Comment mettre en place le connecteur GED OpenBEE  ? – Q000476

Préambule

Cette FAQ explique comment mettre en place le connecteur d’échange de documents entre Optim’BTP et la GED Externe Openbee. Le connecteur permet de synchroniser tout ou partie des documents selon le besoin, le périmètre de synchronisation avec la GED doit au préalable être déterminé.

D’autre part, cette FAQ explique comment utiliser les écrans dédiés au pointage des factures issues de la GED OpenBee, ou toute autre facture importée au format « Facture-X ».

Les manipulations présentées dans cette FAQ nécessitent les droits « superviseur ».

1 – Activer et tester les échanges avec une GED

1.1 – Activer les échanges

Pour activer les échanges il faut compléter les informations situées dans Options/Paramètres/Système/Application/Document :

Nota pour l’URL de connexion avec OpenBee : Il convient de récupérer l’URL qui s’affiche dans votre navigateur après s’être identifié sur l’espace OpenBee.

Enregistrer la saisie via le bouton « Valider » . Un redémarrage d’Optim’BTP est nécessaire pour prendre en compte les paramètres.

1.2 – Tester les échanges

Lancer un test de connexion au service GED 

Dans le cas où le test n’est pas concluant, veuillez vérifier les informations saisies et les accès à la GED, puis relancer le test.

2 – Paramétrer le profil général et la synchronisation des classeurs GED

Après avoir activé les échanges, le profil d’interface GED OpenBee est disponible et doit être paramétré dans Options/Paramètres/Profil :

2.1 – Paramétrer le profil général      

Enregistrer la saisie avec le bouton « Valider »

2.2 – Paramétrer la synchronisation des Règles de classement GED

Il s’agit ici d’activer le(s) règles de classement(s) GED à synchroniser et faire la correspondance des index et des champs entre la GED et Optim’BTP.

Paramétrer ici la correspondance des champs d’index de la GED avec les champs de Optim’BTP. Cette correspondance doit être faite en fonction du besoin et uniquement si une correspondance existe dans l’outil de GED.

Afin d’effectuer la correspondance, la liste déroulante propose l’ensemble des champs d’index présents dans la GED (voir page suivante)

Correspondance « Listes » OpenBee / Optim’BTP

Correspondance « Métadonnée » OpenBee / Optim’BTP

Certains index comprennent des listes paramétrées :

Un écran de correspondance s’ouvre pour effectuer la correspondance des index de la liste.

Par exemple l’index « Type de document » comprend une liste paramétrée de sous-type de documents.

Les champs de la liste de Type document d’Optim’BTP étant différents des index de la liste paramétrée de OpenBee, une correspondance doit être faite entre les deux listes.

La correspondance est réalisée selon le besoin, si aucune correspondance n’est possible, il est préférable de ne rien saisir. Par exemple Optim’BTP dispose d’un type de document « situation », si ce type de document n’existe pas dans la GED, la correspondance ne peut pas être paramétrée, d’autant plus s’il n’est pas souhaité de synchroniser ce type de document.

En cas de besoin, le paramétrage de la GED peut être enrichi pour intégrer les index manquants.

3 – Paramétrer la synchronisation des documents (pièces, dossiers, factures)

Les onglets pour paramétrer la synchronisation des pièces, des dossiers et des factures fournisseurs seront visibles en fonction du paramétrage mis en œuvre dans l’onglet « Profil général ».

3.1 – Paramétrer la synchronisation des pièces (achat et vente)

3.2 – Paramétrer la synchronisation des dossiers (Affaire/Chantier, Projet, Tiers, Salariés, Matériel)

3.3 – Paramétrer la réception des factures fournisseurs

Paramétrez la correspondance des index de la GED avec les champs d’Optim’BTP. Cette correspondance doit être faite en fonction du besoin et uniquement si une correspondance existe dans l’outil de GED.

4 – Planification de la synchronisation des documents GED

4.1 – Synchronisation dans le sens OpenBee vers Optim’BTP

La synchronisation est gérée par une tâche planifiée, la cadence par défaut est de une fois par jour, elle peut être ajustée selon le besoin.

Une synchronisation manuelle peut être lancée depuis certains écrans d’Optim’BTP :

4.2 – Synchronisation dans le sens Optim’BTP vers OpenBee

La synchronisation est faite en temps réel.

5 – Pointage d’une facture fournisseur (OpenBee/Facture X)

5.1 – Liste des factures reçues à pointer

Si le paramétrage a été réalisé pour pouvoir réceptionner les factures fournisseurs de OpenBee et/ou les factures X, une liste des factures sera accessible depuis « Achat/Stock ».

5.2 – Pointer une facture sélectionnée depuis la liste

Après avoir sélectionné la facture à pointer depuis la liste, l’écran de pointage BL/Cde s’ouvre :

Vous pouvez également consulter

• Comment modifier le chemin de la GED ?
• Comment limiter les accès aux éditions et aux documents GED par profil utilisateur ?