Comment créer une demande de prix ? – Q000105

La gestion des prix fournisseurs est une étape importante pour garantir votre compétitivité et la rentabilité de vos projets. 

Le logiciel de suivi de chantier Optim’BTP offre une solution simple pour gérer vos demande de prix. Ainsi, il est possible de solliciter plusieurs fournisseurs, comparer les offres et suivre l’évolution des demandes. 

Les différents types de demande de prix

Il est possible de faire une demande de prix fournisseur pour :

• Chantier
• Projet (disponible avec le module Suivi commercial)
• Matériel (pour une dépense à réaliser sur un matériel)
• Bon d’intervention
• Bon de travail

Lors de la création de la demande de prix, cliquez sur Autre et choisissez le contexte de la demande.

Création des demandes de prix

Depuis le module Achats/Stocks

Créez une demande de prix en cliquant sur « + » à partir du module Achats/Stocks > Demande de prix > Générer demande de prix

Indiquez le chantier et éventuellement un message à destination des fournisseurs. Validez votre saisie.

Depuis la préparation des achats

Accédez à l’écran de préparation achat depuis la fiche Chantier > Prépa/Suivi > Etude d’exécution > Onglet Préparation achat.

Sélectionnez le ou les articles concernés par la demande de prix et cliquez sur Demande de prix dans l’entête de l’écran.

La demande de prix ainsi créée reprend l’ensemble des articles sélectionnés dans la liste de la préparation achat.

Remplissage des demandes de prix

Intégration des articles

Par recherche en bibliothèque

A partir de l’écran de demande de prix, appuyez sur la touche F4 depuis la case Code article pour accéder à votre base article. Utilisez, si besoin, les filtres en bas de la liste d’articles pour affiner votre recherche.

Sélectionnez l’article pour lequel la demande de prix doit être faite.

Précision : un clic sur l’article permet de l’intégrer dans la liste. Il n’est pas possible de faire une sélection multiple avec cette méthode d’intégration.

Par glisser/déposer

A partir du déboursé du devis

Vous pouvez remplir votre liste de demande de prix à partir du déboursé du devis.

Pour cela, ouvrez le devis concerné et appuyez sur la touche F11 pour accéder au Détail déboursé.

Ouvrez en parallèle votre écran de demande de prix.

Sélectionnez le ou les articles (sélection multiple avec la touche MAJ ou Ctrl) indiqués dans le détail déboursé et glissez/déposez dans la demande de prix. Les articles sont repris avec les quantités et unités indiquées dans Détail déboursé. Validez votre saisie.

 

A partir de la base article

Ouvrez la demande de prix et la base articles en parallèle.

Sélectionnez le ou les articles (sélection multiple) depuis la base articles et insérez les dans la demande de prix par un glisser/déposer. Validez votre saisie.

Par import de fichier Excel

Il est possible de renseigner la demande de prix à l’aide d’un fichier Excel.

Téléchargez le modèle d’importation en cliquant sur Import.

Consultez les notes sur l’entête de chaque colonne (pastille rouge) pour éviter les erreurs de saisie et remplissez les colonnes avec les informations attendues. 

Enregistrez le fichier.

Importez le fichier en cliquant sur Lancer l’importation et en sélectionnant le fichier que vous avez rempli. Indiquez le type d’article et validez.

Si besoin, vous pouvez vider la demande de prix en cliquant sur Import > Vider la demande.

Renseignement du ou des fournisseur(s)

Depuis la liste des fournisseurs

Les fournisseurs doivent être ajoutés lors de la sélection des destinataires de la demande de prix :

Cliquez sur la première ligne, puis à l’aide de la touche F4 accédez à la liste des fournisseurs.

Sélectionnez le fournisseur de votre choix.

Si besoin, vous pouvez modifier l’interlocuteur du fournisseur afin d’adresser la demande de prix au service concerné.

Recherche des fournisseurs habituels

Dans l’écran demande de prix, si vous souhaitez mettre en place la recherche rapide des fournisseurs déjà utilisés, vous devez indiquer une famille d’article dans vos demandes de prix. L’application conserve par auto-apprentissage la liste des fournisseurs (par famille) des 5 dernières demandes de prix de l’année.

Dès que vous cliquez sur un choix de la liste des fournisseurs à ajouter en automatique, Optim’BTP sélectionne à partir des 5 dernières demandes de prix effectuées les fournisseurs consultés au cours de la dernière année ou les fournisseurs retenus qui ont été commandés, pour la famille d’articles concerné.

Exemple avec la famille d’article VENTILATION

• Mes fournisseurs « VENTILATION » : ceux de l’utilisateur du poste.
• Mes fournisseurs « VENTILATION » retenus : ceux de l’utilisateur du poste qui ont été retenus et commandés
• Les Fournisseurs « VENTILATION » de ma société : ceux de tous les utilisateurs de votre société dans Optim’BTP
• Les Fournisseurs « VENTILATION » retenus de ma société : ceux de tous les utilisateurs de votre société dans Optim’BTP retenus et commandés
• Les fournisseurs « VENTILATION » : ceux de toutes les sociétés d’Optim’BTP.
• Les fournisseurs «  VENTILATION  » retenus : ceux de toutes les sociétés d’Optim’BTP retenus et commandés

Ajout de pièces jointes

Il est possible d’ajouter des pièces jointes dans la demande de prix à destination des fournisseurs.

Ajoutez un document par glisser/déposer dans l’encadré prévu à cet effet, ou cliquez sur Enregistrer un document > Pièce jointe.

Validation de la demande de prix

Pour revenir sur une demande de prix existante, cliquez sur Traitements > Modifier. Il est alors possible d’ajouter/modifier des articles ou les fournisseurs.

Une fois la demande actée, cliquez sur Valider en vue de l’envoyer aux fournisseurs.

Précisions :

• S’agissant d’une demande enregistrée, il faut d’abord cliquer sur Modifier (depuis Traitements > Modifier), puis Valider.
• L’état de la demande de prix concerne tous les fournisseurs.

Pour toutes les versions antérieures à 2024.54, la validation de la demande de prix est définitive et la fait passer à l’état Envoye. Il n’est plus possible de revenir sur cette demande pour modification.  

Liste des demandes de prix

Dans la liste des demandes de prix, vous constaterez autant de lignes que de fournisseurs mentionnés dans la demande.

Envoi au fournisseur

A partir de l’écran de la demande de prix, cliquez sur Envoyer par mail.

Pour chaque fournisseur, Optim’BTP génère un mail avec en destinataire l’adresse mail de l’interlocuteur et l’édition de la demande de prix en pièce jointe, au nom du fournisseur concerné.es différentes pièces y afférent.

Vous pouvez également consulter

• Demande de prix fournisseur depuis le devis
• Comment faire le comparatif des prix fournisseurs suite à une demande de prix ?
• Comment activer les demandes d’approvisionnement (chantier) sur l’appli mobile ?