Exporter et importer un devis au format Optim – Q000368

Retour

Vous souhaitez récupérer un devis qui a été fait sur une autre base Optim’BTP que la vôtre.

Vous avez besoin d’exporter un devis depuis votre Optim’BTP pour l’intégrer dans une autre base Optim’BTP.

Le logiciel de gestion BTP Optim’BTP vous permet d’exporter et importer vos devis depuis votre base de travail Optim’BTP vers une base.

Vous pouvez exporter et importer tous les devis réalisés depuis Optim’BTP. La taille et le contenu du devis ne sont pas un obstacle à la réalisation de ces manipulations.

Paramétrage pour exporter et importer un devis au format Optim

Afin de pouvoir exporter et importer un devis au format Optim, il est nécessaire d’avoir Optim’BTP comme logiciel externe dans les paramètres.

Le paramétrage ne peut être fait qu’avec les droits superviseur.

Vous pouvez ajouter ou modifier les paramètres de logiciel externe depuis Options / Paramètres / Système / Logiciel externe.

paramètres logiciel externe

Exporter et importer un devis au format Optim

L’export

Ouvrez le devis à exporter.

Depuis le devis à exporter, cliquez sur Exporter dans le bandeau haut du devis.

export devis format optim

Le fichier d’exportation reprend le numéro du devis suivi de l’extension *.optim. Vous pouvez renommer le devis avant de l’enregistrer si besoin.

Sélectionnez l’emplacement du fichier à exporter :

enregistrement devis format optim

Enregistrez le fichier exporté

L’import

Pour rappel, le devis à importer doit être au format Optim’BTP c’est à dire un fichier avec l’extension .optim. A défaut, l’import ne pourra pas fonctionner depuis ce menu.

Dans l’onglet Devis/TS accessible depuis le module de vente/devis, cliquez sur Créer.png

puis choisissez l’import devis au format Etude Optim’BTP externe.

import devis format optim

Sélectionnez le devis externe que vous souhaitez importer et cliquez sur  « + » . Vous ne pouvez importer qu’un devis à la fois.

Sélectionner le devis Optim à importer

Après l’import, un nouveau devis avec le contenu du devis à importer est créé dans votre base Optim avec votre référence interne à la suite de vos devis, à l’état déterminé pour la création de vos devis.

création devis importé

  • L’état du devis à importer n’a pas d’impact sur votre import. Le devis importé dans Optim’BTP sera toujours à l’état qui a été prédéfini pour la création des devis.

  • Si un client est rattaché au devis à importer, il sera repris à l’import. S’il n’existe pas dans votre annuaire, il sera créé automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier le client ainsi que toutes les données du devis importé.

  • Le projet/chantier rattaché au devis n’est pas repris. Vous avez la possibilité de rattacher un chantier existant ou créer un nouveau chantier pour ce devis.

  • Attention : la date du devis importé n’est pas la date du jour de l’import mais celle du devis à importer. Veillez à corriger cette date si besoin.

Dans les propriétés du devis importé :

propriétés devis importé
export devis commercial et devis exécution

Cas d’un import avec des types d’article externes

Lorsque vous importez un devis depuis une base qui n’est pas structurée de la même manière que la vôtre, Optim’BTP demande d’associer les types d’articles externes aux types existants dans votre base. Cette opération n’est à faire qu’une fois pour les types déjà associés.

Cas d'un import avec des types d'article externes

Avec les droits Superviseur, vous pouvez gérer les types importés depuis les paramètres système Options / paramètres / Système / Lien type externe.

Association types externes (encadré vert) aux types de votre base (encadré bleu)

association types externes

Vous pouvez également consulter

Télécharger l'article

« * » indique les champs nécessaires

Étape 1 sur 3