Dans le logiciel de gestion des appels d’offres BTP Optim’BTP, il est possible à partir du module Suivi commercial, d’activité une gestion d’études commerciales afin de suivre les frais liés aux études.
Pour activer les études commerciales, il faut aller dans Options/Paramètres/Système/Application et dans la partie « Paramètre d’application », cocher « Activer la gestion des frais et planning d’études (Etudes commerciales) »
Une fois ce paramètre activé, dès qu’un projet passe à l’état « A étudier », cela créé une Affaire d’étude commerciale pour l’année en cours par société.
Tous les projets effectués dans l’année, viendront s’intégrer dans cette affaire d’étude commerciale afin de pouvoir notamment suivre les dépenses et les heures effectuées sur ces études.
Une fois les études commerciales activées, cela permet de pouvoir saisir des pointages d’heures, de consommation et de facturation sur les études commerciales.
Cela permet également de pouvoir saisir des commandes et des factures fournisseurs sur les études commerciales (Exemple : une commande pour un besoin d’expertise pour le chiffrage du projet)
Et également de pouvoir saisir une facture cliente directe sur les études, s’il a été prévu que certains frais soient pris en charge par le prospect.
Tout cela est accessible sur le projet lié à l’étude commerciale en cliquant sur le bouton « Raccourci » puis « Etude ».
Une zone normalement grisée sur la fiche Projet si les études commerciales ne sont pas activées, dans la partie « Détail & Suivi », s’appelant « Frais étude » permet d’avoir un récapitulatif rapide des frais engendrés ainsi qu’un lien avec l’affaire de gestion.
ATTENTION : Ces frais sont propres à l’étude et ne suivront pas sur le chantier dans le cas où le projet serait gagné et basculé en chantier.
Il est bien question ici d’avoir une vision du coût de l’étude en elle-même, sans que celui-ci soit impacté sur le chantier à venir.
Si on veut permettre la saisie des heures sur les études commerciales à partir de l’appli-mobile, il faut adapter le paramètre dans Options/Paramètres/Système/Pointage/Externe onglet Appli mobile et cocher « Projet suivi co. »
