès à certaines éditions, le superviseur peut modifier au niveau 3 certaines éditions (Exemple :  Éditions d’Analyse financière).

 

Ruban Options/Paramètres

• Correspond au droit « Superviseur » :
   => tous les droits sur tous les rubans, l’accès à l’ensemble des paramètres et donc obligatoirement à toutes les sociétés.

Pour qu’un utilisateur ait tous les accès pour une seule société, il faut créer un profil ex : « Responsable » avec tous les droits sauf Options/Paramètres.

Vous pouvez consultez également

• Comment gérer les éditions dans Optim’BTP ?
• Comment limiter les accès aux éditions et aux documents GED par profil utilisateur ?
• Utilisateur – Comment ajouter ou modifier un nouveau collaborateur/utilisateur d’OPTIM’BTP ?