Comment programmer une facturation périodique ? – Q000037

Dans le cadre de la facturation de contrat client par exemple, il est possible de mettre en place dans Optim’BTP Entreprise de la facturation périodique.

Pour cela, il est nécessaire de programmer la facturation périodique par l’intermédiaire du marché, puis de suivre les étapes d’émission de factures.

Programmer la facturation périodique

Etape 1 : activer la facturation périodique

Cette propriété est disponible sur toutes les commandes acceptées (Marché) depuis l’onglet “Facturation périodique”. Il suffit de cocher “Commande faisant l’objet d’une facturation périodique”.

Etape 2 : Choisir le contenu de la facture

• Option 1 : Le corps des factures ne reprend pas le détail de la commande, mais une seule ligne récapitulative qui permet d’appliquer le fractionnement (1/12, 1/4, …).
• Option 2  : Chaque facture correspond au montant de votre devis. Votre marché correspondra donc au total de votre devis multiplié par le nombre d’échéance de facture.
  Pour que cela soit possible, il faut que le devis soit constitué a minima d’une phase avec son détail.
• Générer les prévisions financières correspondantes à chaque facturation : vous choisissez si l’alimentation de vos prévisions financières se fait en totalité à la validation du marché ou à chaque facturation.

Etape 3 : Périodicité de la facturation

On définit ensuite les conditions de la facturation :

• Début du contrat : Mois de début de la facturation
• Périodicité : sous quelle périodicité
• Jour de la facture : Date d’émission de la facture
• Libellé de la facture
• Précision sur la période :

  • A échoir : si vous souhaitez que le paiement se fasse avant la période de réalisation

  • Echue : la facture est émise après la période de réalisation de la prestation

• A échoir : si vous souhaitez que le paiement se fasse avant la période de réalisation
• Echue : la facture est émise après la période de réalisation de la prestation

Etape 4 : Définition des échéances

Il ne vous reste plus qu’à fixer les échéances :

• Nombre d’échéances
• Montant des échéances
• Fin de contrat : Mois de la dernière facture
• Date de la prochaine échéance : le système calcule cette date en automatique en fonction de votre paramétrage

Emission de la facture

Une fois les propriétés activées et paramétrées, l’échéance de facturation apparaît dans la “Facture périodique” dans le menu Vente/Facture.
Par défaut, le système vous propose les facturation périodique en cours. Vous pouvez si vous le souhaitez effectuer des filtres.

Vous pouvez émettre la facture en cliquant sur “Créer la facture”. La fenêtre de nouvelle facture s’ouvre.
A la validation, il faut préciser si la facture émise est une facture intermédiaire ou la dernière facture :

Vous pouvez également consulter

• Devis – Comment gérer les options et les variantes pour la facturation ?
• Comment gérer des avancements dans les prestations de sous-traitance et les utiliser pour la facturation ?
• EXCEL – Import de données dans les consommations et/ou facturations