Comment importer un DPGF (Excel) ou un BPU dans un devis Optim’BTP ? – Q000117
Contexte
L’objet est d’importer sans ressaisir ou copier les lignes d’une DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) fournie par vos clients/prospects au format Excel.
Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP dans le Menu Vente/Devis puis Devis pour l’intégration d’une DPGF.
Cette méthode est aussi utilisée pour importer des Bordereaux de Prix Unitaires en passant par BPU pour l’import.
L’assistant d’importation nécessite de préparer le fichier Excel
Prenons l’exemple d’une DPGF Excel à chiffrer
Pour retravailler le fichier Excel, il convient de :
- Dupliquer la feuille par sécurité et de la nommer « Import xx »
- Créer une colonne supplémentaire nommée Ordre, intégrer la numérotation des lignes afin pouvoir revenir sur l’ordre initial.
- Créer une colonne supplémentaire nommée Type
- Veiller à ôter l’ensemble des cellules fusionnées (sinon import impossible)
- Vérifier que toutes les colonnes aient bien un intitulé, supprimer les colonnes vides si nécessaire.
- Vérifier la présence obligatoire des colonnes : TYPE, DÉSIGNATION, UNITÉ, QUANTITÉ
Alimenter la colonne « Type de ligne Optim’BTP »
Vous devez associer chaque ligne à un type de ligne :
L’activation et l’utilisation des filtres sur les colonnes permet une saisie plus rapide.
(Onglet Accueil – Trier et Filtrer – Filtrer)
Lors de l’import, un contrôle vérifie la cohérence de la hiérarchie…
| P1 = Phase de niveau 1, P2 = Sous-phase de niveau 2, P3 …L = Ligne de prix simple (désignation, unité, prix)O1 = Ligne directement transformée en ouvrage de niveau 1 qui peut être suivi de(s) ligne(s) SDSD = Sous-détail d’ouvrage.TS = Complément de libellé de la ligne du dessus (permet d’associer automatiquement le contenu d’une cellule à la ligne précédente quel que soit sont type)T = ligne de texteX OU VIDE = la ligne ne sera pas reprise |
|---|
Exemple de données prêtes à être importées dans Optim’BTP :
Une fois que le fichier Excel est prêt et enregistré, il faut procéder à l’import.
Procédure d’import :
Dans le menu Vente/Devis, il faut aller dans Devis/TS et cliquer sur “+” puis Importer devis et Excel paramétrable (DPGF)
- Sélectionner le fichier et la feuille Excel remaniée :
La codification des lignes est rappelée sur le 1er écran
Puis Suivant
- Déterminer le numéro de la ligne contenant la ligne de titre :
Les intitulés de colonnes doivent apparaitre dans les titres des colonnes
il est possible de masquer les colonnes à exclure de l’import en cliquant sur le titre de colonne, une croix rouge apparait.
- Faites correspondre les intitulés des colonnes d’import aux intitulés de votre DPGF
NB : Les champs soulignés de la colonne de droite doivent obligatoirement être associés dans les colonnes de gauche en utilisant les flèches pour faire la liaison.
Il est possible d’indiquer le type d’article par défaut sur lequel les lignes s’importeront, de choisir de gérer des prix idem à savoir des prix associés quand des numéros de ligne sont identiques, ou encore de modifier le nombre de décimales à l’import
Si une valeur manquante est obligatoire (ex : Qté) il est possible d’affecter une valeur par défaut en cliquant sur les 3 points.
- Vérifier la correspondance des champs et Lancer l’importation
Il est possible d’enregistrer la méthode seulement si vous avez régulièrement ce même DPGF à importer
Si cette fenêtre est vide :
è vérifier la bonne prise en compte de la ligne d’entête, de la correspondance de type ou du contenu de votre fichier Excel (cellule fusionnée ; lignes vides ou colonnes masquées, …)
Après contrôles et traitement d’import, s’il n’y a pas d’erreur, Optim’BTP affiche la fenêtre de création de devis.
Import d’un bordereau de prix
Les bordereaux de prix sont utilisés pour les marchés à bons de commande
- Préparer le fichier Excel BPU
Un BPU est généralement constitué par des lignes de prix dont le type à paramétré sera L
Il est aussi possible d’ajouter une colonne type article qui permet d’associer le type d’article Optim’BTP pour l’analyse financière et distinguer les matériaux des Main d’œuvre.
Si cette information n’est pas précisée tous les articles seront sur le type d’article par défaut d’Optim’BTP (MT ou VTE)
Exemple :
- Importer votre BPU
- Sélectionner votre fichier
- Suivre la procédure jusqu’à la correspondance des types et l’importation
- Remplir les informations de votre bordereau (Année, société, Client et descriptif)
- Compléter les paramètres du Bordereau à partir de ses propriétés- bordereau BPU
Il est conseillé de vérifier/adapter les types de lignes de prix pour le suivi des prévisions financières des devis BPU.
- Accepter votre bordereau pour qu’il soit visible dans un devis ou dans les études
Vous pouvez également consulter
- Quelle est la différence entre un BPU et une DPGF ?
- Comment archiver un BPU ?
- Comment importer un Bordereau de Prix Unitaire (BPU) sous Excel ?