FAQ, base de connaissance client

Si des articles ont été enregistrés dans la mauvaise bibliothèque, ou qu'ils doivent être classés dans une nouvelle bibliothèque par exemple, il est possible de déplacer plusieurs articles en même temps d'une bibliothèque à une autre.

  • Selon que les articles à déplacer concernent les achats ou les études, aller dans Achats/Stocks et Base Articles ou dans Vente/Devis et Article.
  • Utiliser les filtres et les zones de recherche afin d'obtenir les articles à déplacer.

Si la liste qui apparait à l'écran contient uniquement des articles à déplacer, faire "Ctrl A" afin de sélectionner l'ensemble de ces articles d'un seul coup.

Sinon, faire une sélection multiple en utilisant la touche "Ctrl"

  • Une fois les articles sélectionnés, cliquer sur modifier, choisir la bonne bibliothèque avec le menu déroulant, puis valider.

Pour en savoir plus, cliquer ici

L'import des articles issus du tarif REXEL-ESABORA est disponible dans l'ERP bâtiment OptimBTP.

Vous devez au préalable activer l'option dans les paramètres de l'application.

Vous trouverez dans le document PDF ci-dessous, la procédure d'export de REXEL-ESABORA et celle de l'import dans OptimBTP.

Pour accéder à la procédure, cliquer ici

Dans les propriétés d'un devis (F3), lorsque vous allez sur la synthèse financière du devis ( F12), vous ne pouvez pas modifier le coef de FG du type d’heure (ex « Chant »).

Vous ne pouvez pas non plus modifier le montant des heures dans le Détail déboursé (F11)

Dans votre devis, si vous utilisez le code des heures correspondant à une ressource du logiciel BTP Optim’BTP, ces lignes non modifiables apparaissent en bleu.

Les ressources d'heure correspondent aux types de salariés et aux taux définis dans les paramètres d'OptimBTP et associés aux salariés.

Ce taux étant utilisé pour les réalisations des pointages horaires,
la valeur d’achat et le coefficient de calcul de prix de revient ne sont pas modifiables dans votre devis pour une meilleure cohérence de comparaison des Prix de Reviens Unitaire.

Seul le prix de vente est modifiable.

Si vous souhaitez avoir des taux d’études modifiables, vous devez créer des taux spécifiques d’étude, que vous intègrerez dans vos ouvrages.

Pour plus d'information, cliquer ici

Où trouver les demandes de congés reçues de l'Appli-mobile :

Dans le logiciel de gestion OptimBTP la liste des demandes de congés issues de l’appli-mobile est accessible dans l’Onglet POINTAGE / Absence /Demande de congés /
Demandes en Cours / « à traiter » ou Toutes les demandes / à Traiter et Traité

Les éditions permettent d’imprimer les demandes de congés à traiter.

La modification de l’état de la demande congés de « à Traiter » vers « Traité » se fait manuellement .

Dans OptimBTP, il n’ y a pas de gestion des soldes de congés, cette notion restera gérée par le service RH (Paye ou tableau)

Pour plus d’information, cliquer ici

Dans le logiciel BTP OptimBTP, il est possible de personnaliser ses éditions en insérant des en-têtes et pieds de page pour les éditions.

Pour insérer un en-tête ou un pied de page dans les éditions:

  • Avec les codes Superviseur, aller dans Options/Paramètres/Système/Société, se positionner sur la société concernée, et cliquer sur le crayon pour activer la modification.
  • Dans l'onglet "Images", il y a 3 zones d'insertion de fichier image (jpeg, png). A côté de chaque zone, figurent les préconisations de taille et de définition (300 dpi) du fichier image à intégrer.
  • Pour aller chercher le fichier, il faut cliquer sur le bouton , sélectionner le fichier, puis cliquer sur ouvrir.
  • Une fois tous les fichiers intégrés, valider en haut à droite.

 

  • La zone Entête gauche permet d’avoir sur l’ensemble des impressions, un en-tête qui se situera en haut à gauche.

Même si un en-tête en bandeau est inséré dans la zone prévue à cet effet (voir ci-dessous), il faut mettre un en-tête à ce niveau pour ajouter votre logo dans les éditions concernant les pièces d’achats : commande, demande de prix…

  • La zone Entête bandeau permet de gérer un entête en longueur de type bandeau sur les éditions de vente de type devis, factures.
  • La zone Pied Bandeau permet d'avoir un pied de page avec les informations de la société déjà présente dans le bandeau :

Dans ce cas, il faut obligatoirement décocher « Afficher les zones textes en pied d’édition »

Cependant il est également possible de choisir d’insérer un pied de page contenant seulement des logos sur les côtés comme ceux des labels qualité par exemple, tout en utilisant, les informations émanant du logiciel qui viendront se mettre au milieu.

Dans ce cas, il faut que la case « Afficher les zones de textes en pied d’édition » soit cochée.

Pour rappel, les informations qui viennent alimenter les zones de pied de page d’édition dans le logiciel, sont issues de la fiche annuaire de la société. (cf FAQ 238)

Pour supprimer un logo de vos éditions standards

Cliquer sur le bouton suppression  

Pour en savoir plus, cliquer ici

Pour insérer dans le logiciel bâtiment OptimBTP, les informations de la société afin qu'elles apparaissent en pied de page:

- Aller dans Annuaire, puis sélectionner dans Catégorie le filtre "Structure" puis fermer.

- La société ou la liste des sociétés apparaissent, cliquer sur celle pour qui il faut ajouter ou modifier des informations.

Sur la fiche en Tiers, seront repris en bas de page, en plus de la Raison sociale: le Siret, les éléments d'adresse, numéros de téléphone, email et site internet.

Dans Autres champs, tous les éléments de la partie "Informations juridiques" peuvent être édités.

Pour en savoir plus, cliquer ici

Dans votre devis, vous n’arrivez pas à modifier le coef de Frais Généraux sur la main d’œuvre.

Les PAU et les Frais Généraux ne sont pas modifiables sur les articles de main d’œuvre de type « ressources » (identifiable par leur couleur bleue).

Les taux et les Coef FG de la main d’œuvre ‘ressources’ que vous avez intégrés dans votre devis (en ligne ou dans un ouvrage) sont repris des Paramètres – Métier – Type de salarié.

Pour une cohérence de prix de revient entre le prévisionnel et le réalisé, ces taux et le coef de FG ne sont pas modifiables directement dans le devis.

Si vous souhaitez pouvoir modifier les taux et/ou les coef de FG dans votre devis, vous devez créer des taux de main d’œuvre dans la base Étude ou dans Base articles générale (suivant vos paramètres de Bibliothèque).

Pour cela, vous devez auparavant activer l’option dans les Paramètres – Système – Application

Pour en savoir plus, cliquer ici

Il est possible à partir du logiciel de suivi chantier OptimBTP, d'exporter sous Excel les lignes d'une commande.

Pour cela, vous devez passer par la liste des commandes.

Vous utilisez les filtres pour limiter la sélection à une commande ou à un chantier.

Affichez par l’onglet vertical, les lignes de la commande.

Allez dans ‘Imprimer’ pour exporter les lignes ou utiliser le bouton de sélection de colonnes pour Exporter sous Excel uniquement vos colonnes visibles

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Dans votre devis, vous souhaitez insérer une sous-phase entre 2 lignes de prix pour modifier la hiérarchie.

1.   Sélectionnez la ligne AU-DESSUS de laquelle vous voulez créer une sous-phase

2.   Créer votre sous-phase par le bouton droit, par le logo sur le menu supérieur ou par le raccourci clavier ‘Ctrl+P’

3.   Sélectionner vos lignes de prix à totaliser dans la sous-phase

4.   Abaisser leur niveau pour les intégrer dans la sous-phase (CTRL + flèche droite) ou cliquer -glisser les lignes de prix vers la sous-phase de l’écran Phases

5.   Hausser le niveau de la sous-phase (CTRL + flèche gauche) si besoin pour adapter la hiérarchie.

Rappel :  Les N° de lignes sont modifiables si vous cochez l’option dans les paramètres des propriétés F3.

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Suite à un import DPGF, vous avez une sous-phase et une ligne de prix sans désignation. Vous souhaitez modifier la sous - phase en ligne de prix.

Pour cela vous devez remettre le libellé de la sous- phase sur votre ligne de prix, hausser le niveau de la ligne de prix pour la sortir de la sous-phase et ensuite supprimer votre sous-phase à 0.

Pour modifier le niveau d’une ligne, il faut utiliser le bouton droit sur la colonne grise de la ligne et utilisez la commande Hiérarchie – Hausser

Après sélection de ligne vous pouvez aussi utilisez directement le raccourci clavier CTRL + <—

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  • Modification du code :

Attention : La modification Affaires-chantiers ne provoquera pas la mise à jour de tous les codes existants; sauf si vous faites les modifications manuellement Affaire par Affaire.

En mode Superviseur, Options - Paramètres - Système - Chrono...Code Affaire - chantier

Vous cliquez sur le crayon pour pouvoir faire les modifications.

Dans la liste des balises disponibles, la balise <CA> permet de positionner les initiales du chargé d'affaires dans le code chronologique.

Ex : <An><Ag>-<CA><Chrono> affichera 20F-SR00010

Il ne sera pas possible d'avoir une numérotation spécifique par Chargé d'affaires le chrono sera automatiquement lié au champ "Type" sélectionné.

Attention à bien respecter la casse des balises : ex <ca> ne fonctionnera pas !

  • Initiales du Chargé d'affaires dans les structures

Les initiales devront être renseignées dans la fiche interlocuteur de tous les chargés d'affaires.

  • Obligation à la création d'un nouveau code Affaire/chantier

À la création d'un nouveau code affaire/chantier le champ "Chargé d'affaires" devra obligatoirement être saisi.

En cas d’oubli, un message apparaitra, la validation de la nouvelle fiche Affaire/chantier ne pourra s’effectuer qu’après remplissage du champ de l’onglet « Autres champs ».

Pour plus d'information, cliquer ici

Dans l'ERP Bâtiment OptimBTP, il est possible de modifier le libellé d'une pièce de vente,

En accès Superviseur :

Dans Options => Paramètres  => Système => Pièce de vente

Vous vous positionnez sur la ligne du libellé à modifier, vous cliquez sur le crayon pour ouvrir la modification, vous modifiez le libellé dans la fenêtre et validez.

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Le logiciel de suivi de chantier OptimBTP permet l'import des factures d'achats ou de ventes.

Pour créer un un profil comptable en import :

1.  Création du profil comptable,

À partir d’Option/Paramètres/Profil/Comptabilité ouvrir Profil comptable avec le +

Dans le libellé vous indiquez COMPTA EXTERNE, et sélectionnez Fichier à partir de la liste déroulante Format d’importation compta été vous validez.

Dans la fenêtre suivante vous retrouverez la Compta externe, vous cliquez sur  

Vous renseignez le nom de la nouvelle méthode, indiquez une description et à partir des 

Vous récupérez le fichier, vous cliquez sur suivant

Vous récupérez le tableau qui présente le contenu du fichier d'export et définition de la ligne entête, Vous cliquez sur suivant

Vous faites l'association des champs de l'export aux champs d'Optim'BTP

  2.  Import des données,

A partir de la page d'accueil d'OptimBTP vous cliquez sur Import.compta

Vous cliquez sur importation, vous sélectionnez le fichier à importer, et validez.

pour valider l'importation, tous les comptes comptables doivent être présents dans la liste des comptes et rattachés à un type d'article.

Les chantiers et leur codes analytiques doivent aussi être présents dans la société.

Un message vous informe de la possibilité de valider l'importation.

Après l'import les éléments d'achats sont visibles dans la consommations des chantiers.

Le principe est le même pour les ventes.

En multi société, il n'est pas possible d'avoir des méthodes de prises en compte des consommations différentes par société.

Exemple pour les ventes :
Un message vous informe des écarts de paramétrage avec le paramétrage système global de l'application.

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Le message " Erreur d'écriture dans le fichier des utilisateurs connectés à l'application" peut apparaître au lancement du logiciel de gestion BTP OptimBTP sur un poste client.

L'anomalie est due à l'Antivirus qui bloque l'ouverture, parfois après une mise à jour de l'antivirus.

Il vous faut ajouter une règle dans l’antivirus afin d’autoriser les actions liées à OptimBTP.

Exemple de procédure pour Kaspersky :

  1. Aller dans la « Configuration » de Kaspersky
  2. Dans "Avancé" ouvrir « Menaces et exclusions »
  3. Dans « Indiquer les applications de confiance »
  4. Cliquer sur « Ajouter »

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Dans OptimBTP, il est possible d'harmoniser la police sur un devis ou une facture :

A partir des propriétés de la pièce de vente, dans les paramètres, il faut remplir le champ "Police et taille des désignations des lignes de prix" par la police de caractères de votre choix.

Nb : Dans certains cas (ex facture validée) il faudra peut-être le faire sur le marché.

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Dans l'ERP bâtiment OptimBTP, avec les droits ‘Superviseur’, vous avez la possibilité de créer différents profils d'utilisateur à partir de l'écran "Droit utilisateur".

Il n'est pas toujours simple de comprendre à quoi se rapportent les options cochées.

Vous trouverez ci-joint un document rassemblant les différents accès donnés par les options.

NB : le droit ’superviseur’ a obligatoirement tous les droits sur toutes les structures.

Pour en savoir plus, cliquer ici

Un même salarié peut faire de la pose, de la fabrication acier ou de la fabrication alu.

Dans le logiciel de suivi chantier OptimBTP, il est possible de choisir au moment du pointage « le type d’heure/salarié » afin d’alimenter la bonne catégorie de déboursés.

Cette option est à activer dans les Paramètres-Système-Application.

La commande est alors accessible dans le pointage Hebdomadaire, Journalier ou Atelier...

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OptimBTP étant un logiciel de facture BTP compatible avec CHORUS Pro, les documents présents dans la zone Document « Pièce jointe » de la facture sont systématiquement transférés vers CHORUS .

Les documents présents dans « Doc Etude » ne seront jamais transférés.

Il est possible de basculer un document d’une zone à l’autre.

Pour en savoir plus, cliquer ici

Le logiciel de bâtiment OptimBTP permet la personnalisation des éditions afin de s'adapter aux besoins des entreprises.

Les éditions spécifiques sont gérées dans leur propre dossier suivant la même arborescence que les éditions standards.

Lors de la mise à jour de l'application, l'ensemble des éditions standards sera actualisé. Vous profitez ainsi des nouveautés et vos éditions spécifiques seront conservées.

Explorateur des éditions :

Les éditions standards sont regroupées dans un dossier partagé sur le réseau,.../Impressions /Standard /Accueil

(Cf Chapitre Les paramètres liées aux éditions - Chemin des éditions - page 2)

Chaque édition possède un fichier *.fir ayant le même nom, ce fichier texte contient les propriétés et les filtres de l'édition.

Les éditions spécifiques dans les éditions générales :

Pour ajouter des éditions spécifiques au niveau des éditions générales, vous devez obligatoirement enregistrer les fichiers dans le dossier Impressions/Specifique/Accueil et modifier le thème de regroupement sur chaque fichier*.fir de voos éditions.

Cette procédure permet de conserver les éditions spécifiques au moment des mises à jour.

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Exemple : vous souhaitez faire un circuit de validation spécifique pour les factures fournisseurs de Sous-traitance.

Vous pouvez créer plusieurs circuits de validation, le choix du circuit se fera au moment de l’enregistrement de la pièce.

Options – Paramètres – Profil – Circuit de validation

Pour notre exemple : Cliquer sur + pour ajouter un circuit de validation, choisir Facture fournisseur et paramétrer le circuit (libellé, nb jours et les étapes que vous voulez mettre en place).

Le choix du circuit sera accessible à partir de la facture fournisseur.

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La fonctionnalité de pouvoir modifier le type de salarié au moment du pointage est soumise à un paramétrage :

Dans les paramètres 

Options - Paramètres – Système – Application Onglet Pointage des heures, il vous faut cocher la case "Activer la possibilité de modifier le type de salarié lors de la saisie".

Au niveau du pointage hebdo

Pointage - Hebdo

Vous vous positionnez sur l’horaire du jour, vous faites un clic droit, et sélectionnez « Changer de type d’heure ».

Vous pouvez modifier pour le jour sélectionné ou pour tous les jours du chantier.

Au niveau du pointage journalier

Pointage - Journalier

Sur le même principe, la modification se fait jour par jour.

À partir de l’atelier, au moment du pointage d’une nouvelle tache

Le changement de type est fait directement par le salarié au moment de la saisie de la tache

 

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Gestion des droits et des accès aux sociétés pour un utilisateur,

Lorsque vous affectez des droits à un utilisateur, vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès aux différentes sociétés.

Les droits « Superviseur » ont forcément tous les droits et donc accès à toutes les sociétés !

Si vous avez besoin d’un profil ayant un maximum de droits sur une ou plusieurs sociétés, vous pouvez créer un profil (ex Responsable), sans cocher l’option Ruban Options/ Paramètres qui correspond systématiquement au droit « superviseur ».

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La nouvelle version de l'appli-mobile apporte beaucoup de nouveautés et doit être installée sur une version d'Optim'BTP supérieure ou égale à la v2020.60

Si le client est déjà utilisateur de l’ancienne version de l’Appli-mobile, vous devez lors de la mise en route de la nouvelle version :
- Stopper les saisies sur les smartphones
- Effectuer un dernier transfert complet Export /import par un échange FTP
- Mettre à jour la version d’OPTIM’BTP en version supérieure à la 2020.60
- Paramétrer les informations du nouveau serveur Ftp suivant les codes transmis par Altech.
- Effectuer un 1er transfert d’export par les échanges FTP

Consultez bien, dans le PDF , l'ensemble des paramétrages nécessaires à  la mise en route de l’appli-mobile V3

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Pour avoir la visibilité des factures clients dans le circuit de validation

Lorsque vous ouvrez votre document à valider et au lieu de l’image du document le message « Document non disponible » est inscrit, sachez que :

Dans le circuit de validation, la facture client PDF apparait uniquement si elle a été enregistrée en GED et visible dans la partie document(s) de la facture.

Il faut lancer l’aperçu avec le bouton imprimer de la facture en vérifiant l’option « Enregistrement en GED » cochée à oui.

Si vous ne souhaitez pas imprimer, cliquez sur le lien N° Pièce  afin d’accéder à la facture et son contenu.

