La gestion des situations de travaux est une tâche essentielle mais complexe. Entre les différentes méthodes d’avancement, les avenants, la gestion des retenues de garantie et les révisions, il est important que les entreprises du BTP disposent d’un outil performant et flexible.
Avec la réforme de la facturation électronique, il sera primordial de faire valider cette situation afin d’éviter de nombreux aller-retours sur des situations antérieures.
Un ERP spécialisé doit répondre à ces enjeux en proposant un module de situation BTP capable d’automatiser et de simplifier ces processus. Voici comment.
Une gestion complète et adaptée des avancements
Chaque projet de construction évolue à son propre rythme, et les situations de travaux doivent refléter avec précision l’état d’avancement des chantiers. Un ERP performant doit permettre :
- Un suivi précis des avancements, que ce soit par quantités produites, par pourcentage d’avancement ou par montant forfaitaire.
- Une flexibilité dans l’intégration des avenants, en les intégrant automatiquement au fil des situations de travaux ou en les dissociant pour une facturation distincte en cas de nouvelle commande.
- Une prise en compte des spécificités des travaux publics, notamment via la possibilité d’enregistrer des avancements supérieurs à 100%.
- Le droit à « la modification » avec des avancements négatifs possibles qui donneraient lieu à des avoirs.
Une automatisation des processus pour un gain de temps considérable
L’utilisation d’un ERP doté d’un module dédié aux situations de travaux permet aux entreprises du BTP de structurer et fluidifier leur gestion financière. Grâce à l’automatisation des calculs et des mises à jour, les entreprises peuvent :
- Intégrer automatiquement les révisions de prix, assurant ainsi un suivi financier exact et conforme aux indices contractuels.
- Gérer le compte prorata de manière optimisée, en répartissant les coûts de manière transparente entre les différentes parties prenantes du projet.
- Appliquer les retenues de garantie (RG) avec ou sans caution, en générant automatiquement les déductions et en suivant leur évolution jusqu’à la restitution finale.
Une production de documents adaptée aux exigences des acteurs du projet
Les différentes parties prenantes du projet exigent souvent des formats spécifiques pour les éditions des situations de travaux. Un ERP performant doit donc offrir :
- La génération automatique de documents conformes aux attentes des différents acteurs.
- Un circuit de validation interne ET auprès de vos architectes avant mise en facturation.
- Une transmission fluide et dématérialisée des documents, favorisant une validation rapide et sans erreur.
- La possibilité d’intégrer plusieurs situations dans un même chantier, pour que l’administratif ne soit pas la contrainte de la gestion.
En choisissant une solution adaptée comme Optim’BTP, vous gérez toutes les particularités des situations de travaux et travaillez ainsi plus efficacement.
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