Comment créer un modèle de tâche, information ou message ? – Q000456
Il est possible de créer des messages, tâches ou informations sur la plupart des écrans du logiciel gestion BTP Optim’BTP.
A partir de la version 2024.51, il est également possible d’ajouter un message, une tâche ou une info sur une prestation de sous-traitance. Vous pouvez consulter la FAQ 413 qui détaille ce cas particulier.
Création du modèle
Avec les droits Superviseur, accédez aux paramètres depuis Options > Paramètres > Profil > Modèle (Message).
Placez-vous dans l’onglet de votre choix selon l’élément que vous souhaitez créer.
La première étape consiste à créer un modèle d’information, message ou tâche.
Cliquez sur « + » à droite de l’écran > Nouveau modèle (xxx)
Paramétrage des tâches/messages/informations
Disponibilité des tâches/messages/informations
En fonction du modèle, vous pouvez affiner sur quel élément, votre tâche/message/information sera disponible :
- Modèle Tiers et Interlocuteur
A partir de la version 2024.53.a, les éléments créés sur « Marché/Facture » sont également visibles sur les situations de travaux.
- Autre modèle :
- Dans cet exemple d’une tâche modèle Commande fournisseur :
En choississant « Commande fournisseur », la tâche sera disponible uniquement sur la commande sur laquelle la tâche est créée
En choisissant « Fournissseur (Achat) », la tâche sera également disponible sur toutes les tiers de type fournisseur.
- En choississant « Commande fournisseur », la tâche sera disponible uniquement sur la commande sur laquelle la tâche est créée
- En choisissant « Fournissseur (Achat) », la tâche sera également disponible sur toutes les tiers de type fournisseur.
Contenu des tâches/messages/informations
Société
Les tâches/messages/informations sont par défaut disponibles pour toutes les sociétés. Vous pouvez choisir de les rendre disponibles pour une seule société :
Destinataire
Il est possible de mettre :
- un ou plusieurs destinataires sur les tâches/messages/informations
- Ou encore une liste de diffusion. Possibilité de créer une nouvelle liste via « + »
Thème
Indiquez un thème et une étiquette de couleur sur le modèle.
Marquages
Vous pouvez également ajouter 3 types de marquages :
- Marquage liste : liste d’options à cocher/décocher
- Marquage valeur au format de votre choix (%, €, etc.) : pour mentionner un montant ou une valeur sur l’élément
- Marquage multiple : personnalisable en fonction de votre besoin
En fonction du modèle, il est possible de rendre l’élément modifiable ou non après création, ou encore lui assigner par défaut un niveau de priorité haute. L’élément apparaitra en premier dans la liste des éléments créés.
Visibilité
Il est également possible d’indiquer combien de temps l’élément sera visible (toujours actif : date de création à à toujours, ou actif à partir de la date de création + 6 mois par exemple)
NB : Toujours avec les droits Superviseur, il est également possible de modifier et créer les modèles de tâches, informations et messages à partir des fenêtres qui les portent