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Pour pouvoir faire les relances des factures à échéance :

  • Dans l’onglet « Vente – Facture » vous cliquez sur « Echéancier règl. » puis sur « Voir les échéances à régler »,
  • Vous vous positionnez dessus, et cliquez sur « imprimer »,
  • Vous sélectionnez votre impression et votre courrier est généré.

Le document étant en Word il est modifiable au moment de l’envoi.

Le document de base peut être modifié par Altech sur demande ou par le superviseur.

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Pour modifier la TVA d’une facture :

  • Soit vous modifiez les propriétés du marché, vous ouvrez chaque facture et vous lancez le rafraichissement avec le bouton "Rafraichir", cela ne se fait pas en automatique.

Propriétés de la facture / Compléments & TVA /  Rafraichir et recalculer

  • Soit dans chaque facture vous pouvez modifier le taux de TVA

Propriétés de la facture / Compléments & TVA / liste déroulante "TVA (défaut)"

Cette manipulation est toujours possible même si vos factures sont comptabilisées.
Si les factures sont comptabilisées, vous pouvez faire avoir + nouvelle facture.
Vous pouvez aussi modifier votre facture comptabilisée par le menu traitement. Un message vous indiquera que les modifications seront à reporter dans la comptabilité.

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Pour exclure la révision de prix de la RG :

Vous avez saisi ou calculé votre taux de révision de prix dans les propriétés du marché (Formule de Révision)

Vous ouvrez dans les propriétés de la facture « Complément et TVA » où le complément de la révision de prix apparait.

Vous cliquez sur les «  »  puis sur « Propriétés »

Dans la fenêtre « Ligne de complément » vous cochez « Exclu RG » et vous validez.

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Pour pointer les règlements, plusieurs possibilités s'offrent à vous depuis le menu Ventes/Factures ⇒ Echéancier règl. :

  • Importation des règlements via excel ⇒ Importer règlement (un modèle d'importation au format Excel est à votre disposition)
  • Pointer directement la facture:
    • Ventes/Factures ⇒ Echéancier règl. ⇒ Pointer règlement / facture
    • Ventes/Factures ⇒ Echéancier règl. ⇒ voir les échéances à régler. Sélectionner l'échéance que vous souhaitez pointer puis cliquez sur le bouton "Traitement", pointer le réglement

Vous saisissez alors le montant réglé, la date du règlement (par défaut, la date du jour), le mode de règlement.

Si le montant est inférieur au montant de l'échéance, une nouvelle ligne d'échéance apparaît avec le solde qui reste à régler par votre client.

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Vous pouvez tolérer des écarts de règlements pour gérer les arrondis exercés par vos clients.

Pour paramétrer le montant d’écart toléré (1€ par défaut) => Menu superviseur: Options/Paramètres/Système/Application (ventes)

Règlement : tolérance d'écart de montant pour mettre la facture à l'état soldé => mettez le montant de tolérance d'écart souhaité

Pour plus d'information, cliquer ici

Cette propriété est disponible sur toutes les commandes acceptées (Marché).
Une fois les propriétés activées et paramétrées, l’échéance de facturation apparaît dans l’écran « Assistant création factures périodiques ».

  • Option 1 - Le corps des factures ne reprend pas le détail de la commande, mais une seule ligne récapitulative qui permet d’appliquer le fractionnement (1/12, 1/4, …).
  • Option 2  - Vous souhaitez voir le détail sur chaque facture. Le marché doit être décomposé en une phase multipliée par le nombre de périodes.

La dernière facture est calculée par soustraction des factures précédentes du total de la commande afin de facturer le montant exact du contrat.

Pour plus d'information, cliquer ici

Pour saisir un prix un avoir :

Les prix sont à saisir en positif dans le corps de l’avoir,

Les montants apparaissent automatiquement en négatif dans le marché, ou dans la liste de factures.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour régénérer les lignes comptables d'une facture client :

Il vous faut ouvrir la facture, ouvrir les Propriétés, ouvrir les Ecritures comptables, cliquer sur l'engrenage et valider.
Il est aussi possible de faire la régénération sur un ensemble de facture, à partir de la liste des factures, sur la sélection visible, lancer la commande par le menu Traitement

Pour plus d'information, Cliquer ici...

L’option « DSN » permet de marquer les absences qui pourront être exportées vers le logiciel de paye, en cours de mois, par l’écran de la prépa paye.

L’absence marquée « Intempérie » sera prise en compte dans le calcul des heures de carences lors de la préparation paye et l’export paye.

Les absences marquées « Pointage Externe » seront accessibles dans la liste des types d’absence de l’appli-mobile.

Pour en savoir plus, Cliquer ici...

Dans les paramétrages de l’application, par défaut, dans les 10 premiers jours du mois, la date de facture est forcée à la fin du mois précédent.

Le paramétrage est modifiable en accès superviseur,

Options => Paramètres => Système => Application => Ventes

Mettre 0 pour de plus avoir de date forcée, ou modifier la limite de date qui provoque le forçage à la date du mois précédent (ex : 5)

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour importer un devis d'un logiciel externe (Batigest, Multi devis...) à partir du module Vente-Devis:

  • Aller dans "Devis/TS", "Générer un devis" puis "Importer" et sélectionner "Etude Batigest, Multi devis..."
  • Choisir le devis à importer dans la liste des études de prix qui s'affiche
  • Cliquer sur le bouton "+"
  • Sur l'écran de création d'un nouveau devis, choisir le chantier en lien avec le devis dans la liste déroulante s'il existe déjà, sinon ne rien renseigner.

Le devis et ses propriétés s'ouvrent, le client est créé automatiquement.

Il est possible de rattacher le devis à un marché existant, son numéro sera modifié et les informations liées au marché seront reprises.

S'il est nécessaire de créer le chantier, il faut cliquer sur "+" dans les Propriétés/Renseignements et remplir les différentes informations, notamment la "date de début" du chantier et la "zone de déplacement" qui sont obligatoires.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour importer un devis à partir d'une affaire ou d'un chantier, cf FAQ000200

Pour importer un devis d’un logiciel externe (Batigest, Multi devis,...) et créer une nouvelle affaire ou un nouveau chantier:

  • Aller dans "Nouveau", puis "Affaire/Chantier" et "A partir d'une Etude Batigest"
  • Choisir le devis à importer parmi la liste des études pris qui s'affiche et cliquer sur le bouton "+"
  • Renseigner les informations obligatoires sur l'écran de Création Affaire/Chantier
  • Vérifier que le paramétrage par défaut concernant les effets de l'import du devis sur la création du budget de référence et/ou sur la création d'affaires, est correct. Corriger si nécessaire puis Valider

Pour importer un devis d’un logiciel externe (Batigest, Multi devis,...) sur un chantier existant ou une affaire existante:

  • Aller sur la fiche Affaire et se positionner sur Etudes.
  • A droite dans la partie "Etude de prix", cliquer sur Ajouter, sélectionner Etude Batigest, Multi devis...
  • Choisir le devis à importer parmi la liste des études de prix qui s'affiche
  • Vérifier que le paramétrage par défaut concernant les effets de l'import du devis sur la création du budget de référence et/ou sur la création d'affaires, est correct. Corriger si nécessaire.
  • Cliquez sur le bouton "+"

Le devis est alors intégré à l'affaire et au chantier en tant que devis initial s'il est le premier.

Si vous devez intégrer un autre devis de type TS sur une affaire ou un chantier, la manipulation sera identique.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Si vous avez le module Vente-Devis, il est possible de procéder différemment : Cf FAQ 000202

Vous pouvez :

1. Paramétrer un RIB par défaut pour chaque Société/établissement d'Optim'BTP :

Dans Options / Paramètres / Systèmes / Sociétés

Vous vous positionnez sur la Société, vous cliquez sur le « Crayon noir » pour pouvoir faire dans l’onglet Général,
l’ajout de la banque à partir de la liste déroulante au niveau « Compte de facturation »,

Vous validez.

2. Paramétrer un compte de facturation par défaut sur la fiche Client

Le compte de facturation sera visible dès le Devis et modifiable par la suite.

La priorité est donnée au compte client, il est bon de paramétrer aussi le compte de vos établissements.

Pour plus d'information,  cliquer ici

Sur une facture :

Actuellement, il n’est pas possible de faire globalement une majoration de prix sur les lignes de ventes.

Les lignes de ventes sont calculées à partir de la quantité et du prix unitaire.
Les notions de coef de FG et de Coef de vente ne sont visibles sur les factures.

La seule solution, sur une facture existante, est de modifier manuellement chaque prix de vente.

Si vous savez avant de facturer que les prix de vente seront à majorer, le plus rapide est de saisir un devis, d’appliquer un coef de vente et de facturer directement le devis.

Sur Devis à facturer directement

À partir du devis, après avoir saisie vos lignes, vous pouvez augmenter le coef de vente sur la globalité des lignes (Synthèse financière - F12)

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour ajouter un type d'article :

1 Création du type d'article

En mode superviseur, dans l’onglet Options / Paramètres / Métier / Type d’article vous cliquez sur le +

  • Créez votre type d’article en remplissant :

Le code, le libellé, le regroupement type, le type de gestion associé aux articles, l’ordre d’affichage dans les listes déroulantes, et le type de dépenses.

Vous cochez « Budget », si le type d’article doit faire partie des prévisions financières du chantier.

Sur les types d’articles (Engin/Matériel, Sous-traitance), vous pouvez activer l’option « Ressource planning » et définir la couleur de planification, si vous souhaitez que ce type d’article soit une ressource du planning (module Planning hebdo)

2 Ajout du coefficient

Dans l’onglet « Coefficient », Ajouter par le + et la liste déroulante votre nouveau type d'article, la valeur du coef de FG et la date de début de son utilisation.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour changer l’affectation d'un marché d’un contrat de sous-traitance suite à une erreur sur le marché.

Il est possible de passer outre la prestation de sous-traitance dans le marché pour faire le paiement direct.

Il faut dans le marché ajouter le sous-traitant et saisir manuellement la référence de commande, ainsi que le montant.

Il sera alors récupéré dans les échéances et retenues.

Il faut supprimer l’affectation du sous-traitant du ‘mauvais marché’ dans l’annuaire du marché, refaire une nouvelle prestation sur le bon marché puis refaire la facture.

Si la facture est partie en comptabilité, il faut faire un avoir sur facture pour l’annuler ou modifier la facture.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour pointer un avoir dans la liste des échéances vous avez deux possibilités :

  • Soit, ouvrir l’avoir à partir de la liste des échéances, cliquer sur Traitement, Changer l'état, Forcer l’état et cliquer sur « Soldé »
  • Soit, vous positionner sur la ligne de l’avoir, clic droit, pointer le règlement, et dans la fenêtre que s’ouvre sélectionner la facture ou chantier correspondant à l’avoir et déduire l’avoir de la facture

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour faire la mise à jour des prix des références fournisseurs :

Il y a deux possibilités pour faire la mise à jour :

  1. Suivant le type d’import, Optim’BTP se réfère au code de l’article uniquement pour la création/modification des articles (modèle dans Base Articles) ou
  2. Optim’BTP se réfère au code article ET au code référence du fournisseur sur le modèle « Prix fournisseur ».

La mise à jour des prix des références fournisseurs présentes dans les articles se passe par le modèle « Import » / « Prix fournisseurs » / « Ouvrir modèle d’importation »

Vous devez faire un fichier d’import par fournisseur  (Cliquer ici...)

=> Vous pouvez copier / coller les éléments de l’export dans le modèle, sauf pour les colonnes unité et type article où vous devez y mettre les codes et non pas les libellés.

=> Vous pouvez aussi créer de nouvelle référence sur un article existant ou sur un article à créer.

« Import » / « Prix fournisseurs » / « Importer fichier prix fournisseur »

Indiquez le fournisseur, sélectionnez le fichier à importer et la bibliothèque de destination.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour pouvoir imputer automatiquement en amortissement les frais indirects d'un devis sur les consommations d'un chantier

1) Dans Options / Paramètres / Métier

  • Onglet « Type d’articles »

Vérifier la présence de la ligne « Amortissement » ou créer avec le « + »

La ligne doit être pointée Amortissement et Budget.

  • Onglet « Coefficient »

    Pour chaque société, vérifier ou ajouter la ligne « Amortissement » avec le « +»

2) Dans Options/ Système / Application

  • Dans pointage des consommations,

    Cocher la case « Création des lignes d’amortissement depuis l’étude d’exécution fixée »

3)   Ouvrez l’étude d’exécution à partir du chantier

  • Créer ou définir les postes en amortissement

  • Fixer les changements de l’étude d’exécution,

Suivant vos paramètres d’application, vous visualisez les lignes d’amortissement dans vos prévisions financières (en Budget de référence ou en Prévisions à terme).

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Comment activer l'option de création du devis commercial

Lors de la création d’une affaire depuis une reprise de devis externe (ex Batigest) :
Le devis est correctement repris dans l’étude d’exécution et dans les prévisions financières.
Le devis commercial n’est pas repris pour la facturation.

À la question création en devis commercial pour facturation O / N :
l’option est grisée et non modifiable. Vous devez activer l’option.

  • Dans Options / Paramètres / Système / Application

Dans la partie « Affaire/ Chantier/Prévisions financières » / « Options création d’affaire : » :

  • « Création de devis commercial… » indiquer « oui par défaut » par la liste déroulante,
  • « Création étude exécution… » indiquer « oui par défaut » par la liste déroulante,
  • La case « Création d’étude d’exécution… » doit être cochée.

Pour plus d'information, cliquer ici

Si une affaire n'a qu'un chantier, il est impossible de supprimer le chantier, il faut supprimer l'affaire.

Pour supprimer une affaire, il faut passer par l'accès Superviseur, puis une fois sur l'affaire concerné faire un clic-droit et sélectionner "Supprimer l'affaire"

Si l'affaire a plusieurs chantiers, il est possible de supprimer un chantier mais uniquement en accès Superviseur

Aller dans l'affaire concernée, puis sur le chantier voulu, faire un clic-droit et sélectionner "Supprimer le chantier"

S'il y a eu des pointages effectués sur le chantier et/ou l'affaire, la possibilité de transférer les données vers un autre chantier sera proposée.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour transformer un devis en étude d'exécution,

1. Sur le devis concerné, cliquer sur "Traitements", puis sur "Déclarer accepté (Client)"

Les informations du devis devraient automatiquement être intégrées dans l'étude d'exécution.

Si cela n'est pas le cas,

2. Retourner sur le devis, cliquer à nouveau sur "Traitements", puis sur "Générer/actualiser les prévisions financières du chantier"

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour regrouper plusieurs devis dans un seul devis :

  • Ouvrir le devis initial, cliquer sur « Version »
  • Puis cliquer sur « Dupliquer cette version »
  • Se positionner sur la dernière ligne du devis dupliqué, faire F4 pour la recherche d’éléments. Dans cet écran aller dans « Phase & docs »
  • Se positionner sur la ligne du devis à intégrer et double cliquer sur la ligne à copier,
  • Les phases du devis s’intègrent au devis et faire la même opération si vous souhaitez intégrer d’autres devis.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour mettre en place un compte prorata

À partir du marché, ouvrir les propriétés, cliquer sur « Compléments & TVA »

Puis sur "+" et sélectionner « Compte prorata ».

La ligne s’inscrit, vous pouvez modifier le %, il est normal que le calcul ne se fasse pas, et vous validez. Le calcul du complément Prorata en déduction apparait uniquement sur les FACTURES.

Lorsque vous faites votre situation avec le % d’avancement le compte prorata ne se voit pas dans les propriétés de la situation, c’est normal.

Lorsque vous faites la facture ou une facture à partir de situation, le calcul se fait en pied de facture.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Optim’BTP permet d’établir plusieurs versions pour un même devis, mais seulement une version est définie comme « version de référence ».
Si vous souhaitez accepter une version autre que la version de référence, cliquer ici.

Dans Optim’BTP, un message d’alerte bloquant peut apparaitre à la validation du marché « Action impossible : vous devez renseigner le compte tiers ».
Ce message d’alerte est lié à un paramétrage qui bloque la validation du marché si aucun compte tiers n’a été renseigné dans la fiche annuaire.
Ce paramétrage a pour but d’éviter des anomalies d’écritures comptables (pour absence de compte tiers).

Pour en savoir plus, cliquer ici.

Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel.
Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning.
Les matériels manquants ont très probablement été pointés en tant que matériel « hors planification ».
Afin qu’il soit de nouveau visible dans la liste du planning, il suffit de suivre la procédure correspondante. Pour en savoir plus, cliquer ici.

S'il s'agit d'un chantier, consulter la FAQ correspondante.

Optim’BTP permet de gérer la planification des chantiers et du matériel.
Il peut arriver qu’un chantier ou un matériel soit absent de la liste sur le planning.
Il existe plusieurs raisons pouvant expliquer l'absence d'un chantier sur le planning :

  • Le chantier a été pointé en tant que chantier « hors planification ».
  • Les dates de début ou de fin de chantier ou l’état du chantier ne permet pas son affichage.

Afin qu’il soit de nouveau visible dans la liste du planning, il suffit de suivre la procédure correspondante. Pour en savoir plus, cliquer ici

S'il s'agit d'un matériel, consulter la FAQ correspondante.

Il n’existe pas dans Optim’BTP de procédure directe permettant de gérer les retours de votre demande de prix afin de déterminer le ou les fournisseurs retenus.
Cependant, il est possible de récupérer rapidement et simplement l’ensemble des lignes des demandes de prix afin de comparer plus facilement les différentes offres reçues.

Pour en savoir plus, cliquer ici.

La création d'un marché de travaux dans Optim'BTP se fait dans la majorité des cas, à partir d'un devis : c'est le passage à l'état "Accepté" du devis qui engendre automatiquement la création du marché de travaux.
Cependant, il est aussi possible de créer un marché de travaux sans commande.

Pour en savoir plus, cliquer ici.

Optim’BTP via l’application mobile permet au responsable du chantier de créer des demandes d’approvisionnement tout en étant sur le chantier.
Les informations saisies via son téléphone sont quasi-instantanément visibles dans Optim’BTP et le responsable du service concerné est informé par un mail automatique (service achats ou autre paramétrage).

Pour en savoir plus, cliquer ici.

Optim’BTP permet de sauvegarder automatiquement ou manuellement un devis. Ainsi, vous pouvez quand vous le désirez, revenir sur une version antérieure ou restaurer un devis supprimé.

Pour en savoir plus, cliquer ici.

Optim'BTP permet de gérer les accès aux documents GED par profil utilisateur via la notion de niveau dans les propriétés des documents.
Optim’BTP permet également de gérer l’accès aux éditions suivant la procédure ci-jointe.

