Dans le cadre de la mise en place du logiciel de gestion Optim’BTP Entreprise, il est possible de faire des reprises de marchés partiellement facturés avec ou sans acomptes.
Cette FAQ donne la marche à suivre dans le cas où des acomptes ont été facturés
Pour la reprise des marchés sans acomptes, la procédure est décrite dans la FAQ Q000028.
A partir des propriétés de la fiche du marché créé suite à l’acceptation du devis à reprendre, créer un acompte du montant de l’acompte effectué en le nommant « REPRISE D’ACOMPTE ». Il est possible de préciser dans le libellé d’autres informations (changement de logiciel, facture n°…).
Mettre la date réelle de l’acompte.
Ouvrir la facture d’acompte générée par Optim’BTP pour changer la référence de la pièce et mettre le numéro de la facture d’origine de l’acompte :
Valider en vérifiant que l’acompte porte bien le numéro de la pièce d’origine.
Dans les propriétés de la facture, il faut maintenant exclure cette facture des exports pour éviter qu’elle retourne en comptabilité, en cochant « Ne pas transférer en comptabilité »
Si nécessaire, reproduire ces étapes pour les autres acomptes déjà facturés.
En retournant dans les propriétés du marché, le ou les acomptes sont visibles et il est possible de choisir la méthode de déduction de l’acompte (cf Pour plus d’informations sur les acomptes FAQ Q000371) :
S’il a été facturé uniquement les acomptes, il est possible de commencer la facturation « normale » en créant la 1ère situation.
Si la facturation des avancements a déjà commencé, il faut alors créer une situation de reprise et une « demande d’acompte »
Il faut créer une situation de reprise cumulée en précisant le numéro de la dernière situation faite.
Dans le cas où le numéro est supérieur à 1, le message suivant apparaît, cliquer sur « Oui »
Il faut avancer la situation avec les pourcentages cumulés de la dernière situation facturée et vérifier que le montant de remboursement de l’acompte correspond bien.
Puis aller sur « Traitements » et choisir « Créer une demande d’acompte (reprise sit. Antérieure) ».
Dans Optim’BTP, la demande d’acompte fait l’objet d’une numérotation spécifique, remplace la facture déjà émise par ailleurs, et n’est pas envoyée en comptabilité.
Une fois la demande d’acompte validée, il est possible de poursuivre la facturation, le logiciel reprendra le fil des situations en tenant compte des montants déjà facturés.