Paramétrage de la messagerie utilisateur (Outlook New & Gmail) – Q000522
Jusqu’à présent, l’envoi des e-mails depuis l’ERP Optim’BTP Entreprise, était uniquement possible via Outlook Classic.
À partir de la version 2026.00.a, vous pouvez désormais envoyer vos documents (devis, commandes, etc.) en connectant votre messagerie personnelle, que ce soit avec Outlook New ou Gmail.
Ce paramétrage est individuel :
- chaque utilisateur choisit sa propre messagerie
- au sein d’une même entreprise, certains peuvent utiliser Outlook New, d’autres Gmail
Par défaut, le logiciel utilise Outlook Classic, sans configuration nécessaire.
Outlook Classic est une application installée sur votre poste, tandis qu’Outlook New est une version moderne connectée au cloud, accessible en ligne et intégrée aux services Microsoft 365.
1. Paramétrage de l’envoi avec Outlook New
1. Accès aux connexions mail
Depuis la page d’accueil :
- Cliquez sur le menu burger en haut à gauche
- Sélectionnez Gérez vos connexions mail
2. Connexion et authentification
- Cochez Outlook New
- Cliquez sur Connecter
Une fenêtre internet s’ouvre automatiquement.
- Saisissez votre adresse e-mail Microsoft
- Entrez votre mot de passe
3. Autoriser l’accès
Une fenêtre Autorisations demandées apparaît.
- Cliquez sur Accepter
4. Finaliser la connexion
Un message indique que vous pouvez fermer la fenêtre. Votre messagerie Outlook New est maintenant connectée. Vous devez fermer et réouvrir Optim’BTP pour que la configuration soit prise en compte.
2. Paramétrage avec Gmail
Le processus Gmail comporte des étapes supplémentaires liées à la sécurité Google. Ces manipulations sont normales et temporaires.
1. Accès aux connexions mail et lancement de la connexion
Comme pour le paramétrage Outlook New,
- Allez dans le menu burger sur la page d’accueil
- Sélectionnez Gérer vos connexions mail
- Cochez Gmail et cliquez sur Connecter
2. Connexion à Google
Une fenêtre navigateur s’ouvre. Les navigateurs compatibles sont : Google Chrome (recommandé), Microsoft Edge et Mozilla Firefox.
Renseignez votre adresse Gmail et votre mot de passe. Vous recevez un code sur votre mobile pour approuver cette authentification.
Message de sécurité Google
Un écran peut apparaître : Google n’a pas validé cette application. C’est un comportement normal.
Dans ce cas :
- Cliquez sur Paramètres avancés
- Puis sur Accéder à Optim’BTP (non sécurisé)
3. Autoriser l’accès
- Cliquez sur Continuer
- Cochez le service envoyer des e-mails en votre nom
- Cliquez à nouveau sur Continuer
4. Finaliser la connexion
La connexion est maintenant établie. Vous devez fermer et réouvrir Optim’BTP pour que la configuration soit prise en compte.
Important – A propos des messages Google
Ces étapes peuvent sembler contraignantes, mais :
- elles sont à réaliser une seule fois lors de la configuration
- elles sont liées aux règles de sécurité Google
- elles disparaîtront une fois l’application Optim’BTP validée par Google
3. Envoyer un document par mail
Une fois votre messagerie configurée :
1. Génération du mail
Exemple : Commande fournisseur
- Cliquez sur Envoyer par mail
2. Vérification du contenu
Une fenêtre s’ouvre avec :
- Expéditeur pré-rempli
- Objet pré-rempli
- Corps du message modifiable
- Document automatiquement en pièce jointe
Vous pouvez :
- Ajouter des destinataires
- Ajouter d’autres pièces jointes
- Modifier le message
3. Envoi du mail
- Cliquez sur Envoyer
Le mail est envoyé et est disponible dans vos éléments envoyés (Gmail ou Outlook New)