5 raisons de connecter une GED à Optim'BTP

Aujourd’hui, un tiers des entreprises du BTP gèrent encore leurs documents « à la main ». Résultat : jusqu’à 8 heures par semaine gaspillées dans la paperasse, des erreurs coûteuses et un stress permanent. Pourquoi ? Parce que vos plans, bons de commande ou factures vivent dans des dossiers partagés, des boîtes mail et des armoires différentes…

1. Tout retrouver en 3 clics

En connectant une GED comme à Optim’BTP, tous vos documents sont centralisés dans un espace unique et sécurisé. Sur chantier ou au bureau, vous ouvrez la dernière version d’un document instantanément.

2. Fini la double saisie (et les erreurs)

La classification et l’archivage se font automatiquement ; vos index GED se synchronisent avec les champs d’Optim’BTP, en temps réel dans le sens Optim → GED, et selon une tâche planifiée dans l’autre sens. Résultat : zéro ressaisie, zéro document perdu.

3. Vos équipes restent mobiles

Depuis le terrain, vos conducteurs consultent ou déposent des PDF, photos ou contrats directement dans Optim’BTP ; la GED actualise l’information pour tout le monde, même hors-connexion et sur mobile.

4. Sécurité & conformité sans prise de tête

Chaque document bénéficie d’une traçabilité complète : versioning, horodatage, droits d’accès par profil. Vous êtes serein lors des audits ou contrôles légaux.

5. La facture fournisseur devient (enfin) automatique

La GED extrait automatiquement les données des factures, les rapproche avec les bons de commande Optim’BTP et lance le circuit de validation. Les échéances sont créées sans saisie manuelle.

NOTRE CONSEIL : Demandez à vos fournisseurs d’émettre une facture par commande.
Ainsi, le rapprochement automatique GED ↔ Commande est instantané : plus de mélanges de références, plus d’allers-retours au service achat.

Des cas concrets en vidéo

Dans notre vidéo ci-dessous, suivez le traitement « 100 % digital » d’une facture d’achat : de la capture à la validation comptable, en moins de deux minutes.