Pour en savoir plus, cliquez sur cliquer ici.

Les conditions générales de vente (CGV) permettent aux professionnels réalisant une vente de produit ou une prestation de services d’encadrer juridiquement les relations commerciales avec leurs clients.
Pour être conformes, les CGV doivent être rédigées par écrit et figurer sur le devis.
Optim’BTP permet de gérer l’intégration des Conditions Générales de Ventes à un devis.

Pour en savoir plus, cliquez sur le lien suivant ...

Optim’BTP permet de gérer l’ajout d’une ligne en option ou variante dans un devis. Cette fonctionnalité permet de proposer au client des travaux supplémentaires sans que leur montant ne vienne s'ajouter à celui des autres travaux chiffrés.

Pour plus d'informations, Cliquer ici

Cette FAQ ne concerne que les utilisateurs d'Optim'BTP qui ont déjà mis en place le transfert des factures clients vers Chorus Pro avec l'authentification par certificat.
La plateforme Chorus Pro évolue, et l'authentification par par le biais d'un certificat s'arrête au 1er janvier 2021.
Il est donc nécessaire de modifier le paramétrage actuel de votre connexion Chorus Pro.
Cette modification n'est possible que si votre version d'Optim'BTP est supérieure à la V2020.60
Pour cela, il faut:
- S'inscrire sur la plateforme PISTE et y créer une application ou API
- Raccorder l'API PISTE dans Chorus Pro
- Modifier le paramétrage d'Optim'BTP.

Pour plus d'information, Cliquer ici

Dans Optim’BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel.
Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué.

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Vous avez souscrit à un contrat d’affacturage, des mentions obligatoires doivent apparaitre sur vos factures.
Optim’BTP permet de gérer l’édition des factures en faisant apparaitre sur le document les mentions obligatoires dans le cadre d’un contrat d’affacturage.
Les informations sont gérer sur un compte de facturation de la fiche tiers de votre structure (annuaire).

Pour en savoir plus, Cliquer ici

Vous souhaitez relier un devis initial à un marché existant pour qu’il apparaisse en travaux supplémentaire de ce marché.
Le devis doit être dans un état qui permet la modification (enregistré, validé)
Pour rappel, le rattachement à un marché existant va modifier le numéro du devis.

  • Accéder à l’écran « Renseignements » des propriétés du devis
  • Aller sur la commande ‘Rattacher à un marché existant (avenant)…
  • Sélectionner le marché auquel vous souhaitez votre devis, valider et confirmer le changement.

Pour en savoir plus,Cliquer ici

Avec les droits "Superviseur", il est possible de paramétrer les contenus des e-mails d'envoi de pièces:
- Aller dans Options/Paramètres/Système/Mail
- Sélectionner le mail dont le contenu doit être modifié, puis cliquer sur le bouton modifier.
- L'écran se compose en 3 zones distinctes : ObjetMessagePied de message, et d'une liste de balises permettant la récupération automatique d'informations.

  • Dans chaque zone, il est possible d'ajouter, modifier, ou supprimer du texte, ainsi que de supprimer des balises ou d'en insérer en utilisant le cliquer-glisser à partir de la liste à droite.
  • Pour les zones "Message" et "Pied de page", des outils de mise en page sont accessibles en cliquant sur les 3 points à côté de chaque zone (Agrandir la fenêtre et Modifier avec l'éditeur de texte)
  • Concernant le "Pied de page", il est possible d'opter pour la signature d'Outlook si celle-ci est paramatrée, en cochant "Signature Outlook par défaut"

- Une fois les modifications effectuées, il ne reste plus qu'à valider.

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Tant qu'il n'y a pas eu de bon de livraison pointé, il est possible de changer le fournisseur sur une commande:
- Ouvrir la commande concernée, puis cliquer sur Traitements et sélectionner "Changer de fournisseur..."
- Choisir le nouveau fournisseur dans la fenêtre qui s'ouvre, puis valider.
Le fournisseur a été changé, il ne reste plus qu'à valider la commande.

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Dans la partie Interlocuteur(s) de l'Annuaire, pour chaque interlocuteur, il est possible de cocher des rôles qui ont différents impacts :
Principal : l'interlocuteur pour qui Principal est coché, aura ses coordonnées qui apparaitront en haut du bandeau de la fiche Annuaire du tiers.
Dirigeant : l'interlocuteur pour qui Dirigeant est coché, aura ses coordonnées qui apparaitront en bas du bandeau de la fiche Annuaire du tiers.
Administratif : Pour les tiers de type STRUCTURE, l'interlocuteur pour Adminitratif est coché, sera un contact visible pour l'info e-mail suivi de contrat de sous-traitance.
Chargé d'affaires: Pour les tiers de type STRUCTURE, l'interlocuteur pour Chargé d'affaires est coché, apparaitra dans la liste des chargés d'affaires (ex : Fiche affaire, suivi commercial..)
Métreur : Pour les tiers de type STRUCTURE, l'interlocuteur pour Métreur est coché, aura ses initiales visibles dans la liste des métreurs du suivi commercial
Responsable travaux : Pour les tiers de type STRUCTURE, l'interlocuteur pour Responsable travaux est coché, apparaitra dans la liste des conducteurs de travaux (Fiche chantier)

Pour plus d'information, Cliquer ici

Afin d'affecter un coefficient de majoration sur prix d'achat pour les articles hors BPU, il est nécessaire de rendre le bordereau modifiable au préalable.
La procédure simplifiée est la suivante :
- aller dans les traitements proposés pour le BPU et appliquer l'état "enregistré"
- affecter le coefficient de majoration dans les propriétés du BPU
- remettre le bordereau à l'état "accepté" pour que le taux soit bien pris en compte

Lors de la création du devis, deux phases distinctes devront être créées :
- une phase liée au BPU
- une phase hors BPU

Pour plus de détails, cliquer ici

Il est effectivement possible de reprendre un ouvrage pour l'importer dans un autre devis.
À partir de l’écran de saisie du nouveau devis, utiliser la touche F4  pour insérer un élément.

1ère option : utiliser l’onglet « Phase &Doc » pour importer une phase ou une sous-phase complète :

  • Sélectionner « devis » pour le type de pièce
  • Choisir le devis où figurent les élèmetns à copier
  • Sélectionner une phase ou une sous-phase complète et l’ajouter dans le nouveau devis avec  

2ème option : utiliser l’onglet Ligne (s) doc. pour insérer un ouvrage seul.

Plusieurs filtres sont accessibles (par client, n° de devis, …)

  • Sélectionner l’ouvrage et l’ajouter pour l’importer dans le nouveau devis

Dans le nouveau devis, bien penser ensuite à rectifier les valeurs (quantités, prix, coefficients, …) car ce sont celles du devis de référence qui sont importées.

vous pouvez également consulter la FAQ 0000183 Comment créer un devis à partir de plusieurs devis

Pour plus d'information, Cliquer ici

Il est possible dans Optim'BTP de dupliquer un devis,

Ouvrir dans Vente/Devis la liste des devis,

Dans la liste se positionner sur le devis que vous souhaitez dupliquer, faire un clic droit et cliquer sur le Créer / Nouveau devis par duplication,

Une fenêtre vous informant de la création d’un nouveau devis s’ouvre, il vous faut changer éventuellement la description du devis et valider.

Les propriétés du nouveau devis s’ouvrent, vou spouvez modifier les informations si c’est un autre client, et celles du chantier pour que le devis soit enregistré dans le chantier voulu.

Pour plus d'information, Cliquer ici

Dans une facture standard le mode de règlement sera celui paramétré initialement (CF FAQ000034 Ajouter un mode de règlement))

Si vous souhaitez modifier le mode de réglement dans une facture, ouvrez les propriétés de la facture,

allez dans Echéances & retenues, et au niveau d'Echéancier / Mode de règlement, à partir de la liste déroulante, vous choisissez le mode de règlement à renseigner,

une fois celui-ci sélectionné, vous cliquez sur  pour recalculer l'échéancier et vous validez pour enregistrer la modification.

Pour plus d'information, Cliquer ici

La gestion des pièces jointes dans les devis à évolué.

Maintenant il exite 2 zones :

  • Une zone Pièce jointe
  • Une zone Docs Etude

Le besoin pour nos clients étaient d'avoir une zone pour associer des documents d'études qui ne doivetn absolument pas être transmis au client.

Lors de la mise à jour, tous les documents annexes peuvent avoir été placés automatiquement dans Docs Etude pour éviter des erreurs d'envoi chez les clients.

Certains documents, comme l'attestation pour les devis au taux de 10 %, il faut basculer le document dans la partie jointe dans le modèle de devis à 10 %.

Pour se faire, il faut aller dans la partie Docs Etude, sur ... puis "Basculer en pièce jointe"

 

Pour plus d'information, Cliquer ici

Pour afficher uniquement la première ligne de la colonne désignation d'un devis,

Vous sélectionnez, dans le devis, la ligne que vous souhaitez modifier, et vous ouvrez le bouton menu en haut à droite des listes,

Vous cliquez sur "Hauteur des lignes" et sélectionnez "Une ligne".

Pour plus d'information, cliquer ici

Dans le planning il faut que vous vérifiiez que le salarié ne soit pas hors planification :

Cliquez sur "Planning hebdo", au niveau des "Ressources" / "Salariés"

Cliquez sur "Salarié(s) hors planification", une fenêtre s'ouvre et indique le salarié hors planification.

Pour réintégrer le salarié dans le planning cliquer sur les « … » puis sur « Salarié en planification » dans la fenêtre, le salarié sera à nouveau visible dans le planning.

Pour plus d'information, cliquer ici

Le module de sous-traitance propose en standard une liste de documents au format Word (Contrats BTP, DC4,...)

Vous avez la possibilité de personnaliser / créer vos propres documents en les enregistrant dans les impressions spécifiques.

Pour avoir la procédure, cliquer ici

Pour activer ou retrouver la liste déroulante des postes de travaux 

Dans le corps du devis,  vous pouvez indiquer les postes de travaux :

Activez la sélection de la colonne 'poste de travaux' (*) , par défaut le poste Chantier est présent.
En vous positionnant dans la cellule vous faites soit « F4 » soit vous cliquez sur la flèche « Bas »
La liste déroulante s’ouvre, à vous de choisir le poste de travaux.

(*) la colonne n'est visible que si l'option (dans les Paramètres - Système - Application) Lien automatique entre code de phase et postes de travaux n'est pas cochée.

Vérifier que les postes de travaux soient bien associés au chantier :

  1. Dans la fiche chantier, vous cliquez sur l'onglet "Poste de travaux" et vous voyez les postes de travaux à associer aux chantier (cases cochées),
  2.  Pour pouvoir  les associer, vous cochez la case ou d’un clic droit, lorsque au moins une case est cochée, vous choisissez « Tout cocher »  ainsi toutes les cases des postes de travaux concernés par le chantier sont actives.
  3. Vous pouvez créer un nouveau poste de travaux ponctuellement dans un chantier (NB -si les paramètres définis dans l’application vous y autorisent) :

Vous cliquez sur "Créer un poste de travaux..." la fenêtre "Poste de travaux " s'ouvre vous renseignez le libellé et validez.

Pour faire l’association automatique des postes de travaux lors de la création d’un chantier :

  1. Dans l’onglet « Options » / « Paramètres / « Métiers » / « Postes de travaux »,
  2. Les cases « Nveau Ch. » ne sont pas cochées,
  3. Dans l’onglet « Général », la case « Associé automatiquement aux nouveaux chantiers » n’est pas cochée,
  4. Cliquez sur le « Crayon » pour pouvoir faire la modification
  5. Cochez la case « Associé automatiquement aux nouveaux chantiers » et répétez l’opération pour chaque poste de travaux.
  6. Cliquez sur "l'engrenage et choisissez "Générer l'association automatique......"

NB : vous pouvez aussi par les onglets ‘Lien Type article ou Lien Type salarié’ créer un lien entre les types et les postes de travaux afin d’automatiser l’affectation du poste de travaux lors des saisies.

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La sélection d’une équipe dans un chantier permet :

1. D’avoir l’information de l’équipe attribuée au chantier et l’information sera consultable automatiquement dans la gestion des équipes.

2. Lorsque vous avez le module Prépa/chantier complet vous pouvez associer une équipe dans la gestion des ressources/planning en étude d’exécution.

Cela permet avec MS Project d’avoir, dans l’affichage Multi chantiers, un regroupement par équipe.

3. D’aucune manière, la sélection d’une équipe permet la saisie en « Auto » des chantiers dans les pointages.

Elle permet de filtrer une liste de salarié pour le pointage Hebdo.

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Un message d'erreur s'affiche dans Outlook après l’installation d’Optim'BTP, indiquant que vous n’avez pas les droits pour envoyer/recevoir vos mails.

Dans Optim'BTP, à partir du bouton engrenage, désactiver la macro Outlook sur ce poste,

Fermer Optim'BTP, Fermer Outlook et Ouvrir Optim'BTP (avant de réouvrir Outlook)

Si cela ne suffit pas, allez sur le dossier Utilisateurs sur le disque local, répertoire, AppData\Roaming\Microsoft\Outlook, supprimer ou renommer en «  bak » le ou les fichier(s) « .srs », puis relancer Outlook.

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Après installation de l’application, le message d’erreur de connexion à la base de données apparaît :

Vérifiez les paramètres du fichier « connexion.ini »,

  • Si les informations sont correctes, vérifiez que le fichier « wd240msql.dll » est dans le répertoire de l’exécutable « OptimPointage ».
  • Si non, copiez ce fichier depuis le répertoire d’installation du client Optim'BTP.

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Pour gérer les habilitations des salariés
  • Dans l’onglet « Compléments » vous cliquez sur « Habilitation »,
  • La fenêtre de « Gestion habilitation » s’ouvre, vous pouvez filtrer par salariés ou par habilitations,
  • Vous cliquez sur les « … » pour ouvrir la fiche souhaitée,
  • Vous modifiez la date de recyclage, l’organisme de recyclage s’il y a lieu, et mettez éventuellement un commentaire,

La mise à jour se fait dans la fiche Salarié et la ligne s’efface de la fenêtre de « Gestion habilitation ».

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Lorsque vous ouvrez le Suivi commercial un message d’erreur apparait "Votre compte Utilisateur Windos'xxxxx' ne vous permet pas d'accéder à ce fichier".

Vous allez dans Option/Paramètre/Système/Utilisateur :

La case "Login windows" est non renseignée.

  • Vous cliquez sur le "crayon" pour pouvoir modifier les informations
  • Vous renseignez votre "Login windows" dans la case et vous validez
  • Vous fermez les paramètres et relancez le "Suivi commercial".

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La synchronisation des données TARIFEO se lance au premier démarrage d’OPTIM’BTP.

Dans le cas où cette opération est trop longue, il est conseillé de créer une tâche planifiée Windows, pour déclencher le lancement d’OPTIM’BTP avec le paramètre /TraitementBatch :

  • Créer de la tâche planifiée Windows (Démarrer/Outils d’Administration/Planificateur de tâches),
  • Donner un Nom et une Description à la tâche,
  • Définir la périodicité de la tâche,
  • Définir l’heure de lancement de la tâche,
  • Définir l’action que vous voulez que la tâche effectue (en l’occurrence « Démarrer un programme »)
  • Obtenir le lien vers le programme OPTIM’BTP complet en clic-droit sur le raccourci/propriétés, et copier le lien « Cible »
  • Définition du programme et ses paramètres. Coller le raccourci dans la zone « Programme/script » et ajouter le paramètre « /TraitementBatch » comme ci-dessous,
  • Terminer la configuration de votre tâche pour l’enregistrer.

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Pour saisir une facture sans commande ni BL sur plusieurs chantiers…
Vous cliquez dans l'onglet Achat/Stock - Facture - Pointer Facture / BL-Cde

  • Dans le 1er écran "Pointage BL/Cde" le champ chantier n’est pas obligatoire, il est possible de créer une facture fournisseur sans commande ni BL sans chantier.
  • Dans le 2ème écran "Détails facture" il est possible de saisir le chantier sur chaque ligne.
  • Dans le 3ème écran (Facultatif) "Ecritures comptables" la ventilation analytique par compte est visible.

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Vous pouvez dans vos paramètres bloquer les modifications des pièces de ventes lorsqu’elles sont Validées.

Pour cela, dans l’onglet Options- Paramètres – Système – Application – Ventes, il faut décocher l’option "Autoriser la modification des devis, situations, attachements et bordereaux validés (entreprise)".

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Pour des raisons techniques, Optim’BTP n’est pas en mesure de traiter l’importation du descriptif commercial.

Dans le cas d'une importation de données articles depuis Multi-Devis Access, le descriptif commercial n'est pas importé.

Il vous faut recréer ou copier/coller le descriptif commercial initial dans l'onglet Achat/Stock - Base Articles, onglet Informations/Documents.

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Pour paramétrer les frais généraux dans l'application, il faut avoir le profil superviseur.

Attention aux dates d'application des tarifs et des coefficients de frais généraux associés (cf FAQ06 )

  • Par type de salariés:

Option / Paramètres / Métier / Type de salariés => Onglet Taux

  • Par type d'articles:

Option / Paramètres / Métier / Type d’articles

Même principe que pour les types de salariés.

  • Modifier les coefs de frais généraux au niveau du devis:

Voir FAQ119

Pour plus d'information, cliquer ici

La modification se fait vers un répertoire partagé

La modification de l'accès au chemin partagé pour la GED, les impressions, ..., peut être réalisée vers un répertoire partagé avec les droits adéquats pour les accès utilisateurs.

  • Pour faire la modification vous allez dans :

Option / Paramètres / Système/ Application / Paramètre d’application / Dossier partagé

  • Dans la barre « Dossier partagé commun » vous renseignez le chemin pour trouver le répertoire partagé :

Cette modification peut être sous la forme \\nom_du_serveur\répertoire_partagé ou \\IP_du_serveur\répertoire_partagé

Ou vous cliquez sur les « … » pour trouver le répertoire partagé.

  • Vous validez et vous devez redémarrer OPTIM’BTP.

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Optim’BTP permet de mettre des couleurs dans les devis pendant la phase de chiffrage (Module Chiffrage uniquement)

La gestion des couleurs peut se faire pour un devis ou pour l’ensemble de vos devis.

Comment paramétrer les couleurs sur un devis ?

Un clic droit sur le début de votre ligne de devis vous donne accès au menu « Associer à une couleur »

Comment faire pour que ma gestion des couleurs apparaisse dans tous mes devis ?

