Comment paramétrer Yooz dans Optim’BTP ? – Q000391
Disponible : à partir de la version 2023.52.b.
Vous avez la possibilité de connecter votre solution GED Yooz à Optim’BTP.
Cette connexion permet d’une part de recevoir automatiquement vos factures fournisseurs dans Optim’BTP et d’autre part d’exporter votre liste de fournisseurs dans Yooz (utile si l’export comptable se fait depuis Yooz).
Dans ce document, vous trouverez les étapes de paramétrage d’Optim et le mode opératoire pour activer les échanges entre les deux outils.
Paramétrage
Activation des échanges avec Yooz
Avec les droits superviseur, allez dans Options > Paramètres > Système > Application
Cochez le paramètre « Activer les échanges avec une solution GED » et sélectionnez « Yooz ».
Renseignez vos informations d’authentification et cliquez sur l’engrenage pour tester la connexion.
Un message de succès indique le bon déroulement du test.
Vous devez redémarrer Optim’BTP pour la bonne prise en compte du paramétrage.
Comment récupérer l’application (Id) et le client (Id) ?
Les informations concernant « Application (Id) et « Client (Id) se trouvent sur votre Yooz > Réglages > Interopérabilité > Documentation de l’API publique (cliquez sur Accéder)
Le client Id apparait sur la page.
Pour récupérer l’application Id, cliquez sur le lien « here ».
Le fichier de configuration est téléchargé automatiquement. Ouvrez le fichier avec Bloc-notes (comme un fichier txt).
Retrouvez l’application Id dans le fichier :
Paramètres généraux échanges Optim’BTP – Yooz
Une fois la connexion établie avec la GED Yooz, l’onglet « Interface YOOZ » apparait dans les paramètres d’Optim (Options > Paramètres > Profil).
Le premier bloc de paramètres concerne les flux d’échange et le deuxième bloc traite uniquement de la réception des factures fournisseurs (sens Yooz vers Optim’BTP).
Echanges Optim’BTP vers Yooz
La synchronisation d’Optim vers Yooz permet d’envoyer la liste des tiers fournisseurs dans Yooz. Ce flux est facultatif et ne compromet pas la réception des factures fournisseurs depuis Yooz.
Echanges Yooz vers Optim’BTP
Activez la réception des factures fournisseurs depuis Yooz vers Optim’BTP.
Réception facture fournisseur
Indiquez dans Optim la sélection de factures à importer.
En multi société, vous pouvez faire la correspondance des sociétés paramétrés dans Yooz et
Optim’BTP :
- L’encadré bleu remonte les sociétés paramétrés dans Yooz.
- L’encadré rouge permet de faire la correspondance avec les sociétés dans Optim’BTP.
Vous avez également la possibilité d’automatiser la création des factures.
La facture apparait pointée dans Optim’BTP :
- Si elle est rapprochée d’une commande ou BL dans Yooz (première option)
- Si un type d’article est défini dans la facture, ou dans la fiche fournisseur, ou par défaut dans le paramétrage (deuxième option)
Réception des factures Yooz dans Optim’BTP
Avant de déclencher la réception des factures, assurez-vous que l’export depuis Yooz ait bien été fait vers le dossier indiqué dans les paramètres d’Optim.
Sur Optim’BTP, accédez à la liste des factures fournisseurs depuis Achat/Stock > Facture (création) > Factures reçues à pointer (Factur-X).
Précision : si la création automatique de factures est activée, vous n’avez pas besoin de faire cette étape. Il suffit d’accéder à la liste des factures X.
Depuis la liste des factures reçues à pointer, cliquez sur le bouton « Yooz » pour importer les factures.
Les factures importées apparaissent dans la liste.
Vous pouvez procéder au pointage de vos factures à partir de cet écran, en vous positionnant sur la ligne de facture souhaitée et en cliquant sur « Pointer »
Synchronisation de la liste des tiers fournisseurs
L’activation des échanges Optim’BTP vers Yooz fait apparaitre le bouton « Yooz » sur l’annuaire pour exporter la liste des tiers fournisseurs vers Yooz.
Vous pouvez vérifier sur Yooz dans l’onglet « Mes exports » le bon déroulement de l’export.
