Comment paramétrer la liaison avec ACS dans Optim’BTP ? – Q000523

Disponible : à partir de la version 2026.00.b

Vous avez la possibilité de connecter votre solution GED ACS à votre solution de gestion Optim’BTP Entreprise.

Cette connexion permet de recevoir automatiquement vos factures fournisseurs dans Optim’BTP.

Dans ce document, vous trouverez les étapes de paramétrage d’Optim’BTP Entreprise et le mode opératoire pour activer les échanges entre les deux outils.

Paramétrage

Activation des échanges avec ACS

Avec les droits superviseur, allez dans Options > Paramètres > Système > Application

Cochez le paramètre « Activer les échanges avec une solution GED » et sélectionnez « ACS ».

Renseignez vos informations d’authentification et cliquez sur l’engrenage pour tester la connexion.

Un message de succès indique le bon déroulement du test.

Vous devez redémarrer Optim’BTP pour la bonne prise en compte du paramétrage.

Quels sont les champs de connexion à indiquer ?

• L’url de connexion correspond à l’adresse sur laquelle vous vous connectez pour accéder à ACS.
• Les informations concernant “Application (Id)” sont transmises dans un mail envoyé par ACS au moment de l’ouverture de votre plateforme, sur lequel vous aurez 2 clés.

C’est la “Primary Key” qu’il faut venir indiquer dans le paramétrage.

• Les identifiants sont les identifiants d’un utilisateur administrateur.

Paramètres généraux d’échanges Optim’BTP – ACS

Une fois la connexion établie avec la GED ACS, l’onglet « Interface ACS » apparait dans les paramètres d’Optim’BTP en allant dans Options > Paramètres > Profil.

Correspondance index

Afin de faciliter le pointage des factures fournisseurs envoyées d’ACS vers Optim’BTP, voir de l’automatiser, il est possible d’indiquer des correspondances d’index ou de champs qui auront été définis et remplis dans ACS.

La correspondance peut être faite avec:

• le Code chantier
• la Référence de la commande d’origine (numéro de commande Optim’BTP)
• la Référence du BL d’origine (numéro de BL Fournisseur)
  

Ces champs libres se créent dans ACS à partir d’Administration Générale/Champs libres (comptabilité)

C’est le “Code champ” de chaque champ qu’il faut venir renseigner pour faire la liaison.

Automatisation de la création des factures dans Optim’BTP

Il est possible de choisir d’automatiser la création des factures sans validation manuelle.

La facture apparait pointée dans Optim’BTP :

• Si elle est rapprochée d’une commande ou BL existant dans le logiciel et spécifié dans le champ correspondant dans ACS.
• Si un type d’article est défini dans la facture, ou dans la fiche fournisseur, ou par défaut dans le paramétrage (deuxième option)

Si nécessaire dans le cadre de la mise en route, il est possible de supprimer l’ensemble des factures importées non pointées en cliquant sur le lien bleu.

Réception des factures ACS dans Optim’BTP

Sur Optim’BTP, accédez à la liste des factures fournisseurs depuis Achat/Stock > Facture (création) > Factures reçues à pointer (Factur-X).

Précision : si la création automatique de factures est activée, vous n’avez pas besoin de faire cette étape. Il suffit d’accéder à la liste des factures X.

Depuis la liste des factures reçues à pointer, cliquez sur le bouton « ACS» pour importer les factures.

Les factures importées apparaissent dans la liste.

Vous pouvez procéder au pointage de vos factures à partir de cet écran, en vous positionnant sur la ligne de facture souhaitée et en cliquant sur « Pointer »

Si vous cliquez sur le triangle de la case “Pointer” vous aurez le choix du type de pointage à effectuer.

De même, en cliquant sur “…” au bout d’une ligne, vous accédez au même choix ainsi qu’à l’archivage et la suppression de la facture.