Il faut paramétrer la gestion des couleurs dans le modèle du devis : ventes-Factures => Modèles => Devis

Pour plus d'information, cliquer ici

COMMENT IMPORTER MA BASE TAMZAG ?

Activation de l’importation Tamzag dans Optim’BTP

Avec le menu superviseur :  Option / Paramètres / Système / Application => Articles, cocher

Gestion des remises par fabricant (+importation TAMZAG)

Exportation des bases à partir d’Optima

L’export des fichiers est possible à partir d’Optima suivant vos droits (se renseigner auprès de votre maintenance).

L’export des fichiers est possible à partir d’Optima suivant vos droits (se renseigner auprès de votre maintenance).

Les fichiers CSV, 1 par famille, doivent respecter les ordres et libellé des colonnes :

Le séparateur est une tabulation

Fabricant :

1 Nom réduit

2 Raison sociale

12 Code fabricant

14 Adresse web du fabricant

Famille remise :

2 Code fabricant

5 Code remise

6 Libellé

18 Statut

Famille tarif :

2 Code fabricant

5 Code

6 Libellé

7 Code famille

8 Code sous famille

11 Statut

Articles :

2 Code article

4 Libellé

5 Référence

8 Unité

10 Code fabricant

11 Code famille

12 Code sous famille

15 Code remise

24 Statut

25 Diviseur

26 Prix référence

Importation (en 4 étapes)

Il est possible de faire l’import soit à partir de l’annuaire, soit à partir de la base articles.

Il faut impérativement respecter l’ordre des imports :

  1. Fabricant (tarifs.txt)
  2. Famille fabricant (familles.txt)
  3. Famille remise (Remises.txt)
  4. Article (articles.txt)

Gestion des remises 

  • Depuis l’annuaire, fiche fournisseur 

Sur votre fiche fournisseur, vous appelez le fabricant concerné et pouvez appliquer les remises.

Depuis le bouton traitement, vous pouvez appliquer les remises de ce fournisseur sur la base article.

  • Sur la fiche du fabricant

Toutes les remises fournisseur par famille sont visibles et modifiables.

  • Au niveau de la commande

Lorsque vous commandez sur un article dont le couple Fournisseur / Fabricant est renseigné, les colonnes Fabricant, Famille Remise, Prix de base et Remise % sont visibles.

Un bouton gestion des remises apparaît : il vous propose par défaut les remises enregistrées mais il est possible de les moduler.

Vous trouvez sur le site OPTIM’BTP un jeu de test qui vous permet de tester l’import.

Pour plus d'information, cliquer ici

Insérer une phase Ctrl + Maj + P
Insérer une sous phase Ctrl + P
Insérer une ligne Ctrl + Ins
Supprimer une ligne Ctrl + Suppr
Couper Ctrl+X
Copier Ctrl+C
Coller Ctrl+V
Zoom (avant / Arrière) Ctrl + Roulette
Transformer en ouvrage Ctrl + T
Ouvrir l’ouvrage Ctrl + O
Ouvrir la fiche de l'article ou de l'ouvrage F7
Modification / saisie ligne F2
Propriétés F3
Déboursés F11
Synthèse financière du devis F12
Insérer des éléments F4
Insérer des ouvrages de la bibliothèque Maj+F4
Métré F8
Frais Indirects F5
Hiérarchie : Monter Ctrl + ↑
Hiérarchie : Descendre Ctrl + ↓
Hiérarchie : Hausser Ctrl + ←
Hiérarchie : Abaisser Ctrl + →

Comment importer un devis Optima dans OPTIM'BTP 

Toutes les versions d’OPTIMA sont compatibles avec OPTIM’BTP. Cependant, OPTIMA verrouille l’accès à sa base de données.

Par conséquent, Optim’BTP ne peut pas lire directement les devis et les intégrer, il faut donc passer par un export Excel.

Paramétrage de l’export Optima

  • Feuille « Métré du devis » 

L’export doit contenir obligatoirement les colonnes suivantes :

  • V
  • Cd
  • Désignation
  • Référence
  • Uté
  • Qté
  • Cadence
  • PR Fourniture unitaire
  • PR total fourniture
  • Type FO
  • Tps pose unitaire
  • Type MO
  • PR Unitaire
  • PR Total
  • PV Total

Il est conseillé de déplier entièrement toutes les lignes avant l’export

Feuille « Métré de l’étude » Optima (Facultatif)

L’export doit contenir obligatoirement les colonnes suivantes :

  •  Référence
  • Désignation

Procédure d’import du devis dans Optim’BTP

  1. Déclarer Optima comme logiciel externe : [menu superviseur] Option / Paramètres / Système / Logiciel Externe : Rajouter Optima
  2. Importer le devis

OPTIMA utilise une base articles par l’intermédiaire de l’application TAMZAG,
il est possible d’intégrer ses articles dans Optim’BTP par un export à partir d’OPTIMA et un import dans Optim’BTP, (CF FAQ 160)

Pour plus d'information, cliquer ici

Pour sélectionner rapidement un fournisseur,

Dans l'écran demande de prix, si vous souhaitez la recherche rapide des fournisseurs déjà utilisés, vous devez indiquer une famille d'article dans vos demandes de prix.

L’application conserve par auto apprentissage la liste des fournisseurs (par famille) des 5 dernières demandes de prix de l’année.

Dès que vous cliquez sur « Ajouter un fournisseur, … », choisissez la liste des fournisseurs à ajouter en automatique :

  • Mes fournisseurs "Famille" => ceux de l'utilisateur du poste.
  • Les Fournisseurs " Famille " de ma société => ceux de tous les utilisateurs de votre société dans Optim’BTP.
  • Les fournisseurs " Famille " => ceux de toutes les sociétés d’Optim’BTP.

Pour plus d'information, cliquer ici

Vous importez vers Optim’BTP vos écritures saisies dans SAGE.

Vous venez de mettre à jour votre Sage Compta en i7 SQL.

Votre lien ODBC ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus faire l’import de vos données.

Vous devez redéfinir le lien ODBC avec le pilote ServeurSQL Native Client.

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Plusieurs possibilités s’offrent afin de terminer la saisie des factures d’achats.

  1. Enregistrer
    Possibilité selon les paramètres d’application d’exporter les factures d’achats en comptabilité avant les validations (cf copie d'écran jointe)
  2. Procédure de validation
    Module pour circuit de validation permettant la validation par des responsables.
  3. Valider
    Seule possibilité dans les versions précédentes. Permet de valider sans le circuit de validation et de transférer directement en comptabilité.

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Lors de la connexion à OPTIM’BTP deux sortes de message d’erreur peuvent apparaitre :

« Erreur d’identification : cet utilisateur est déjà connecté à Optim’BTP » ou   « Erreur d’identification : Le nombre d’utilisateur maximal connecté est atteint. »

Cette situation peut intervenir à la suite d’une sortie anormale d’une session.

L’utilisateur avec les droits de superviseur peut débloquer le poste de l’utilisateur à partir de l’icône « Cadenas » dans les paramètres (Système/ Utilisateur)

Pour plus d'information, cliquer ici

Vous avez un message d'erreur "Veuillez  installer le pilote MySQL 64 bits" lorsque vous voulez exporter vers excel.

  • Vérifiez votre version Office depuis Excel : dans « fichier » vous ouvrez « Compte » puis « À propos d’Excel »
  • Dans la fenêtre il est indiqué Microsoft Office 32 ou 64 Bits
  • Vous mettez en correspondance dans OPTIM’BTP :

Sur la page d’accueil, vous ouvrez l’icône « Engrenage » / « Microsoft Office…… » et vous cliquez sur Microsoft Office 32 ou 64 bits suivant votre version Office.

Si les opérations précédentes ne solutionnent pas le problème, installer ou réinstaller les pilotes ODBC 64 bits.

Dernier point de solution, vérifier si une stratégie de groupe  (GPO) masque la visibilité du lecteur C:\ .
Si cette stratégie est active sur le poste client (hôte RDS ou poste de travail à droits limités), certains exports vers Excel ne fonctionnent pas, idem pour certaines impressions.

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Cet erreur de l'application s'il est systèmatique sur toutes les éditions PDF, est généralement dû à un dysfonctionnement du runtime Crystal-Reports (Éditeurs d'états) sur le poste de l'utilisateur.

Pour confirmer l'anomalie, allez dans les éditions générales et vérifiez sur n'importe quelle édition la reproduction du message d'erreur.

Pour la résolution du dysfonctionnement, il faut vous adresser à votre service informatique car le Crystal-Reports doit être installé ou réinstallé.

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Pour faire apparaître un nom dans les envois de mail en interne

Dans l’Annuaire, catégorie « Structure » vous ouvrez la fiche tiers concernée, l’interlocuteur qui doit recevoir les mails doit être coché « Administratif » et avoir une adresse mail renseignée.

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Pour intégrer une bibliothèque de logiciel externe (ex MDA)

  1. Dans l’onglet « Vente-Devis » vous cliquez sur Bib Étude « Articles » puis refaite la même opération pour la Bib « Ouvrage »
  2. Dans la fenêtre « Gestion des articles » ou « Gestion des ouvrages », cliquez dans « Import », « Bibliothèque externe », « Importation de la bibliothèque « Étude » … »
  3. Filtrer par famille tout ou partie de lignes à importer et valider. Les familles seront reprises.

NB : l'import des ouvrages en 1er importera uniquement tous les articles associés.

Suivant la taille de votre bibliothèque, l’import peut être long…

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Dans l'onglet "Achat / Stock" vous cliquez sur "Base articles", puis sur "Article"

Vous sélectionnez l’article auquel vous voulez ajouter un fournisseur ou mettre en favori,

Vous cliquez sur l’onglet « Prix Fournisseurs » :

  • Pour ajouter un fournisseur, vous cliquez sur le « + », avec la liste déroulante vous cliquez sur « FO » la liste des fournisseurs s’ouvre, vous choisissez le fournisseur à référencer et vous complétez le prix et la référence de l’article chez le fournisseur.
  • Pour mettre en favori un fournisseur, vous cliquez dans la case « Ref » à côté du nom du fournisseur, une étoile apparait, cela signifie que le fournisseur est favori.

Rappel :  avec le menu superviseur, vous pouvez importer vos prix et références fournisseur avec un fichier Excel. Dans la base article, import, prix fournisseur (vous avez le modèle d'importation et le bouton pour importer vos données une fois celui-ci correctement rempli).

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S'il manque des unités, les rajouter (exemple : le mois), ou les désactiver s'il y en a trop.

Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur" Paramètres" puis dans "Liste" sur "Unité" et complétez le "Code et Libellé"

Attention : L'unité Heure doit avoir le code H. Il ne faut pas le modifier.

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Optim'BTP vous donne la possibilité de marquer vos tiers par activité.

Dans la fiche tiers, en base à gauche, vous avez "marquer les activités"

Une liste d'activités apparaît et vous pouvez en sélectionner une (de référence) ou plus par fiche tiers.

Un tiers peut avoir plusieurs activités (avec une de référence)

Vous pouvez ensuite filtrer votre annuaire selon les activités : si vous filtrez par activité, vous aurez l'activité de référence plus les autres activités dans le filtre.

Dans la colonne activité, seule l’activité de référence est visible.

Avec les droits superviseur, vous pouvez ajouter, ôter les activités apparaissant dans la liste de choix :

Option / paramètres / Fonction / activités

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Pour paramétrer un jour férié dans le pointage pour l'entreprise (ensemble des salariés) :

  1. Dans "Pointage", vous cliquez sur "Absence", puis sur "Pointage des absences"
  2. Dans la fenêtre "Pointage des Absences" vous sélectionnez tous les salariés (se positionner sur le premier nom et faire Ctrl + A),
  3. Vous sélectionnez le jour férié dans le calendrier, et dans la liste déroulante des Absences vous sélectionnez "JF-Abs jours fériés".

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Pour rajouter un compte général dans le plan comptable d'une société :

Pour effectuer l'import il faut avoir les droits "Superviseur"

  • Dans l'onglet "Option" vous cliquez sur "Comptes"
  • Si c'est une première importation :  vous cliquez sur "Import", lancez l'import, vous sélectionnez votre fichier (le fichier Excel doit être identique à notre modèle d'importation), renseignez le Profil comptable et validez.
  • Pour l'ajout d'un numéro de compte : vous cliquez sur "+" et renseignez le Numéro de compte, le libellé et vous validez.

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Le message d’alerte « Le document « TMP_DQY_0.dqy » a provoqué une erreur grave lors de sa dernière ouverture. … »  apparait lors de l'ouverture du classeur

À la suite d’un problème sur le fichier, celui-ci a été désactivé automatiquement par Excel.

La procédure pour ne plus avoir le message sur Excel et permettre l’ouverture du fichier est la suivante :

Pour débloquer l’ouverture du fichier sur le poste , il faut à partir d'Excel

Aller dans Fichier – Options Excel – Compléments

Dans la liste déroulante de « Gérer », sélectionner « Éléments désactivés »

La boite de dialogue s'ouvre et affiche le fichier bloqué.

Sélectionner le document désactivé et cliquer sur « Activer ».

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Si vous voulez modifier un taux de TVA par défaut sur compte tiers

Par exemple sur un fournisseur :

Vous sélectionnez le fournisseur dans l’annuaire,

Vous cliquez dans « Autres champs »

Vous sélectionnez le taux de TVA souhaité.

Dans Achat / Stock pointage facture, le taux sélectionné par défaut sera celui du fournisseur. Il est toujours possible de le modifier.

NB : la procédure est la même pour un client

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  1. Dans l'onglet "Vente-Devis"cliquer sur Devis/TS
  2. Afficher tous les devis
  3. Ouvrir le devis à dupliquer
  4. Cliquer sur "Versions" en haut de page
  5. Cliquer sur "Dupliquer cette version", valider, l'indice  A,B ou C.... s'affiche à la suite du numéro du devis
  6. Après, vous gérez la version de référence. Pour travailler sur une version, celle-ci doit forcément être celle de référence. Au final, une seule version peut être acceptée.

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Pour restaurer des chantiers archivés :

Avec les droits 'Superviseur' :

  1. Menu Options – Archivage (Ch.)
  2. Se positionner sur l’onglet « Restauration chantiers »
  3. Choisir le ou les chantiers à restaurer
  4. Cliquer sur les chantiers à restaurer
  5. Confirmer la restauration des chantiers.

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Il faut aller dans MySQL administrator.

Pour trouver les informations de connection, il faut faire un clic droit sur l'icône OptimBTP => ouvrir l'emplacement du fichier => paramètre => connexion.ini

Dans SQL Adminitrator :

  1. Backup
  2. New Project
  3. Sélectionner OptimBTP
  4. Cliquer sur la flèche droite
  5. Cliquer sur Execute Backup Now

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Par défaut, les messages d’alerte sont activés pour toute l’application (pour l'ensemble des sociétés). Il est possible de paramétrer les alertes spécifiques par société.

Le paramétrage est accessible au profil superviseur dans le menu Option / Paramètres / Système / Zone message.

Pour activer les messages, il faut sur l'écran d'accueil, cliquer sur le bouton [...] de la fenêtre des messages.

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Vous pouvez mettre en place un circuit de validation pour les pièces suivantes :

  • La commande fournisseur
  • Le contrat de sous-traitance
  • Le devis client
  • L’état de situation
  • La facture client
  • La facture fournisseur

Principe : Toute pièce entrant dans le circuit de validation retourne à l’émetteur pour traitement de la pièce (exemple de traitement : une commande fournisseur validée, pourra être envoyée au fournisseur)

Vous pouvez paramétrer les différentes étapes du circuit dans le menu Paramètre / Profil /Circuit de validation (voir la doc jointe)

Les possibilités du valideur sur la pièce sont accord sans réserve, validation avec réserve, refus, mise en attente.

Le superviseur a une vue sur l'ensemble du circuit et peut forcer des validations.

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Vous souhaitez archiver plusieurs chantiers

Avec les droits 'Superviseur', allez sur Options - Archivage (Ch.)

À partir de l'écran, sélectionner le ou les chantiers en utilisant les filtres par Société, par État et par date limite de fin réelle.

Vous pouvez cocher toute votre liste ou les chantiers un par un

Vous pouvez ensuite lancer l’archivage et confirmer votre traitement.

Si vous archivez un chantier ‘En cours’, sans date de fin, celui-ci sera archivé, à l’état terminé, la date de fin sera celle de votre traitement.

Par le menu vertical "Restaurer les chantiers" il possible de restaurer un ou plusieurs chantiers, ceux – ci resteront à l’état Terminé et conserveront leur date de fin.

Rappel : 
Un chantier archivé n’est plus visible par défaut dans les recherches, ni dans les listes et ni dans les éditions.

Attention à ne pas archiver vos chantiers trop rapidement, une date de fin peut suffire, tout le temps que le chantier doit faire partie des éditions d'analyse…

Consultez l'aide de la fiche chantier...

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Vous avez reçu un bordereau de prix que vous souhaitez intégrer dans la liste des BPU.

Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP.

⇒ Vente-devis ⇒ Bordereau ⇒ Générer Bordereau ⇒ Importer 

Il est nécessaire de préciser sur le fichier Excel d'origine le type de ligne/niveau de chaque ligne à importer depuis Excel : Chapitre, Phase, Sous-phase, Sous-phase de niveau 2, ligne de prix, texte, texte rattaché à la ligne supérieure...

NB : la création d'un devis à partir d’un BPU ne permet pas facilement de reprendre à l'identique la hiérarchie de toutes les lignes du BPU (sélection d'une phase et de son contenu)
Un BPU est généralement utilisé pour récupérer uniquement les lignes de prix

Vous trouverez en pièce jointe de détail de la procédure...

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Les éditions d'analyse "Chantiers en cours" et "Chantiers terminés" proposent des calculs de simulation en fonction du coef de R/D (Recette/Dépense) prévisionnel et du Montant réel facturé.

Recette théorique = '=Montant dépense réel * R/D prévisionnel

En cours = Montant facturé - Recette théorique.

Ci-joint exemple d'édition...

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Il faut d’abord créer les chefs d’équipe : Pointage / Equipe => créer

Vous aurez ensuite le nom du chef d’équipe dans la liste de choix sur la fiche chantier.

Attention : Il s’agit d’un marquage sur la fiche chantier. Ce n’est pas repris dans les commandes d’achat.

Pour que les coordonnées de votre chef de chantier apparaissent sur les commandes d’achat, il convient de le renseigner dans l'adresse du chantier (cliquez sur adr.complète)

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L’objet est d’importer sans ressaisir les lignes d’une DPGF fournie par vos clients/prospects au format Excel. Un assistant d’importation du fichier Excel existe dans Optim’BTP.

