DocuWare : Comment mettre en place le connecteur GED ? – Q000390
Préambule
Cette FAQ explique comment mettre en place le connecteur d’échange de documents entre Optim’BTP et la GED Externe DocuWare. Le connecteur permet de synchroniser tout ou partie des documents selon le besoin.
Le périmètre de synchronisation avec la GED doit au préalable être déterminé.
D’autre part, cette FAQ explique comment utiliser les écrans dédiés au pointage des factures issues de la GED DocuWare.
Les manipulations présentées dans cette FAQ nécessitent les droits « superviseur ».
1 – Activer et tester les échanges avec la GED DocuWare
1.1 – Activer les échanges
Pour activer les échanges il faut compléter les informations situées dans Options/Paramètres/Système/Application/Document :
Nota pour l’URL de connexion avec DocuWare : Il convient de récupérer l’URL qui s’affiche dans votre navigateur après s’être identifié sur l’espace DocuWare.
Enregistrer la saisie via le bouton « Valider ». Un redémarrage d’Optim’BTP est nécessaire pour prendre en compte les paramètres.
1.2 – Tester les échanges
Le bouton 
Le message suivant doit s’afficher pour vous confirmez que les données de connexion sont correctes :
Dans le cas où le test n’est pas concluant, veuillez vérifier les informations saisies et les accès à la GED, puis relancer le test. Si vous n’avez pas accès à vos identifiants de connexion, veuillez vous rapprocher de votre administrateur Docuware.
Si le test de connexion est concluant, bien validé les paramètres et redémarrer votre Optim’BTP.
2 – Paramétrer le profil général et la synchronisation des classeurs GED
Après avoir activé les échanges, le profil d’interface GED DocuWare est disponible et doit être paramétré dans Options/Paramètres/Profil :
2.1 – Paramétrer le profil général
Toujours bien valider les modifications 
2.2 – Paramétrer la synchronisation des armoires GED
Il s’agit ici d’activer le(s) armoire(s) GED à synchroniser et faire la correspondance des index et des champs entre la GED DocuWare et Optim’BTP (pour chaque armoire).
Certains index comprennent des listes paramétrées :
Un écran de correspondance s’ouvre pour effectuer la correspondance des index de la liste.
Par exemple l’index « Type de document » comprend une liste paramétrée de sous-type de documents.
Les champs de la liste de Type document d’Optim BTP étant différents des index de la liste paramétrée de DocuWare, une correspondance doit être faite entre les deux listes.
La correspondance est réalisée selon le besoin, si aucune correspondance n’est possible, il est préférable de ne rien saisir. Par exemple Optim’BTP dispose d’un type de document « situation », si ce type de document n’existe pas dans la GED, la correspondance ne peut pas être paramétrée, d’autant plus s’il n’est pas souhaité de synchroniser ce type de document.
En cas de besoin, le paramétrage de la GED peut être enrichi pour intégrer les index manquants.
3 – Paramétrer la synchronisation des documents (pièces, dossiers, factures)
Les onglets pour paramétrer la synchronisation des pièces, des dossiers et des factures fournisseurs seront visibles en fonction du paramétrage mis en œuvre dans l’onglet « Profil général ».
3.1 – Paramétrer la synchronisation des pièces (achat et vente)
3.2 – Paramétrer la synchronisation des dossiers (Affaire/Chantier, Projet, Tiers, Salariés, Matériel)
(*) DocuWare associe à chaque armoire de stockage des boîtes de dialogue de recherche, de stockage, de résultat et de liste. L’utilisateur peut se créer une boite de dialogue de recherche afin de récupérer les factures à l’état validé, et demander à la GED de retourner le résultat de cette recherche sous forme de liste de factures. Pour l’importation de cette liste, Optim’BTP va s’appuyer sur cette recherche. Dans notre exemple, cette opération permettrait d’importer dans Optim’BTP uniquement les factures validées dans DocuWare.
3.3 – Paramétrer la réception des factures fournisseurs
4 – Planification de la synchronisation des documents GED
4.1 – Synchronisation dans le sens DocuWare vers Optim’BTP
La synchronisation est gérée par une tâche planifiée, la cadence par défaut est de une fois par jour, elle peut être ajustée selon le besoin.
Une synchronisation manuelle peut être lancée depuis certains écrans d’Optim’BTP :
4.2 – Synchronisation dans le sens Optim’BTP vers DocuWare
La synchronisation est faite en instantané, pas de paramétrage à mette en place.
5 – Pointage d’une facture fournisseur (DocuWare/Facture X)
5.1 – Liste des factures reçues à pointer
Si le paramétrage a été réalisé pour pouvoir réceptionner les factures fournisseurs de DocuWare et/ou les factures X, une liste des factures sera accessible depuis « Achat/Stock ».
5.2 – Pointer une facture sélectionnée depuis la liste
Après avoir sélectionné la facture à pointer depuis la liste, l’écran de pointage BL/Cde s’ouvre :
Si un rapprochement est fait avec une commande présente dans Optim’BTP, les lignes de commandes seront alors bien alimentées dans la facture.