Sous-traitance : récupérer des lignes de devis dans la prestation et importer une offre de sous-traitance dans le devis – Q000369

Vous avez établi un devis et vous souhaitez sous-traiter certaines prestations. A partir de votre devis, il est possible de sélectionner les lignes que vous souhaitez sous-traiter et faire votre appel d’offre sur la sélection.

Vous souhaitez intégrer les réponses à votre appel d’offres dans votre devis initial.

Optim’BTP vous permet de réaliser ces opérations.

Prérequis – Rappel

• Pour faire chiffrer une prestation de ST depuis un devis, il faut que ce devis soit rattaché soit à un projet, soit à un chantier. A défaut, les lignes du devis ne peuvent pas être reprises dans la prestation de sous-traitance.

Récupérer des lignes de devis dans la prestation de sous-traitance

La création directe d’une prestation de sous-traitance est développée dans la FAQ Q000321.

Nous développerons ici le cas de la sous-traitance au stade du projet.

Créer une prestation depuis le projet

Depuis le projet, créez une nouvelle prestation de ST :

Renseignez les caractéristiques de la prestation : 

Après la création de la prestation :

Intégrer les lignes de devis dans la prestation de Sous-Traitance

Les lignes sous-traitées changent de couleur et le type d’article s’inscrit automatiquement (sous-traitance).

Accéder à la prestation de ST

Vous pouvez accéder à la prestation de sous-traitance :

• Depuis les lignes sous-traitées dans le devis :

• A partir de la prestation de ST, dans l’onglet « détail prestation » :

Adapter la prestation de sous-traitance

Vous pouvez adapter les prestations que vous avez importées depuis le devis à partir du détail de la prestation.

Intégrer des lignes de consultation dans un devis

Après la réception des chiffrages de vos sous-traitants, renseignez-les dans la fiche de prestation de ST (cf. document d’aide sur la Gestion de la sous-traitance) et retournez sur votre devis initial :

Depuis le devis :

Allez dans l’onglet Offre ST et cliquez sur “Importer offre ST”

Vous pouvez importer l’offre du sous-traitant sous 3 formats différents :

• Un devis déjà existant sur votre poste
• Un devis fait avec Optim’BTP depuis une autre base
• Une offre Excel

Importer une offre de sous-traitance

Cas 1 : Offre déjà existante

Sélectionnez l’import d’une offre ST à partir d’un devis existant avec ou non les sous-détails de chaque ligne :

Sélectionnez le devis de ST que vous souhaitez importer :  

L’offre importée se place dans la colonne de gauche dans l’onglet Offre ST :

Précision : si vous avez terminé l’import, vous pouvez passer directement au point 2 du document qui précise comment intégrer l’offre sur le devis.

Cas 2 : Offre de sous-traitance Optim’BTP externe  

Sélectionnez l’import d’une offre de sous-traitance à partir d’une offre Optim’BTP externe :

Sélectionnez le fichier contenant l’offre et validez l’import :

L’offre importée se place dans la colonne de gauche :

Précision : si vous avez terminé l’import, vous pouvez passer directement au point 2 du document qui précise comment intégrer l’offre sur le devis.

Cas 3 : Offre de sous-traitance au format Excel   

Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP mais elle nécessite de préparer en amont le fichier à importer, sauf si le fichier Excel a été généré à partir de la prestation de sous-traitance (ci-dessous) :

Etape 1 : préparer le fichier Excel à importer

Précision : Si le fichier Excel a été généré à partir de la prestation de sous-traitance, il n’est pas nécessaire de préparer le fichier Excel à importer. Vous pouvez passer directement à l’étape 2.

Pour tous les autres fichiers Excel, cette étape de préparation est requise.  

Exemple d’une offre de sous-traitance à importer :

Pour pouvoir importer ce devis, il faut adapter le fichier Excel :

• Retirer toutes les cellules fusionnées (sinon l’import est impossible)
• Créer une colonne supplémentaire nommée Ordre et intégrer la numérotation des lignes
• Créer une colonne supplémentaire nommée Type et associer chaque ligne à un type de ligne :  

Résultat attendu :

A vérifier sur le fichier :

• Toutes les colonnes doivent avoir un intitulé
• Les colonnes TYPE, DESIGNATION, UNITE, QUANTITE doivent obligatoirement être présentes

Important : le type O1 (ouvrage) doit être associé au type SD (sous-détail ouvrage) pour être importé.

Etape 2 : Cliquez sur « offre Excel » et sélectionnez le fichier Excel préparé

Sélectionnez l’import d’une offre de sous-traitance à partir d’une offre au format Excel :

Renseignez les caractéristiques de l’offre de sous-traitance puis validez :

Etape 3 : Déterminer les lignes et les colonnes à importer

Pour les fichiers Excel générés à partir de la prestation de sous-traitance, utilisez la méthode « DPGF OptimBTP » pour l’import. Les lignes et les colonnes sont associées automatiquement.

Pour les autres fichiers Excel :

Etape 4 : Faire la correspondance des champs entre les colonnes du fichier Excel et Optim

Précision : cette étape n’apparait pas pour les fichiers Excel générés à partir de la prestation de sous-traitance.

Etape 5 : Vérifier la correspondance des champs et lancer l’importation

Attention, si cette fenêtre est vide :

• Vérifiez la bonne prise en compte de la ligne d’entête
• Vérifiez la correspondance de type (tous les champs obligatoires associés à une colonne ?)
• Vérifiez la correspondance du contenu du fichier Excel (cellule fusionnée, lignes vides, colonnes masquées, exactitude des annotations, etc.)  

Intégrer l’offre importée sur le devis

Aperçu de l’import dans les éléments du devis 

Aperçu du devis après import

Les éléments importés se positionnent à la fin du devis.

Vous pouvez repositionner les lignes dans l’ordre souhaité.

Vous pouvez aussi consulter

• Sous-traitance : Comptabilisation de la TVA auto-liquidée pour les factures d’achat
• Impossible de lancer une impression de sous-traitance
• Comment pointer une facture de sous-traitance ?