 Vente-devis  Générer devis  Importer  Excel paramétrable (DPGF)

Il est nécessaire de préciser sur le fichier Excel d'origine le type de ligne/niveau de chaque ligne à importer depuis Excel : Chapitre, Phase et Sous-phase par niveaux (P1, P2, P3, ...), ligne de prix (L), ouvrage (O1), texte (T), texte rattaché à la ligne supérieure (TS) ou ligne non importée (X) ...
Pour cela, vous devez ajouter des colonnes à votre fichier Excel. Pensez à supprimer la fusion des cellules qui pourrait bloquer l’import.

Vous trouverez en pièce jointe le détail de la procédure.

La procédure pour intégrer un bordereau de prix (BPU) est similaire.

NB : la création d'un devis à partir d’un BPU ne permet pas facilement de reprendre à l'identique la hiérarchie de toutes les lignes du BPU dans un devis.
Un BPU est généralement utilisé pour récupérer uniquement les lignes de prix.

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Le rapprochement des factures d’intérim permet :

- d’imputer les factures d’intérim analytiquement par chantier
- recalculer les taux horaires moyens au plus juste (fiable à 99% suite aux recalculs et arrondis)

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À partir de la liste de devis, il est possible de supprimer un devis s'il est à l'état "Enregistré", "à valider", "Refusé" (Bouton droit supprimer)
Un message vous demandera de confirmer sa suppression.

Si l'état ne permet pas de le supprimer, vous devez au préalable, par le menu Traitement, changer l'état initial par un état supprimable.

Si l'état du devis est "Accepté" ou "Facture partielle", la commande Changer l'état n'est pas accessible.
Il faut les droits 'superviseur' pour "Forcer l'état" par le menu traitement du devis (uniquement).

Le changement d'état du devis "Accepté" à "Enregistré" supprime le rattachement au marché, le marché ne sera plus visible si le devis supprimé est le devis initial.

Vous avez besoin de changer le montant des paniers repas.

Vous devez modifier la valeur du panier repas sur les profils horaires (Options - Paramètres  - Profil).
ou par la liste des repas, si vous avez opté pour la gestion des repas en liste (Options - Paramètres  - Métier – Repas).

Vous pouvez mettre à jour le nouveau montant de panier repas de manière rétroactive sur les pointages antérieurs en utilisant la commande d’actualisation des taux (Options – Actual. Taux)

Attention de bien sélectionner la date de début de la prise en compte de cette nouvelle valeur.

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La consultation d’entreprises de sous-traitance se base sur un document descriptif relatant le détail de la prestation à réaliser.

Pour consulter plusieurs sous-traitants pour une prestation, il faut générer une prestation de sous-traitance. On peut alors enregistrer les offres des différents prestataires et les transformer en commande.

Vous pourrez générer alors le contrat de sous-traitance et contrôler les différentes pièces y afférent.

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Dans la page études de l’affaire, il est possible de supprimer une étude de prix.

Les études d’exécution étant alimentées à la fois par les études de prix et par les déboursés de chantiers, il n’est pas possible de les supprimer mais il est possible de les "vider".

Pour vider une étude d’exécution, il faut ouvrir l’étude et avec un clic droit en haut de l’arborescence (Etude (Sélectionner tout)) utiliser la commande « Vider toute l’étude ».

Il convient ensuite de réimporter étude de prix et étude d'exécution correctives.

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Le coef de vente est modifiable pour l'ensemble des lignes de devis à partir de l'écran synthèse financière des propriétés du devis.

Sur chaque ligne de prix, la modification du prix unitaire de vente recalculera le coef de vente de la ligne.

En ouvrant un ouvrage et/ou en affichant le détail, le coef de vente est modifiable sur la ligne (modifier ou F2)

Si vous souhaitez appliquer un coef de vente par défaut pour toute l'entreprise et tous les devis à venir, vous pouvez le paramétrer dans les modèles de devis en mode superviseur (Ecran propriétés (F3), Paramètres => Pourcentage de vente).

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Les extensions .01, .02 du code chantier permettent de différencier les chantiers qui sont associés à une même affaire.

Ses extensions sont modifiables. Certains utilisateurs d'Optim’BTP sont multi corps d’état, ils utilisent toujours la même extension / CE

Sur les dernières versions vous avez la possibilité de forcer la suppression du code .01 pour le 1er chantier :
Options - Paramètres - Application - 1er cadre : Affaire/Chantier/Prévisions financières -
Ne pas générer les extensions ".01" pour le code du 1er chantier de chaque affaire.

Avec cette option, si vous ne travaillez la plupart du temps qu’avec un seul chantier dans votre affaire, vous n’aurez plus la visibilité du .01

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Sur l'écran de préparation paye, l'onglet « Visualisation par jour", vous permet de voir par salarié les jours potentiellement manquants.

Sur cet écran, les heures de production et/ou d'absences ne sont pas distinguées.

Le bouton par salarié permet d'ouvrir la consultation des heures saisies par jour.

De nouveaux contrôles sont possibles avant de lancer les copies de paye et la préparation paye.

Onglet Pointage – Prépa paye – Contrôles – Contrôle pointage horaire ou Contrôle Prépa paye.

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Cf Question FAQ N°20

Quand je reçois une facture d’un sous-traitant en auto liquidation de TVA, je dois, en comptabilité, débiter un compte « 445xxx TVA déductible auto-liquidation des sous-traitants » en contrepartie du débit du compte « 44 TVAxxx due autoliquidation ».

1 - Il faut paramétrer les comptes d'autoliquidation de TVA dans Option / Paramètres / Profil / Comptabilité ⇒ TVA

2 - Lors de la saisie des factures d'achats, il faut indiquer "Sous traitance de travaux" dans Type de Prestation et laisser le taux de TVA à 20 %

Pour plus d'information, cliquer ici

Sur la saisie d’une facture fournisseur Sous-traitant, vous souhaitez modifier l'écriture comptable de TVA proposée par défaut.

Les factures de sous-traitant sont en ‘Prestation de travaux’ avec auto liquidation de la TVA.

Pour remplacer l'écriture de Tva auto liquidée par une TVA à 20% sur encaissement, il faut modifier le type de prestation de la facture et indiquer ‘Prestation de service’.

Au moment du pointage de la facture, sur le 2ème écran, vous pouvez modifier le type de prestation. Vous avez 4 choix possibles : Achats, Achats de prestation, Prestation de travaux et Prestation de Service.

Le type de prestation modifie l’écriture de Tva en fonction des paramétrages effectués dans le profil comptable de votre société.

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Sur l’écran de Pointage consommations, il est possible d'importer des données en utilisant le modèle Excel prédéfini. Il en est de même pour le pointage des factures / situations clients.

Le modèle d'importation commun aux imports Achats/Ventes est accessible à partir de la commande « Import » de chaque écran. Celui-ci contient des exemples de données pour vous guider.

PS.Si vous ne disposez pas de cette commande, contactez votre distributeur pour obtenir la dernière mise à jour.

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Cette  fonctionnalité est accessible dans les commandes fournisseurs et dans les études d’exécution.
Un format de fichier Excel est à respecter (Modèle livré avec la version). Un minimum de champs sont obligatoires (Libellé, Unité, Qté), en absence de type d’article c’est le type par défaut qui est appliqué.
Si un code article existe en bibliothèque, ses propriétés sont automatiquement reprises (Prix d’achat, référence fournisseur, …).

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Afin de pouvoir faire des exonérations de TVA différentes, il faut paramétrer deux taux de TVA à 0% dans Options / Paramètres / Métier / TVA.

Pour la TVA intracommunautaire, créer un compte TVAIntra à 0% et ne cocher pas l'option Autoliquidation.

En cas d'export vers la comptabilité, les comptes devront être paramétrés dans le profil comptable

Concernant les clients de la communauté européenne, sur la fiche tiers dans l'annuaire, autre champs, vous pouvez paramétrer un taux de TVA par défaut.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

La gestion des informations légales que vous souhaitez faire apparaitre systématiquement est à faire dans pied de page des modèles de ventes.
Pour insérer un pied de page (avec les CGV par exemple) dans les factures , ou les Devis,.., aller avec les droits superviseur de facturation dans l'onglet Ventes-Factures => Modèles.

Ouvrir le modèle M01 existant par défaut,  puis aller dans propriétés (F3), courrier, texte de fin. A ce niveau vous pouvez saisir/coller votre texte.

Ses éléments seront automatiquement visibles dans toutes les pièces de ventes créées à partir de ce modèle.
NB : ces informations peuvent toujours être complétés par d'autres textes directement dans la pièce de vente.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Depuis l’étude d’exécution, vous souhaitez gérer l’avancement réel du chantier sur les différentes phases/sous-phases de votre étude d'exécution

Pour connaitre la méthode, cliquer ici

Pour rappel, une facture d'avance est une facture fournie au client lorsqu'il lui est demandé de verser un pourcentage du montant de la commande avant le début des travaux.

Pour générer une facture d'avance, il faut aller dans les propriétés du devis accepté, puis dans "Échéances et retenues" sur la ligne "Facture d'avance (à régler avant travaux)", indiquer le pourcentage à facturer et cliquer sur le bouton  pour générer la facture.

Le montant de la facture d'avance sera par la suite déduit de la facturation du reste du marché.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Pour les marchés de travaux, liés à un devis accepté (Commande), il n'est pas possible de supprimer un marché car le marché est la continuité du devis accepté.
Si le marché est à supprimer, c'est que le devis n'est pas celui qui devait être accepté, donc il faut simplement changer l’état du devis et le remettre à l'état valide.
Le marché lié au numéro du devis n'existera plus

Pour un marché sans commande, il faut d’abord transformer le marché en « Marché avec commande », puis ensuite appliquer le traitement indiqué précédemment.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Il est courant que l’entreprise reçoive, en décalé, l'information de l'augmentation des coûts des zones de déplacement  au 1er janvier de l'année en cours.
ou
Le calcul du coef de FG sur les taux horaires est finalisé en fin de bilan mais applicable sur le début de l'exercice .

En mode superviseur, Onglet Options – Actual. Taux

Le traitement d’actualisation permet de lancer un calcul de réactualisation des taux (horaire, de FG, de zones de déplacement, ...)  sur les pointages horaires, ou les consommations déjà saisis.

La fenêtre de traitement :

  1. Peut être lancée sur différent type de données et de dates à dates
  2. Tient compte des dates de début et de fin des paramétrages et applique le calcul sur tous les pointages ou sur ceux bornés par les dates de recherche.Les dates dans les paramétrages sont modifiables à condition d’avoir une continuité.L’ajout d’un nouveau montant (Taux et/ou Coef) sur un type existant  actualise et archive automatiquement la date de fin de l’ancien taux  en cours.

Après avoir rempli les informations,  la validation de l’écran lance le traitement de calcul sur toutes les données sélectionnées.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Dans Optim'BTP, le fichier d’import/export SAGE basé sur le format "*.pnm" ne permet pas d’ajouter de champs supplémentaires.

Pour pallier les besoins supplémentaires, il a été rajouté, dans les paramètres du profil comptable SAGE d’Optim’BTP (à partir de la version 2018.13),
la possibilité d’exporter les codes de taxe, les tiers à plus de 13 caractères..., en choisissant de générer un export des écritures de ventes et d’achats au format paramétrable TXT.

Pour pouvoir importer les données dans SAGE, le format doit être au préalable créé et paramétré dans votre logiciel comptable (Menu Fichier – Format import/export paramétrable).

Un exemple de modèle d'export du format appliqué est téléchargeable sur l'écran de paramétrage Comptable Optim'BTP.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Vous avez plusieurs sociétés en gestion sur Optim'BTP

Vous souhaitez imprimer un récapitulatif des heures effectuées par des salariés de la société Y sur des chantiers de la société  X.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

Une formule de révision des prix permet de compenser les variations d’indices des composantes du prix et, suivant le cas, à rétablir une parité.

On l’exprime de la façon suivante :
Pr = Pi (a + b Mr + c Sr + d BSr )
Mi       Si       BSi

i = initial / r = révisé
a + b + c + d =1 (coefficients)
P = prix
M = indice des Matières Premières
S = indice des Salaires
BS = Indices des biens et Services

Quelques précisions relatives aux coefficients :
Ils déterminent l’importance des paramètres dans le prix de revient du fournisseur
a . protège l’acheteur en limitant la révision indiciaire
b.  est imputé aux Matières Premières, le produit acheté peut en comporter plusieurs; ex : moteur électrique constitué d’acier et de cuivre, la part de chaque matière doit être déterminée et chacune affectée de son coefficient propre
c.  est imputé au terme Salaires & Charges
d.  est imputé aux Biens & Services; correspond à la part emballage, transport, énergie, …

Quelques précisions relatives aux indices : Ils sont déterminés par les services officiels et publics dans la presse spécialisée.

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Aller dans « Ventes/Facture » ⇒ « Indice/révis. » (Accès Superviseur Factures uniquement)

Dans la partie haute de l’écran, vous pouvez ajouter un nouvel indice.
Dans la partie basse de l’écran, vous pouvez inscrire les valeurs.

NB : il est aussi possible d'accéder à cet écran à partir des propriétés du marché.

A noter :
Les révisions s’appliquent sur les factures, n’impactent ni les montants de marché, ni les situations d’avancement.
Pour un marché, le montant facturé peut être différent du montant du marché – des situations d’avancement, la différence étant constituée du montant de la révision.

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La numérotation des codes de Marché n'est possible que sur les Marchés sans commande.
Le chrono se paramètre à partir de Options - Paramètres - Système - Chrono - Vente - Marché sans commande, (en accès superviseur).

Par contre, il n’y a pas de chrono paramétrable sur les références des Marchés de travaux. En effet, le marché de travaux étant la transformation d’un devis initial en commande, le marché de travaux prend obligatoirement la référence du devis.

C'est uniquement le chrono du Devis qu'il est possible de paramétrer .

Si on crée un numéro de devis en initial par mégarde alors que c’était un devis TS, au moment de rattacher le devis TS à un marché existant, le devis TS  perd son numéro et reprend le numéro du devis initial suivi de l'indice de l'avenant.

Exemple :
Le devis N°00040.00 a été accepté, le marché porte le n°00040.

Le devis N°00058.00 a été passé en commande mais c'est en fait un TS du marché 00040. Vous devez donc à partir de ce devis, le rattacher au marché de base, pour la continuité de la facturation.
Au moment du rattachement du devis 00058.00 au marché 00040, le numéro de devis devient 00040.01

Nous vous préconisons, si l’envoi du devis a été fait au client avec le N° 00058, de rappeler cette référence dans le libellé du devis.

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Vous avez un ou plusieurs salariés qui quittent l'entreprise en cours de mois et vous souhaitez générer les exports à partir de la préparation paye d'Optim'BTP

1. Créer votre Nouvelle période de paie mensuelle par le bouton PLUS
2. Sélectionner votre période et revenez sur le bouton PLUS et utiliser la commande « sortie d'un salarié en cours de période (période ...) »
3. Sélectionner votre salarié dans la liste déroulante
4. Exécuter la copie de la paie à partir de la ligne de votre salarié
5. Par le bouton 'Engrenage' ou les commandes du bandeau, contrôler et générer votre export individuel, puis importer en paye

NB: Vous pouvez faire plusieurs sorties individuelles pour une même période.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

À partir des propriétés du Marché , écran Annuaire : vous devez ajouter les informations des contrats de sous-traitance qui sont en paiement direct.
Utilisez le bouton plus et sélectionnez une prestation de sous-traitance déjà associée au chantier ou utilisez la commande "associer / créer un sous-traitant".

Dans le premier cas, les informations de sous-traitance se remplissent automatiquement.
Dans le deuxième cas, vous saisissez manuellement la Ref. commande et le Total ST HT.

Ces informations seront visibles dans l'écran "Échéances et retenues" des propriétés du marché.

Au moment de la facturation, saisissez la part à payer en paiement direct pour chaque sous-traitant,
Le pied de facture tiendra compte de ses éléments.

Deux types d’édition d’attestation de paiement direct sont disponibles à partir du bouton imprimer de la facture.

NB : Au moment de la facturation , il est toujours possible d'ajouter le sous-traitant en accédant aux propriétés du marché même si le marché est Accepté.

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Pour pointer une facture sur des commandes et des BL qui ont été faits sur des agences différentes d'un même fournisseur :

Aller dans la partie Comptabilité de la fiche annuaire des agences, cliquer sur "Sélection" pour avoir l'écran de recherche afin d'ajouter un tiers payeur qui correspond au fournisseur qui envoie la facture

Rechercher puis sélectionner le tiers, ou le créer s'il n'existe pas encore. Ceci liera les différentes agences à ce tiers payeur.

Sur la fiche annuaire du Tiers payeur, dans la partie comptabilité, l'ensemble des agences liées seront visibles.

Au moment de pointer la facture fournisseur, sélectionner le fournisseur "Tiers payeur". Les commandes et bons de livraison des agences liées à celui-ci apparaissent pour le pointage.

Pour plus d'information, Cliquer ici...

A partir de votre Outlook, vous n'avez pas ou plus accès à l'onglet complément et à la commande "Envoyer vers Optim’BTP" qui permet de récupérer email et/ou pièce jointe.
La commande est normalement automatiquement installée avec l'installation d'Optim'BTP

Pour récupérer la commande, vous devez commencer par :

1. Fermez Outlook et Optim’BTP
2. Ouvrez Optim’BTP en 1er et vérifiez qu'à partir de l'engrenage en haut à gauche, ce soit bien "Désactiver la macro Outlook sur ce poste" qui s'affiche, dans le cas contraire cliquez sur "Activer la macro Outlook sur ce poste"
3. Puis ouvrez Outlook par la suite.
NB : De manière générale, il est conseillé d'ouvrir Optim'BTP avant d'ouvrir Outlook.

Si cela ne suffit pas, il faut activer la macro Outlook  :

1. Fermez Optim'BTP
2. Sur Outlook, allez sur l'onglet "Développeur" (*)
(*) Si l'onglet n'est pas visible, activez-le par la commande "Personnaliser le ruban"
3. Cliquez sur la commande 'Macros' - 'Macros et Annuler'
4. Ouvrez Optim'BTP
5. Redémarrez Outlook après avoir ouvert Optim'BTP
À l’ouverture d’Outlook, l’Onglet Compléments est visible et contient la commande "Envoyer vers OptimBTP"

Si ce n'est pas le cas, vérifier vos droits de l'utilisation des macros.

Pour plus d'informations, Cliquer ici...

