La gestion documentaire dans le bâtiment et les travaux publics (BTP) est un défi permanent : plans, factures, documents réglementaires, comptes-rendus, etc. Une GED (Gestion Électronique des Documents) adaptée au secteur BTP permet de tout centraliser, sécuriser et retrouver en un clic. Grâce à Optim’BTP, intégrez votre GED dans votre ERP métier pour un flux documentaire fluide et un gain de temps significatif.
La GED (Gestion électronique des documents), qu’est-ce c’est ?
Une GED (Gestion Électronique des Documents), est une solution qui permet de numériser, organiser et retrouver facilement tous les documents d’une entreprise. Fini les classeurs qui débordent et les papiers égarés ! Avec une GED, tout est centralisé, sécurisé et accessible en quelques clics, même à distance.
Dans le BTP, entre les plans, les comptes-rendus de chantiers ou encore les documents réglementaires… l’information se doit d’être accessible rapidement, sécurisée et bien organisée pour assurer la fluidité des opérations.
Pourquoi adopter une GED dans le BTP ?
Une gestion centralisée et sécurisée
Avec une GED dédiée au BTP, tous les documents propres à votre métier sont stockés en un seul endroit, évitant la perte ou la duplication des fichiers.
Un gain de temps et une meilleure collaboration
Les équipes accèdent instantanément aux documents, ce qui fluidifie les échanges et évite les erreurs liées aux versions obsolètes.
Un respect des obligations réglementaires
L’archivage structuré des documents garantit une conformité en cas de contrôle ou de litige.
Intégration d’une GED externe avec Optim’BTP
L’intégration d’un outil de GED externe avec Optim’BTP permet une gestion fluide des documents en automatisant leur traitement (factures fournisseurs, documents salariés, etc.) tout en les rendant accessibles depuis Optim’BTP et son application mobile.
Les documents échangés
Dans le sens Optim’BTP vers GED
- Commandes fournisseurs
- Bons de livraisons
- Devis clients
- Factures clients
- Documents chantiers
Dans le sens GED vers Optim’BTP
- Factures fournisseurs (création automatique et rapprochement aux commandes/BL)
- Documents salariés (cartes BTP, habilitations…)
- Devis clients signés
Les processus de gestion
L’intégration repose sur :
- Le choix des documents échangés et de leurs données (Raison sociale, SIREN, n° BL…)
- La gestion des circuits de validation
- L’optimisation du rapprochement des factures avec commandes/BL
Les GED compatibles avec Optim’BTP
Optim’BTP est compatible avec plusieurs solutions GED reconnues :
- DOCUWARE
- OPENBEE
- YOUZ
- ZEENDOC
Vous aimeriez en savoir plus sur l'intégration de la GED dans Optim'BTP ?
Découvrez comment Optim’BTP et son intégration GED peuvent simplifier votre gestion documentaire en demandant une démonstration dès aujourd’hui !