Impossible de visualiser mon chantier dans les listes de chantiers au moment des pointages.
Il est pourtant bien visible dans la liste des chantiers...

Vous devez :

1. Vérifier les dates de début et éventuellement les dates de fin réelles du chantier.
Les dates bornent la visibilité du chantier sur les pointages.
Par exemple, un chantier ayant une date réelle au 3 septembre ne sera pas visible sur la saisie des pointages sur Août.

2. Vérifier l'état du chantier
Les états En préparation ou Préparé ne permettent pas la saisie des pointages.
L'état Terminé le permet si les dates de saisies sont postérieures à date de fin réelle du chantier.
L'état En cours le permet si la date de début est postérieure à votre saisie.

Pour plus d'information, cliquer ici

Sur l'écran d'accueil d'Optim'BTP , il est possible d'activer une alerte sur les visites urgentes ou à programmer sur votre matériel.
Ce lien vous permet d'ouvrir directement l'accès à la gestion du matériel filtrée sur les matériels ayant ses visites à faire.

Dans le planning, les visites, les entretiens planifiées sont visibles.
Dans la liste du matériel, l’onglet « Visite » sert principalement à identifier les visites à planifier.

Pour plus d'information cliquer ici

Pour ajouter des colonnes :

Cliquer sur le dessin "Colonnes" puis sur "Sélectionner des colonnes" et sélectionner dans la liste le nom de la colonne pour activer l'affichage.

Pour déplacer une colonne :

Positionnez-vous sur le titre de la colonne à déplacer et vous cliquez-glissez pour la déplacer.

Cette nouvelle organisation est liée à votre compte de connexion.

Pour plus d'information,

En accès superviseur

Options / Paramètres / Système / Document-Type & Document-Dossier.

Pour plus d'information,

Les règles générales de la gestion des révisions :

  1. Les révisions ne s’appliquent que sur les factures.
    Il n’y a jamais de complément de révision sur les autres pièces de ventes (Devis, Commande, Situation).
  2. La formule de révision devrait être établie au moment de la préparation du marché avec normalement des valeurs d’index neutre (Coefficient calculé = 1).
  3. Le montant des révisions ne doit jamais être déduit du reste à facturer.

Dans Optim’BTP :

  1. Sur les Devis/Commande/Marché/Situation le complément de révision n'est jamais appliqué/calculé (coef à 1)
  2. Au moment de la création du marché, vous pouvez indiquer les indices de révision pour calculer votre coef.
  3. Dans les propriétés des situations, la page « Formule de révision » n'est pas visible.
  4. Dans le complément automatique de Révision HT qui apparaitra sur les factures, l'option « Exclu reste à fact. » est cochée par défaut

Si vous souhaitez supprimer une révision mettre le "Coefficient appliqué" à 1.

Pour plus d'information, cliquer ici

Dans une fiche Article - Onglet Prix Fournisseurs, la colonne Tx Rem permet de calculer les prix fournisseurs en fonction du taux de base Fabricant (Type FABR)

Pour pouvoir calculer les prix remisés des différents Fournisseurs (ligne Type FO), il faut obligatoirement ajouter une ligne de prix de type FABR.

Pour plus d'information, cliquer ici

Le moteur de recherche a parfois des problèmes d’actualisation.

En mode superviseur, il est possible de relancer une actualisation.

=> Engrenage =>   Actualisation du moteur de recherche

Attention à ne lancer ce traitement que s’il y a des anomalies de recherche.

Il est conseillé d'actualiser un seul élément à la fois ou de le lancer le midi,
car cela peut être long et le traitement ne doit pas être interrompu.

Pour plus d'information, cliquer ici

Vous souhaitez basculer des pointages d'heures ou de consommations sur un autre chantier.

En accès Superviseur : Onglets Options – Transfert (Ch.) vous permet de transférer les données d’un chantier vers un autre chantier.

Les données transférées sont : les pointages des heures, des consommations d’Achats et de Ventes.

Attention : Les pièces d’Achat et de Vente ne sont pas transférées ! (Commandes, BL, Factures Fournisseur, Devis, Marchés, Factures ventes, …)
Si nécessaire, ces éléments doivent être modifiés manuellement.

Pour plus d'information, cliquer ici

Vous n'avez accès qu'à une société d'Optim'BTP,  vous avez besoin de saisir, sur un de vos chantiers, des heures d'un salarié ou intérimaire rattaché sur une autre société .

Lorsque vous êtes sur l'écran des pointages hebdomadaires, cliquez sur le lien Afficher tous les salariés et saisissez sur votre chantier les heures du salarié ou intérimaire prêté.

Le lien Heures saisies hors société :

- apparait dès qu’un de vos salariés a des pointages sur un chantier hors de sa société d'origine

- vous permet de consulter / exporter ses données.

Les éditions « Suivi des prêts Salariés » en cumul ou en détail affichent par société les heures faites sur les autres sociétés.

Pour plus d'information, cliquer ici

Menu superviseur : Options / Paramètres / Système / Chrono

On peut dessiner la structure de la numérotation de chaque élément d'Optim.

Ce type de paramétrage doit être fait à la mise en place d'Optim. Il est préconisé de ne pas changer régulièrement ces données.

Une aide détaillée est disponible via le bouton ? de l'écran Options - Paramètres

=> OptimBTP_Guide_Paramétrage

Pour plus d'information, cliquer ici

Les pré-paramétrages de base d'Optim'BTP propose un chantier de gestion de stock.

L'affaire/chantier Stock est par défaut Archivée.

Pour y accéder, ouvrez :

- soit les affaires de gestion et affichez les affaires archivées,

- soit la liste des chantiers, affichez les chantiers de gestion et les chantiers archivés.

Pour plus d'information, cliquer ici

Mon client demande une modification de sa facture initiale et je voudrais faire un avoir puis une refacturation en conservant la même date d’échéance.

Dans la facture, allez dans propriétés, échéances et retenues, échéancier : modifier la date et le libellé de l’échéance.

Pour plus d'information, cliquer ici

En mode superviseur :
Onglet Options - Paramètres - Métier - mode de règlement

Pour plus d'information, cliquer ici

Avec les droits superviseur, sur chaque édition, un clic droit permet de ouvrir l'explorateur windows.
Supprimer alors le fichier ayant l'extension .msq (et seulement celui-là)
Toujours avec le clic droit sur les éditions : Actualiser

Pour plus d'information, cliquer ici

Contexte : Les factures étaient faites auparavant sur un autre logiciel.

1 - Créer le marché avec le devis initial (+TS éventuellement)
2 - Enregistrer la dernière situation facturée dans l'ancien système
3 - Dans les propriétés de la situation, il faut changer le N° en cliquant sur les …
4 - Sortir des propriétés, cliquer sur traitement et créer un demande d'acompte (reprise sit.antérieure)

La reprise de la situation antérieure se fait via une demande d'acompte car les factures existent déjà dans l'ancien système. Elles ne peuvent être refaites ou rééditées depuis Optim'BTP pour des raisons juridiques et fiscales.

Pour plus d'information, cliquer ici

Juste après l'import du devis, il est possible de fixer tous les PU HT du devis pour éviter le recalcul.
La commande "Fixer" est accessible par le bouton […] de la phase DEVIS.
La colonne "Fixé" peut être ajouté à l'écran du devis.

Pour plus d'information, cliquer ici

Pour gérer un export DSN, il faut :
1 - Paramétrer les absences DSN (Option / Paramètres / Métier / Absences => cocher les absences DSN)
2 - Le menu export absence DSN est disponible dans pointage/prepa.paye/exportation absence DSN ou Pointage/ Journalier / pointage suivi des absences

Pour plus d'information, cliquer ici

Aller dans l’annuaire, sélectionner dans catégorie « Structure » et choisir une société.

Une fois dans la fiche société, aller dans l'écran « comptabilité »

Un compte de facturation est systématiquement rattaché à chaque structure, ouvrez la fiche de ce compte pour modifier son libellé (nom banque) et remplir les coordonnées comptables (Écran Autres champs).

Si vous souhaitez rattacher un 2ème compte, cliquez sur le bouton « Créer » / « Créer un tiers payeur rattaché à ce client », nommer le Tiers par le nom de la 2ème banque et remplissez les infos comptables dans autres champs.

Pour que le RIB soit pris en compte dans une facture non comptabilisée, vous ouvrez les propriétés de la facture et au niveau des renseignements vous cliquez sur les 2 flèches.

Pour que le RIB soit pris en compte dans une facture comptabilisée, vous ouvrez "Traitements" dans la facture / "Modifier cette facture après comptabilisation" / "Voulez vous modifier cette facture" => OUI et ensuite même manipulation que pour une facture non comptabilisée

Pour plus d'information, cliquer ici

Un contrôle de prépa paye est disponible depuis l’onglet Pointage (Hebdo, Journalier et Prépa paye - Contrôle prépa paye), en amont des traitements de préparation paye.
Il permet de consulter sur une période choisie, le total des heures par salarié, par période et par jour.

Cet écran vous indique le total des heures, les heures de production, les heures d'absence, les repas et les déplacements suivant vos paramétrages.

Le double clic sur une ligne ouvre le détail des pointages correspondants.

Un autre écran de contrôle (Contrôles - Contrôle pointage horaire  du nombre d'heures, de repas, de déplacement  par jour et par semaine est disponible

Pour plus d'information, cliquer ici

(En lien FAQ N° 20 - Comment contrôler les pointage salariés et intérim ?)

Un contrôle des saisies horaires est disponible depuis l’onglet pointage (hebdo, journalier et Prépa paye - Contrôle pointage horaire).
Il est possible de contrôler le nombre d'heures, de repas, de déplacement  par jour et par semaine.

Un rapport d’écarts apparaît pour vous indiquer les pointages ne rentrant pas dans vos critères.

Le contrôle prépa paye permet de consulter sur une période le total des heures / période et par jour.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien

Vous pouvez aussi consulter la FAQ n°109 Où trouver le total des heures de production pour le contrôle de prépa paye ?

Pour facturer rapidement,

1ère méthode :

Facturez directement un client

A partir de l'onglet Vente - Facture / Facture vous pouvez générer une facture directe.

Dans le 2ème écran  si vous connaissez le Client ou le Chantier vous pouvez le renseigner ou dans l'écran des propriétés de la facture.

2ème méthode :

Créez un nouveau devis auquel vous affectez un client et un chantier.

Par le menu traitement du Devis, facturez directement ce devis.

La création de la facture génère de manière transparente un marché

  • Le marché (1 client, 1 chantier) est le support incontournable du fil de facturation.

Un chantier peut avoir plusieurs marchés si nécessaire.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien

Vous avez rattachés vos Tiers à un groupe(siège) par l'annuaire (cf FAQ 56)

La colonne groupe peut être ajoutée dans le module des ventes dans la listes des devis, marchés et factures client, ainsi que dans la liste des factures Fournisseurs.

Vous pouvez filtrer et imprimer ou exporter vos données.

Pour plus d'information, cliquez ici

Quel que soit la catégorie, dans l'annuaire, un marquage dans l'écran "Autres champs" de la fiche Tiers permet de le définir comme le siège du groupe.
Une fiche Tiers cochée comme Siège est automatiquement liée à elle-même ("Lié au groupe" est grisé)

Pour rattacher un Tiers à son siège, dans l’écran « Autres champs », sélectionnez le siège par la liste déroulante.

Affichez les colonnes Groupe (Siège) et « Lié au groupe » dans la liste de l’annuaire pour visualiser les informations.

Dans la liste des factures clients, des marchés, des factures fournisseurs, vous pouvez afficher la colonne Groupe (siège) et utiliser les filtres contextuels directement dans la liste.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien

Les comptes d'écart de TVA sont paramétrés dans Option / paramètre / Profil / comptabilité / paramètres des achats.

En saisie de facture, il faut mettre le TTC envoyé par le fournisseur en pied de facture, un écart TVA apparaît en rouge.

Sur l'écran suivant (écriture comptable), l'écart de comptabilité se met sur la seconde ligne de la ventilation comptable, tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez modifier les informations.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien

Vous trouvez en fin de colonne une icône qui permet un export Excel (voir pdf joint)

Vous pouvez filtrer par un clic droit dans toutes les listes d'Optim.

Pour plus d'information, cliquez sur le lien suivant

Liste des articles à réapprovisionner

Dans l’onglet Achat/Stock, vous cliquez sur Stock,

Dans la gestion des stocks, sélectionnez votre stock (en cas de multi-stocks).

Plusieurs solutions sont possibles pour filtrer une liste d’articles à réapprovisionner :

1.Si vous cochez « Articles à réapprovisionner » :

La sélection prend les articles ayant le champ « minimum en stock >0 »

2.Si vous cochez « Qté en stock » :

Vous sélectionnez par la liste déroulante « Avec quantité négative » et/ou « quantité à 0 »

3.Si vous souhaitez vous pouvez appliquer plus de filtres : type d’article, famille, fournisseur...

4.Vous sélectionnez vos articles par Ctrl+A= sélectionner tout

La sélection unitaire par CTRL+clic ou en masse par Maj+clic est aussi possible.

5.Passez votre Commande sur votre stock et sélectionnez votre fournisseur.

La commande reprend votre sélection. Les articles ayant des informations de renouvellement sont automatiquement quantifiés par cette donnée.

Pour les autres, vous devez remplir la quantité à réapprovisionner

Pour plus d'informations, cliquez ici

A partir de l'annuaire, ouvrez la fiche de la société (catégorie structure) où est rattachée la personne dont les informations sont manquantes.
Dans la fiche Tiers, sur la liste des interlocuteurs, sélectionnez la ligne du contact et complétez les données. La validation est automatique.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant

Vous rencontrez un message d’erreur « Problème de connexion à la base de données » au démarrage d’Optim'BTP.

Vérifiez si les autres utilisateurs ont accès à Optim'BTP :

A. Si seul votre poste est concerné, commencez par redémarrez votre poste, puis si le problème persiste, vérifiez votre connexion serveur par l'explorateur.

B. Si le problème est commun, il faut tester la connexion, pour cela vous avez la possibilité, sur la fenêtre qui s’ouvre de cliquer sur « Param. Connexion ».

S’ouvre alors une fenêtre de connexion à la base de données.

Pour lancer le test,vous cliquez sur le petit icone représentant le lien vers la base de données.

Les causes d'erreur peuvent être :

Informations de connexion

Vérifier les informations de connexion à la base de données : Serveur, utilisateur, mot de passe, etc …

Service MySQL

Vérifier que le service MySQL est bien lancé sur le serveur de base de données

Communication TCP : Port 3307

Une autre cause d’erreur possible est la configuration du pare-feu sur le serveur hébergeant la base de données

La communication entre le poste client et le serveur se fait à travers le protocole TCP.

Initialement MySQL communique sur le port 3306, cependant Optim'BTP est configuré par défaut pour communiquer sur le port 3307.

Sur le serveur, si le pare-feu n’est pas configuré pour autoriser la communication TCP sur le port 3307, nous rencontrerons un blocage entre le poste client et la base de données sur le serveur.

Pour plus d'informations, cliquez sur le lien suivant...

En phase de production, vous souhaitez mettre à jour les nouveaux taux ou Coef de FG de vos types de salariés, sans modifier les saisies antérieures, pour cela, vous ne devez pas modifier directement les taux existants.

Les taux en paramètres sont gérés par période (date de début/date de fin) dans Options - Paramètres - Métier - Type de Salarié - Taux

1. Il faut ajouter une nouvelle ligne de taux avec un code identique en indiquant la date de début de prise en compte

Lors de la création d'un nouveau taux à une date donnée, l'application met automatiquement la date de fin sur l'ancien taux.
Cela permet d'avoir toujours une continuité de date.

Cette manipulation peut être faite à n'importe quel moment en indiquant correctement la date de début de la période concernée.

Si le changement de taux est anticipé, il n'y a rien à faire vis-à-vis de la saisie.

2. Si le changement de taux est rétroactif, vous devez lancer le traitement de réactualisation des taux qui tient compte des dates de période pour chaque taux.

Options - Actual.Taux: sélectionner "pointage heures", "société", "secteur" et "type de salarié"
Vous pouvez borner la date de début des pointage à réactualiser.

En validant cet écran, tous les pointages antérieurs sont calculés en fonction des dates.

En phase de mise en route uniquement, vous pouvez modifier directement le taux déjà existant.
Vous devez faire un recalcul de l’historique, dans l’onglet Options – Actual. Taux ,

Le principe est le même pour les taux de déplacements, types d'article......

Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant

Deux endroits doivent être renseignés dans l'application Optim

  • Annuaire
  1. Aller dans annuaire - sélectionner "Structure" dans le filtre Catégorie.
  2. Ouvrir la ficher tiers/Interlocuteur, rajouter votre nouveau collaborateur et ses coordonnées,
  • Avec les accès superviseur : Options - Paramètres - Système - Utilisateur
  1. Cliquez pour ajouter sur « + », un nouvel utilisateur ou le crayon pour des modifications
  2. Remplissez les champs obligatoires NOM PRÉNOM SOCIÉTÉ
  3. Sélectionnez dans la liste des interlocuteurs de la société, la personne à rattacher ou cliquez sur le bouton Interlocuteur
  4. Saisissez son mot de passe
  5. En option, le login de connexion Windows évite la saisie du mot de passe à l'ouverture
  6. Définissez ses droits,
  7. Sur la partie droite cocher l'accès aux sociétés, aux pièces d'achats, au suivi commercial et à l'appli-mobile

Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant

Test direct link faq

Onglets Vente-Devis ou Vente- facture, Marché de travaux, voir tous les marchés de travaux :
des filtres sont disponibles (par client, chantier, dates…) et les colonnes montant HT, montant TTC, Montant reste à facturer (HT), Montant reste à régler (TTC) sont présentes et sommées de façon dynamique.

Voir la FAQ00018 pour exporter sur Excel ou filtrer les données de listes.

DA = demande d'acompte (méthode de comptabilisation à l'achèvement)

La modification des situations ayant fait l'objet d'une DA est possible sur le principe suivant:
1. Modifiez de l’état de situation
2. Créez d’une demande d’acompte à partir de la situation => modifier.
L'application vous propose de modifier la demande d’acompte existante.

La méthode de comptabilisation des factures à l'achèvement au lieu d'une comptabilisation à l'avancement est un choix comptable de l'entreprise. Il n'est pas possible de mixer les deux méthodes.

En accès superviseur : Options - Paramètres - Système - Application - Encadré "Vente"

♦ Activez l'option dans les paramètres d'application en cochant  "Situation : Gérez les demandes d'acompte (Compta. méthode à l'achèvement)"

Dans la procédure de facturation à l'achèvement :
1. Créez une situation avec les %
2. À partir de la situation, générez une demande d’acompte (chrono sur les N° de demande d’acompte DAxxx)
3. Créez toutes les situations systématiquement sur le même principe sauf sur la dernière situation à 100%,
4. À partir de la dernière situation à 100%, créez votre facture finale , l'édition de la facture reprendra toutes les informations d'acompte.

Cf Q000033 pour la modification d'une situation faite à l'achèvement.

Avec les droits superviseur uniquement, à partir de toutes les listes des choix d'impressions, il est possible de désactiver/réactiver une édition.
Après avoir sélectionner la ligne de l'édition à masquer , un clic droit permet de "Désactiver l'édition sélectionnée"
Cette fonctionnalité crée un fichier *.msq avec le libellé de l'édition masquée dans son dossier d'enregistrement.

En cas de besoin de réactiver une édition masquée, à partir de la liste des éditions, il faut, par un clic droit, Ouvrir l'explorateur Windows et le dossier des éditions standards.
Sélectionner et supprimer le fichier *.msq

Sur un marché, on ne peut avoir qu’un SEUL client, qu’un SEUL tiers payeur et qu'un SEUL chantier.
Le tiers payeur sera le destinataire des factures du marché.

Par contre, Il est possible d’avoir plusieurs marchés sur un même chantier (pour des clients différents par exemple).
Au moment de l'acceptation du devis , associez-le à un chantier existant.

 

Dans Optim'BTP, l'utilisation et le renouvellement du contrat de maintenance sont soumis à un code d'activation annuel.
Vous avez 3 mois après la date de renouvellement pour faire votre demande de code sans être bloqué.
Un message en bas de l'écran vous informe du nombre de jours restant avant le blocage.

Pour de ne pas être bloqué : Cliquez sur le point d'interrogation en haut à droite => A propos d'Optim'BTP ou sur le lien rouge apparu sur l'écran.

Cliquez sur "Demande de code pré renseignée".
Envoyez par mail à votre distributeur le fichier PDF qui s'affiche.

Dans les propriétés du devis, Échéances et retenues :

Avance forfaitaire remboursable sur situation de travaux : saisissez le montant reçu , celui-ci sera déduit du net à payer de la prochaine facture.

Si vous souhaitez générer une facture d'acompte :

Avance forfaitaire facturable (à régler avant travaux) : permet de générer une facture d’acompte avec Tva

cf Question FAQ 85

En ce qui concerne le transfert comptable des factures fournisseurs, Optim’BTP va s’adapter à votre plan comptable.

  • Les comptes comptables seront importés dans la liste des comptes (prévoir au moment de la mise en route un export Excel de l'ensemble de vos comptes+libellés)
    Les comptes comptables pourront  être associés à un fournisseur et/ou à un article et/ou à une famille d’article et/ou à un type d’article. Tout dépend de vos besoins comptables.
  • Les priorités de prise en compte du bon compte de charge est possible dans les paramètres.
  • Si rien n’est renseigné, il y a un compte de charge par défaut dans le profil comptable.
  • Dans les fiches tiers de l’annuaire, l’écran comptabilité permet de paramétrer les comptes Tiers suivant votre logiciel comptable (en  plan auxiliaire ou en compte général)
    cet écran apparait quand les paramétrages comptables sont activés.

Il est important que vous fassiez le paramétrage avec un consultant avant de vous lancer.

Un complément HT de type Remise commerciale est normalement associé automatiquement à la Tva par défaut.

En cas d'anomalie, ouvrez les propriétés du complément par ... et verifiez / modifiez la Tva associée.

La validation réactualisera les calculs.

Lorsque vous recherchez à insérer par F4, des éléments existants dans un devis, si vous passez par l’onglet Phases-Docs vous allez insérer obligatoirement le bloc de la phase et de son contenu (sous-phases et/ou ses lignes).

En utilisant cette méthode, vous êtes obligé, pour supprimer la ligne de phase, de modifier la hiérarchie des lignes insérées afin de les sortir du bloc phase (Commande sur bouton droit de la ligne : "Hiérarchie - hausser").

Il est plus simple dans votre cas de passer par l'onglet "Ligne(s)-doc." de la recherche d’éléments F4 avec un filtre sur le devis, avec cet onglet, vous pouvez faire directement une insertion, ligne par ligne.

Sur l'écran Pointage hebdomadaire, les colonnes du samedi et du Dimanche sont grisées mais restent accessibles.

Vous pouvez saisir des heures, repas et / ou déplacement.

Sur l'écran Pointage journalier, les dates saisies sur un samedi ou un dimanche apparaissent en rouge juste pour vous le signaler.

Ouvrir le Marché dont l'état est "à établir" , aller sur les propriétés du marché (F3) et après vérification des éléments servant à la facturation, aller sur "Traitements marché" , lancer la commande "Valider la préparation du Marché"

Le marché passe à l'état accepté. La facturation est possible.

Dans le menu "Transfert facture", onglet historique, sélectionnez l'export que vous souhaitez regénérer et cliquez sur "Régénérer le fichier d'exportation"

Option
Paramètre
Système
Application => Synthèse

Mois de début d'exercice : mettre 7 pour un exercice du 01/07 au 30/06

Oui Optim'BTP est compatible avec Office 365 (Excel, Word)

Les factures de frais des salariés de l'entreprise peuvent être saisie comme une facture de fournisseur classique, dans le cas où les factures sont à exporter en comptabilité

Créer un compte fournisseur ex "Restaurants Divers" dans la liste des Tiers de l'annuaire.

Associer un chantier ou une affaire de gestion ex "Frais Généraux"

Au moment du pointage de la facture:

- appeler votre Tiers "Restaurant divers",

- sélectionner le chantier ou l'affaire Frais Généraux,

- pointer l'option "Facture sans commande ni BL"

- dans le corps de la facture, indiquer dans la désignation l'objet de la dépense "Ex Reçus restaurant du salarié XY pour la semaine du ..." , indiquer votre somme et si besoin, le compte comptable 625... associé à la dépense.

=> vous pouvez faire une ligne par chantier dans une même facture.

- valider votre facture

Dans la fenêtre transfert factures (Fournisseurs et/ou client), on peut cliquer sur le bouton impression en haut à gauche de la fenêtre. L'édition du journal vous est alors proposée.

Dans un devis, un marché, un bordereau... Je voudrais appliquer deux remises successivement :

J'ai un montant brut de 54 740 €, je voudrais faire une remise en montant de 740 € puis appliquer 5%.
Je voudrais donc un montant net de 51 300 € correspondant à (54 740 - 740) - 5% or le calcul fait est donne 51 263 € soit 54 740 -5% -740.

Il faut aller dans les propriétés du devis / marché / bordereau ⇒ Paramètres
et cocher "Mode de prise en compte des complements : avec enchainement des minorations et majorations"

 

 

Prenons l'exemple d'un montant brut de marché à 80 000 €

Le taux progressif applique la remise sur chaque intervalle. Ici, entre 5 000 et 10 000 €, le calcul est [ (10 000 - 5 000) x 5% = 250 ]...

Le taux marginal applique le pourcentage de remise de façon globale : 80 000€ se trouve dans la dernière tranche, taux de remise applicable = 12% donc 80 000 € x 12%.

Tranche % remise taux progressif taux marginal
 jusqu'à 5 000 € 0%
entre 5 000 et 10 000 € 5% 250 €
entre 10 000 et 25 000 € 7% 1 050 €
entre 25 000 et 50 000 € 10% 2 500 €
entre 50 000 et 1 000 000 € 12% 3 600 €
Total remise 7 400 €  9 600 € 
Montant net marché 72 600 €   70 400 €

Vous pouvez paramétrer vos remises dans les propriétés ⇒ compléments &TVA des bordereaux, des devis, des marchés.

Les formules de révisions (explicitées sur la FAQ 00075) sont paramétrées sur les devis, marchés (travaux et BPU) et sont toujours =1 ( car au moment de la signature de la commande, l'indice initial = l'indice révisé).

Elles suivent et sont appliquées sur les factures (l'indice révisé pouvant évoluer depuis la passation du marché. Vous pouvez saisir les taux de révisions (cf FAQ 00074)

L'impact de la révision de prix n'apparaît que sur les factures et en pied de facture uniquement.

Il est possible d'exclure de la RG la révision de prix (FAQ 00156) et par défaut la révision est exclue du reste de la facture.

Exemple : Prenons un marché à 100 000 €, révision calculée à 1.005, dont l'avancement N°1 est à 20%

Paramétrage formules révision Montant hors révision Montant révisé
Devis Paramétrage formule
=1
100 000 100 000
Marché Paramétrage formule
=1
100 000 100 000
Situation Non accessible   20 000   20 000
Factures Calcul du coef avec indice révisé.
Possibilité de rentrer un coef appliqué (saisie manuelle du coef)
  20 000   21 000 
Reste à facturer   80 000   80 000

 

Par défaut, à la mise en route d'optim'BTP, un stock est déjà paramétré et prêt à fonctionner.

En cas d'absence ou si vous souhaitez créer plusieurs stocks ou lieux de dépôt, allez en Mode superviseur sur Options, Paramètres, Système, Serv. Achat / Stock / Atelier / Parc.

Pour une bonne gestion de stocks, il faut au préalable avoir une liste d'articles stockés. Un même article peut être affecté à plusieurs stocks.

Il est conseillé d’utiliser le modèle d’import sous Excel pour créer en masse votre liste d’article stocké (Bouton Import – Base Articles)

Les articles dans le fichier d'import doivent avoir obligatoirement le Type de Gestion = Stck

Pour faciliter les inventaires, il est conseillé d'indiquer les emplacements et position.

Retrouvez toutes les commandes liées au Stock dans le bouton d'aide ? de l'écran Base Articles,
Consultez les documents sur Achats/Stocks, Inventaire, Import Excel.

Il faut aller sur l'écran des consommations du chantier,

Fiche chantier => Raccourcis, => Pointage => Consommations et faire CTRL+Suppr sur la ligne ou bouton "Poubelle Supprimer"

Les consommations sont alimentées par :

- saisie manuelle de ligne de consommations ou de cession interne

- les factures fournisseurs (FAC)

- les mouvements d'entrée/sortie de stock (CI)

- les pointages d'Engin / matériel (Mvt)

- un import excel

Nous préconisons la version standard mono poste de MS PROJECT à partir de la version 2010.

Ci-après Extrait du document Word « Proposition technique et commerciale » annexe « Les logiciels compagnons » disponible sur le site optim'BTP en accès distributeur

Logiciel de gestion de planning - MS Project

Avec le module « Préparation de chantier », Microsoft Project en version 2010 ou supérieure est nécessaire pour bénéficier de la gestion complète des plannings
(Planning multi chantiers et génération des planning sous MS Project).
Dans ce cas, une version MS Project standard sur les postes concernés est suffisante.

Il y a un problème de compatibilité entre Outlook et Optim’BTP sur un poste client.

La macro qui permet de récupérer les mails et pièces jointes d'Outlook vers Optim’BTP démarre en erreur à chaque ouverture.

Il faut supprimer le lancement automatiquement du VBA au démarrage d’Outlook.

Pour cela, en mode superviseur, aller sur le bouton 'engrenage' de l'application (en haut à gauche de l'écran) et utiliser la commande "Désactiver la macro Outlook sur ce poste"

Vous avez une erreur de prise en compte de la version du devis accepté ou vous avez besoin de modifier des informations de votre devis déjà facturé, la procédure pour faire la modification est la suivante :

  1. Aller sur le devis à corriger, dont l’état est accepté,
    - Si le devis a déjà fait l’objet d’une facture : Aller sur le bouton Traitement => Modifier le devis après facturation. Le devis est alors modifiable, après vos modifications ,
    enregistrer votre devis et accepter de nouveau le devis (bouton Traitement), puis passer au point 2- Si le devis accepté n’a pas fait l’objet d’aucune facture, modifier l’état du devis en enregistré , faire vos modifications sur le devis et relancer le traitement d’acceptation.
  2. Aller sur la situation,
    NB : 
    si les modifications concernent une modification de texte, les éléments seront automatiquement mis à jour dans la situation.
  3. Si vos modifications sont plus importantes, aller sur Traitement - Modifier la situation.
  4. Aller sur l'écran phase et à partir des …  Lancer la commande "Recharger" => la situation se réactualise en reprenant toutes les lignes du devis accepté.
  5. Facturer de nouveau la situation (Traitement - facture) , prendre l'option Modifier la facture si elle est accessible
    sinon prendre l'option de créer un avoir et nouvelle facture ou de faire un avoir partiel /une facture partielle...

Dans un devis, vous souhaitez visualiser les lignes de déboursés de vos ouvrages qui n'ont pas de prix.

Dans l'écran des propriétés (F3), l'écran Déboursés (F11) ne remontent que les lignes ayant un prix, regroupées par type d'article.

La consultation des lignes n'ayant pas de prix est possible à partir des éditions d'analyse accessibles quel que soit son état d'avancement.

Bouton Imprimer – Dossier Analyse

ex : « Étude Détail Déboursé ».

Pour tous les éléments d'Optim, le N° de chrono est accessible et modifiable via le menu superviseur

Option / Paramètre / Système / Chrono

Choisissez l'élément (Numéro de facture vente, numéro de facture achat, numéro de commande, code affaire...) et cliquez sur le bouton engrenage.

Remettez la position à laquelle vous souhaitez redémarrer le chrono (dans ce cas-ci, une position en moins que celle qui apparaît automatiquement).

Vous souhaitez archiver un Bordereau de Prix Unitaire pour ne plus l'utiliser dans vos devis.

1. À partir de la liste des BPU, Bouton Traitement - Archivé (partie droite de l'écran)

2. Ouvrez le BPU à partir de la liste des bordereaux puis par le bouton Traitement - Utilisez la commande "Archivé"

 

Le BPU archivé n’est plus accessible dans la recherche de prix ni dans la création de nouveau Devis BPU.

Vous souhaitez enlever/modifier le logo associé à une société.

Pour cela, vous devez avoir les droits 'superviseur'.

Options - Paramètres - Système - Société

Sélectionnez votre établissement, faites 'Modifier' puis allez sur l'onglet Image .

Supprimez le fichier image par le bouton (croix rouge)

Dans la fiche affaire, allez sur l'annuaire de l'affaire et appuyez sur le bouton "dissocier" à droite de l'écran.

Puis en utilisant le bouton "Associer/créer", associez ou créez le bon client.

Actuellement,  il n’est pas possible de modifier la taille de la police sur l’ensemble de l’application.

 

La seule possibilité est de faire des zooms sur certains écrans :

Sur les corps de devis et corps de facture par le bouton droit ou le raccourci CTRL + Roulette

Le zoom est conservé à l’ouverture des écrans des propriétés, des métrés, des ouvrages, …

Vous pouvez éditer le DGD d'un marché,

A partir du bouton "Imprimer" de la fiche Marché de travaux du marché pour lequel il faut éditer le DGD, vous pouvez imprimer une « Proposition décompte final » ou une « Proposition décompte final (Sans état fi.)»

Avec le module « Préparation de chantier », Microsoft Project en version 2010 ou supérieure est nécessaire pour bénéficier de la gestion complète des plannings (Planning multi chantiers et génération des planning sous MS Project).

Dans ce cas, une version MS Project standard sur les postes concernés ou serveur est suffisante.

Un fichier Log est généré à chaque message d’erreur,

Vous trouverez les Logs dans le sous dossier « Log » du dossier serveur d’OPTIM’BTP.

Sur les factures de ventes, le client apparaissant sur la facture est toujours le tiers payeur. Pour que le destinataire apparaisse sur la facture, il faut donc que celui-ci soit également le tiers payeur.

Par défaut le client rattaché initialement est : Client, Tiers payeur et Destinataire.

Le tiers destinataire est repris dans le courrier (sur la facture, impression, courriers, bordereau d'envoi).

Si le Tiers payeur est différent du Client, le bordereau d'envoi reprend les informations du client.

Pour ajouter un compte auxiliaire sur un client ou un fournisseur :

Dans l'annuaire, dans votre fiche tiers, vous allez dans comptabilité (dans le volet gauche de la fiche tiers) : vous pouvez mettre le compte auxiliaire de votre logiciel comptable dans la colonne compte tiers afin que l'export comptable soit opérationnel.

Si vous importez votre liste de tiers à partir du ficher Excel (avec les droits superviseur), cette manipulation met à jour les tiers (pas de doublonnement des fiche tiers).

Cette démarche est valable pour :

  • Import salaire
  • Import matériel
  • Import compte
  • Import article
  • Import annuaire
  • Import achatvente
  • Import chantier

Vérifiez que les champs soulignés​ (obligatoire) du fichier Excel modèle sont remplis

Attention : Vous ne devez pas :

  • Ajouter ou supprimer des colonnes
  • Changer le nom de la feuille / onglet

Vous ôtez les valeurs exemples du fichier modèle et enregistrez votre fichier ainsi créé pour pouvoir l'importer.

Les prévisions financières s'actualisent normalement automatiquement dans le chantier à l'acceptation du devis si celui-ci est bien rattaché à un chantier.

Pour actualiser les prévisions financières du devis (initial ou Ts) dans la fiche chantier, il faut aller dans le menu traitement du devis et lancer la commande "Générer/Actualiser les prévisions financières du devis".

Lors de l'import des lignes de factures Batigest par l'écran Facturations - import  vous avez le message : " Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des types d'article. Vérifier les dates des différentes périodes."

1. Vérifiez dans les paramètres (Options- Paramètres - Métiers - Type d'article - Coefficient), les dates qui bornent la définition des coefficients.

2. Vérifiez les dates de début/fin réelles du chantier

Les dates de chantiers, de factures et de coefficient doivent être comprises dans ses dates de paramètres.

UN BPU ET UNE DPGF :

  • Le BPU (Bordereau de Prix Unitaire) est utilisé dans les marchés à prix unitaires (Marché à Bon de commande) : il s'agit d'une liste de références assorties du prix de chacune d'elles.
  • La DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) est utilisée dans les marchés à prix forfaitaires et précise le prix par poste ou par mission.
  • Dans un marché à prix mixte, l'acheteur peut demander un BPU pour la partie unitaire et une DPGF pour la partie forfaitaire (les deux pouvant être réunis dans un seul et même document), l'essentiel étant d'identifier clairement les prestations relevant de chacune de ces catégories

Pour tous les éléments d'Optim’BTP qui ont une numérotation automatique, le N° de chrono est paramétrable via le menu superviseur.

Option / Paramètres / Système / Chrono

Vous pouvez désactiver un chrono en sélectionnant l'élément parmi Achat-Facture, Achat-commande, code affaire...

Actionnez le bouton modifier et cocher la case "Désactiver"

Si vous souhaitez réactiver un chrono, reportez-vous à la FAQ 52 pour réinitialiser le numéro du prochain chrono.

Aller dans Option / paramètres / applications => paragraphe Paramètre d'application

Copier le chemin indiqué dans dossier paratagé commun

Le coller dans votre explorateur

Ouvrir le sous-dossier Log

Vous aurez là la liste des rapports d'erreur.

Merci d'envoyer à Altech les circonstances dans lesquelles vous avez constaté l'anomalie accompagné du rapport

Pour actualiser la fiche chantier après avoir modifié le montant du marché, il faut aller dans la commande client du marché. Dans le bouton traitement vous trouverez "Générer/Actualiser les prévisions financières du marché".

Dans Optim’BTP, les situations sont des états d'avancement qui doivent être facturés. Tant que la situation précédente n'est pas à l'état "facturé", vous ne pouvez pas émettre la situation suivante.

C'est la facture qui est envoyée au client et qui peut être enregistrée comptablement.

Pour facturer une situation, il faut cliquer sur le bouton traitement et choisir de facturer cet état de situation.

Si vous voulez corriger un état de situation facturé (le maître d'œuvre étant en désaccord par exemple), vous devez retourner dans la situation, la modifier et la facturer de nouveau.
Optim’BTP vous proposera de faire un avoir et une nouvelle facture ou de faire un avoir de la différence.

Vous avez accès au paramétrage avec le menu superviseur.

Option / Paramètres / Métier / Type de salariés/ Onglet Taux

Il s'agit de taux moyen qui valorisent les heures dans la gestion de vos chantiers.

Pour les salariés ⇒ Il est préconisé de calculer la masse salariale chargée hors frais de repas et hors frais de déplacement (Salaires + Charges sociales) divisée par le nombre d'heures travaillées (et non sur le nombre d'heures payées) et d'arrondir à l'euro ou le 0.50€ supérieur.

Pour les intérimaires ⇒ Taux horaire facturé (salaire x coef) hors frais de repas et frais de déplacement.

Dans les paramètres, les taux sont gérés par Période. Vous pouvez consulter la FAQ000006 pour plus d'informations

Ouvrez la facture fournisseur.
Vérifiez les données sur l'écran affiché (Compte Tiers manquant, type de prestation, montants…)
Faites Traitements - Modifier, après  corrections éventuelles,  validez la facture et vérifiez ensuite l'écran comptable s'il est actif.
Sur cet écran, vous pouvez modifier les comptes HT et TVA et accéder au chantier pour mettre à jour les comptes analytiques.

Dans les propriétés du marché / de la facture, partie annuaire, il est possible de gérer un destinataire différent du client final.

L'édition du bordereau d'envoi sera adressée au destinataire.

Note : Un seul destinataire par marché / facture de vente est possible.

Dans la procédure décrite ci-après, le document créé se nomme modèle.doc
Il s'agit d'un document que votre entreprise édite dans lequel sont insérés de façon dynamique des informations liées au contrat de sous-traitance. Les champs de fusion sont listés dans le document "Champs_Fusion_PrestationST.doc"
1 - Création du modèle.doc avec insertion des champs de fusion :
Aller dans le contrat de sous-traitance, cliquer sur imprimer, faire un clic droit "Ouvrir l'explorateur Window" puis "Impressions spécifiques"
Vous allez créer une édition personnalisée nommée modèle.doc ici

Copier la liste des champs de fusion dans les impressions spécifiques :

1 – Ouvrir les impressions 'standard' : \optimbtp_serveur$\Impressions\Standard\PrestationST

Champs_Fusion_PrestationST.doc
Champs_Fusion_PrestationST.fir

2 – Les copier dans les éditions spécifiques :  \optimbtp_serveur$\Impressions\Standard\PrestationST

Votre document spécifique Modèle.doc

Mettre votre modèle de document au même endroit  \optimbtp_serveur$\Impressions\Standard\PrestationST et y insérer aux endroits ad hoc les champs de fusion nécessaires

Création du modèle.FIR

Modifier le modèle.fir en précisant le nom et le thème

Contenu du modèle.fir

[INFOS] Nom=modèle
Thème=Edition ENTREPRISE
Commentaire=
Type=Word
VueFusion=vedt_prestationst

[FILTRE_EXEMPLE] Intitulé=Libellé (nbcar maxi)
Champ=table.champ
Opérateur=>=
Format=(Txt/Num/Date)
Type=(Sai/Lst)
SQL=

Vous ne retrouvez pas un compte comptable dans la liste des comptes de l'écran des écritures des factures fournisseurs ou des factures de ventes.

Accès superviseur :
1. Le compte comptable doit exister dans la liste des comptes.
⇒ Pour l'ajouter, allez dans l'Onglet Options - Comptes (bouton + pour ajouter)
NB : le type d'article n'est pas obligatoire.

2. Vous devez paramétrer ce compte dans le profil comptable de votre société :
⇒ Allez dans l'Onglet Options - Paramètres - Profil - Comptabilité - Paramètres d'achat ou vente
Faire modifiez et dans l'onglet TVA, associez le compte comptable au taux de TVA.

Pour créer un avoir ou une facture directe, sans passer par un devis préalable, il faut générer un marché sans commande :

  • Ventes - devis  ou Vente facture ⇒ Marché ⇒ générer un marché sans commande
  • Depuis les factures, sur la marché, cliquer sur le bouton + Créer ⇒ Créer facture ou avoir

Lorsque vous avez généré un marché sans commande, l'application a, en fait, créé une commande à 0, acceptée et non visible.

Pour pouvoir supprimer un marché, il faut basculer le marché sans commande en marché avec commande.

Sur l'écran marché, cliquez avec le bouton droit sur Synthèse Financière et utilisez le traitement "Transformer en Marché avec commande"

Dans l'écran commande du marché, le devis accepté est visible, vous devez ouvrir le devis et forcer l'état du devis en "enregistrer"

À la sortie du devis puis de l'écran marché, le marché sera automatiquement effacé.

Vous devez, par la suite, supprimer le devis à partir de la liste des devis.

Basculer un devis en devis Ts/Avenant

Tous les devis créés ou importés sont des devis initiaux avec une extension en .00 (*)

(*) sauf s'ils ont été, dès la création, rattachés à une commande/marché existante.

Contexte :
J'ai créé un devis en initial (N° 002.00) qu'il faut que je rattache en tant qu'avenant à un autre devis (N° 001.00) pour la facturation :

1. Si le 1er devis (N° 001.00) n'est pas accepté , je lance le traitement d'acceptation pour que le marché soit créé (le marché prend systématiquement le numéro du devis soit 001)
S'il est déjà accepté, je note simplement le numéro du marché.

2. J'ouvre le 2ème devis et dans ses propriétés (F3), écran Renseignements, j'utilise la commande : « Rattacher à un marché existant (Avenant) »
et je sélectionne le marché 001.
à la validation du traitement, le devis N° 2 prendra le numéro du devis N°1 avec une extension soit par ex 001.01

3. Si le devis 002.00 est déjà accepté, je dois forcer (*) son état en 'enregistrer' ou 'à valider' (Traitement => Changer d'Etat - Forcer l'état) afin de pouvoir réaliser l'étape 2 décrite ci-dessus.

(*) droit superviseur

Les devis, situations et factures à l’état « enregistré » ont la mention « Document non valide » à l’impression. Pour que la mention n’apparaisse plus, il faut les valider

Messages possibles :
" Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage des profils horaires. Vérifier les dates des différentes périodes."
ou
" Attention : il y a une erreur au niveau du paramétrage. Vérifier les dates des différentes zones."
ou
" Attention : il y a une erreur au niveau de paramétrage des types de salariés. Vérifier les affectations aux sociétés et les dates"

Pour solutionner ces messages, vous devez :

1. Vérifier, dans les paramètres (Options - Métier - Type de salariés - Onglet Taux) l'affectation et les dates de début des types de salariés utilisés dans chaque société.
2. Vérifier les dates de début/fin réelles du chantier ainsi que les dates d’entrée/sortie du salarié-intérimaire.
3. Vérifier la présence de la zone de déplacement (Souvent absent dans les Chantiers de gestion)
4. Vérifier que tous les taux des zones de déplacements soient présentes dans toutes les sociétés.

Les dates de pointage horaire doivent être comprises dans les dates de paramètres. 

L'application n'a aucune alerte,

Pour les commandes, il faut régulièrement consulter la liste des commandes En cours.

La case à cocher de la colonne "Retard" est recalculée automatiquement tous les jours à la 1ère ouverture d'Optim'BTP (>= 15 jours / date de livraison).

Dans l'écran d’analyse de Synthèse financière des chantiers, le calcul des taux horaires et des FG  est le suivant :

  • Le Mt déboursé  = (Nb d'heure x Taux Horaire )+ MT Repas et Mt zone de déplacement
  • Le Mt Prix de revient  = (Nb d'heure x Taux Horaire x Coef FG)+ MT Repas et Mt zone de déplacement
  • Le Tx moyen  = Mt Prix de revient / Nb d’heures
  • Le Coef de FG  = Mt Prix Revient /Déboursé

Avec les droits Superviseur : Options – Paramètres – Métier – Absences

Bouton + pour ajouter un code, son libellé et gérer l’ordre pour la position dans la liste des absences.

Nb : Si cette absence est à transférer en paye, les paramètres dans le profil de paye doivent être définis !

Deux possibilités :

  1. Archivez le chantier
  2. Gérez des regroupements (*) sur la fiche Affaire pour permettre un filtre sur les éditions

(*) Vous pouvez définir des marquages personnalisés sur vos chantiers.

Pour gérer les regroupements : avec le menu superviseur ⇒ Option / Paramètres / Listes / Regroupement 1 et 2
Ex: Renommer le Regroupement 2  en 'Suivi', créer un élément dans la liste : Hors suivi

Marquez vos chantiers à ne pas suivre en "Hors suivi", dans les éditions sélectionnez  : Regroupement 2 <> Hors suivi

 

Quand dans le module Prépa/Suivi, à partir du bouton Planning, vous lancez MS Project, une demande "Avis de sécurité pour Microsoft Project" vous propose d'activer les macros.

Après avoir cliqué sur "Activer les macros", un message d'erreur apparaît.

Après avoir fermé MS Project, vous devez:

1. Ouvrir directement MS Project puis aller dans menu "Fichier/Options"

2. Dans "Options de Project", cliquer sur "Centre de gestion de la confidentialité/Paramètres du centre de gestion de la confidentialité..."

 

3. Puis, sélectionner "Paramètres des macros/Activer toutes les macros (Non recommandé ; risque d'exécution de code potentiellement dangereux)"

Pour plus d'information, cliquer ici

 

Dans le logiciel de facture BTP OptimBTP, il est possible de dupliquer une facture directe à l'identique ou en changeant le client et le chantier lié.

Si vous souhaitez savoir comment dupliquer une facture, cliquer ici

 

Le rapprochement des pointages horaires des intérimaires aux factures reçues par la société d’intérim est accessible soit :

1. À partir de l’onglet Pointage – Journalier - Rapprochement facture / pointage d'intérim

2. À partir d’une facture d’intérim déjà validée, bouton Traitement - Rapprocher Pointage d'intérim
puis Ventiler les lignes de la facture par chantier rapproché.

3. Au moment de la création d'une facture d’intérim, à la validation du 2ème écran de la facture, choisissez le traitement "Valider et rapprocher pointage intérim"

4. il est possible de modifier un rapprochement déjà pointé :

- Aller dans Pointage – Journalier - Rapprochement facture / pointage d'intérim
- Par les filtres sur les dates, entreprise d'interim, rapproché = oui, récupérer les pointages à modifier.
- Sélectionner dans la partie basse votre facture à rapprocher, affecter les sommes sur les bonnes colonnes ,
- Ventiler...

Dans la liste des salariés, sur la fiche du salarié, allez sur l'onglet Application externe.
Le pointage mobile doit être activé, un mot de passe est généré automatiquement, vous pouvez le modifier.
En indiquant son adresse mail personnel, vous pouvez lui transmettre ses informations.
Activez les propriétés qui lui sont attribuées.

Si un compte utilisateur d'Optim'BTP est aussi rattaché à un salarié, les paramétrages de l'Appli-mobile doivent être effectués dans le compte utilisateur.
En mode superviseur : Options-Paramètres-Système-Utilisateurs.

Procédure pour déployer une connexion ODBC avec un Microsoft Office 64 bits

1. Installer le pilote MySQL pour Windows 64 bits sur le poste client :
Exécuter en mode administrateur le fichier « mysql-optimbtp-odbc-winx64.msi » qui est déployé sur le serveur Optim’BTP (Dossier MySQL).

2. Sur le poste client, créer une connexion ODBC 64 bits (Panneau de configuration/Configurer les sources ODBC) :

  1. Sélectionner le pilote MySQL
  2. Renseigner la source :
    1. Data source name = OPTIMBTP64
    2. TCP/IP Server : = Nom du serveur ou adresse IP
    3. User et Password = optimbtp
    4. Database = optimbtp

3. Sur le poste client, compléter le fichier connexion.ini du poste client (Présent dans le sous-dossier \Paramètres de l’exécutable optimbtp.exe) :
Ajouter la ligne « DSN64=OPTIMBTP64 » sous la ligne « DSN=OPTIMBTP ».

 

Pour plus d'information,...

Dans le fichier PDF joint, vous trouverez les configurations matériels et préconisations serveur pour déployer Optim’BTP sur un poste utilisateur.

 

Optim'BTP vous permet de gérer les mode de règlement :

- vous pouvez paramétrer un mode de règlement par défaut pour les pièces d’achat ou de vente

- vous pouvez définir un mode règlement spécifique pour un tiers (client ou fournisseur).

Pour plus d'informations, cliquer ici

 

L'affichage de la liste de matériel est filtrée selon l'état du matériel :

Par défaut, les matériels ayant comme état "rebut", "fin de loc.", "vol", "revente", "hors service" n'apparaissent plus dans la liste.

Dans la gestion du parc matériel, pour paramétrer les états de matériel que vous souhaitez voir aparaître à l'écran : Filtres, état et vous cochez ou décochez selon vos besoins.

Vous pouvez rajouter des états de matériel dans les paramètres : Option => Paramètres => Liste =>état du matériel

 

Pour pouvoir exclure des chantiers des éditions

  1. Vous devez vérifier que dans les Paramètres / Listes / Regroupement de chantier, un regroupement soit créé.

Si ce n'est pas le cas, vous le créez en cliquant sur le

Vous renseignez :

  1. le Code en abrégé (Exemple HS)
  2. le nom du Code (Exemple Hors suivi)
  3. éventuellement la bibliothèque
  4. Nom regroupement 1 (Exemple Suivi financier)
  5. Et vous validez

Le regroupement créé va agir comme un filtre lors de la sélection de l’édition.

  1. Vous ouvrez la fiche chantier du chantier à exclure de l'édition

Dans la fiche chantier au niveau Autres champs, vous avez un champs Suivi Financier et à l’aide de la liste déroulante vous choisissez le regroupement créé précédemment.

Dans la liste des chantiers en cours, le chantier est dans la liste.

  1. Vous ouvrez Edition général

Dans Analyse / Chantiers en cours, dans la fenêtre des Filtre(s) associé(s)vous retrouvez le champs Regroupement 1, dans la partie Opérateur vous sélectionnez <> à l’aide de la liste déroulante et pour la Valeur le code créé (HS) et cliquez sur l’imprimante pour éditer votre analyse.

Par contre au niveau de l’édition il a bien été retiré et le filtre de l’édition est inscrit.

Pour plus d'information, cliquer ici

 

Les fonctionnalités
• Saisie des heures sur chantier
• Gestion des horaires AM et PM
• Saisie des heures et prestations sur Bon d’intervention
• Saisie des absences
• Demandes de congés.
• Consultation des documents salarié, chantier et/ou matériel.
• Demande d’approvisionnement chantier.
• Gestion de la validation des documents (Circuit de validation)
• Gestion des photos

Pour plus d'information sur les écrans et les fonctionnalités, cliquer ici

Menu superviseur : Options / Paramètres / Application

Cochez  "Ne pas générer les extensions « .01 » pour le code du premier chantier de chaque affaire"

Vous devrez redémarrer Optim'BTP.

Ensuite, vous pourrez changer les extensions sur votre fiche chantier.

Dans Préparation & suivi il est possible de gérer les achats par phase au niveau de l'onglet Etude d'exécution .

Pour activer cette gestion il est nécessaire que la case Activer la gestion des avancements par phase/poste de travaux soit cochée au niveau des Paramètres / Système / Application / Rubrique Affaire /Chantier / Prévisions financières,

Vous devrez relancer Optim’BTP, et dans préparation/suivi le Suivi phase/poste tvx sera activé.

Le transfert des factures client sur le Portail Chorus Pro, suppose la mise en place d'un paramétrage adapté cf. Faq 130.

Seules les personnes ayant les droits utilisateur "Transfert Factures" sont en mesure d'effectuer le transfert vers Chorus Pro.

Il y a 3 possibilités pour procéder au transfert

  • par le circuit de validation, ce qui signifie que la dernière personne "à valider" doit avoir les droits utilisateur "Transfert Factures"
  • par le bouton "Transfert Fac" de l'onglet "Vente- Facture" - Transfert Chorus pro
  • directement à partir de la facture - Menu Traitement - Transférer vers Chorus Pro

Pour plus d'information, cliquer ici

Optim'BTP est compatible avec Chorus Pro.

Ce paramétrage n'est possible que si la version d'Optim'BTP est supérieure à 2020.60.

La mise en place se fait en plusieurs étapes (qui sont détaillées dans le PDF joint) :

1.S'inscrire sur la plateforme PISTE et y créer une application ou API
2.Enregistrer sa société sur Chorus Pro
3.Créer un compte technique dans Chorus Pro
4.Raccorder l'API PISTE dans Chorus Pro
5.Paramétrer Optim'BTP

Pour plus d'information, cliquer ici

Dans Optim’BTP, le transfert des règlements VERS la comptabilité n'est pas en place.
Si votre logiciel comptable permet les exports sous Excel, il est possible d’importer depuis la comptabilité les règlements clients.

Pour plus d'information, cliquer sur le lien suivant...

 

 

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